De 4 bästa verktygen för kollaborativt skrivande för att öka produktiviteten

Företagens framtid ligger i dokumentproduktion med delat upphovsmannaskap.

För att författare ska kunna samarbeta måste de kunna lita på varandra när det gäller privat, känslig information.

De kommer att få mer kulturell medvetenhet och en mängd olika perspektiv när de utarbetar en text på grund av den speciella karaktären hos kollaborativt skrivande.

Det skiljer sig från delat skrivande eftersom individerna delar upp de olika arbetsområdena och koncentrerar sig uteslutande på dessa områden.

Med dessa i åtanke, låt oss dyka in i ämnet!

Vad är en kollaborativ text och vad ska man leta efter i den?

Kollaborativt skrivande är ett förfarande där en grupp författare arbetar tillsammans för att skapa ett skriftligt dokument eller innehåll.

Genom att göra det möjligt för dem att samarbeta på samma text hjälper verktyg för skrivsamverkan författare, förlag och copy redaktörer att påskynda redigering, skapande och publicering av manuskript.

Det är viktigt att förstå de standarder enligt vilka onlineverktyg för kollaborativt skrivande utvärderas innan man går vidare med några recensioner av dem.

Nedan följer några viktiga egenskaper som de bästa av de bästa har gemensamt:

• Enkel delning - Varje medarbetare kan enkelt dyka in i dokumentet, se de senaste uppdateringarna och utföra sitt arbete med lämpligt verktyg
• Samtidig åtkomst - Att samarbeta med personer som har samtidig åtkomst är betydligt enklare att hantera med vissa verktyg än med andra.
• Kommentera - Alla skrivande insatser behöver feedback, därför kommer ett användbart verktyg att göra det enkelt att kommentera någon del av arbetet.
• Versionskontroll - Du måste kunna se alla ändringar som gjorts i ett dokument sedan du senast arbetade med det när många människor ändrar det.
• Markdown-stöd - De bästa plattformarna för kollaborativt skrivande gör det möjligt för skribenter att strukturera sitt arbete utan att använda konventionella taggar genom att tillhandahålla Markdown-stöd.
• Flexibel export - Leta efter skrivprogram som erbjuder en rad olika exportformat, t.ex. Microsoft Word, EPUB och PDF.

Många verktyg har åtminstone en eller två av de viktiga egenskaper som nämns ovan, men följande lista över applikationer sticker ut eftersom de innehåller de flesta eller alla av dessa egenskaper.

4 viktiga samarbetsverktyg för att skapa innehåll och stärka din närvaro på nätet

1. TextCortex - En allt-i-ett AI-assistent för ditt team

TextCortex är ett heltäckande samarbetsverktyg som drivs av artificiell intelligens och hjälper dig att producera engagerande innehåll baserat på dina idéer.

Den erbjuder ett särskilt studentprogram med en gratis TextCortex Premium-prenumeration på en månad!

Den fungerar med Android- och iOS-smartphones och finns tillgänglig som webbapplikation och Chrome add-on på över 25 språk.

Det som utmärker TextCortex är ZenoChat, ett avancerat AI-konversationsverktyg som förbättrar din AI-assistent enligt din input och redan befintliga enorma databas.

Viktiga egenskaper:

• Funktioner för omskrivning och parafaser - Med denna funktion kan du redigera och skriva om dina texter utan att de förlorar sin betydelse, vilket är mycket viktigt vid kollaborativt skrivande.
• Över 60 färdiga mallar Templates - Dessa är kategoriserade och ytterligare filtrerade efter yrke, vilket ger skribenter ett försprång.
• Läsbarhetskontroll och korrekturläsning - TextCortex:s integrerade läsbarhetskontroll hjälper dig att maximera effekten av ditt innehåll med felfri precision.
• Expander - Det här är en mäktig funktion som kan skapa hela berättelser genom att lägga till några få uppmaningar.
• Tonen i rösten - Hjälper dig att välja rätt ton för din målgrupp och ditt ämne.
• Zeno chatt - En anpassningsbar AI som anpassas efter dina uppgifter, kunskaper och preferenser.

