Las 4 mejores herramientas de escritura colaborativa para aumentar la productividad

El futuro de las empresas está en la producción de documentos con autoría compartida.

Para que los autores colaboren, deben poder confiarse mutuamente información privada y sensible.

Adquirirán una mayor conciencia cultural y una variedad de perspectivas a la hora de redactar un texto debido a la naturaleza especial de la escritura colaborativa.

Se diferencia de la escritura compartida porque los individuos se dividen las distintas áreas de trabajo y se concentran en ellas exclusivamente.

Teniendo esto en cuenta, ¡vamos a sumergirnos en el tema!

¿Qué es un escrito colaborativo y qué hay que buscar en él?

La escritura colaborativa es un procedimiento en el que un grupo de autores trabajan juntos para crear un documento escrito o un contenido.

Al permitirles colaborar en el mismo texto, las herramientas de escritura colaborativa ayudan a autores, editores y editores de copy a acelerar la edición, creación y publicación de manuscritos.

Es fundamental comprender las normas por las que se evalúan las herramientas de escritura colaborativa en línea antes de seguir adelante con cualquier revisión de las mismas.

Los siguientes son algunos rasgos esenciales que tienen en común los mejores entre los mejores:

• Fácil de compartir - Cada colaborador puede sumergirse fácilmente en el documento, ver las últimas actualizaciones y hacer su trabajo con la herramienta adecuada.
• Acceso simultáneo - Colaborar individualmente con acceso simultáneo es mucho más fácil de gestionar con algunas herramientas que con otras.
• Comentar - Cualquier esfuerzo de escritura necesita comentarios, por lo tanto, disponer de una herramienta útil hará que sea sencillo comentar cualquier sección del trabajo.
• Control de versiones - Debes poder ver los cambios realizados en un documento desde la última vez que trabajaste en él cuando muchas personas lo están modificando.
• Compatibilidad con Markdown - Las mejores plataformas de escritura colaborativa permiten a los escritores estructurar su trabajo sin utilizar etiquetas convencionales, proporcionando compatibilidad con Markdown.
• Exportación flexible - Busca aplicaciones de escritura que ofrezcan diversos formatos de exportación, como Microsoft Word, EPUB y PDF.

Aunque muchas herramientas tienen al menos una o dos de las características cruciales mencionadas anteriormente, la siguiente lista de aplicaciones destaca porque incluye la mayoría o todas estas propiedades.

4 herramientas colaborativas cruciales para la creación de contenidos que impulsen tu presencia en Internet

1. TextCortex - Un asistente de IA todo en uno para tu equipo

TextCortex es una herramienta de escritura colaborativa impulsada por inteligencia artificial que te ayuda a producir contenidos atractivos basados en tus ideas.

¡Ofrece un programa especial para estudiantes con una suscripción gratuita de un mes a TextCortex Premium!

Funciona con teléfonos inteligentes Android e iOS y es accesible como aplicación web y complemento de Chrome en más de 25 idiomas.

Lo que distingue a TextCortex es ZenoChat, una herramienta conversacional de IA avanzada que mejora tu asistente de IA según tus aportaciones y la enorme base de datos ya existente.

Características principales:

• Funciones de reescritura y parafrasear - Te permite editar y reescribir tus escritos sin que pierdan su significado, lo que es muy importante para la escritura colaborativa.
• Más de 60 preelaborados Templates - Están clasificados y filtrados por profesión, lo que proporciona a los escritores una ventaja.
• Comprobador de legibilidad y corrección - El comprobador de legibilidad integrado de TextCortex te ayuda a maximizar el efecto de tu contenido con una precisión sin errores.
• Expansor - Es una función poderosa que puede crear historias enteras añadiendo unas pocas indicaciones.
• El tono de voz - Te ayuda a elegir el tono adecuado para tu público y tema.
• Zeno Chat - Una IA personalizable que se adapta a tus aportaciones, conocimientos y preferencias.

