Encontrar um ambiente de trabalho saudável é hoje em dia tão raro como um trevo de quatro folhas?

Sejamos realistas, navegar pelas complexidades da dinâmica do local de trabalho pode ser um verdadeiro desafio.

E aposto que já tiveste a tua quota-parte de problemas com colegas de trabalho, tal como todos nós.

No entanto, a questão mantém-se: será que tomámos as medidas certas para resolver o problema?

A resolução de conflitos e queixas no local de trabalho é essencial para o teu próprio bem-estar.

Para além da satisfação de todos os envolvidos, incluindo empregados, clientes e supervisores.

Neste espírito, este artigo dá-te orientações sobre como escrever um e-mail profissional para responder a queixas sobre colegas de trabalho.

Oferece a linguagem e as estratégias certas para garantir que as tuas preocupações são levadas a sério no local de trabalho.

Vamos começar!

Definição de um e-mail de reclamação

Uma reclamação por correio eletrónico é um tipo de comunicação escrita que exprime desagrado em relação a um produto, serviço ou experiência.

Uma mensagem de correio eletrónico de reclamação forte descreve o teu problema e o curso de ação pretendido de uma forma suave.

tipos de correio eletrónico de reclamação

Tens mais tempo para pensar na tua resposta e escolher bem as tuas palavras quando utilizas este método de comunicação.

O teu e-mail de reclamação deve ser redigido de forma clara, sucinta e composta.

Razões para apresentar uma queixa Email

Nem todas as intimidações no trabalho são classificadas da mesma forma, pelo que a seguir se apresentam exemplos de acções que podem ser consideradas assédio no trabalho:

  • Linguagem corporal ameaçadora - Um colega de trabalho com uma expressão facial zangada ou uma postura física agressiva pode causar-te ansiedade e aumentar o teu nível de stress.
  • Manipulação emocional - Uma pessoa no trabalho que pode tirar partido das tuas inseguranças e tentar controlar-te através de meios desonestos, enganadores ou violentos.
  • Abuso verbal - Um colega de trabalho que tenta sempre enfraquecer o sentimento de valor e a auto-confiança da vítima, independentemente das palavras exactas utilizadas.
  • Abase - Uma forma típica de assédio no local de trabalho que envolve fazer com que a vítima se sinta sem importância, envergonhada ou não merecedora num ambiente de trabalho.
  • Contacto físico - Pode envolver tocar, beijar, acariciar, abraçar ou até mesmo aproximar-se demasiado de um trabalhador para que este se sinta desconfortável, podendo conduzir a assédio sexual.
  • Agressão física - Ameaçar ou ferir outra pessoa é considerado um tipo grave de agressão física no local de trabalho.

Dada a natureza sensível das situações acima referidas, a utilização do correio eletrónico como meio de comunicação é profissional e adequada, especialmente em situações em que

Precisas de tratar de um assunto sério que não podes discutir pessoalmente,

Precisas de algum espaço para pensar nas tuas acções futuras, ou

Estás afastado de um colega e precisas de uma forma formal e documentada de resolver o problema.

Orientações sobre como redigir um e-mail de reclamação contra um colega de trabalho

Um problema pode ser resolvido mais rapidamente se a tua carta de reclamação for apresentada corretamente.

1. Enquadra a questão

Antes de apresentares uma queixa, certifica-te de que os motivos são válidos.
Se te irritares facilmente com pastilhas elásticas, assobios ou suspiros, o mais provável é que a tua queixa seja rejeitada.

▶️If As tuas acções contribuíram para o problema, pensa em como poderias fazer um esforço maior para encontrar uma solução por ti próprio, longe da administração.

2. Indica as razões para escrever

No início da carta, explica brevemente por que razão a estás a escrever.

Explica que achas que é altura de apresentar uma queixa oficial devido a várias ocorrências que aconteceram entre ti e o colega.

Inclui informações sobre se já tentaste resolver o problema por ti próprio.

Exemplo:

Escrevo-te para te dar conhecimento do meu desacordo com [nome do trabalhador], um trabalhador.
Já tentei falar várias vezes com [nome do trabalhador] sobre o assunto, mas ele/ela não me ouve nem tem em conta os meus sentimentos.

3. Apresenta a cronologia dos acontecimentos

Escreve o que se passou entre ti e o trabalhador. Acrescenta as datas de cada incidente , bem como uma lista separada dos mesmos.

Ao relatar o que aconteceu, mantém-te fiel aos factos e fala com imparcialidade.

Além disso, certifica-te de que apoias as tuas afirmações com provas sempre que possível.

Os documentos comprovativos podem incluir o seguinte:

  • Testemunhas 
  • Correspondência textual
  • Imagens
  • Capturas de ecrã
  • Vídeos
  • Gravações de som

Exemplo:

Na quinta-feira desta semana, falei várias vezes com a [nome da trabalhadora] por causa das suas conversas em voz alta, risos estridentes e piadas ofensivas que estavam a interferir com as minhas chamadas telefónicas.
Esta manhã, enquanto atendia uma encomenda por telefone, aconteceu o mesmo.
Voltei a falar sobre o assunto com [nome do trabalhador].
Ela disse: "Eu devia ser mais leve", em vez de pedir desculpa.
Aqui tens uma prova da ocorrência [gravação de som].

