Resan mot drömjobbet är ofta fylld av förväntan och spänning.

Men livet är oförutsägbart och omständigheterna kan förändras på ett ögonblick.

Vad händer när du måste ställa in en anställningsintervju eller ett möte som du har sett fram emot med spänning?

Att ställa in en anställningsintervju är utan tvekan en känslig fråga, och det kräver en fin balans mellan professionalism och artighet.

Denna artikel från blog handlar om hur man på ett elegant sätt avbryter en anställningsintervju.

Vi guidar dig genom processens alla detaljer, från det första ögonblicket då du bestämmer dig för att avboka till utformningen av det perfekta meddelandet som lämnar ett positivt intryck även i tider av förändring och osäkerhet.

Att ställa in en intervju behöver inte vara pinsamt eller stressigt - det kan vara ett tillfälle att visa upp din professionalism och anpassningsförmåga.

Så låt oss hoppa i!

Hur man ställer in en anställningsintervju i 7 steg

1. Meddela dem så snart som möjligt

Om du ställer in en anställningsintervju i god tid visar du att du respekterar arbetsgivarens tid och att du är professionell.

Det är viktigt att tänka på att företag investerar tid och resurser i intervjuprocessen, och genom att meddela dem så tidigt som möjligt minimerar du eventuella störningar i deras verksamhet.

En senareläggning av avbokningen kan leda till olägenheter för både arbetsgivaren och andra kandidater som kunde ha fått möjlighet att komma på intervju tidigare.

Exempel

Tänk dig att du har en anställningsintervju inbokad nästa vecka, men att du har fått ett erbjudande från ett annat företag som du har bestämt dig för att tacka ja till.

I en sådan situation är det viktigt att du avbokar din kommande intervju omgående för att minimera eventuella olägenheter.

Så här kan du formulera din kommunikation:

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig. Jag vill uttrycka min uppriktiga uppskattning för att ni övervägde att söka mig till [jobbtitel]-positionen på [företagsnamn]. Det har varit ett nöje att få veta mer om er organisation under intervjuprocessen.
Jag måste tyvärr meddela dig att jag måste ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Detta beslut kommer som ett resultat av att jag har fått ett annat jobberbjudande som stämmer väl överens med mina karriärmål och personliga omständigheter. Jag förstår vikten av din tid och dina resurser, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag ville försäkra mig om att du har gott om tid att anpassa ditt schema och göra eventuella nödvändiga arrangemang. Jag värdesätter ert företag högt och uppskattar verkligen möjligheten att få intervjua [Företagets namn].
Om omständigheterna förändras i framtiden och jag får möjlighet att ansöka på nytt eller intervjuas av [Företagsnamn], skulle jag bli hedrad. Under tiden önskar jag dig och ditt team fortsatt framgång med att hitta den perfekta kandidaten för rollen.
Tack än en gång för din förståelse och hör gärna av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I det här exemplet meddelar kandidaten omgående sitt beslut, uttrycker tacksamhet och ger en tydlig och ärlig anledning till att ställa in intervjun.

Detta tillvägagångssätt visar på professionalism och artighet, vilket kan lämna ett positivt intryck trots avbokningen.

2. Kontakta rätt person

Att kontakta rätt person är avgörande för attsäkerställa att ditt meddelande tas emot snabbt och vidarebefordras till den person som ansvarar för intervjuprocessen.

Det speglar din uppmärksamhet på detaljer och professionalism.

I de flesta fall är det rekryteraren eller den anställande chefen som ansvarar för att boka in intervjuer, men det är alltid klokt att bekräfta denna information.

Exempel

Låt oss säga att du har en kommande anställningsintervju och måste ställa in den.

Du är medveten om att du har kommunicerat med företagets rekryterare, men du vill dubbelkolla innan du skickar ditt meddelande om avbokning:

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Rekryterarens namn],
Jag hoppas att detta meddelande når dig välbehållen. Jag vill uttrycka min tacksamhet för din hjälp med att samordna intervjuprocessen för [jobbtitel] på [företagsnamn]. Din professionalism och ditt stöd har varit mycket uppskattade.
På grund av oförutsedda omständigheter måste jag dock ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Jag förstår värdet av din tid och företagets resurser, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag har alltid varit imponerad av [Företagsnamn], och det är med beklagande som jag befinner mig i denna situation. Jag hoppas att denna avbokning gör att du kan justera ditt schema i enlighet därmed. Jag är fortfarande öppen för framtida möjligheter med [Företagsnamn] och skulle vara glad att ansöka igen och intervjua om möjligheten skulle uppstå.
Om du vänligen kan bekräfta mottagandet av detta meddelande och ge eventuella ytterligare instruktioner, skulle jag uppskatta det mycket.
Än en gång tack för er förståelse och ert stöd under hela denna process.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I det här exemplet tilltalar kandidaten rekryteraren direkt med sitt namn och erkänner sin roll i processen.

