Interne Kommunikationsmittel: Definition, Vorteile und Hauptmerkmale

In der heutigen Geschäftswelt ist die Grenze zwischen physischer und digitaler Kommunikation dünner geworden, und die digitale Kommunikation wird immer häufiger genutzt. Lösungen wie Intranets, Chat-Apps und Wissensmanagement-Tools wurden angeboten, um diesen Bedarf zu decken. Apps, die es Unternehmen ermöglichen, Informationen mit ihren Mitarbeitern zu teilen, werden als interne Kommunikationstools bezeichnet. Da sich die Technologie jedoch ständig weiterentwickelt, müssen Ihre internen Kommunikationstools mit den sich entwickelnden Technologien aufgerüstet werden. Wenn Sie sich fragen, was interne Kommunikationstools sind, haben wir die Antwort für Sie!

In diesem Artikel erläutern wir, was interne Kommunikationsmittel sind und welche Funktionen sie haben müssen.

Sind Sie bereit? Fangen wir an!

TL; DR

• Interne Kommunikationstools sind Anwendungen, die die Kommunikation zwischen Mitarbeitern von Unternehmen und Organisationen oder zwischen Mitarbeitern und Managern erleichtern.
• Interne Kommunikationsmittel ermöglichen es den Mitarbeitern, effektiver zu kommunizieren, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und ihre Produktivität zu steigern.
• Interne Kommunikationsmittel bieten Vorteile wie Zeitersparnis, Beseitigung geografischer Barrieren, verbesserte Effizienz und Zusammenarbeit.
• Zu den wichtigsten Merkmalen eines internen Kommunikationstools gehören Filter, die Unterstützung der gemeinsamen Nutzung von Dateien, die Rationalisierung der Organisation durch Systeme wie Tagging und die Integration mit verschiedenen Websites und Anwendungen.
• Wenn Sie auf der Suche nach einem KI-Copiloten sind, der alles bietet, was ein internes Kommunikationstool bietet, plus individuelle und kollaborative Funktionen, dann ist TextCortex genau das Richtige für Sie.

Was sind interne Kommunikationsmittel?

Interne Kommunikationstools sind Anwendungen, die Unternehmen und Organisationen bei der Verwaltung der Mitarbeiterkommunikation helfen. Mit diesen Tools können Sie die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern oder zwischen den Mitarbeitern selbst optimieren. Interne Kommunikationstools helfen Ihren Mitarbeitern auch, Zeit zu sparen, indem sie persönliche Gespräche reduzieren.

Warum sind interne Kommunikationsmittel wichtig?

In der digitalen Geschäftswelt von heute ist die interne und externe Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Laut einer Umfrage von Spiceworks geben 57 % der Mitarbeiter an, keine klaren Anweisungen zu erhalten. Es ist wichtig, interne Kommunikationsmittel einzusetzen, damit Ihre Mitarbeiter die Unternehmensstrategie verstehen und wissen, was zu tun ist. Die interne Kommunikation ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen effektiven Informationsaustausch mit Managern oder anderen Teams. So können Ihre Mitarbeiter zusammenarbeiten und ihre Gesamtproduktivität steigern.

Vorteile interner Kommunikationsmittel

Ohne ein internes Kommunikationsinstrument werden Sie wahrscheinlich Probleme mit der Koordinierung der Arbeit, der Information aller Beteiligten und dem Wissensaustausch haben. Um Zeitverschwendung, Produktivitätseinbußen und eine ineffektive Arbeitsumgebung zu vermeiden, sollten Sie interne Kommunikationsmittel einsetzen. Zu den Vorteilen interner Kommunikationsmittel gehören:

• Teamübergreifende Zusammenarbeit
• Zeitsparend
• Geografische Barrieren beseitigen
• Verbessert die Effizienz
• Steigert die Produktivität
• Informiert die Mitarbeiter
• Bietet einen engagierten Arbeitsplatz für Remote-/Hybrid-Arbeitnehmer

Arten von Instrumenten der internen Kommunikation

Es gibt verschiedene Arten von internen Kommunikationsinstrumenten, je nach den Bedürfnissen der Unternehmen. Jedes interne Kommunikationsinstrument bietet den Unternehmen in verschiedener Hinsicht Vorteile und Annehmlichkeiten. Zu den beliebtesten internen Kommunikationsinstrumenten gehören:

• Messaging-Apps
• Intranets
• Tools für die Zusammenarbeit
• Arbeitsbereiche
• Wissensmanagement-Tools
• Anwendungen für Sprach- oder Videokonferenzen
• File Sharing Tools

Hauptmerkmale wirksamer interner Kommunikationsmittel

Unabhängig von der Art des internen Kommunikationstools gibt es zentrale Vorteile und Funktionen, die es seinen Benutzern und dem Unternehmen bieten sollte. Diese Funktionen verbessern die interne Kommunikation und ermöglichen es den Mitarbeitern, effektiver zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten. Werfen wir einen Blick auf die Hauptmerkmale effektiver interner Kommunikationswerkzeuge.

Suchen und kategorisieren

Eine der wesentlichen Funktionen eines internen Kommunikationstools ist die Chat-Historie, bei der es darum geht, Nachrichten und Dateien nach bestimmten Parametern zu ordnen, einen einfachen Zugriff auf alte Daten zu ermöglichen und die Kommunikation zu stärken. Interne Kommunikationstools werden nicht nur zur Kommunikation, sondern auch zur Aufgabenverfolgung und Informationsspeicherung eingesetzt. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, auf alte Kommunikationsaufzeichnungen zuzugreifen und wichtige Punkte im Zusammenhang mit den von ihnen durchgeführten Aufgaben und den während der Gespräche getroffenen Entscheidungen zu prüfen.

