En el entorno empresarial actual, las organizaciones necesitan aprender a utilizar eficazmente el poder de su conocimiento colectivo para mantenerse en cabeza. La gestión eficaz del conocimiento empresarial (GCE ) va más allá del almacenamiento de información: transforma los datos en ideas valiosas que impulsan la innovación y la eficacia operativa.

Al final de esta guía, tendrás una comprensión completa de la gestión del conocimiento empresarial y de las herramientas y tecnologías que la sustentan. 

Comencemos.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

La gestión del conocimiento empresarial es un proceso que ayuda a las organizaciones a gestionar eficazmente sus activos de conocimiento. Es el proceso de reconocer, organizar, almacenar y compartir información dentro de una empresa. 

Cuando se hace bien, puede ofrecer varias ventajas, como una mayor innovación, una mejor toma de decisiones y un trabajo en equipo más fuerte.

Al organizar eficazmente los datos, las empresas permiten a sus empleados localizar rápidamente la información necesaria; esto no sólo ahorra tiempo, sino que también les ayuda a tomar mejores decisiones.

Tipos de gestión del conocimiento

La definición de gestión del conocimiento incluye tres tipos diferentes de conocimiento.

  • Conocimiento explícito. Es el conocimiento formal y codificado que se comunica y comparte fácilmente. Incluye documentos, bases de datos, procedimientos, manuales y directrices. Un ejemplo de este tipo de conocimiento es un manual de empresa que describa las políticas y procedimientos de RRHH.
  • Conocimiento tácito. Se refiere a un conocimiento personal, específico del contexto, que es más difícil de formalizar y comunicar. Incluye las percepciones, la intuición y el saber hacer basado en la experiencia. Por ejemplo, la comprensión instintiva del comportamiento del consumidor por parte de un experto en marketing.
  • Conocimiento arraigado. Este tipo de conocimiento está arraigado en los procesos, los productos, la cultura o las rutinas. A menudo es una mezcla de conocimiento explícito y tácito, profundamente arraigado en las funciones de la organización. Un ejemplo podría ser la forma única en que un equipo de desarrollo de software colabora para innovar nuevas funciones.

Aspectos clave

El éxito de la gestión del conocimiento implica varios componentes cruciales para garantizar que el conocimiento se capte, almacene, comparta y utilice eficazmente en toda la organización. Algunos de estos aspectos clave son

  • Creación y Adquisición de Conocimientos. Es el proceso de generar nuevas ideas y captar nuevos conocimientos de diversas fuentes dentro y fuera de la organización. Las empresas pueden generar conocimientos dedicándose a la investigación y el desarrollo, realizando experimentos y colaborando.
  • Almacenamiento de conocimientos. Registrar y almacenar información y conocimientos. Es fundamental para garantizar que una organización pueda utilizar sus activos de conocimiento a lo largo del tiempo.
  • Organización del conocimiento. Organizar sistemáticamente el conocimiento para poder acceder a él y recuperarlo fácilmente cuando sea necesario. Puede conseguirse mediante repositorios de conocimiento, bases de datos y sistemas de gestión de contenidos.
  • Compartir y Difundir el Conocimiento. Distribuir el conocimiento por toda la organización para garantizar que la información correcta llega a las personas adecuadas en el momento adecuado. Puede ser útil utilizar plataformas de colaboración, sesiones de intercambio de conocimientos, talleres y canales de comunicación interna.
  • Aplicación del conocimiento. Aplicar el conocimiento almacenado y compartido para mejorar los procesos organizativos, innovar y tomar decisiones informadas.
  • Retención y Conservación del Conocimiento. Garantizar que no se pierdan los conocimientos esenciales, especialmente durante la rotación de empleados o los cambios organizativos. Algunas técnicas son la planificación de la sucesión, los programas de tutoría, la documentación de los procesos críticos y las entrevistas de salida.
  • Actualización de conocimientos. Mantener la información actualizada y relevante.

