De bästa tipsen för produktivitet inom e-post för att få mer gjort varje dag

Att skriva e-post kan vara en tidskrävande uppgift, men det är en viktig del av kommunikationen på alla arbetsplatser.

Även om det är lätt att fastna i detaljerna och ägna för mycket tid åt ett e-postmeddelande finns det sätt att förbli produktiv när du skriver e-post!

I den här artikeln har vi samlat några tips och tricks som vi är säkra på kommer att visa sig vara användbara för att revolutionera din dagliga produktivitet när det gäller att hantera e-postmeddelanden.

Om du är redo, låt oss dyka in direkt! 

Varför är e-postmeddelanden så användbara?

E-post är ett viktigt kommunikationsverktyg: det gör det möjligt att effektivt och ändamålsenligt utbyta information mellan individer, avdelningar och till och med företag. De hjälper också till att säkerställa noggrannhet genom att de ger ett enkelt sätt att spåra samtal och dela dokument.

Låt oss ta en titt på varför e-post är en så viktig del av i princip alla arbetsrutiner.

Intern kommunikation

E-post används ofta som den primära kommunikationsmetoden mellan anställda: på så sätt kan de kommunicera med varandra snabbt, enkelt och säkert.

Detta hjälper till att hålla alla informerade om utvecklingen inom organisationen eller branschen utan att behöva träffas personligen eller ringa telefonsamtal. Det säkerställer också att viktig information inte går förlorad eller glöms bort på grund av felkommunikation eller missförstånd.

Professionell utveckling

E-post kan också användas för yrkesmässig utveckling, till exempel för att ge feedback på projekt eller uppgifter som utförts av anställda, skicka ut påminnelser om kommande tidsfrister eller evenemang eller dela resurser med kollegor som kan hjälpa dem att förbättra sina färdigheter.

Detta gör e-post till en ovärderlig tillgång när det gäller att upprätthålla högkvalitativa standarder i alla arbetsmiljöer.

Fjärrkommunikation

Slutligen är e-post ett utmärkt sätt för arbetsgivare att hålla kontakten med sina anställda även om de arbetar på distans från olika platser runt om i världen.

Genom att regelbundet skicka e-post med uppdateringar om företagsnyheter och policyer kan arbetsgivare se till att alla hålls informerade om relevanta förändringar inom organisationen, vilket bidrar till att bibehålla en hög arbetsmoral i tider av osäkerhet eller störningar, som under COVID-19 pandemirestriktioner.

De mest skickade e-posttyperna

Det skickas en hel del e-postmeddelanden varje dag, så det är bra att få en förståelse för de viktigaste typerna som du kan få eller arbeta med.

Marknadsföringsmejl

Marknadsföringsmejl är ett utmärkt sätt att nå ut till befintliga och potentiella kunder.

De kan användas för att marknadsföra nya produkter, erbjuda rabatter och kuponger eller helt enkelt hålla kunderna informerade om de senaste nyheterna från ditt företag. Oavsett vilken typ av företag du driver eller arbetar för är e-postmarknadsföring ett effektivt verktyg för att hålla kontakten med din målgrupp och öka försäljningen!

När det gäller att skapa en framgångsrik e-postkampanj finns det flera viktiga faktorer som måste beaktas. Först och främst är det viktigt att skapa en engagerande ämnesrad som fångar läsarens uppmärksamhet och uppmuntrar dem att öppna meddelandet. Dessutom bör du se till att dina e-postmeddelanden är visuellt tilltalande genom att inkludera attraktiva bilder eller videor när det är lämpligt. Slutligen ska du se till att inkludera relevanta uppmaningar till åtgärder som leder läsarna till specifika sidor på din webbplats eller andra onlineplattformar som sociala medier.

Newsletter e-post

Newsletter e-post är ett utmärkt sätt att hålla kontakten med dina kunder och bygga upp lojalitet!

De kan användas för att dela information om nya produkter eller tjänster, annonsera försäljning eller rabatter och hålla kunderna uppdaterade om nyheter från ditt företag. Att skapa en effektiv newsletter kräver noggrann planering och genomförande. Här är några snabba tips för att komma igång:

1. Identifiera din målgrupp: Innan du börjar skriva, bestäm dig för vem du skickar newsletter till och vilken information de kan finna intressant eller användbar. Tänk på deras intressen, behov och preferenser så att du kan skapa innehåll som går hem hos dem. 

2. Bestäm vilket innehåll som ska ingå: När du vet vem din målgrupp är, fundera på vilken typ av innehåll de skulle vilja få i sina nyhetsbrev - t.ex. uppdateringar om blog , produktmeddelanden, specialerbjudanden eller kampanjer. Det är viktigt att blanda det så att varje newsletter har något nytt för läsarna samtidigt som det övergripande temat för ditt företag är konsekvent i alla nummer. 

3. Planera ditt schema för newsletter : fundera på hur ofta du vill skicka ut nyhetsbrev - varje månad? Kvartalsvis? Årligen? Planera sedan i förväg genom att schemalägga datum för när varje nummer ska skickas ut så att allt håller sig på rätt spår utan att missa några deadlines!

E-postmeddelanden om milstolpar

Ett e-postmeddelande om en milstolpe är ett automatiserat e-postmeddelande som skickas ut när vissa milstolpar har uppnåtts i kundresan. Dessa milstolpar kan vara saker som produktköp, förnyelse av prenumerationer, uppgradering av funktioner eller aktivering av konton osv. De kan också användas för att fira speciella händelser eller årsdagar, till exempel födelsedagar eller semestrar.

