11 vanligaste misstag som du bör undvika när du skriver affärstexter

Upplever du att det är en börda att skicka affärsförslag som leder till tårar?  

Om du är som de flesta affärsmän skickar du otaliga e-postmeddelanden, förslag och rapporter varje dag, så tanken på att skriva dem får dig att tveka.

Det hjälper dock inte att behandla "pappersarbetet" i kvantitet om kvaliteten är dålig.

Om ditt affärsarbete är komplicerat, formellt och stelnat kan det leda till många misslyckade affärer.

Detta är raka motsatsen till vad du vill uppnå och ett "No Go".

Du vill att alla dina affärsartiklar ska ge resultat - oavsett om det handlar om att öka försäljningen eller bygga upp förtroendet hos kunderna. 

Så vad är en bra affärsskrift och hur kan du se till att din copy når sina mål?

I dag ska vi guida dig genom några tips och tricks från toppmarknadsföringsexperter som kan hjälpa dig att undvika de vanligaste misstagen i affärstexter.

Genom att följa dessa förslag kan du förbättra ditt skrivande, låta mer professionell och få fler framgångsrika affärer på ditt bord.

Låt oss dyka in!🌊

Ett bra skrivande är ett effektivt skrivande

En effektiv och etablerad korrespondens med dina läsare är en viktig del av ett framgångsrikt företag.

För att bli en mästare i framgångsrikt affärsskrivande måste du skapa en uppsättning mål som du vill uppnå:

• Att övertala en chef att investera i din idé
• För att öka trafiken till din webbplats
• För att öka din försäljning
• För att skapa innehåll som omvandlar
• Att få någon att skratta

Genom att fokusera på målet kan du skriva tydligt och kortfattat, så att dina läsare vet exakt vad de ska göra efter att ha läst ditt förslag, din annons eller ditt e-postmeddelande.

I affärsverksamhet är det bara en sak som är viktig för läsare, potentiella köpare eller partners - att svara på frågan "Vad får jag ut av det?".

För att uppnå dessa mål är det viktigt att kringgå vanliga misstag i affärstexter och ta reda på hur du använder ord som påverkar dina läsare att vidta önskade åtgärder.

11 misstag som du bör undvika när du skriver affärstexter

Nu när vi vet hur vi ska fastställa vårt primära fokus i affärsskrivande, ska vi se vad vi ska undvika i processen.

Här är vår lista över de 11 vanligaste misstagen i affärsskrivande och hur du kan hantera dem för att nå mer framgångsrika affärsresultat.

#1 Förvirrande ord eller fraser

Ett av de vanligaste misstagen som affärsskribenter gör är att använda förvirrande ord och fraser. 

Många människor som skriver för att försörja sig tänker inte så mycket på sina ordval , vilket kan skada deras arbete. 

Om du till exempel ber någon att delta i ett projekt eller en kampanj ska du inte använda ordet "begära", utan istället använda verben "be" eller "bjuda in". 

Båda dessa ord har mer positiva konnotationer än "begäran", som kan låta byråkratiskt.

Undvik också alltför beskrivande ord som: 

• Delta ⇒ Gå med

• Utnyttja ⇒ Användning

• Gör en ansträngning ⇒ Försök

Låt oss kontrollera detta med konkreta exempel:

Observera: För att vara effektiv i affärstexter är det viktigt att välja ord och fraser som har den starkaste betydelsen och som inte förvirrar läsarna.

#2 Använd en informell ton eller överdriven förtrogenhet

Affärsskrivande är ofta mer formellt än vardagliga e-postmeddelanden till vänner, familj och kollegor. 

Det betyder inte att du inte kan använda dig av sammandragningar eller slang, men i ett affärsmail är det inte rätt ställe att vara avslappnad eller alltför bekant med läsaren.

Detta är det näst vanligaste misstaget i affärsartiklar.

Tonen du använder bör vara formell och korrekt eftersom du aldrig vet vem som kommer att läsa ditt e-postmeddelande.