El papel de los sistemas de gestión del conocimiento en la empresa

La gestión eficaz del conocimiento es crucial para las empresas, ya que les ayuda a aprovechar su experiencia colectiva para mejorar la eficiencia, fomentar la innovación y mantener una ventaja competitiva. Implantar prácticas eficaces de gestión del conocimiento no sólo impulsa el éxito operativo, sino que también garantiza la sostenibilidad a largo plazo de la empresa.

Un beneficio crucial de la gestión del conocimiento es su impacto en una mejor toma de decisiones. Evita las tareas redundantes organizando y compartiendo eficazmente la información, lo que da lugar a procesos empresariales más fluidos y eficientes.

Además, reduce el tiempo y los costes de formación: los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente accediendo a conocimientos bien documentados y a las mejores prácticas, lo que hace que el proceso de incorporación sea más eficaz.

Sistemas utilizados para la gestión del conocimiento en toda la empresa

Los sistemas de gestión del conocimiento para toda la empresa se presentan en diversas formas, cada una de ellas diseñada para abordar diferentes aspectos de la captura, el almacenamiento y la difusión del conocimiento. Existen varios subtipos:

  • Sistemas de Conocimiento Estructurado. Estos sistemas organizan la información en un formato muy estructurado, como bases de datos o taxonomías.
  • Sistemas de Conocimiento Semiestructurados. Manejan información que no encaja perfectamente en categorías predefinidas, como los archivos de correo electrónico o los sistemas de gestión de documentos.
  • Sistemas de Redes de Conocimiento. Se centran en conectar a las personas y facilitar el intercambio de conocimientos mediante redes sociales y herramientas de colaboración.
  • Sistemas de Trabajo del Conocimiento. Son estaciones de trabajo y sistemas especializados que permiten a científicos, ingenieros y otros trabajadores del conocimiento crear y descubrir nuevos conocimientos.

También hay Sistemas de Conocimiento impulsados por IA que utilizan la inteligencia artificial para mejorar el descubrimiento y la aplicación del conocimiento.

Introducción a la gestión del conocimiento

Embarcarse en el viaje de la gestión del conocimiento empresarial puede parecer desalentador al principio, pero con un enfoque estructurado, tu organización puede captar, almacenar y compartir conocimientos de forma eficaz.

Define tus objetivos

Antes de implantar un sistema de gestión del conocimiento, es crucial comprender las metas y objetivos de tu organización. 

¿Buscas mejorar la colaboración interna, potenciar el servicio al cliente, agilizar los procesos o innovar en el desarrollo de productos? Definir claramente tus objetivos te ayudará a adaptar la estrategia de gestión del conocimiento a las necesidades específicas de tu empresa.

Realiza una Auditoría de Conocimientos

Una auditoría del conocimiento evalúa el estado actual del conocimiento en tu organización. Identifica los activos de conocimiento existentes, sus fuentes y cómo se gestionan. Este proceso implica:

  • Inventario. Enumerar todos los recursos de conocimiento disponibles, como documentos, bases de datos y experiencia de los empleados.
  • Evaluación. Evaluar la pertinencia, calidad y accesibilidad de estos recursos.
  • Análisis de carencias. Identificar las lagunas de conocimiento y las áreas que necesitan mejorar.

Esta auditoría proporciona una línea de base para tu iniciativa de gestión del conocimiento, ayudando a priorizar qué activos de conocimiento requieren atención inmediata.

Identificar a las partes interesadas clave

La gestión del conocimiento es un esfuerzo de colaboración. Involucra a las principales partes interesadas, entre ellas

  • Ejecutivos. Garantizar el apoyo y la alineación con los objetivos empresariales.
  • Departamento de informática. Para soporte técnico e integración de sistemas.
  • Departamento de RRHH. Para la formación y el fomento de una cultura de intercambio de conocimientos.
  • Los empleados. Puesto que son los principales usuarios y contribuyentes al sistema de gestión de conocimientos.

Implicar a las partes interesadas desde el principio garantiza su aceptación y una aplicación más fluida.

Elige las herramientas y tecnologías adecuadas

Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas es la piedra angular del éxito de una estrategia de gestión del conocimiento empresarial. Estas herramientas facilitan la captura, el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de conocimientos en toda tu organización.

