‍¿Alguna vez has recibido un correo electrónico de actualización de estado que te ha pillado por sorpresa?

Puede que te hayas visto desbordado de información y tareas que hacer rápidamente porque te la proporcionaron en el momento equivocado o simplemente estaba mal redactada.
Ahora te toca a ti enviarlos, pero ¿puedes redactar un correo electrónico de actualización de estado que cumpla todos los requisitos?

En este texto se tratarán las ideas principales de un correo electrónico de actualización de estado, cómo crear uno y cuándo enviarlo a clientes, compañeros de trabajo o superiores.

¡Comencemos!

¿Qué es el correo electrónico de actualización de estado y cuándo debes utilizarlo?

Un correo electrónico de actualización de estado es una herramienta de comunicación que ayuda a mantener informadas a todas las partes sobre un proyecto, tarea o actividad concretos.

Este tipo de correo electrónico se envía con frecuencia semanal o mensual para destacar los logros y los avances, así como para identificar los retos y las barreras.

Suele utilizarse cuando varias personas o equipos participan en un proyecto y deben estar al corriente de su progreso.

Saber cuándo enviar un correo electrónico de actualización del estado puede ayudar a mantener a todo el mundo en la misma página y al proyecto en el buen camino.

Elementos esenciales que debe tener todo correo electrónico de actualización

Al enviar un correo electrónico de actualización de estado, deben incluirse ciertos elementos esenciales para proporcionar información crucial a los destinatarios.

He aquí algunos elementos esenciales que debe tener todo correo electrónico de actualización:

  • Asunto: El asunto debe ser conciso e informativo y dar al destinatario una idea del contenido del correo electrónico.
  • Introducción: Comienza el correo electrónico con una breve introducción que explique a los destinatarios de qué trata el correo y por qué es necesario.
  • Resumen: Resume los puntos clave del correo electrónico de actualización de estado en las primeras frases para dar a los destinatarios una visión general.
  • Actualización de los progresos: Detalla los progresos realizados desde la última actualización. Asegúrate de dar detalles concretos y de utilizar datos cuantitativos, si es posible.
  • Retos y obstáculos: Menciona los retos y obstáculos encontrados desde la última actualización y cómo se han abordado o se abordarán.
  • Planes de futuro: Comparte cuáles son los próximos pasos, detallando claramente objetivos, metas y plazos.
  • Declaración final: Concluye el correo electrónico con un mensaje claro de llamada a la acción en el que se indique cualquier respuesta que se solicite a los destinatarios.

Principios que debes tener en cuenta

Deben tenerse en cuenta ciertos principios al redactar un correo electrónico de actualización de estado para garantizar que el mensaje sea claro y convincente.

He aquí algunos principios que debes tener en cuenta al escribir un correo electrónico de actualización de estado:

  • Claridad: Comunica lo necesario sin andarte por las ramas ni dar información superflua.
  • Precisión: Utiliza palabras precisas para evitar confusiones y asegurarte de que todos entienden el mensaje de forma similar.
  • Concisión: Mantén el mensaje breve, proporciona noticias específicas relevantes para la actualización de estado y evita párrafos o frases largas.
  • Ten en cuenta a tu público: Escribe de acuerdo con los conocimientos del destinatario sobre el tema o proyecto.
  • Puntualidad: Envía correos electrónicos de actualización a tiempo, con regularidad y en los momentos cruciales. 
  • Profesionalidad: Redacta el correo electrónico de forma profesional y respetuosa. Aunque las actualizaciones sean informales, el protocolo exige cierto nivel de cortesía. 
  • Evita la jerga: Si es necesario utilizar términos técnicos, explícalos brevemente antes de utilizarlos a lo largo del mensaje.

Cómo escribir un correo electrónico de actualización de estado en 6 sencillos pasos

Tras comprender los componentes esenciales de un correo electrónico de actualización de estado, examinemos las valiosas características de cada etapa para optimizar tu correspondencia.

Estos pasos fáciles de seguir te facilitarán la tarea de escribir correos electrónicos de actualización de estado impactantes.