Om du till exempel skriver ett e-postmeddelande till en person kan du tilltala henne som "Dear Ms. Smith" eller "Dear Mrs. Smith". 

Om det är ett stort företag kan du säga "Dear Sirs" eller "Dear Ladies and Gentlemen".

Om du är osäker på vem du ska vända dig till i ditt e-postmeddelande kan du undersöka företaget innan du skriver det och ta reda på vem din målgrupp är.

Låt oss se skillnaden mellan formellt och informellt skrivande:

Kom alltid ihåg att e-post är annorlunda än att prata i telefon eller träffas ansikte mot ansikte. 

Du kanske känner personen som du skriver till mycket väl, men glöm inte att du fortfarande korresponderar med en chef eller kund. 

Observera: Om man inte tar hänsyn till denna faktor kan det leda till att man får ett felaktigt intryck och inte får de önskade resultaten. 

#3 Vagt språk

När du skriver om affärer är det bäst att undvika vaga formuleringar som "måste", "kan" och "kanske".

Var istället specifik och använd verb som berättar hur människor gör saker snarare än ord som beskriver vad de gör. 

I stället för att säga "Vi måste avbryta din beställning" kan du till exempel säga "Vi har varit tvungna att avbryta din beställning". 

Låt oss kontrollera detta med Walmart-exemplet:

Observera: Gör dina läsare medvetna om vad som är den aktuella statusen för den pågående åtgärden och undanröja alla tvivel från deras sida.

#4 Passiv röst

Passiv röst är ett annat vanligt misstag som många gör när de skriver om affärer.

Den passiva rösten är ineffektiv och irriterande.

Det får ett uttalande att låta mindre direkt, ibland till och med mindre auktoritativt.

Den passiva rösten låter som om subjektet i en mening inte utför en handling utan snarare får den från en annan källa. 

Till exempel: "Artikeln skrevs av John." 

Den här meningen bör vara i aktiv röst eftersom John inte bara skrev rapporten.

När du kommer på dig själv med att använda passiv röst, ta dig en stund för att tänka igenom meningen och skriv om den så att den låter tydlig och övertygande:

    Passiv: Manuskriptet lämnades in i tid av våra redaktörer.

    Aktiv: Våra redaktörer lämnade in manuskriptet i tid.

Observera: Skriv dina meningar i aktiv röst så att de blir lättare att läsa och så att läsaren förstår innebörden. Den aktiva rösten engagerar läsaren, och du kan använda dig av HemingayApp för att identifiera och korrigera alla passiva röster.

#5 För många utropstecken

Använd inte utropstecken i slutet av varje mening bara för att göra en poäng.

Du bör bara använda dem om du vill förmedla en idé eller om du vill uttrycka extrem spänning.

Till exempel: "Det här är en utmärkt idé!!!!", "Vi gör det!!!!".

Istället för att använda utropstecken kan du börja använda siffror, intressanta fakta eller statistik för att öka trovärdigheten i dina argument.

Till exempel: 

"Med hjälp av vår programvara kan du påskynda ditt arbete med upp till 65 % och göra beräkningsprocessen enklare."

Här är ett exempel på hur man kan göra en poäng genom att använda fakta som säljer:

Observera: För att öka din trovärdighet och låta mer övertygande undviker du utropstecken och bevisar dina påståenden med fakta.

#6 Fel i stavning och grammatik

Det är svårt att tro, men vissa människor gör fortfarande stavnings- och grammatikfel när de skriver.

Lösningen är enkel - läs bevisligen! 

Här är några tips på hur du alltid kan ligga steget före när det gäller stavnings- och grammatikfel:

• Ta dig tid att hitta fel i ditt skrivande.
• Låt någon annan dubbelkolla dina e-postmeddelanden innan du skickar dem. 
• Läs ditt innehåll högt
• Använd korrekturläsningsverktyg som Grammarly.