Las herramientas de reescritura ofrecen diferentes modalidades, como escritura simple y creativa, para que los autores puedan llegar al fondo de sus ideas más rápidamente.

¿Cómo se utiliza un enfoque colaborativo?

Dar a TextCortex tantos datos como puedas le ayudará a funcionar con la mayor eficacia posible.

Tu contenido será más genérico y aburrido si tus indicaciones son breves y poco claras.

Lleva tiempo crear indicaciones excelentes que garanticen que el contenido producido satisface tus necesidades.

Con TextCortex, puedes colaborar y compartir tus documentos con tu equipo y trabajar eficazmente siempre que quieras.

Los autores pueden colaborar fácilmente a través de sistemas de documentos compartidos al crear blogs, descripciones de productos, pies de foto de YouTube, descripciones de Instagram, correos electrónicos de divulgación, etc.

Las actualizaciones se almacenan automáticamente en los servidores de Google, y para examinar y deshacer ajustes anteriores, se mantiene automáticamente un historial de revisiones.

Todas estas útiles funciones hacen que TextCortex encabece la lista de deseos de herramientas de escritura colaborativa.

TextCortex Pros

En esta sección hablaremos de las ventajas de utilizar TextCortex para fines empresariales y personales:

✅Mayorproductividad: TextCortex puede ayudarte a terminar tu trabajo con mayor rapidez y eficacia automatizando procesos y respondiendo rápidamente a las consultas de los usuarios.

Mayorprecisión: las funciones avanzadas aprovechan el procesamiento del lenguaje natural para comprender las consultas de los usuarios y ofrecer respuestas precisas.

Flujo de trabajo optimizado: los equipos pueden mantenerse organizados utilizando las opciones de personalización y las capacidades de colaboración de TextCortex, ya que despejan las confusiones y mejoran la comunicación.

✅ Económico - TextCortex ofrece planes de precios flexibles y a precios razonables para particulares y pequeñas organizaciones.

✅Resultados de alta calidad - TextCortex te permite producir material original, de sonido natural y calidad constante.

✅Te sigue a todas partes - Accesible como una Chrome extension y aplicación en línea

TextCortex Contras

A continuación se exponen las desventajas de TextCortex y cómo pueden afectar tanto a las personas como a los equipos:

🔴 Dependencia de la entrada - El procesamiento del lenguaje natural no es impecable, y puede tener problemas para responder a las preguntas o para entender el lenguaje no estándar, lo que da lugar a imprecisiones.

🔴 Función de recuperación de información - Al buscar en una base de datos grande o complicada, es posible que la función de recuperación de información de TextCortex no siempre identifique la información precisa.

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TextCortex Precios

TextCortex tiene un plan gratuito disponible, y ofrece planes de equipo con precios justos para cada tamaño de equipo.

2. Google Docs - Una herramienta de colaboración documental en la nube

Google Docs es una aplicación de edición colaborativa en tiempo real para editar documentos con otras personas.

Varios usuarios pueden abrir, editar y compartir documentos simultáneamente.

Los usuarios también pueden ver los cambios realizados por otros colaboradores en personajes individuales mientras editan.

La colaboración en Google Docs comienza cuando lo compartes con otras personas.

Características principales:

• Opciones para compartir - Permite compartir en ambos sentidos a través de la dirección de correo electrónico o creando un enlace para compartir que te da la opción de establecer roles: Espectador, Comentarista, Editor a los participantes.
• Alta limitación - Hasta 100 usuarios pueden trabajar en un mismo documento al mismo tiempo, por lo que la productividad requiere una buena comunicación.
• Compartir pantalla - A través de Google Meet puedes compartir tu pantalla con otros participantes e idear un plan para la redacción de tu documento compartido.
• Añadir comentarios - Puedes resaltar un pasaje de texto y seleccionar la opción de añadir un comentario haciendo clic en el signo más que aparece en la parte derecha de la página.
• Índice - En la parte izquierda hay una sección desglosada del folleto y, al hacer clic en el encabezado o subencabezado, te lleva a su ubicación en el documento de Google.
• Marcadores - Puedes hacer un enlace que lleve al usuario directamente a un lugar determinado dentro del documento, y ayuda a marcar diferentes secciones.
• Modo Sugerencia - Los colaboradores pueden ofrecer ideas sin editar el contenido original y el propietario del documento puede aprobar o rechazar las recomendaciones individualmente o en bloque.
• Historial de versiones - El texto subrayado para resaltar las ediciones más recientes mostrará todo el historial de revisiones del documento en la parte derecha de la pantalla.