1. Recopila información y adapta la comunicación a tu público

Al escribir un correo electrónico de actualización de estado, recopilar información y adaptar la comunicación a tu audiencia puede marcar la diferencia.

Como remitente del correo electrónico, debes asegurarte de que la información que proporcionas es relevante para los destinatarios y de que éstos la comprenden.

Empieza por reunir toda la información pertinente, identificando los indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizando un seguimiento de las métricas para juzgar los progresos.

Recuerda determinar el nivel de experiencia de tu audiencia a la hora de elaborar un mensaje: utilizar terminología técnica puede confundir o intimidar a quienes no estén inmersos en un sector o campo específico.

2. Crea un esquema

Crear un esquema de un correo electrónico de actualización de estado puede simplificar significativamente el proceso de redacción y garantizar que se incluyan todos los elementos críticos.

Aquí tienes un esquema general que puedes utilizar como guía para redactar tu correo electrónico de actualización de estado:

  • Introducción: Comienza el correo electrónico con una breve introducción en la que destaques el objetivo del correo y proporciones el contexto en torno al público al que va dirigido.
  • Realizaciones: Destaca los logros recientes y describe cómo afectan al proyecto o a los objetivos.
  • Desafíos: Explica los obstáculos actuales o identificados y los retos experimentados desde el último correo electrónico de actualización.
  • Progreso y próximos pasos: Esboza los progresos realizados en el proyecto, incluidos los hitos conseguidos y los objetivos modificados. Enumera tareas específicas y detalladas con plazos estimados y resultados relacionados con los objetivos del proyecto.
  • Los riesgos: Reconoce cualquier riesgo para el proyecto o los objetivos y discute brevemente las estrategias para contrarrestarlos.
  • Conclusión: Cierra el correo electrónico de actualización del estado con un resumen de los temas anteriores, reiterando la importancia de mantener abiertas las líneas de comunicación y de participar en bucles activos de retroalimentación relevantes para el estado actual del proyecto.

⭐ProTip⭐

ZenoChat agiliza el proceso de creación de esquemas utilizando el procesamiento avanzado del lenguaje natural, garantizando la coherencia y claridad de tus esquemas.

Con ZenoChat de TextCortex, puedes generar sin esfuerzo esquemas organizados y bien estructurados para diversos fines, desde esquemas de correo electrónico y planificación de proyectos hasta creación de contenidos.

Con el soporte inteligente de ZenoChat, puedes aprovechar todo el potencial de tus ideas, revolucionando la forma de crear esquemas.

3. Utiliza líneas de asunto eficaces

La línea de asunto de un correo electrónico de actualización de estado es fundamental para garantizar que los destinatarios abran el correo y comprendan rápidamente su contenido.

Una línea de asunto bien escrita puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los destinatarios, permitiéndoles encontrar, priorizar y gestionar los correos electrónicos esenciales en sus bandejas de entrada.

Cuando redactes un correo electrónico de actualización de estado, intenta transmitir la información contenida en el correo electrónico en una línea de asunto breve, descriptiva y orientada a la acción.

Por ejemplo, si el correo electrónico se refiere al estado del proyecto, el asunto podría incluir el nombre del proyecto, seguido de "Actualización de estado" o "Informe de progreso".

Por lo tanto, piensa bien en el asunto: puede marcar la diferencia.

⭐Pro Tip⭐

ZenoChatun asistente inteligente capaz de crear diversas líneas de asunto de correo electrónico, está disponible en TextCortex.

Ofrece muchas Personas entre las que elegir, o puedes crear las tuyas propias para cambiar el tono o el estilo con el que escribe ZenoChat.

Cuando pidas a ZenoChat que genere líneas de asunto para correos electrónicos profesionales, se te presentarán muchas opciones entre las que elegir.

4. Crea contenidos claros y breves

Al crear un correo electrónico de actualización de estado, es esencial que el contenido sea claro y breve.

El mensaje debe ir al grano, ser conciso y centrarse en los hitos, objetivos y progresos del proyecto.