Con los avances tecnológicos, especialmente en inteligencia artificial, la gestión del conocimiento ha experimentado cambios transformadores.

Incorporar la IA para mejorar la gestión del conocimiento empresarial

La incorporación de la IA a los sistemas de gestión del conocimiento empresarial ofrece numerosas ventajas que pueden transformar la forma en que las organizaciones gestionan sus activos de conocimiento. Desde mejorar los procesos de búsqueda y recuperación hasta automatizar la generación de contenidos y proporcionar análisis avanzados, la IA mejora todos los aspectos de la gestión del conocimiento.

Un estudio de IBM sugiere que alrededor del 42% de las empresas de escala empresarial están aprovechando la IA en sus estrategias de negocio

Aprovechando la IA, las organizaciones pueden asegurarse de que el conocimiento se capta de forma eficiente, se documenta con precisión y se comparte eficazmente. Al mismo tiempo, pueden asegurarse de que están impulsando continuamente la innovación, mejorando la productividad y manteniendo la competitividad general de la empresa.

Eleva tu estrategia de gestión del conocimiento con TextCortex

Cuando se trata de mejorar la estrategia de gestión del conocimiento de tu empresa, TextCortex es tu aliado. 

Con su procesamiento del lenguaje natural (NLP), generación de recuperación aumentada (RAG) y de aprendizaje automático, TextCortex aporta un nuevo nivel de eficacia e inteligencia a tu forma de gestionar y utilizar el conocimiento.

Echa un vistazo a los impresionantes resultados documentados en uno de nuestros casos prácticos:

  • Kemény Boehme Consultores integraron TextCortex en su flujo de trabajo diario para afrontar retos específicos. ¿El resultado? Los empleados experimentan ahora una mayor eficacia y productividad, ahorrando una media de 24 horas al mes.
  • Gracias a AICX, nuestro socio del ecosistema, el proceso de incorporación fue fluido, alcanzando un extraordinario índice de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
  • También observamos un aumento del 60% en la comodidad de los empleados a la hora de utilizar y gestionar la IA, lo que se tradujo en un notable retorno de la inversión (ROI) de 28 veces.

Bases de conocimiento para recomendaciones personalizadas

Esta función cambia las reglas del juego para los empleados que manejan múltiples puntos de datos. Con las Bases de Conocimientos tienes toda la información que necesitas a tu disposición, perfectamente organizada y adaptada a tus casos de uso específicos. 

Ya no tendrás que rebuscar entre datos irrelevantes; ¡el conocimiento adecuado estará siempre a tu disposición cuando lo necesites!

Sólo tienes que subir tus archivos PDF, CSV, PPTX o DOCX a ZenoChat, y recuperar rápidamente los detalles que contienen. ¡Es como tener tus propios archivos potenciando las respuestas generadas por IA!

Ve a la sección Personalizaciones, haz clic en la pestaña "Bases deconocimiento" y pulsa el botón "Crea tu base de conocimiento".

Accede a la información más reciente con la Búsqueda web

Esta función no sólo capta el contexto y las sutilezas de tus consultas, sino que también ofrece los resultados más pertinentes y precisos.

Al implantar la Búsqueda Web, tus empleados encontrarán sin esfuerzo documentos específicos o piezas de información en un abrir y cerrar de ojos, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la búsqueda. Tu equipo se sentirá más capacitado y eficiente, sabiendo que tienen una herramienta fiable al alcance de la mano para sus tareas diarias.

Tanto si buscas una búsqueda amplia en la red como detalles de fuentes concretas fiables, la herramienta de búsqueda en la red se ajusta a tus necesidades: puedes elegir"Internet" o incluir tus fuentes preferidas.

Además de estas potentes funciones, TextCortex también ofrece más de 30.000 integrations que te permitirán automatizar tus tareas repetitivas y mundanas con tus datos internos. Estas integrations incluyen todas las aplicaciones de Microsoft Office Suite, Google Suite y más.

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