E-postmeddelanden om milstolpar är ett utmärkt sätt att hålla dina kunder engagerade och glada över vad som kommer härnäst: de påminner användarna om den fantastiska resa de har gjort med din produkt eller tjänst och kan till och med inspirera dem att uppgradera eller köpa fler produkter.

E-postmeddelanden med milstolpar är otroligt kraftfulla eftersom de ger dig möjlighet att anpassa kundupplevelsen och få den att kännas mer meningsfull för dem. Du kan använda dessa typer av e-postmeddelanden för att visa uppskattning för deras lojalitet och påminna dem om varför de valde dig från början. Dessutom ger den här typen av e-postmeddelanden möjlighet till kors- och merförsäljning samt ökar användarnas engagemang för din produkt eller tjänst över tid genom att påminna kunderna om nya funktioner som kan vara tillgängliga för dem att använda. 

Tips för produktivitet i e-post

E-post kan vara ett av de mest kraftfulla verktygen för att hålla dig organiserad och produktiv. Många känner sig dock överväldigade av den stora mängden e-postmeddelanden som de får eller behöver skicka ut varje dag.

Låt oss diskutera vad du kan göra för att få mer gjort utan att behöva dra ut på ditt arbete i timmar i sträck.

Testa ett verktyg från AI för att öka din produktivitet

AI verktyg är ett bra sätt att göra e-postskrivandet snabbare och mindre jobbigt.

TextCortex Vårt verktyg AI kan hjälpa dig att skapa personliga e-postmeddelanden på några minuter, så att du kan lägga mindre tid på vardagliga uppgifter och mer tid på att få jobbet gjort.

Bland de över 60 templates som vår creator suite innehåller finns en hel kategori för e-postskrivande. Det betyder att även om du inte har så mycket tid på dig kan du skicka ut högkvalitativa e-postmeddelanden utan att behöva spendera timmar på att skapa dem från grunden. 

Vi behöver bara några få indikatorer, som t.ex. punkter eller en kort beskrivning av syftet med ditt e-postmeddelande, så skapar vi det du behöver, i den ton och längd du föredrar, på några sekunder!

Hantera e-post på en schemalagd tid

Det kan vara en utmaning att hålla koll på e-postmeddelanden, särskilt om de kommer från flera konton eller om du får en stor mängd meddelanden.

Ett sätt att hantera den stress och tid som det innebär att svara på e-post är att bestämma särskilda tider under dagen då du enbart ägnar dig åt att läsa och svara.

Det första steget är att bestämma hur många gånger per dag du vill kontrollera och svara på e-post. Du kanske vill ha två eller tre perioder per dag för att läsa e-post, beroende på hur många konton eller personer som regelbundet kontaktar dig. När du har bestämt detta bestämmer du vilka tider som passar bäst för dessa perioder - det kan vara första dagen på morgonen, mitt på dagen eller på kvällen innan du stänger av för natten. 

Prioritering och effektivitet

Prioritera vilka e-postmeddelanden som kräver omedelbar uppmärksamhet och vilka som kan vänta till senare: på så sätt kan du se till att viktiga meddelanden inte försvinner i ett hav av andra e-postmeddelanden som väntar på svar. 

Sedan är det dags att fokusera på effektivitet. Det första steget är att förstå vad du försöker åstadkomma med e-postmeddelandet. Innan du börjar skriva tar du dig tid att tänka på ditt syfte och vilket resultat du vill att mottagaren ska uppnå. Detta kommer att hjälpa dig att hålla ditt budskap kortfattat och tydligt när du skriver ditt e-postmeddelande. 

När du utformar e-postmeddelandet ska du komma ihåg att mindre är mer - skriv inte långa stycken eller inkludera onödig information som kan distrahera dig från din huvudpoäng. Håll meningarna korta och försök att inte upprepa dig själv. Detta gör det lättare för mottagaren att läsa och snabbare svara! 

Inga anmälningar är tillåtna

Oavsett om det är ett push-meddelande från din favoritapp eller en påminnelse om ett kommande möte kan dessa meddelanden lätt dra vår uppmärksamhet från den aktuella uppgiften.

Lösningen är förvånansvärt enkel: stäng av dem. Genom att stänga av alla aviseringar som kan distrahera dig när du arbetar med din e-post skapar du en miljö som främjar fokus och koncentration. 

Studier har visat att när vi kan fokusera på en sak under en längre tid utan avbrott kan vi arbeta mer effektivt och ändamålsenligt än om vi ständigt avbryts av yttre stimuli som telefonmeddelanden. Dessutom hjälper detta oavbrutna fokus oss också att stanna i flow-tillstånd längre - vilket innebär att vi inte bara producerar arbete av bättre kvalitet utan också slutför det snabbare!

Genvägar är vägen

Ditt e-postprogram har förmodligen några användbara genvägar som kan hjälpa dig att spara tid.

Gmail har till exempel en egen uppsättning genvägar i form av snabba tangentkombinationer som gör att du kan utföra vissa uppgifter utan att behöva klicka i menyer eller öppna nya fönster. Om du till exempel vill arkivera ett e-postmeddelande utan att radera det trycker du bara på "e" på tangentbordet. På samma sätt kan du trycka på "c" för att skriva, "#" för att radera ett e-postmeddelande och "A" när du tittar på ett e-postmeddelande för att svara alla som har fått det.

Microsoft Outlook har också användbara genvägar för att effektivisera skrivandet av e-postmeddelanden och svarsprocessen: du kan skapa ett nytt e-postmeddelande med Ctrl+Shift+M, schemalägga ett nytt kalendermöte med Ctrl+Shift+A, växla till inkorgen med Ctrl+Shift+i eller svara på alla med Ctrl+Shift+R.