Genom att bekräfta mottagaren och tacka för hjälpen säkerställer du att avbokningen skickas till rätt person och att en professionell och artig ton upprätthålls genom hela kommunikationen.

3. Använd en professionell kommunikationsmetod

Att använda e-post som den primära metoden för att avboka en anställningsintervju har flera fördelar, bland annat att avbokningen dokumenteras och att båda parter kan kommunicera när det passar dem.

Tidpunkten för din avbokning kan dock påverka om du ska välja ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal.

E-post är den bästa metoden för att avboka en anställningsintervju eftersom det skapar en skriftlig dokumentation av ditt beslut, vilket kan vara användbart för framtida referens.

Det gör också att både du och arbetsgivaren kan hantera kommunikationen enligt era egna scheman. Du kan noggrant utforma ditt meddelande för att säkerställa att det är professionellt, kortfattat och respektfullt mot mottagarens tid.

Dessutom är e-post mindre påträngande än ett telefonsamtal, särskilt om avbokningen inte sker i sista minuten.

Exempel

Antag att du har en anställningsintervju inbokad nästa vecka men måste ställa in den på grund av oförutsedda omständigheter.

Så här kan du förklara valet av e-post i ditt meddelande om annullering:

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig. Jag vill uttrycka min uppriktiga uppskattning för att ni övervägde att söka mig till [jobbtitel]-positionen på [företagsnamn]. Det har varit ett nöje att få veta mer om er organisation under intervjuprocessen.
På grund av oväntade personliga omständigheter måste jag tyvärr ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Jag förstår betydelsen av din tid och dina resurser, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag anser att e-post är en lämplig kanal för detta meddelande, eftersom det säkerställer att annulleringen dokumenteras så att båda parter kan hänvisa till den. Denna metod gör det möjligt för dig att läsa och svara när det passar dig, samtidigt som du behåller din professionalism och respekt för din tid.
Jag värdesätter ert företag högt och uppskattar verkligen möjligheten att få intervjua [Företagsnamn]. Om omständigheterna förändras i framtiden skulle jag välkomna möjligheten att ansöka igen eller intervjuas med [Företagsnamn]. Under tiden önskar jag dig och ditt team fortsatt framgång med att hitta den perfekta kandidaten för rollen.
Tack än en gång för din förståelse och hör gärna av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I detta exempel förklarar kandidaten valet av e-post som avbokningsmetod och lyfter fram hur praktiskt och professionellt det är, samtidigt som man ser till att meddelandet förblir kortfattat och artigt.

4. Var ärlig men taktfull

Ärlighet i din kommunikation om annullering är avgörande av flera skäl.

För det första visar det att du är professionell och har integritet, vilket är egenskaper som arbetsgivare värdesätter hos potentiella kandidater.

För det andra respekterar det arbetsgivarens tid och resurser, eftersom de kan ha fördelat resurser och planerat in andra möten baserat på din intervju.

Slutligen, om du anger en giltig anledning till din avbokning, även om den är kort, hjälper det arbetsgivaren att förstå situationen och lämnar ett mer positivt intryck än en vag eller oklar förklaring.

Att vara ärlig och uppriktig när du anger skälet till att du ställer in en anställningsintervju är inte bara en fråga om professionalism.

Det är också ett tecken på respekt för arbetsgivarens tid och den ansträngning som de har lagt ner på intervjuprocessen.

Du behöver inte avslöja alla personliga detaljer, men en sanningsenlig och kortfattad förklaring hjälper arbetsgivaren att förstå din situation och bidrar till att upprätthålla ett positivt rykte.

Exempel

Anta att du måste ställa in en intervju som du tidigare hade åtagit dig på grund av ett jobberbjudande som du nyligen har accepterat.