¿Cómo se utiliza un enfoque colaborativo?

Google Docs es perfecto para la colaboración en tiempo real.

La facilidad para compartir, las funciones de comentario, el historial de versiones, las potentes herramientas de edición y la integración con otras aplicaciones de Google la convierten en una herramienta indispensable para empresas e instituciones educativas.

Ventajas de Google Docs

En esta sección hablaremos de las ventajas de utilizar Google Docs para fines empresariales y personales:

✅ Esgratis - No hay costes de suscripción ni de otros servicios.

✅Fácilde usar : la interfaz fácil de usar es limpia, sencilla y estupenda para escritores principiantes.

✅Fácilacceso - No requiere instalación, puedes utilizarlo directamente desde el sitio web.

✅Conectadocon Google Drive: puedes ver tus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento porque se guardan automáticamente en línea.

✅Soportavarios formatos - Tipos de documentos como .doc, .docx, .ppt y .pdf, son compatibles con Google Docs, por lo que puedes convertir rápidamente tus documentos a varios formatos.

Contras de Google Docs

A continuación se exponen las desventajas de Google Docs y cómo pueden afectar tanto a las personas como a los equipos:

🔴Características limitadas - En comparación con MS Word, carece de herramientas, formato, fuentes y otras opciones para escribir textos más complejos.

🔴Limitado Templates - Si necesitas generar un documento concreto, como una propuesta de negocio o un CV, tienes que trabajar con complementos personalizados.

🔴Requiereuna conexión a Internet - Como servicio online, requiere una conexión a Internet, pero puedes acceder a él sin conexión aunque algunas funciones estén desactivadas.

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Precios de Google Docs

¡Es gratis con Gmail!

3. Notion

Notion es una solución de espacio de trabajo en la nube que combina productividad y colaboración.

Con varias funciones que pueden mejorar la gestión de tareas, la productividad y el trabajo en equipo, Notion es una herramienta eficaz para la gestión de proyectos.

Muchos equipos la consideran una opción popular por su aplicación móvil, la integración de medios enriquecidos, la gestión flexible de tareas, las herramientas de colaboración y la interfaz personalizable.

Características principales:

• Priorización y programación de tareas - Notion gestiona, realiza el seguimiento de proyectos y completa tareas utilizando tableros Kanban, listas de tareas, calendarios épicos y organizadores de sprints.
• Calendario de equipo compartido - El calendario de equipo muestra tanto las tareas en curso como las completadas, siempre que el espectador tenga acceso a ellas, lo que es ideal para proyectos a largo plazo.
• Aplicación móvil - Notion proporciona una aplicación móvil para iOS y Android para que puedas estar en contacto con tu equipo y gestionar las tareas del proyecto mientras te desplazas.
• Almacenamiento de documentos - La página principal del proyecto tiene una sección de carga de activos para documentos, hojas de cálculo, PDF e imágenes, además de opciones adicionales para comentarios.
• Compartir archivos - Cada tarea de Notion incluye un mecanismo para subir y compartir archivos, lo que te permite distribuir recursos a los demás miembros de tu equipo rápidamente.
• Comunicación - Cada tarea de Notion tiene una sección de comentarios donde puedes hablar de las actualizaciones y problemas del proyecto y enviar los recursos pertinentes a las personas adecuadas.
• Inicio de sesión único (SSO) integrations - Las configuraciones personalizadas permiten a Notion integrarse con proveedores como Okta.
• Permisos de cuenta - Utiliza controles de permisos de tarea, equipo y proyecto para limitar el acceso a los usuarios adecuados y salvaguardar tus activos.