Verktygen för omskrivning erbjuder olika alternativ som enkelt och kreativt skrivande så att författare snabbare kan komma till botten med sina idéer.

Hur använder du en samarbetsinriktad strategi?

Genom att ge TextCortex så mycket data som möjligt kan du hjälpa den att fungera så effektivt som möjligt.

Ditt innehåll kommer att bli mer generiskt och tråkigt om dina uppmaningar är korta och otydliga.

Det tar tid att skapa utmärkta uppmaningar som garanterar att det innehåll som produceras uppfyller dina behov.

Med TextCortex kan du samarbeta och dela dina dokument med ditt team och arbeta effektivt när du vill.

Författare kan enkelt samarbeta via delade dokumentsystem när de skapar bloggar, produktbeskrivningar, YouTube-texter, Instagram-beskrivningar, e-postmeddelanden och så vidare.

Uppdateringar lagras automatiskt på Googles servrar, och för att granska och ångra tidigare justeringar upprätthålls en revisionshistorik automatiskt.

Alla dessa användbara funktioner gör att TextCortex står högst upp på önskelistan över verktyg för kollaborativt skrivande.

TextCortex Fördelar

I det här avsnittet diskuterar vi fördelarna med att använda TextCortex för företag och privatpersoner:

✅Förbättradproduktivitet - TextCortex kan hjälpa dig att avsluta ditt arbete snabbare och effektivare genom att automatisera processer och svara snabbt på användarförfrågningar.

✅Ökadprecision - Avancerade funktioner utnyttjar naturlig språkbehandling för att förstå användarförfrågningar och ge exakta svar.

✅StreamlinedWorkflow - Team kan hålla sig organiserade genom att använda TextCortex:s anpassningsalternativ och samarbetsfunktioner, eftersom de rensar upp förvirring och förbättrar kommunikationen.

✅ Ekonomiskt - TextCortex erbjuder flexibla och prisvärda prisplaner för privatpersoner och små organisationer.

✅Högkvalitativaresultat - TextCortex ger dig möjlighet att producera original, naturligt klingande material och konsekvent kvalitet.

✅FollowsYou Around - Tillgänglig som en Chrome extension och onlineansökan

TextCortex Nackdelar

Nedan beskrivs nackdelarna med TextCortex och hur de kan påverka både individer och team:

🔴 F örtroende för indata - Naturlig språkbehandling är inte felfri och kan ha problem med att svara på frågor eller förstå icke-standardiserat språk, vilket leder till felaktigheter.

🔴 F unktion för informationshämtning - När du söker i en stor eller komplicerad databas kanske TextCortex:s funktion för informationshämtning inte alltid hittar den exakta informationen.

‍

TextCortex Prissättning

TextCortex har en kostnadsfri plan och erbjuder teamplaner med rimliga priser för alla teamstorlekar.

2. Google Docs - ett verktyg för samarbete kring dokument i molnet

Google Docs är ett realtidsverktyg för gemensam redigering av dokument tillsammans med andra.

Flera användare kan öppna, redigera och dela dokument samtidigt.

Användare kan också se ändringar som gjorts av andra medarbetare på enskilda karaktärer när de redigerar.

Samarbetet i Google Dokument börjar när du delar det med andra personer.