Så här kan du ge en ärlig och kortfattad motivering i ditt meddelande om annullering:

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta meddelande når dig väl. Jag vill uttrycka min tacksamhet för möjligheten att intervjuas för [jobbtitel] på [företagsnamn]. Det har varit en upplysande upplevelse att lära känna er organisation.
Tyvärr måste jag ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Jag har nyligen accepterat ett annat jobberbjudande som stämmer väl överens med mina karriärmål och personliga omständigheter. Jag förstår att din tid och dina resurser är värdefulla, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag tror på vikten av transparens och ville ge en tydlig och sanningsenlig förklaring till min avbokning. Jag beklagar verkligen att jag befinner mig i den här situationen, eftersom jag har stor respekt för [Företagsnamn] och teamet.
Om möjligheten skulle uppstå i framtiden skulle det vara en ära för mig att överväga [Företagsnamn] igen. Under tiden önskar jag dig fortsatt framgång i ditt sökande efter den perfekta kandidaten för rollen.
Tack för din förståelse och tveka inte att kontakta oss om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I detta exempel förmedlar kandidaten anledningen till avbokningen, som är att han eller hon accepterat ett annat jobberbjudande, på ett tydligt och koncist sätt.

Detta tillvägagångssätt upprätthåller professionalism, respekterar arbetsgivarens tid och lämnar ett positivt intryck trots avbokningen.

5. Uttryck tacksamhet

Att uttrycka tacksamhet och hålla en positiv ton i ditt meddelande om uppsägning är ett sätt att visa din respekt för företaget och dess medarbetare.

Kom ihåg att intervjuprocessen är en dubbelriktad process.

Arbetsgivaren har investerat tid och resurser i att utvärdera din lämplighet för rollen, och din vänlighet som svar på kallelsen till intervjun uppskattas.

Oavsett vad resultatet blir kan ett positivt intryck bana väg för potentiella framtida möjligheter inom organisationen.

Att hålla en positiv och uppskattande ton genom hela din kommunikation är en viktig aspekt av professionalism.

Det speglar inte bara din mognad och tacksamhet utan lämnar också ett bestående positivt intryck på arbetsgivaren, även om det blir en avbokning.

Exempel

Tänk dig att du har bestämt dig för att ställa in en anställningsintervju på grund av ändrade omständigheter.

Så här kan du uttrycka din uppskattning och hålla en positiv ton i ditt uppsägningsmejl:

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl. Jag vill uttrycka min uppriktiga tacksamhet för att ni övervägde att söka mig till [Job Title]-positionen på [Company Name]. Det har varit ett nöje att samarbeta med ditt team under intervjuprocessen.
Tyvärr måste jag ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid] på grund av en nyligen inträffad förändring i mina omständigheter. Jag ber om ursäkt för eventuella störningar som detta kan orsaka i ditt schema och ditt teams arbete.
Jag uppskattar verkligen möjligheten att få komma på intervju hos [Företagsnamn], och jag vill tacka för ert intresse för min kandidatur. Er organisations rykte och värderingar stämmer väl överens med mina karriärmål, och det är med beklagande som jag befinner mig i den här situationen.
Jag hoppas att du förstår mitt beslut, och jag är fortfarande öppen för potentiella möjligheter med [Företagsnamn] i framtiden. Din professionalism och ditt engagemang för att hitta rätt kandidat för rollen är verkligen berömvärda.
Tack än en gång för din förståelse och hör gärna av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I det här exemplet uttrycker kandidaten tacksamhet genom hela mejlet och bekräftar företagets intresse och värdet av möjligheten.

Detta upprätthåller en positiv ton trots uppsägningen och lämnar ett positivt intryck hos arbetsgivaren.

6. Erbjudande om ombokning (valfritt)

Om du verkligen vill hålla dörren öppen för eventuella framtida möjligheter hos företaget kan du uttrycka ditt intresse för att boka om intervjun.

Gör dock bara detta om du är fast besluten att fullfölja det.

Om du verkligen är intresserad av företaget och tjänsten men måste avboka av en giltig anledning kan du nämna att du skulle vilja boka om intervjun om de är öppna för det.

Se dock till att dina avsikter är uppriktiga.