4. Indica a solução pretendida

Escreve como a tua capacidade de trabalho é afetada pelas acções dos teus colegas de trabalho.

Faz uma lista das tuas responsabilidades no trabalho e do teu objetivo de as cumprir.

Descreve de que forma as actividades do teu colega de trabalho estão a impedir a tua capacidade de atingir os teus objectivos.

Além disso, expressa a tua gratidão à entidade patronal pela sua ajuda em pôr termo a acções inadequadas para o local de trabalho.

Exemplo:

Tive de pôr os meus clientes em espera várias vezes para pedir ao [nome do trabalhador] que parasse de falar. Além disso, tive de pedir aos clientes que se repetissem porque não os conseguia ouvir bem.
Receio que as suas acções estejam a prejudicar a reputação da empresa.
Se lhe pudesses dizer por que razão este comportamento tem de acabar, agradecia.

5. Edita e revê

Quando acabares de escrever, o teu e-mail tem de ser editado e revisto.

Primeiro, revê tudo e elimina as frases demasiado sentimentais, rudes ou que poderiam ter sido expressas de forma mais sucinta.

Verifica a ortografia, a gramática e a pontuação.

6. Envia um e-mail de reclamação ao teu empregador

Depois de enviares uma mensagem eletrónica de reclamação à tua entidade patronal, o último passo é reunires-te com a tua chefia para discutir formalmente a questão.

Caso a entidade patronal não consiga resolver os teus problemas, não te esqueças de escrever e de te dirigir ao departamento de recursos humanos.

Além disso, é importante evitar editar o teu e-mail durante a troca de mensagens, uma vez que a alteração de factos nesta fase pode minar a tua credibilidade e prejudicar a tua posição.

Se as tuas técnicas de resolução não forem resolvidas e o teu trabalho continuar a ser afetado, pede uma transferência ou demite-te se tiveres outra oferta de emprego.

Modelo de e-mail de reclamação formal sobre um colega de trabalho

Caro [Empregador/RH],
O meu nome é [nome] e sou [marketeer] há [5 anos]. É uma honra e um prazer fazer parte desta equipa.
Infelizmente, por causa de um único empregado: [nome do empregado], esta experiência fantástica está a ser estragada.
Antes de enviar esta carta, tinha esgotado todas as outras opções e vi-me obrigado a pedir ajuda ao serviço de recursos humanos.
É impossível lidar com a constante desobediência e falta de conduta [dele(a)]. Isso está a afetar o meu desempenho e a dificultar a realização das minhas tarefas. (Inclui exemplos do que aconteceu, quando aconteceu e onde aconteceu). Os números, as datas e os factos devem ser utilizados para apoiar a tua afirmação.
Solicito a tua ajuda urgente para resolver esta questão e estabelecer um ambiente profissional, amigável e produtivo para todos nós.
Muito obrigado pela tua consideração.
Saudações calorosas

Melhores práticas na elaboração de um e-mail de reclamação

Vamos fazer um resumo dos aspectos mais importantes que devem ser considerados:

🔑Sêclaro e específico - Evita a generalização e a linguagem vaga, sê específico sobre o teu problema e a forma como te afecta.

Usalinguagem profissional - Evita usar palavras duras, insultuosas ou acusadoras e tem em mente que o teu e-mail deve representar que estás a escrever para a tua chefia.

Fornecerprovas - Apresenta provas que sustentem as tuas afirmações com dados, capturas de ecrã ou outros tipos de documentação que possam ser utilizados para representar a questão.

Concentra-tena solução - É fundamental chamar a atenção para o problema, mas é igualmente fundamental oferecer potenciais soluções, pois isso mostra que estás empenhado em encontrar uma solução.

Sêbreve - A correspondência por e-mail deve ser sucinta e direta, por isso não escrevas e-mails longos que possam aborrecer o destinatário.

🔑Usauma linha de assunto clara - Certifica-te de que a tua linha de assunto indica claramente o que estás a reivindicar.

🔑 Dirige-te àpessoa pelo nome - Começa o e-mail com uma saudação simpática e dirige-te ao teu chefe ou colega de trabalho pelo nome.

Verifica se o teu e-mail tem erros de gramática e ortografia antes de o enviares, porque a eficácia da tua mensagem pode ser diminuída por um e-mail mal redigido.

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FAQ

O que acontece se te queixares de um colega de trabalho?

A tua relação com esse colega de trabalho ou com o teu superior hierárquico pode tornar-se tensa ou acabar por completo se te queixares dele.

A tua entidade patronal é responsável por supervisionar a forma como tu e os outros trabalhadores interagem no trabalho e por fazer os ajustes necessários.

Como responderias a um e-mail indelicado de um colega de trabalho?

Certifica-te de que o teu texto e tom são adequados ao nível de formalidade do remetente.

Evita o humor, o sarcasmo e as críticas que possam agravar ou insultar alguém.

Utiliza uma linguagem otimista que transmita competência e confiança.

Expressa gratidão ao remetente pela sua cooperação, paciência ou feedback.