Viktiga egenskaper:

• Delningsalternativ - Tillåter tvåvägsdelning via e-postadress eller genom att skapa en delningslänk som ger dig möjlighet att ange roller: Tittare, Kommentator, Redaktör till deltagarna.
• Hög begränsning - Upp till 100 användare kan arbeta på ett enda dokument samtidigt, därför kräver produktivitet god kommunikation.
• Skärmdelning - Genom Google Meet kan du dela din skärm med andra deltagare och ta fram en plan för din delade dokumentredigering.
• Lägg till kommentarer - Du kan markera ett textavsnitt och välja alternativet Lägg till kommentar genom att klicka på ett plustecken som visas till höger på sidan.
• Innehållsförteckning - På vänster sida finns en uppdelad del av broschyren och genom att klicka på rubriken eller underrubriken kommer du till dess plats i Google Doc.
• Bokmärken - Du kan skapa en länk som tar användaren direkt till en viss plats i dokumentet, och det hjälper till att markera olika avsnitt.
• Förslagsläge - Medarbetare kan komma med idéer utan att redigera originalinnehållet och dokumentägaren kan godkänna eller avvisa rekommendationer individuellt eller i grupp.
• Versionshistorik - Text som har understrukits för att markera de senaste ändringarna kommer att visa dokumentets hela revisionshistorik på höger sida av skärmen.

Hur använder du en samarbetsinriktad strategi?

Google Docs är perfekt för samarbete i realtid.

Enkel delning, kommentarsfunktioner, versionshistorik, kraftfulla redigeringsverktyg och integration med andra Google-appar gör den till ett oumbärligt verktyg för företag och utbildningsinstitutioner.

Fördelar med Google Dokument

I det här avsnittet diskuterar vi fördelarna med att använda Google Dokument för företag och privatpersoner:

✅Detär gratis - Det finns inga kostnader för prenumerationer eller andra tjänster.

✅Lättatt använda - Användarvänligt gränssnitt är rent, enkelt och bra för nybörjare.

✅Enkelåtkomst - Ingen installation krävs, du kan använda den direkt från webbplatsen.

✅Anslutning tillGoogle Drive - Du kan visa dina dokument var som helst och när som helst eftersom de automatiskt sparas online.

✅Stöd förolika format - Dokumenttyper som .doc, .docx, .ppt och .pdf stöds av Google Docs, så att du snabbt kan konvertera dina papper till olika format.

Nackdelar med Google Dokument

Nedan följer nackdelarna med Google Docs och hur de kan påverka både individer och team:

🔴Begränsadefunktioner - Jämfört med MS Word saknar den verktyg, formatering, teckensnitt och andra alternativ för mer komplex textskrivning.

🔴Begränsat Templates - Om du behöver generera ett visst dokument, som ett affärsförslag eller CV, måste du arbeta med anpassade tillägg.

🔴Kräverinternetanslutning - Som onlinetjänst kräver den en internetanslutning, men du kan komma åt den offline även om vissa funktioner är inaktiverade.

‍

Prissättning för Google Dokument

Det är gratis med Gmail!

3. Notion

Notion är en molnbaserad lösning för arbetsytor som kombinerar produktivitet och samarbete.

Med flera funktioner som kan förbättra uppgiftshantering, produktivitet och teamarbete är Notion ett effektivt verktyg för projektledning.

Många team tycker att det är ett populärt alternativ på grund av dess mobilapp, integrering av rich media, flexibla uppgiftshantering, samarbetsverktyg och anpassningsbara gränssnitt.

Viktiga egenskaper:

• Prioritering och schemaläggning av uppgifter - Notion hanterar, spårar projekt och slutför uppgifter med hjälp av Kanban-tavlor, uppgiftslistor, epic-kalendrar och sprint-arrangörer.
• Delad teamkalender - Teamkalendern visar både pågående och slutförda uppgifter, förutsatt att tittaren har tillgång till dem, vilket är idealiskt för långsiktiga projekt.
• Mobilapplikation - Notion tillhandahåller en mobilapplikation för iOS och Android så att du kan hålla kontakten med ditt team och hantera projektuppgifter när du är på språng.
• Dokumentlagring - Projektets huvudsida har en sektion för uppladdning av dokument, kalkylblad, PDF-filer och bilder, samt ytterligare alternativ för kommentarer.
• Fildelning - Varje uppgift på Notion innehåller en mekanism för att ladda upp och dela filer, så att du snabbt kan distribuera resurser till de andra medlemmarna i ditt team.
• Kommunikation - Varje uppgift på Notion har en kommentarsektion där du kan prata om projektuppdateringar och problem och skicka relevanta resurser till rätt personer.
• Enkel inloggning (SSO) integrations - Med anpassade konfigurationer kan Notion integreras med leverantörer som Okta.
• Kontobehörigheter - Använd behörighetsstyrning för uppgifter, team och projekt för att begränsa åtkomsten till rätt användare och skydda dina tillgångar.