¿Cómo se utiliza un enfoque colaborativo?

Una tarea es el elemento de trabajo más pequeño posible que hace avanzar tu objetivo principal.

Las tareas son los componentes fundamentales de Asana, y aquí es donde se producirá la mayor parte de tu colaboración.

Encomendar una tarea a alguien es una de las mejores formas de trabajar juntos.

No sólo los gerentes, jefes de equipo y responsables de grandes proyectos asignan tareas.

Encarga una tarea a un compañero de trabajo si necesitas algo de él.

Asigna tareas al trabajo si necesitas repartirlo entre los miembros de tu equipo..

Notion Pros

En esta sección hablaremos de las ventajas de utilizar Notion para fines empresariales y personales:

✅ Rentable - Ofrece una versión gratuita con funciones esenciales que son ideales para uso personal.

Fácilde usar - Los miembros del equipo pueden asignarse tareas, compartir notas y trabajar juntos en proyectos, mientras que la interfaz de usuario es fácil de dominar para todos los niveles de habilidad.

Ahorro de tiempo - Elimina la necesidad de largos intercambios de correos electrónicos o reuniones, ya que permite a los miembros del equipo trabajar juntos en proyectos en tiempo real.

✅Soporte multiplataforma portátil - Como la plataforma está disponible en línea, cualquier dispositivo con conexión a Internet puede acceder a ella a través de una aplicación para smartphone que simplifica el acceso.

✅Extensostutoriales y documentación - La base de conocimientos de la plataforma lo cubre todo, desde los fundamentos de la herramienta hasta sus funciones más sofisticadas.

✅Free Templates para varios casos de uso - Varios casos de uso, como la gestión de tareas, la toma de notas y la gestión de proyectos, están cubiertos por la adaptable templates.

Notion Contras

A continuación se exponen las desventajas de Notion y cómo pueden afectar tanto a las personas como a los equipos:

🔴Abrumadorde usar - A los usuarios novatos puede resultarles confuso por dónde empezar, porque hay muchos tipos de bloques y templates disponibles.

🔴 Sin seguimiento deobjetivos - La plataforma carece de funciones para el seguimiento de objetivos, lo que implica que puede que necesites utilizar Notion junto con otras herramientas para realizar el seguimiento de proyectos más grandes.

🔴 Sinherramienta de informes incorporada - Esto puede hacer que la plataforma para generar informes y analizar datos sea todo un reto.

🔴Limitación de laaplicación móvil y Integrations - La funcionalidad de la aplicación móvil puede ser limitada para los usuarios que dependen principalmente de dispositivos móviles, ya que algunas funciones podrían no estar disponibles.

Notion Precios

si quieres probar esta plataforma antes de comprarla, puedes probar la funcionalidad utilizando la versión gratuita para tus proyectos, o puedes probar la plataforma completa utilizando su versión de prueba gratuita.

La mejor característica de su prueba gratuita es que su duración es ilimitada.

Notion limita la versión de prueba gratuita a 1.000 bloques.

4. Afloja

Slack es una plataforma centrada en la comunicación que facilita el intercambio de archivos, la comunicación en tiempo real y la integración con otras numerosas herramientas de productividad.

Es muy popular entre los equipos remotos.

Con Slack, los usuarios pueden comunicarse sin dificultad y evitar la "fatiga de aplicación" que supone utilizar varias aplicaciones de comunicación diferentes.