Organisation

Interne Kommunikationstools ermöglichen es den Benutzern, Informationen so zu strukturieren und zu organisieren, wie es für beide Seiten am besten ist. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Aufgaben und Gespräche effektiv verfolgen und organisieren, indem sie ihre eigenen Zeitpläne erstellen. Viele Kommunikationstools, wie z. B. Google Mail, bieten Funktionen wie die Erstellung von Etiketten und Markierungen.

Benachrichtigungen, Ankündigungen und Nachrichten

Der Empfang von Benachrichtigungen, Ankündigungen und Nachrichten aus bestimmten Gesprächen oder Nachrichten ist eine der wichtigsten Funktionen interner Kommunikationswerkzeuge.

Nach einer Untersuchung von TradePressService Untersuchunghaben 74 % der Mitarbeiter das Gefühl, dass sie keine Informationen und Neuigkeiten aus dem Unternehmen erhalten. Um dieser Situation vorzubeugen, können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben, indem Sie Benachrichtigungen und Nachrichten über interne Kommunikationsmittel verfolgen. Auf diese Weise wird es für die Mitarbeiter einfacher, plötzliche Aufgabenänderungen und priorisierte Aufgaben zu verfolgen.

Gemeinsame Nutzung von Dateien

Hochwertige interne Kommunikationstools ermöglichen es den Nutzern, nicht nur Textnachrichten zu versenden, sondern auch verschiedene Dokumente wie Videos, Dateien, Präsentationen, Videos, Audiodateien und PDFs auszutauschen. So können die Mitarbeiter bei der Kommunikation untereinander die benötigten Dateien und Dokumente gemeinsam nutzen und schnell auf die benötigten Dateien zugreifen. Die Möglichkeit, PDFs, Dokumente, Bilder, Videos, Audiodateien, Präsentationen und andere Dateitypen gemeinsam zu nutzen, kann die Arbeit von Teams an Projekten auf Kollaborieren erheblich erleichtern.

Aufgabenverfolgung

Für Mitarbeiter und Manager ist es von großem Vorteil, wenn sie den Verlauf von Aufgaben und das, was in Projekten gesagt und getan wurde, mit Hilfe interner Kommunikationsmittel verfolgen können. Es dient als Referenzpunkt für Mitarbeiter, die an mehreren Projekten arbeiten, um ihre Aufgabenhistorie zu sehen und die letzten Änderungen am Projekt zu verfolgen. Selbst wenn die Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, können sie so den Fortschritt jedes Projekts verfolgen und zum nächsten Schritt übergehen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, Änderungen im Projekt zu ermitteln, können die Mitarbeiter ihre wertvolle Zeit mit der Erledigung der Aufgaben verbringen.

Integrations

Je mehr Integration ein internes Kommunikationstool hat, desto mehr neue Möglichkeiten kann es seinen Nutzern eröffnen. Zunächst einmal bedeutet die Integration eines internen Kommunikationstools mit Websites und Apps, dass es Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall unterstützen wird.

TextCortex - All-in-One-Unternehmensassistent

Wenn Sie auf der Suche nach einem Co-Piloten für Ihr Unternehmen sind, der alle Funktionen eines effektiven internen Kommunikationstools und mehr bietet, dann ist TextCortex dann ist TextCortex genau das Richtige für Sie. bietet seinen Nutzern Funktionen wie Text-/Bild-/Codegenerierung, Aufgabenautomatisierung, nahtlose Integration, mehrere LLMs, leistungsstarke RAG (Retrieval-augmented generation), Websuche, benutzerdefinierte Personas und Wissensdatenbanken. Mit allen Funktionen von TextCortex können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zusammenzuarbeiten und ihre individuelle Leistung zu steigern. Darüber hinaus bietet TextCortex einen Browser extension , der mit mehr als 30.000 Websites und Anwendungen integriert ist, um Sie überall und jederzeit zu unterstützen.

ZenoChat - Wissensdatenbanken

TextCortex kommt mit der konversationellen KI Ihrer Träume, genannt ZenoChat. ZenoChat bietet seinen Nutzern Funktionen wie Texterstellung, Übersetzung, Dokumentenzusammenfassung, Websuche und Wissensmanagement in einem konversationellen Format. Mit den Wissensdatenbanken von ZenoChat können Sie alle Ihre internen Daten in ZenoChat hochladen und aus Ihren Dokumenten Ausgaben generieren.

Wir wissen, dass es eine Herausforderung ist, Ihr Unternehmenswissen zu durchforsten und etwas Sinnvolles daraus zu machen - als KI-Lösung ermöglichen wir Ihnen, Ihre eigenen Daten abzufragen und daraus verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Sie können die Effizienz Ihrer Mitarbeiter erhöhen und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern, indem Sie alle Funktionen von ZenoChat nutzen, einschließlich der Wissensdatenbanken. Sehen Sie die Ergebnisse aus einer unserer Fallstudien:

• TextCortex wurde umgesetzt für Kemény Boehme Consultants als Lösung für diese Herausforderungen implementiert, und heute berichten die Mitarbeiter über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität(durchschnittlich 3 Arbeitstage pro Monat und Mitarbeiter eingespart).
• AICX, ein Ökosystempartner von TextCortex, war maßgeblich am Onboarding beteiligt und trug dazu bei, dass das Team innerhalb der ersten Wochen eine Aktivierungsrate von 70 % erreichte.
• Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Einsatz und die Arbeit mit KI stieg um 60 %.‍
• Die Implementierung führt zu einem 28-fachen Return on Investment (ROI)

Möchten Sie mehr erfahren?

Klicken Sie hier, um ZenoChat auszuprobieren und zu sehen, welchen Unterschied es in der internen Kommunikation macht.