Hur använder du en samarbetsinriktad strategi?

En uppgift är det minsta möjliga arbetsmoment som bidrar till att uppnå ditt huvudmål.

Uppgifter är de grundläggande komponenterna i Asana, och det är här som majoriteten av ditt samarbete kommer att ske.

Att ge någon en uppgift är ett av de bästa sätten att arbeta tillsammans.

Det är inte bara chefer, teamledare och personer som ansvarar för stora projekt som fördelar uppgifter.

Ge en medarbetare en uppgift att utföra om du behöver något från dem.

Tilldela uppgifter till arbetet om du behöver dela upp det bland dina teammedlemmar.

Notion Proffs

I det här avsnittet diskuterar vi fördelarna med att använda Notion för företag och privatpersoner:

✅Kostnadseffektivt - Det finns en gratisversion med viktiga funktioner som är idealiska för personligt bruk.

✅Enkeltatt använda - Teammedlemmar kan tilldela varandra uppgifter, dela anteckningar och arbeta tillsammans i projekt, samtidigt som användargränssnittet är lätt att behärska för alla nivåer.

✅ Tidsbesparande - Det eliminerar behovet av utdragna e-postmeddelanden eller möten genom att göra det möjligt för teammedlemmar att arbeta tillsammans på projekt i realtid.

✅Portabeltstöd för flera plattformar - Eftersom plattformen är tillgänglig online kan alla enheter med internetanslutning komma åt den via en smartphone-app som förenklar åtkomsten.

✅Utförliga handledningar och dokumentation - Kunskapsbasen på plattformen täcker allt från grunderna i verktyget till dess mer sofistikerade funktioner.

✅Gratis Templates för olika använd ningsområden - Olika användningsområden, inklusive uppgiftshantering, anteckningar och projektledning, täcks av den anpassningsbara templates.

Notion Cons

Nedan beskrivs nackdelarna med Notion och hur de kan påverka både individer och team:

🔴Omfattandeatt använda - Det kan vara förvirrande för förstagångsanvändare var de ska börja eftersom det finns så många olika typer av block och templates tillgängliga.

🔴Ingenmålspårning - Plattformen saknar funktioner för målspårning vilket innebär att du kan behöva använda Notion tillsammans med andra verktyg för att spåra större projekt.

🔴Inget inbyggt rapporteringsverktyg - Detta kan göra plattformen för att generera rapporter och analysera data utmanande.

🔴Begränsadmobilapp och Integrations - Mobilappens funktionalitet kan vara begränsad för användare som främst använder mobila enheter eftersom vissa funktioner kanske inte är tillgängliga.

Notion Prissättning

Om du vill testa plattformen innan du köper den kan du antingen använda gratisversionen för dina projekt, eller så kan du testa hela plattformen med hjälp av deras kostnadsfria testversion.

Den bästa egenskapen med deras kostnadsfria provperiod är att den är obegränsad i längd.

Notion begränsar den kostnadsfria testversionen till 1 000 block.

4. Slack

Slack är en kommunikationsfokuserad plattform som underlättar fildelning, realtidskommunikation och integration med många andra produktivitetsverktyg.

Det är mycket populärt bland fjärrteam.

Med Slack kan användarna kommunicera utan problem och undvika den "apptrötthet" som uppstår när man använder flera olika kommunikationsappar.

