Se estiver a ler isto, está provavelmente a planear escrever um e-mail a alguém que não conhece.

Sejamos francos - a maioria das pessoas detesta receber e-mails de vendas e marketing. 

E embora o marketing por correio electrónico ainda seja uma óptima forma de fazer crescer um negócio, tem de o fazer da forma correcta.

Enviar um e-mail a um amigo é fácil, mas enviar um e-mail a alguém que nunca conheceu pode ser um pouco difícil e stressante. 

Afinal, não se conhece a pessoa, não se conhecem as suas preferências. 

E não tem a certeza se seria melhor fazer a sua introdução através de um telefonema ou de uma reunião presencial.

Embora os e-mails possam ser um desafio para escrever, existe uma fórmula para facilitar a sua utilização.

No artigo de hoje, vamos analisar as 8 dicas práticas sobre como escrever um e-mail a alguém que não conhece para o ajudar a torná-lo mais desconfortável e aumentar as suas respostas.

Por isso, vamos mergulhar nela.

1. Faça a sua investigação

Portanto, quer enviar um e-mail a alguém, e não sabe nada sobre ele. 

É um excelente local para começar se souber o nome da pessoa e para que empresa trabalha.

O que encontrei funcionou melhor para mim ao comunicar com estranhos antes de os conhecer, foi o tempo necessário para os pesquisar, os seus perfis no LinkedIn, tweets ou artigos passados, etc.

Talvez nunca tenha pensado que não conhecia o seu receptor até eu o ter dado a conhecer. 

É essencial fazer a sua pesquisa antes de enviar um email frio. 

Como pode esperar que eles respondam se não souber nada sobre a pessoa?

Investigar pessoas é uma das primeiras coisas que fazemos quando iniciamos uma nova campanha ou relação comercial, mas frequentemente não temos tempo para pensar quando o devemos fazer.

Para o ajudar a pesquisar e conhecê-los melhor, ponha-se no lugar do destinatário. 

  • Quem são eles? 
  • Como se pode criar valor?
  • Qual é a melhor linha de assunto de correio electrónico para obter a sua atenção?

Depois de encontrar toda esta informação sobre os seus destinatários, será mais fácil para si iniciar o seu correio electrónico.

Eis aqui um exemplo que o pode ajudar:

Hi,
Estou a escrever-vos porque li o vosso blog post sobre _____. Adoro a forma como escreve sobre _____. Penso que é uma pessoa que pensa profundamente sobre ______ e tem opiniões fortes sobre o assunto.
Adoraria conversar consigo sobre _______, mas por agora, aqui estão os meus pensamentos sobre o tema:
Anexei também alguns artigos que penso que lhe serão úteis.
Por favor, digam-me se isto é algo em que podemos trabalhar juntos!

Aqui, está a mostrar-lhes que os pesquisou bem e sabe do que está a falar, o que pode aumentar as suas hipóteses de obter uma resposta.

2. Linha de assunto

Quando o seu e-mail aparece na caixa de entrada de alguém, vários sinais e gatilhos determinam se é aberto ou não - e a sua linha de assunto é um deles.

Um dos maiores erros que as pessoas cometem é deixarem-se levar por demasiados detalhes genéricos na sua linha de assunto e no seu corpo. 

Quer que o seu primeiro e-mail tenha uma linha de assunto memorável, mas não sabe se o vão abrir.

Perante este desafio, por onde começar?

Aqui estão algumas dicas para escrever linhas temáticas que funcionam:

  • Seja claro e conciso - não tente ser esperto ou engraçado - apenas diga o que é o seu e-mail em poucas palavras que sejam fáceis de compreender sem ter de ler o corpo da mensagem.
  • Torne-o pessoal - Adicione o nome do destinatário à linha de assunto, se puder. Mostra que está a prestar atenção e a preocupar-se com eles como pessoa.
  • Seja criativo - Não tenha medo de usar humor ou mesmo sarcasmo para captar a atenção do seu leitor. Apenas certifique-se de que se alinha com a sua marca e cultura de empresa!

Ao assegurar estes elementos na sua linha de assunto e não o fazer parecer genérico, as suas hipóteses de obter uma resposta aumentarão drasticamente.

Aqui estão alguns exemplos:

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

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Ao mantê-lo curto e claro, juntamente com a personalização, as suas hipóteses de obter a leitura do seu e-mail podem melhorar.

4. Cumprimentar a pessoa

Os e-mails devem sempre começar com uma saudação e terminar com uma assinatura que inclua o seu nome e informações de contacto. 