Características principales:

• Canales - Los usuarios pueden crear canales para temas divertidos, varios proyectos o equipos.
• Herramientas de mensajería privada - Puedes utilizar las funciones de mensajería privada para comunicarte con tus compañeros de trabajo y utilizar numerosas funciones para evitar la "fatiga de las aplicaciones".
• Llamadas de audio y vídeo - Hasta 50 compañeros de trabajo pueden unirse a los usuarios en llamadas de audio o vídeo. También pueden compartir su pantalla mientras están en una llamada.
• Múltiples opciones de integración - Es posible integrar Slack con más de 2.400 programas de software empresarial diferentes.
• Compartir archivos: al compartir archivos y documentos dentro de una conversación, puedes añadir detalles importantes y contexto que de otro modo te perderías al navegar por las carpetas.

¿Cómo se utiliza un enfoque colaborativo?

Slack es una buena opción para los equipos que buscan una plataforma sencilla y fácil de usar para compartir archivos y mensajería básica.

Los canales creados por los usuarios y las conversaciones uno a uno ocupan un lugar destacado en el diseño de Slack.

En la parte izquierda toolbar, los usuarios pueden ver rápidamente borradores, mensajes no enviados, hilos, menciones y mensajes directos.

Slack Pros

En esta sección hablaremos de las ventajas de utilizar Slack para fines empresariales y personales:

✅Colaboración mejorada: con comunicaciones en tiempo real, funciones como las conversaciones por hilos, el intercambio de archivos y la mensajería instantánea aumentan el trabajo en equipo.

✅ Información organizada - Los mensajes se organizan en canales para facilitar la búsqueda de información y el seguimiento de las tareas en curso.

✅Capacidades de integración - La integración con plataformas de atención al cliente y herramientas de gestión de proyectos elimina la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones.

✅Capacidad de búsqueda avanzada: los usuarios pueden localizar archivos, conversaciones e información pertinentes con la función de búsqueda, lo que ahorra tiempo.

✅ Colaboración a distancia - Fomenta la comunicación fluida entre equipos, independientemente del lugar del mundo en que se encuentren, permitiéndoles colaborar eficazmente y permanecer en contacto.

Notificaciones personalizables : los usuarios pueden personalizar su configuración de notificaciones para evitar distracciones inútiles sin dejar de recibir actualizaciones críticas.

Contras de Slack

A continuación se exponen las desventajas de Slack y cómo pueden afectar tanto a las personas como a los equipos:

🔴Posibilidadde sobrecarga de información - A medida que los mensajes y las notificaciones llegan al espacio de trabajo, las funciones de mensajería en tiempo real pueden provocar ocasionalmente una sobrecarga de información.

🔴Dependencia de Internet - La colaboración y la comunicación pueden verse obstaculizadas por la falta de conectividad debido a su gran dependencia de Internet.

🔴Curva de aprendizaje - La curva de aprendizaje asociada a la navegación por canales, hilos y otras funcionalidades puede afectar a la adopción del usuario al principio.

🔴Reducción de laconcentración - Puede ser difícil mantener la concentración en las tareas cuando hay una afluencia continua de comunicación.

🔴Problemas de privacidady seguridad - A pesar de que Slack aplica medidas de seguridad, la información confidencial compartida en la plataforma podría ser susceptible de acceso no deseado.

Precios de Slack

Hay varias restricciones con el plan gratuito, entre ellas 10 aplicaciones integrations, 10.000 mensajes con capacidad de búsqueda y videollamadas de uno a uno.

Especialmente para grandes equipos u organizaciones, los planes de pago pueden resultar caros.

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Conclusión

Utilizar herramientas para la escritura colaborativa es la mejor forma de trabajar conjuntamente en un documento con tu equipo, lo que puede ayudarte a aumentar drásticamente la productividad y la comunicación. 

Tu equipo estará más contento porque es más productivo, y podrás ahorrarle mucho tiempo valioso que podrá dedicar a otras tareas más importantes.

Por eso TextCortex funciona mejor para la colaboración con respecto a las herramientas de escritura de IA, y lo mejor es que es adecuado para equipos de todos los tamaños.

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