Viktiga egenskaper:

• Kanaler - Användare kan skapa kanaler för roliga ämnen, olika projekt eller team.
• Verktyg för privata meddelanden - Du kan använda privata meddelandefunktioner för att kommunicera med kollegor och använda många funktioner för att undvika "apptrötthet".
• Ljud- och videosamtal - Upp till 50 medarbetare kan delta i ljud- eller videosamtal med användare. De kan också dela sin skärm under ett samtal.
• Flera integrationsalternativ - Det är möjligt att integrera Slack med över 2 400 olika affärsprogram.
• Fildelning - Du kan lägga till viktiga detaljer och sammanhang som du annars skulle missa när du bläddrar i mappar när du delar filer och dokument inom en konversation.

Hur använder du en samarbetsinriktad strategi?

Slack är ett bra val för team som letar efter en enkel och användarvänlig plattform för fildelning och grundläggande meddelanden.

Användarskapade kanaler och enskilda konversationer lyfts fram på ett tydligt sätt i Slacks design.

På vänster sida toolbar kan användarna snabbt visa utkast, osända meddelanden, trådar, omnämnanden och direktmeddelanden.

Proffs på Slack

I det här avsnittet diskuterar vi fördelarna med att använda Slack för affärs- och privatändamål:

✅Förbättrat samarbete - Med realtidskommunikation och funktioner som trådade konversationer, fildelning och snabbmeddelanden ökar teamarbetet.

✅Organiserad information - Meddelanden ordnas i kanaler för att göra det lättare att hitta information och övervaka pågående uppgifter.

✅Integrationsmöjligheter - Integrering med plattformar för kundsupport och projekthanteringsverktyg gör att du slipper växla mellan flera appar.

✅ Avancerade sökfunktioner - Användare kan hitta relevanta filer, konversationer och information med sökfunktionen, vilket sparar tid.

✅Remote Collaboration - Det uppmuntrar smidig kommunikation mellan team oavsett var de befinner sig i världen, så att de kan samarbeta effektivt och hålla kontakten.

✅Anpassningsbara aviseringar - Användare kan anpassa sina aviseringsinställningar för att undvika meningslösa distraktioner samtidigt som de får viktiga uppdateringar.

Nackdelar med Slack

Nedan följer nackdelarna med Slack och hur de kan påverka både individer och team:

🔴Möjlighet tillöverbelastning av information - När meddelanden och notiser strömmar in i arbetsytan kan funktioner för realtidsmeddelanden ibland orsaka en överbelastning av information.

🔴Internetberoende - Samarbete och kommunikation kan hämmas av bristande anslutningsmöjligheter på grund av det stora beroendet av Internet.

🔴Inlärningskurva - Inlärningskurvan i samband med navigering genom kanaler, trådar och andra funktioner kan påverka användandet till en början.

🔴Sämrefokus - Det kan vara svårt att behålla fokus på sina uppgifter när det ständigt kommer in nya meddelanden.

🔴Privatlivs-och säkerhetsfrågor - Trots Slacks implementering av säkerhetsåtgärder kan delad konfidentiell information på plattformen vara mottaglig för oönskad åtkomst.

Prissättning för Slack

Det finns flera begränsningar med gratisabonnemanget, inklusive 10 appar integrations, 10 000 sökbara meddelanden och videosamtal en-till-en.

Särskilt för stora team eller organisationer kan betalplanerna bli dyra.

‍

Avslutning

Att använda verktyg för kollaborativt skrivande är det bästa sättet att arbeta tillsammans på ett dokument med ditt team, vilket kan hjälpa dig att öka produktiviteten och kommunikationen drastiskt. 

Ditt team blir gladare eftersom de är mer produktiva, och du kan spara mycket värdefull tid som de kan lägga på andra, viktigare uppgifter.

Det är därför TextCortex fungerar bäst för samarbete kring AI-skrivverktyg, och det bästa är att det passar alla teamstorlekar.

Är du intresserad av att prova det?

Börja använda TextCortex nu för att uppleva de många fördelarna med att höja ditt skrivande till en professionell nivå!