Utiliza un lenguaje y unos términos precisos para evitar divagar o distraerte con contenidos no críticos.

Utilizar métricas cuantificables, como porcentajes de crecimiento o hitos completados en el plazo establecido, proporciona una instantánea rápida y sencilla del rendimiento del proyecto.

Al leer el correo electrónico, los destinatarios deben estar bien informados sobre el estado del proyecto de forma que puedan recordarlo o retenerlo fácilmente.

5. Asegúrate de que tu correo electrónico no contiene errores

Incluso una sola falta de ortografía o de información en tu correo electrónico de actualización de estado puede confundir a los lectores, hacerte parecer poco profesional y dar lugar a malentendidos.

Antes de enviar el correo electrónico, revísalo varias veces; es mejor leerlo en voz alta o pedir a otra persona que lo lea para tener un par de ojos adicionales.

Las herramientas de IA también pueden ayudar en el proceso de escritura detectando y sugiriendo correcciones de errores relacionados con la ortografía y la gramática.

Con las herramientas de IA, los escritores pueden peinar su texto de forma rápida y eficaz, ahorrando tiempo y garantizando que el mensaje se comunica sin discrepancias.

⭐Pro Tip⭐

TextCortex puede ser una herramienta útil para crear un correo electrónico de actualización de estado.

El chatbot con IA, ZenoChatpuede buscar rápidamente en una base de datos o de conocimientos y recuperar los recursos necesarios para escribir el correo electrónico, como templates y ejemplos de correos electrónicos.

Sólo tienes que pedir al chatbot que te proponga palabras clave o frases para tu mensaje, y generará numerosos borradores.

TextCortex La IA también incluye una herramienta de reescritura para recomendar un lenguaje profesional y garantizar que tu correo electrónico no contenga errores.

6. Envía tu correo electrónico de actualización de estado en el momento adecuado

Debe enviarse un correo electrónico de actualización en el momento adecuado para que los destinatarios puedan actuar según la información incluida, hacer planes y colaborar cuando sea necesario.

Enviar el correo electrónico antes puede dificultar que los lectores aprecien la información, mientras que enviarlo demasiado tarde sólo provocará desinformación o frustración con los plazos y las fechas límite.

Al final del día o a mitad de semana, el martes o el miércoles, son los mejores momentos para que tu equipo o supervisores se pongan al día, se preparen para las tareas inminentes y determinen sus contribuciones al progreso del proyecto.

Enviar correos electrónicos a última hora del día, en vacaciones y fines de semana, o al principio de la semana no suele ser una buena idea.

3 Ejemplos de correos electrónicos de actualización de estado

Aquí tienes 3 valiosos ejemplos de correos electrónicos de actualización de estado.

Ejemplo 1

Asunto: Actualización trimestral de la situación: Nuestro progreso hasta la fecha
Querido equipo,
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‍Quería dedicar un momento a reflexionar sobre nuestro progreso en este último trimestre, y compartir con vosotros algunas actualizaciones sobre nuestros objetivos y lo que le espera a nuestro equipo en el futuro.
‍
‍En primer lugar, me complace anunciar que hemos alcanzado todos nuestros objetivos trimestrales, y que todos los proyectos se han completado a tiempo y dentro del presupuesto. Esto es un testimonio de la dedicación y el duro trabajo de nuestro equipo, y quiero daros las gracias a todos y cada uno de vosotros por vuestras contribuciones.
‍
‍En concreto, hemos lanzado con éxito nuestra nueva línea de productos, que ha recibido comentarios positivos tanto de los clientes como de los expertos del sector. También hemos avanzado mucho en nuestras iniciativas internas, como la mejora de nuestro software de gestión de proyectos y la racionalización de nuestros flujos de trabajo.

‍Decara al futuro, nos hemos fijado nuevos objetivos trimestrales que incluyen ampliar nuestra línea de productos a nuevos mercados geográficos, explorar nuevos canales de marketing y mejorar nuestro sistema de atención al cliente. El equipo ya ha empezado a trabajar en estos proyectos, y confiamos en nuestra capacidad para alcanzar estos objetivos.