As saudações são uma parte padrão de qualquer e-mail comercial, mas podem ser complicadas. 

  • Não há problema em usar o seu primeiro nome? 
  • Deve dirigir-se a eles pelo seu título? 

Em caso de dúvida, mantenha-se com "Caro Sr./Sra./Ms.", que é neutro em termos de género e profissional. 

E não se preocupe se a sua saudação soa como se alguém de outro país a tivesse escrito - é melhor soar educado do que polido!

Se houver mais do que uma pessoa responsável na empresa e não tiver a certeza de quem deve receber o e-mail, envie-o a cada indivíduo e inclua o título de todos na sua linha de assunto ("Re: A nossa reunião na próxima semana"). 

Dessa forma, cada pessoa saberá quem precisa de responder primeiro.

Aqui está um exemplo:

Cara Sra. Smith,
Escrevo-vos para me apresentar e pedir a vossa ajuda para um projecto que me é muito caro. Estou a trabalhar num livro sobre escrita com um sentimento que ajudará as pessoas a expressarem-se em todas as suas comunicações. Como parte da pesquisa para o meu livro, gostaria de saber o que pensa sobre a seguinte declaração: "Escrever com sentimento significa ser honesto quando se escreve".
Por favor, informe-me dos seus pensamentos enviando-me um e-mail para [protegido por e-mail]. Muito obrigado pelo vosso tempo e consideração!

4. Identifique-se na sua linha de abertura

Tem uma grande ideia, e quer partilhá-la. 

Pensou nisso o dia todo, e agora é altura de enviar a sua ideia por correio electrónico. 

Mas o que dizer?

A primeira coisa que precisa de fazer é identificar-se na sua linha de abertura. 

Se a pessoa não souber quem você é, não vai ler mais - ou pior ainda, vai pensar que algum robô spammy lhe enviou uma mensagem.

Se da sua assinatura de e-mail estiver claro que é da [empresa], então não há necessidade de mencionar isso novamente também na sua linha de abertura. 

Mas se quiser ter a certeza de que o leitor sabe quem lhes enviou um e-mail, então algo como 

"Hey [nome]! É [o teu nome]" está bem.

Aqui está um exemplo disso:

Espero que este e-mail o encontre bem. Sou recentemente licenciado pela Universidade de X, onde me formei [no que se formou]. Estou a trabalhar como estagiário na minha empresa actual há três meses e estou a procurar fazer a transição para uma posição a tempo inteiro com eles após a licenciatura.
Adorei trabalhar na [empresa] durante o meu estágio e sinto que seria um grande ajuste. No entanto, uma vez que a graduação se aproxima em breve, queria estender a mão e ver se algumas posições em aberto poderiam ser um bom ajuste para mim. Estou muito interessado em [inserir competências relevantes] e estou ansioso por ouvir de si.
Obrigado pelo seu tempo e consideração!

Agora que nos identificámos, vamos aprender a elaborar o seu e-mail para que as pessoas o queiram ler!

5. Use o corpo a seu favor

O corpo do seu e-mail é o local onde pode realmente brilhar. 

Deve usar este espaço para mostrar a sua personalidade e fazer uma ligação com o seu leitor.

Pode falar-lhes um pouco sobre si e porque lhes está a escrever, e também vai querer incluir alguns detalhes sobre o que procura.

Desta forma, o destinatário saberá se pode ou não ajudar com o seu pedido.

Aqui estão algumas dicas para escrever um bom corpo de correio electrónico:

  • Use um tom amigável - O seu objectivo é fazer com que a pessoa se sinta confortável o suficiente para responder ao seu e-mail, por isso não tenha medo de usar emoticons ou pontos de exclamação se isso ajudar a transmitir que está entusiasmado!
  • Seja conciso e claro - Se não conseguir explicar o que precisa em duas frases ou menos, é provavelmente demasiado complicado ou específico para que outra pessoa o possa ajudar.
  • Use pontos e texto em negrito para destacar pontos-chave na sua mensagem.
  • Fazer perguntas sobre o cargo específico ou sobre a experiência e qualificações da pessoa.
  • Diga-lhes como as suas competências poderiam beneficiá-los, à sua equipa, ou à sua organização e que valor traria para o cargo.

Dê algum conhecimento sobre si próprio, para que eles tenham uma ideia de com quem estão a falar (talvez até inclua uma fotografia).