Det skulle vara så tråkigt om någon bestämmer sig för att avbryta ditt erbjudande bara för att du inte noggrant granskade ditt förslag innan du skickade det.

Observera: När du skickar e-post får du inte glömma att felstavning ofta är relaterat till nätfiske.

Överse inte detta misstag bara för att det är enkelt och dumt att göra.

#7 Oklar struktur och flöde av idéer

Många företag gör det här vanliga misstaget när de skriver - de tar sig inte tid att planera sitt budskap innan de skriver det. 

De utgår från att läsaren kommer att förstå vad de vill säga, bara för att de vet vad de vill säga. 

Låt oss ta en titt på det här exemplet - "I den här rapporten kommer vi att diskutera flera frågor som rör det aktuella ämnet." 

Det framgår inte tydligt av denna mening vad ämnet är.

Ett annat exempel är: "Vårt team har lyckats slutföra uppgiften enligt tidsplanen och inom budgeten, men det finns fortfarande vissa problem med hur uppgifterna har utförts. I den här rapporten kommer vi att diskutera dessa problem och ge rekommendationer om hur de kan åtgärdas i framtiden."

Det är svårt att förstå hur dessa två uttalanden hänger ihop eller om det finns några problem med dessa slutförda uppgifter.

Din läsare måste följa ditt resonemang - stöd det med ett rent flöde och ett tydligt budskap.

Här är några idéer om hur du kan uppnå detta:

• Ge en tydlig sammanfattning av diskussionen med punktformuleringar.
• Skriv stycken som innehåller problem och potentiella lösningar
• Håll konceptet kortfattat, tydligt och enkelt.

Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som är ett bra affärsbrev:

Observera: Förklara för dina läsare varför du steg för steg ger ett visst förslag eller en viss rekommendation. På så sätt "låter" du mer professionell och vinner läsarens förtroende.

#8 Att inte ta hänsyn till läsarens synvinkel

Att inte undersöka din målgrupp är en "dödssynd".

Du kan inte förvänta dig några positiva framsteg i din verksamhet om du inte följer den naturliga processen med efterfrågan och utbudskedjan.

En sak är säker - du kan inte sälja en borrmaskin till en gammal mormor som har kakor för livet, eller hur?

Det är viktigt att analysera din målgrupp innan du börjar skriva någon typ av innehåll. 

Fråga dig själv:

• Vem kommer att läsa mitt innehåll? 
• Vad vet jag om dem? 
• Vilka är deras behov? 
• Vad kommer att imponera eller chockera dem? 

Ta med det här tipset i ditt skrivande för att locka rätt grupp människor till ditt företag. 

Observera: Om du vill att ditt innehåll ska vara effektivt ska du rikta in dig på din målgrupp och se till att uppfylla deras behov.

#9 Inte tillräckligt med information

Att inte ge tillräcklig bakgrundsinformation är bara lamt skrivande.

Detta innebär att man utelämnar fakta som är nödvändiga för att förstå ämnet och att man inte ger tillräckligt med bevis för att stödja ett argument, en produkt eller ett förslag.

Låt oss till exempel säga att du skriver en artikel om varför studenter bör bo hemma i stället för att bo i ett studenthem på campus. 

I det här fallet behöver du bakgrundsinformation om college och studentrumslivet för dina läsare. 

På så sätt slipper du förklara allt från början eller ännu värre - du får dina läsare att leta efter svar på andra ställen.

Börja i stället varje stycke med en ämnessats som tydligt anger vad stycket handlar om. 

Observera: Håll varje mening fokuserad på en idé så att läsaren lätt kan följa med.

#10 För mycket tekniskt språk

Affärsartiklar kan ibland vara fulla av branschspecifika modeord och akronymer. 

Även om dessa termer ibland är oundvikliga och ibland kan vara användbara som förkortning, tyder de ofta på att man är lat eller oklar i sitt tänkande.

