Produktivitetstips för Gmail för att förbättra ditt spel

Att behärska e-postproduktivitet är en nyckelkompetens för alla arbetstagare.

E-post är ett av de viktigaste sätten för arbetstagare att kommunicera på den moderna arbetsplatsen: det är därför viktigt att behärska e-postproduktivitet om du vill lyckas i ditt jobb.

Effektiva e-postvanor och metoder kan hjälpa dig att hålla dig organiserad, spara tid och energi och se till att viktiga meddelanden inte begravs i en lavin av e-postmeddelanden.

Om du känner att du har saknat sådan disciplin på sistone, kan du i den här artikeln få några användbara tips för att öka din Gmail-produktivitet!

Vad saknar jag?

Kämpar du någonsin för att vara produktiv när du arbetar? Du kanske frågar dig varför det är så.

Det finns många skäl till att din produktivitet kan vara låg och det är viktigt att identifiera vad som kan orsaka problemet så att du kan vidta åtgärder för att förbättra din effektivitet. 

Överväldigad

En av de vanligaste orsakerna till bristande produktivitet är att man känner sig överväldigad eller att man inte har några tydliga mål i åtanke.

När du inte vet exakt vad som ska göras eller hur du ska göra det kan det leda till uppskjutande och distraktioner som kan hindra dig från att få arbetet gjort. För att motverka detta problem kan du försöka dela upp stora uppgifter i mindre delar, fastställa specifika tidsramar för varje uppgift och fokusera på en uppgift i taget tills den är klar.

Se dessutom till att dina mål är mätbara och uppnåeliga så att de fungerar som incitament för att slutföra uppgifterna i tid.

Upprepning 

En annan orsak till dålig produktivitet är att man blir för bekväm med rutinuppgifter eller tar på sig för mycket arbete på en gång.

Att utföra repetitiva uppgifter under långa perioder kan bli tråkigt eller monotont, vilket kan leda till minskad motivation och fokus när man försöker utföra dessa uppgifter igen i framtiden.

För att motverka detta problem kan du försöka göra små förändringar då och då, till exempel genom att byta upplägg för en viss uppgift eller ta pauser under dagen för fysisk aktivitet eller avslappningsövningar som yoga och meditation, som har visat sig bidra till att öka fokusnivån när du återvänder tillbaka till jobbet efter att ha utfört dem.

Vila

En av de vanligaste orsakerna till låg produktivitet är brist på sömn eller vilopauser under dagen.

När vi sover för lite fungerar inte hjärnan så effektivt som den borde, vilket kan göra det svårare för oss att koncentrera oss och hålla fokus på våra uppgifter. Att inte ta regelbundna pauser under dagen kan på samma sätt leda till utbrändhet och minskade produktivitetsnivåer med tiden. 

Hur du skriver e-postmeddelanden enklare

Att skriva e-post kan vara en skrämmande uppgift. Även om du vet vad du vill säga är det lätt att fastna i detaljerna och stirra på en tom skärm.

Lyckligtvis finns det enkla strategier som kan göra det enklare och effektivare att skriva e-postmeddelanden.

Planera i förväg

Innan du börjar skriva är det viktigt att du tänker på syftet med ditt e-postmeddelande och hur du vill strukturera det.

Se till att du har en klar uppfattning om vem din målgrupp är och vilket budskap du vill förmedla innan du börjar: om du tar dig tid för det här steget kan du spara tid i det långa loppet genom att se till att ditt e-postmeddelande är välorganiserat och på pricken.

Håll det enkelt

Alla e-postmeddelanden behöver inte vara komplicerade eller blommiga; ibland räcker det med några få meningar med tydlig information eller anvisningar. Håll det enkelt och undvik att komplicera saker och ting med onödiga detaljer eller jargong - läsarna kommer att uppskatta enkelheten!

Bli kreativ

Även om det är viktigt med korthet är du inte rädd för att ha roligt med ord om det är lämpligt för din målgrupp! Var kreativ med ämnesrader eller använd humor när det är lämpligt - dessa små detaljer kan verkligen göra intryck på mottagarna och ge dina meddelanden personlighet utan att ta bort dem från deras syfte. 

Tips för produktivitet i Gmail

Gmail är en av de mest populära e-posttjänsterna i världen, och det är lätt att förstå varför. Den är snabb, pålitlig och fullmatad med funktioner som hjälper dig att få mer arbete gjort på kortare tid. Men trots dess många fördelar kan det vara svårt att maximera din produktivitet när du använder den.

Här är några tips som hjälper dig att få ut det mesta av ditt Gmail-konto!

Lita på ett verktyg från AI när det gäller ditt arbetsflöde

Ett bra sätt att öka din förmåga och snabbhet att skriva e-postmeddelanden är att skriva några i förväg så att du kan ordna så att de kan skickas ut senare.

TextCortex är det perfekta AI verktyget för att uppnå önskat resultat!

‍

Det genererar inte bara ett komplett e-postmeddelande på några sekunder med hjälp av några få punkter, utan har även andra användbara funktioner för att expandera din text, översätta den till över 25 språk och ändra tonen så att du alltid har ett innehåll som låter precis som du vill.

Behöver du idéer om hur du ska närma dig ett visst ämne i ett e-postmeddelande? Vill du ha några templates att välja mellan? Fråga din nya, alldeles egna AI assistent: ZenoChat!

Skapa flera konton

Om du har flera affärsrelaterade e-postkonton (t.ex. sales@mycompanyname) underlättar det om du skapar flera konton i Gmail, eftersom alla inkommande e-postmeddelanden från varje konto hanteras på en central plats.

Det innebär att du enkelt kan växla mellan konton och få tillgång till e-postmeddelanden från olika konton utan att behöva logga in och ut från olika konton.

Dessutom kan du snabbt besvara e-postmeddelanden från alla konton på ett och samma ställe och på så sätt spara värdefull tid. 

Integrations finns där för att hjälpa till

Gmail har också ett stort antal funktioner som hjälper dig att hålla dig organiserad och produktiv.

Med integreringen med andra Google-tjänster som Google Drive och Kalender är det enklare än någonsin att hålla reda på dina uppgifter!

Få ut det mesta av det: skriv e-postmeddelanden i Google Dokument (klicka på "Arkiv", sedan på "E-post" och välj sedan "Utkast till e-post"), förbered ditt meddelande och spara det för senare eller klicka på den blå Gmail-ikonen för att överföra det till Gmail som ett utkast. Detta är ett utmärkt val när du behöver skicka många e-postmeddelanden konsekvent och ändå vill hålla dem systematiskt ordnade eller dela dem med andra personer.

Använd en e-postsökare

Att hitta e-postadresser kan vara ganska tråkigt.

Om du är en prospektör och snabbt vill hitta någons e-postadress kan du förlita dig på ett verktyg för att hitta e-postadresser som Voila Norbert, som har ett mycket intuitivt gränssnitt och en 98-procentig noggrannhet.