Exempel

Här är ett exempel på hur du kan uttrycka ditt intresse för att boka om intervjun om dina avsikter är uppriktiga:

Ämne: Begäran om ombokning - anställningsintervju för [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta meddelande når dig välbehållen. Jag vill börja med att uttrycka min tacksamhet för möjligheten att intervjuas för tjänsten [Jobbtitel] på [Företagsnamn]. Det har varit en fantastisk upplevelse att få lära mig mer om er organisation och rollen.
På grund av en oväntad personlig angelägenhet måste jag tyvärr ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Jag förstår värdet av din tid och de ansträngningar som ditt team har investerat i intervjuprocessen, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag vill framföra mitt fortsatta intresse för [Företagsnamn] och tjänsten [Arbetstitel]. Även om de nuvarande omständigheterna har nödvändiggjort denna avbokning, tror jag verkligen att [Företagsnamn] överensstämmer med mina karriärsambitioner, och jag är angelägen om att utforska möjligheten att gå med i ditt team.
Om du är öppen för det skulle jag uppskatta möjligheten att boka om intervjun till ett senare datum som passar båda parter. Vänligen meddela mig om detta är möjligt, så ska jag göra mitt bästa för att tillgodose ditt schema.
Tack än en gång för att ni överväger mig för denna roll, och jag hoppas att jag får möjlighet att diskutera min kandidatur ytterligare med [Företagets namn].
Tack för din förståelse och tveka inte att kontakta oss om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I det här exemplet ställer kandidaten inte bara in intervjun utan uttrycker också ett genuint intresse för att boka om den om företaget är öppet för det.

Detta visar att du är uppriktigt engagerad i möjligheten och lämnar dörren öppen för eventuella framtida kontakter med företaget.

7. Uppföljning (frivilligt)

Om du inte får något svar på ditt första avbokningsmejl kan du överväga att följa upp med ett kort telefonsamtal eller ett mejl.

Detta säkerställer att ditt meddelande tas emot och ger dig en chans att direkt uttrycka din uppskattning och professionalism.

Antag att du först har avbokat via e-post och inte får något svar.

I så fall kan ett uppföljande e-postmeddelande upprepa din uppskattning för möjligheten och samtidigt betona din professionalism och engagemang för att lämna ett gott intryck.

Exempel

Här är ett exempel på hur du kan följa upp med ett kort telefonsamtal efter att du inte fått något svar på ditt första avbokningsmejl:

Ämne: Uppföljning av inställd jobbintervju - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att du mår bra efter detta meddelande. Jag ville följa upp mitt tidigare e-postmeddelande om att den kommande intervjun för [jobbtitel] på [företagsnamn], som var planerad till [datum och tid], har ställts in.
Som jag nämnde i mitt tidigare e-postmeddelande har oförutsedda omständigheter nödvändiggjort detta beslut, och jag ber om ursäkt för eventuella störningar som detta kan ha orsakat. Jag vill också ta tillfället i akt att upprepa min tacksamhet för att ni övervägde mig för rollen och mitt intresse för [Företagsnamn].
Jag förstår att e-postmeddelanden ibland kan försvinna eller förbises, så jag ville försäkra mig om att mitt meddelande nådde fram till dig. Om du vänligen kan bekräfta mottagandet av mitt avbokningsmejl eller ge ytterligare instruktioner skulle jag uppskatta det mycket.
Jag uppskattar din tid och ditt teams insatser, och jag hoppas få möjlighet att utforska potentiella framtida möjligheter med [Företagsnamn].
Tack för din förståelse, och jag ser fram emot ditt svar.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

I det här exemplet skickar kandidaten ett artigt och professionellt uppföljningsmejl för att försäkra sig om att meddelandet om avbokning har tagits emot och för att upprepa sin uppskattning för möjligheten. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper till att upprätthålla ett positivt intryck hos företaget, även om det inte fanns något svar på avbokningsmejlet.

Använd dessa 3 Templates för att avbryta en anställningsintervju

Nedan hittar du 3 templates som erbjuder professionella metoder för att ställa in en anställningsintervju.

Varje mall betonar din tacksamhet för möjligheten och ger en tydlig förklaring till avbokningen.

Välj den mall som stämmer bäst överens med din situation och gör eventuella nödvändiga justeringar.