Affärsskrivande bör vara så enkelt och okomplicerat som möjligt.

Använd inte fackspråk om inte din publik förstår det och uppskattar det. 

Nedan följer några vanligt förekommande tekniska ord i affärstexter som i allmänhet bör undvikas:

• Be That As It May - Detta betyder samma sak som "ändå".

Exempel: "Hur som helst är priset rättvist."

Bra resultat: "Priset är dock rimligt."

• Definitivt - Om något definitivt kommer att hända behöver du inte säga det. 

Använd "kommer" i stället.

Exempel: "Han kommer definitivt att dyka upp."

Bra resultat: "Han kommer att dyka upp."

• Effektivt - Kan ge önskat resultat.

Om något har gjorts på ett effektivt sätt är det uppenbart att det har gjorts på önskat sätt. 

Exempel: "Maskinen har effektivt demonterats."

Bra resultat: "Maskinen demonterades."

Observera: Du vill att ditt innehåll ska vara tydligt och informativt, men du vill inte överväldiga din publik med överdriven information och förvirrande akronymer.

#11 Dålig organisation

Oavsett om du skriver en artikel, ett förslag, en annons eller ett e-postmeddelande är det viktigt att du är konsekvent och välorganiserad i ditt skrivande.

Om du organiserar din text dåligt riskerar du att förlora läsarens uppmärksamhet. 

Använd övergångar mellan idéer för att skapa ett logiskt flöde från en punkt till nästa. 

Exempel på övergångar: "Till exempel", "Dessutom", "Å andra sidan", "Samtidigt".

En god organisation innebär också att man ordnar informationen från det viktigaste till det minst viktiga, eller från det minst kontroversiella till det mest kontroversiella, osv. 

Observera: Bestäm vilken information som är kritisk, önskvärd och onödig i din affärsskrift - och organisera sedan din affärsskrift därefter.

Använd AI -verktyg för att undvika misstag och påskynda processen.

Oavsett om du ska skapa ett förslag, ett e-postmeddelande eller ett pressmeddelande finns det många saker att tänka på om du vill undvika de vanligaste affärsmissarna. 

Genom att hålla dessa tips i åtanke hoppas vi att du kan göra ditt skrivande mer effektivt och engagerande för att öka dina affärsresultat.

Kom ihåg att det är viktigt att veta vad du försöker uppnå med ditt skrivande.

Annars kommer dina ord att falla platt - och din framgång likaså.

Med detta i åtanke kan företagsskrivande vara ett svårt ämne på grund av de många variabler som spelar in - men det behöver inte vara så.

Om du vill undvika misstag i skrivandet och öka din effektivitet genom att skapa fler olika typer av innehåll på 70 % mindre tid - kan AI vara din perfekta allierade. 

Dessa verktyg är utformade för att öka kvaliteten på innehållet, så att du kan lägga mindre tid på korrekturläsning och mer tid på andra uppgifter som är viktiga för ditt företag. 

Vissa av dessa verktyg, t.ex.TextCortex, använder en modulbaserad inlärningsprocess som kan ge en människoliknande och högkvalitativ produktion inom några sekunder.

När du har laddat ner Chrome extensionbehöver du bara ta fram en idé med fem ord, markera den och trycka på knappen "Long-form post".

‍

‍

Välj den utskrift som passar dig, så är ditt stycke klart.

Genom att införa AI -verktyg i din skrivrutin för företag kan du:

• Förbättra din förmåga att skriva
• Automatisera hela skrivprocessen 
• Spara mycket av din skrivtid
• Ta hand om fel i affärsskrivandet
• Hitta de rätta orden när du behöver dem

TextCortex kan ta över 70 % av det tråkiga arbetet och få dina skrivkunskaper att öka omedelbart.

Det bästa är att du kan spara både arbete och pengar.

‍So , ladda ner TextCortex Chrome extension och se hur den slår sönder alla dessa smygande skrivfel och förvandlar varje idé till en ren framgång.