Was ist ein Intranet? - Ist es für Ihr Unternehmen relevant?

Ein Geschäft, ein Team oder ein Unternehmen braucht eine App, um die Arbeitslast zu organisieren und die Datenkommunikation der Mitarbeiter zu verwalten. Apps, die diese Funktionen bieten und zur Rationalisierung des Arbeitsaufkommens nützlich sind, werden Intranets genannt. Ein Intranet ist eine interne Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die von Firmen und Unternehmen aller Größen und Branchen genutzt wird. Ein Intranet ist eine Methode zum Austausch von Informationen, zur Kommunikation und zur effektiven Zusammenarbeit mit vertrauten Partnern. Wenn Sie neugierig auf die Vorteile eines Intranets sind, das die Effizienz und damit die Rentabilität Ihres Unternehmens steigern wird, lesen Sie weiter!

In diesem Artikel werden wir untersuchen, was ein Intranet ist und was die besten Praktiken sind!

Reay? Fangen wir an!

TL; DR

• Intranet-Apps sind Tools, die Unternehmen und Organisationen nutzen, um Daten auszutauschen, die Kommunikation zu verbessern und Wissen zu verwalten.
• Intranets bieten wichtige Funktionen wie den sicheren Austausch von Informationen, klare Kommunikation, Aktualisierungen, Nachrichten und Ankündigungen.
• Mit Intranets können Sie effektiv mit Ihren Unternehmensmitgliedern kommunizieren und alle Arbeitsabläufe rationalisieren.
• Da Intranet-Apps auch als Dokument- und Datenspeicher dienen, können die Mitarbeiter alle Daten schnell finden.
• Wenn Sie auf der Suche nach einem flexibleren und effektiveren Wissensmanagement-Tool als Intranets sind, ist ZenoChat genau das Richtige für Sie - mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Wissensmanagement-Aufgaben mit KI-gestützter Unterstützung zu erledigen.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, das von Unternehmen für den Austausch von Daten, die Kommunikation und die Verwaltung von Aufgaben genutzt wird. Ein Intranet fungiert als digitales Hauptquartier eines Unternehmens, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, so dass jeder Mitarbeiter leicht auf die gesuchten Daten zugreifen kann. Ein Intranet kann auch genutzt werden, um verschiedene Teams in einer Organisation miteinander zu verbinden.

Hauptmerkmale von Intranets

Intranets halten Teams in Kontakt und erleichtern den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern. Zu den wichtigsten Merkmalen eines Intranets gehören:

• Sicherer Austausch von Informationen
• Klare Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern
• Verschiedene Teams durch Wissensaustausch auf dem Laufenden halten
• Ermöglicht Organisationen die Speicherung wichtiger Daten wie Richtlinien, Grundsätze und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Ermöglicht den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf die gesuchten Daten

Vorteile von Intranets

Durch die Aufrüstung von Unternehmen mit einem Intranet ist es möglich, sowohl die Arbeitsabläufe zu rationalisieren als auch die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Die effektive Nutzung eines Intranets ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es ihnen hilft, ihr Wissensmanagement und den Austausch zwischen Mitarbeitern und Führungskräften zu optimieren. Einige der wichtigsten Vorteile von Intranets sind:

• Verbesserte Kommunikation: Intranets ermöglichen eine effektive Kommunikation über Neuigkeiten, Aktualisierungen und Ankündigungen zwischen Unternehmen, Teams, Mitarbeitern und Managern.
• Kollaboration: Intranets ermöglichen den Mitarbeitern die gemeinsame Nutzung von Daten wie gemeinsamen Kalendern, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Aufgabenplänen sowie die gemeinsame Arbeit.
• Produktivitätssteigerung: Intranet-Tools bieten einen gemeinsamen Speicherbereich für Informationen und Ressourcen, so dass die Mitarbeiter schnell auf Daten zugreifen und Aufgaben schneller erledigen können.
• Erhöhte Sicherheit: Mit Intranet-Tools können Administratoren Zugriffsberechtigungen für sensible Daten festlegen, so dass die Daten sicher sind.
• Skalierbarkeit: Intranets können durch die Aufnahme neuer Daten, Benutzer, Inhalte und Funktionen noch nützlicher gemacht werden.

Intranet Anwendungsfälle

Ein Intranet ist ein vielseitiges und leistungsfähiges Instrument, das die Arbeitsweise einer Organisation verändern kann. Intranets können bei der Kommunikation, dem Wissensmanagement, dem Informationsaustausch, der Aufgabenverfolgung, dem Datenabruf, der Zusammenarbeit, der Fernarbeit und der Organisation von Arbeitsabläufen helfen. Hier sind einige beliebte Anwendungsfälle von Intranets:

• Interne Kommunikation: Intranets ermöglichen den Austausch von Nachrichten, Ankündigungen und Aktualisierungen unter den Mitgliedern der Organisation.
• Bibliothek für Mitarbeiter: Intranets bieten eine Bibliotheksfunktion, in der die Mitarbeiter die Daten finden können, die sie suchen. Studien zufolge verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt 18 Minuten mit der Suche nach einer Datei. Mit Intranets können Sie die Zeit, die die Mitarbeiter zum Auffinden von Dateien benötigen, auf wenige Sekunden reduzieren.
• Speicherung von Dokumenten: Sie können Dokumente, die mit den Aufgaben des Unternehmens in Zusammenhang stehen, in Intranets hochladen und wichtige Dokumente mit den Mitarbeitern teilen.
• Kollaboration: Intranets helfen Teams, die in verschiedenen Bereichen des Unternehmens arbeiten, ihre gemeinsamen Aufgaben zu bewältigen.
• Ausbildung: Dank der Intranets können Sie Ihren Mitarbeitern Online-Kurse anbieten und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.