Mall 1: Avbokning på grund av accept av annat erbjudande

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att du mår bra av detta meddelande. Jag vill uttrycka min uppriktiga tacksamhet för att ni erbjuder mig möjligheten att intervjuas för tjänsten [Job Title] på [Company Name]. Det har varit ett nöje att få lära mig mer om er organisation och rollen.
Jag måste tyvärr meddela dig att jag måste ställa in den kommande intervjun som är planerad till [datum och tid]. Jag har nyligen accepterat ett annat jobberbjudande som stämmer väl överens med mina karriärmål och personliga omständigheter. Jag förstår värdet av din tid och de resurser som ditt team har investerat i intervjuprocessen, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag uppskattar verkligen ert intresse för min kandidatur och den professionalism jag har mött under hela processen. Om omständigheterna förändras i framtiden skulle jag välkomna chansen att ansöka på nytt eller intervjuas av [Företagets namn].
Tack än en gång för din förståelse och hör gärna av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Mall 2: Avbokning på grund av personlig nödsituation

Ämne: Brådskande: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig vid god hälsa. Jag vill framföra mitt hjärtliga tack för att ni överväger att söka mig till tjänsten [Jobbtitel] på [Företagets namn]. Din organisations rykte och värderingar är mycket viktiga för mig.
Tyvärr har en oväntad personlig nödsituation uppstått, och jag måste ställa in den anställningsintervju som planerats till [datum och tid]. Jag förstår att din tid är värdefull, och jag ber uppriktigt om ursäkt för eventuella störningar som detta kan orsaka.
Jag tackar för er förståelse och hoppas att ni kan förstå de omständigheter som har lett fram till detta beslut. Om möjligheten uppstår i framtiden skulle jag vara angelägen om att undersöka möjligheten att bli en del av ert team.
Tack än en gång för ditt övervägande, och låt mig veta om du behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Mall 3: Avbokning på grund av schemakonflikt

Ämne: Jobbintervju inställd - [Ditt namn]

Kära [Intervjuarens namn eller Rekryteringschefens namn],
Jag hoppas att du mår bra. Jag vill uttrycka min uppskattning för chansen att intervjuas för [jobbtitel] på [företagsnamn]. Ert företags engagemang för [specifikt värde eller uppdrag] är verkligen inspirerande.
På grund av en oförutsedd schemakonflikt måste jag tyvärr ställa in intervjun som var planerad till [datum och tid]. Jag förstår vikten av punktlighet och professionalism, och jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som detta kan orsaka.
Jag är fortfarande mycket intresserad av [Företagsnamn] och tjänsten [Arbetstitel]. Om det är möjligt att boka om intervjun till ett senare datum skulle jag vara tacksam för möjligheten.
Tack än en gång för att du överväger mig, och tveka inte att höra av dig om du har några frågor eller behöver ytterligare information.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din kontaktinformation]

Avslutning

Vi kan dra slutsatsen att när det gäller att ställa in en anställningsintervju är det viktigt att göra det med professionalism, tydlighet och tacksamhet för att bibehålla ett positivt intryck.

På templates finns effektiva sätt att förmedla ditt budskap samtidigt som du tackar för möjligheten och förklarar anledningen till avbokningen.

Men att använda AI-drivna verktyg som TextCortex kan förändra spelplanen i dagens hektiska digitala värld.

Hur kan TextCortex hjälpa till?

TextCortex är mer än bara en AI-driven lösning för skrivuppgifter.

Det är ett mångsidigt verktyg som anpassar sig till dina skrivbehov och ökar din produktivitet.

Oavsett om du vill skriva e-postmeddelanden inför en anställningsintervju, skapa övertygande produktbeskrivningar eller effektivisera din e-handel har TextCortex allt du behöver.

Med anpassningsbara AI-assistenter, sömlös integrations och en rad templates och skrivfunktioner, ger detta verktyg dig möjlighet att höja ditt innehållsskapande och kommunikationsspel.

Dessutom har TextCortex förmågan att förenkla innehållsgenerering, förbättra kundinteraktioner och till och med erbjuda AI-hjälp i realtid.

‍

‍

Alla dessa egenskaper gör TextCortex till en heltäckande lösning som ger AI en framträdande roll i nästan alla branscher.

Så om du är redo att frigöra den extraordinära potentialen hos TextCortex och ge din professionalism en rejäl skjuts framåt, vänta inte längre.

Gå med nu och ta din verksamhet till nya höjder. 🚀