‍Mientrastanto, animamos a todos a seguir colaborando entre sí y compartiendo ideas sobre cómo podemos seguir mejorando e innovando. Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en ponerte en contacto conmigo o con cualquiera de los directores.

‍Graciasde nuevo por vuestro duro trabajo y dedicación. Sigamos superando límites y logrando grandes cosas juntos.

Un saludo,

[Tu nombre]

Ejemplo 2

Asunto: Actualización del proyecto - T2 2021

Estimado [Supervisor/Gerente],

‍Mecomplace presentarte esta breve actualización relativa a [nombre del proyecto]. En este correo electrónico encontrarás información sobre nuestros progresos desde el último trimestre, nuestra situación actual y lo que te espera en las próximas semanas.

‍Desdenuestra anterior actualización, hemos avanzado significativamente en el cumplimiento de nuestros objetivos. En concreto, [detalla los logros de tu equipo y los KPI que han mejorado desde el último trimestre]. Estoy orgulloso del diligente trabajo de nuestro equipo y de su continuo compromiso con el éxito.

‍A pesar de loséxitos conseguidos hasta ahora, nos enfrentamos a algunos riesgos y retos. Entre ellos se incluyen [detalla los obstáculos y contratiempos encontrados hasta ahora], pero estamos desarrollando las estrategias correspondientes para afrontarlos con eficacia. También esperamos enfrentarnos a algunas dificultades en las próximas semanas, para las que nos estamos preparando activamente.

‍Nuestraprioridad ahora es cumplir nuestro calendario y seguir trabajando para avanzar en nuestros objetivos en consecuencia, incluido el objetivo de completar [las tareas específicas que realizarás en las próximas semanas]. He asignado tareas en consecuencia con plazos ajustados establecidos para que podamos mantener nuestro progreso.

‍Graciaspor tu continuo apoyo y por supervisar esta iniciativa. Nuestro equipo ha demostrado su capacidad para cumplir en tiempos difíciles, y confiamos en seguir manteniendo esta tendencia a medida que avancemos.

‍Te deseolo mejor.

[Tu nombre]

Ejemplo 3

Asunto: Actualización del proyecto: Progresos realizados hasta la fecha

‍Querido[Nombre del cliente],

‍Teescribo para ponerte al día sobre los progresos de [Nombre del proyecto]. Llevamos [número de semanas/meses] de proyecto y me complace informarte de que hemos hecho grandes progresos.

‍Desdenuestra última actualización, hemos logrado los siguientes hitos:

- Hemos completado la fase inicial de diseño del proyecto
- Hemos desarrollado un prototipo funcional del producto
- Hemos iniciado las pruebas de usuario del prototipo
 - Hemos finalizado la lista de funciones que se incluirán en la versión final

‍También hemos sufrido algunos contratiempos menores, como un retraso en la recepción de algunos de los materiales que necesitamos para completar ciertos aspectos del proyecto. Sin embargo, estamos haciendo todo lo posible para superar estos retos y volver a la carga lo antes posible.

‍Nuestroobjetivo para las próximas semanas es completar la fase de pruebas con los usuarios y realizar los ajustes necesarios en el prototipo, basándonos en los comentarios de los usuarios. También avanzaremos en el desarrollo del producto final, trabajando para asegurarnos de que todo va por buen camino y de que cumplimos los plazos.

‍Comosiempre, si tienes alguna pregunta o duda sobre el proyecto, no dudes en ponerte en contacto conmigo o con cualquier miembro del equipo. Nos comprometemos a mantenerte informado en todo momento.

‍Graciaspor tu confianza y apoyo constantes.

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

¿Cómo puede TextCortex ayudarte a redactar un correo electrónico de actualización de estado?

Puede ser difícil establecer el tono y la voz tono y voz para un correo electrónico de actualización de estado, aunque conozcas los pasos básicos a seguir.

Además, puede que necesites ayuda para seleccionar las frases y el vocabulario adecuados.

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