Bewährte Praktiken im Intranet

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Intranet einrichten möchten, aber nicht wissen, wie Sie es nutzen sollen, haben wir für Sie das Richtige. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Best Practices von Intranets für Unternehmen, Betriebe, Organisationen und Teams.

Wirksame Kommunikation

Der größte Vorteil der Einführung eines Intranets in Ihrem Unternehmen besteht darin, dass es eine effektive Kommunikation ermöglicht. Im Gegensatz zu E-Mail und Chat-Apps können Sie mit Intranets Aktualisierungen, Ankündigungen und Neuigkeiten mit allen Mitgliedern Ihres Unternehmens auf professionelle Weise teilen. Vor allem, wenn Sie in Ihrem Unternehmen externe oder hybride Mitarbeiter haben, sind Intranets ein effektiver und organisierter Weg, um mit ihnen zu kommunizieren.

Richtig eingesetzt, ermöglicht ein Intranet allen Mitgliedern und Teams in Ihrem Unternehmen, zusammenzuarbeiten und Aufgaben selbständig zu erledigen. Auf diese Weise können Sie sowohl die Gesamtproduktivität als auch die Leistung der einzelnen Mitarbeiter steigern. Laut dem Bericht von worldmetrics 2024 geben 57 % der Mitarbeiter an, dass sie keine klaren Anweisungen erhalten, und 75 % der Mitarbeiter sind mit der Kommunikation ihres Unternehmens unzufrieden. Um diesem Problem vorzubeugen, können Sie Intranets in Ihr Unternehmen integrieren und die durch mangelnde Kommunikation verursachte Ineffizienz überwinden, indem Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Anweisungen befolgen und wissen, was zu tun ist.

Sofortige Informationen 

Sie können Intranets nutzen, um aufgabenbezogene Dokumente hochzuladen und allen Mitarbeitern den Zugriff auf diese Dokumente zu ermöglichen. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks auf die gesuchten Informationen zugreifen und seine Arbeit fortsetzen, ohne die Konzentration zu verlieren.

Ein Mitarbeiter kann sowohl sich selbst als auch seine Kollegen ablenken, um die gesuchten Daten zu finden, was zu einem Rückgang der Gesamtproduktivität führen kann. Untersuchungen haben ergeben, dass die Produktivität sinkt, wenn ein Mitarbeiter bis zu fünfmal am Tag mindestens zwei andere Personen unterbricht, um die gesuchte Information zu finden, da es für ihn schwieriger ist, sich zu konzentrieren. Mit einem Intranet können Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, auf die gesuchten Informationen zuzugreifen, ohne andere Mitarbeiter zu stören.

Intranet-Anwendungen sind zwar nützlich, um Daten zu finden, aber sie sind nicht geeignet, um aus längeren Abfragen relevante Informationen zu gewinnen. Während Sie mit Intranets Informationen lernen können, können Sie nach der Analyse der Daten keine neuen Informationen erstellen. Wenn Sie Ihren Datenverarbeitungs- und Informationsabrufprozess verbessern möchten, sind KI-gestützte Wissensmanagement-Tools wie die Wissensdatenbanken von ZenoChat genau das Richtige für Sie.

ZenoChat von TextCortex: Besseres Wissensmanagement im Unternehmen als ein Intranet

ZenoChat bietet ein verbessertes Intranet-Erlebnis dank der Funktion "Wissensdatenbanken". Mit den Wissensdatenbanken von ZenoChat können Sie einen Arbeitsbereich schaffen, in den Sie alle Unternehmensdaten hochladen und sicher verwalten können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Intranets bietet ZenoChat ein interaktives und anpassbares Wissensmanagement für Unternehmen.

Während herkömmliche Intranet-Apps ihren Nutzern nur Rohdaten zur Verfügung stellen, kann ZenoChat auch ihre Fragen oder Abfragen analysieren und Antworten mit Erkenntnissen aus den Daten des Unternehmenswissens generieren. Während Sie beispielsweise mit herkömmlichen Intranet-Apps auf die Daten einer wöchentlichen Aufgabenliste zugreifen können, können Sie mit ZenoChat auf die Anzahl, die Art und den Inhalt der Aufgaben zugreifen und Zusammenfassungen zu jeder Aufgabe erstellen, was dazu führt, dass die Mitarbeiter ZenoChat flexibler und vielseitiger nutzen.

Die ZenoChat Wissensdatenbank ermöglicht es seinen Nutzern, ihre internen Daten hochzuladen oder zu verbinden. Mit unserer Wissensdatenbank integrations können Sie Ihre bestehenden Datenquellen wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Notion mit nur wenigen Klicks in ZenoChat importieren und Ihren Daten-Upload-Prozess durch kontinuierliche Synchronisation optimieren.

Sehen Sie sich die Ergebnisse einer unserer Fallstudien an:

• TextCortex wurde umgesetzt für Kemény Boehme Consultants als Lösung für diese Herausforderungen implementiert, und heute berichten die Mitarbeiter über eine gesteigerte Effizienz und Produktivität(durchschnittlich 3 Arbeitstage pro Monat und Mitarbeiter eingespart).
• AICX, ein Ökosystempartner von TextCortex, war maßgeblich am Onboarding beteiligt und trug dazu bei, dass das Team innerhalb der ersten Wochen eine Aktivierungsrate von 70 % erreichte.
• Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Einsatz und die Arbeit mit KI stieg um 60 %.‍

Die Implementierung führt zu einem 28-fachen Return on Investment (ROI).

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