Aqui está um exemplo do que não se deve fazer:

Olá! 
O meu nome é Sam, e sou um aspirante a escritor freelancer à procura de trabalho no campo do marketing de conteúdos. Estou disponível para trabalhos de copywriting, blogging, e gestão de redes sociais desde $10/hora até $30/hora, dependendo da experiência. Também tenho alguma experiência com codificação HTML básica (por exemplo, mudança de tamanho de letra e cor) e conhecimentos básicos de design gráfico (por exemplo, criação de cabeçalhos). 
Se estiver interessado no meu trabalho, por favor informe-me! Caso contrário, não se preocupe!

Este e-mail não tem qualquer personalidade. É enfadonho, robótico, e brando. 

A única coisa que me diz sobre Sam é que ele pode ser barato - o que de qualquer forma não é muito profissional, uma vez que os freelancers devem cobrar de acordo com o seu nível de especialização, não o quanto eles precisam de cada trabalho.

Aqui está um exemplo de como o pode fazer:

Olá John,
Sou um grande fã teu, e adoraria trabalhar contigo num projecto. Anexei o meu CV para a sua referência. Se desejar continuar a discutir isto, por favor, diga-me qual a melhor forma de chegar até si!
Os melhores votos,
{{SeuNome}}

6. Fornecer detalhes adicionais quando necessário

Embora o seu e-mail deva ser curto e claro, isso não significa que deva ficar inacabado e sem fornecer informações ao destinatário.

Certifique-se de incluir toda a informação relevante e adicional para que o seu destinatário compreenda tudo sobre si. 

Aqui estão algumas dicas:

  • Se estiver a escrever sobre uma candidatura a emprego, use a palavra "candidatura" ou "candidatura a emprego" na linha de assunto, para que a sua mensagem não se perca entre outros e-mails nas suas caixas de entrada.
  • Seja tão específico quanto possível se estiver a pedir um favor ou a pedir informações. 
  • Se procura uma pessoa em particular num escritório, mencione o seu nome, título e departamento. 
  • Fornecer informações adicionais tais como CV, carteira, website, ou qualquer coisa relevante para o objectivo do correio, para que o destinatário possa passar por ele após a leitura de um e-mail.

7. Incluir uma chamada à acção

O objectivo da sua mensagem deve ser claro - o que pretende em troca? 

Uma resposta? 

Uma reunião? 

Uma oportunidade? 

Diga aos seus destinatários o que podem fazer o mais rapidamente possível, para que não se esqueçam da sua mensagem.

Se estiveres a pedir ajuda, diz-lhes o que precisas e porque achas que eles podem ajudar. 

Se estiver a oferecer ajuda, explique que tipo de perícia tem e de que forma poderá beneficiá-los.

Aqui está um exemplo:

Hey [nome],

Tenho a certeza que está ocupado, mas queria enviar-lhe uma nota rápida sobre [tópico].

Tenho acompanhado o vosso trabalho há algum tempo e sempre fiquei impressionado [com o vosso trabalho]. Por isso, esperava que pudéssemos tomar café ou almoçar um dia destes nas próximas semanas. Adoraria saber mais sobre o que fazem e como isso se pode aplicar ao meu negócio.

Se isso é algo que lhe interessa, diga-me! 

8. Não se esqueça do seguimento

O e-mail é uma óptima forma de chegar às pessoas, mas não é uma forma garantida de obter uma resposta.

Na realidade, apenas cerca de 20% dos e-mails são lidos em 24 horas. 

Não espere demasiado tempo antes de enviar outro e-mail se ainda não tiver ouvido nada deles. 

Se já passou mais de uma semana desde a última vez que enviou um e-mail e ainda não ouviu nada deles, envie-lhes outro!

Mas certifique-se de que o faz de uma forma que não soe como se estivesse a chatear.

Aqui estão algumas dicas:

  • Não utilize todas as letras maiúsculas ou pontos de exclamação na sua linha de assunto - estes podem fazer com que o seu e-mail pareça lixo electrónico ou spam.
  • Seja educado e respeitoso no seu texto corporal - Não diga nada de negativo sobre a pessoa ou o seu negócio, e evite ser demasiado casual (por exemplo, "Hey dude").
  • Seja breve e inclua apenas um pedido, se possível. Por exemplo, "espero que possamos marcar uma hora para nos encontrarmos esta semana".

Conclusão

Espero que estas dicas o ajudem a resolver as suas dúvidas sobre como escrever um e-mail a alguém que não conhece e aumentar a sua taxa de resposta.

Saiba que não existe uma regra universal relativamente à criação deste tipo de correio electrónico, e muito depende de para quem está a escrever, e de que indústria.

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