Hoewel we in een technologisch tijdperk leven, lijkt er niets boven goede, oude mond-tot-mondreclame te gaan als het gaat om marketing en promotie van uw merk.

Daarom is het beheersen van het schrijven van hoogwaardige en impactvolle PR-e-mails een must als u uw merk en bedrijf wilt promoten.

En daar wringt de schoen. Hoe schrijf je een e-mail die niet alleen geopend wordt, maar ook beantwoord? 

En de statistieken helpen niet: het huidige algemene gemiddelde open percentage ligt net onder de 17%.

Als u moeite hebt met het schrijven van krachtige PR-e-mails, bent u hier aan het juiste adres.

Vandaag tonen wij u de uitvoerbare stappen die u kunt nemen om dergelijke e-mails op te stellen en geven u als speciale bonus top PR outreach e-mail templates.

Klinkt dat aanlokkelijk?

Laten we onze mouwen opstropen en beginnen!

Wat is een PR Outreach Email?

Laten we eerst en vooral een definitie geven van een PR outreach e-mail. 

Het is een brede term, maar in een notendop is een PR outreach mail het bereiken van journalisten, uitgevers en content creators die schrijven over onderwerpen die verband houden met uw bedrijf.

Als de communicatie met hen succesvol is, zullen zij een verhaal over uw merk delen op hun website of sociale media, waardoor het bereik van uw merk wordt vergroot en uw potentiële klantenkring wordt verbreed.

Waarom hebt u een e-mailuitnodiging nodig?

Je hebt e-mail outreach nodig omdat het een vitaal onderdeel is van elke PR-strategie. 

Hiermee kunt u rechtstreeks contact opnemen met journalisten en andere beïnvloeders met uw inhoud, in de hoop op mediadekking of backlinks.

En wat zijn andere voordelen?

  • Bovendien is het een zeer kosteneffectieve manier om grote aantallen mensen te bereiken. 
  • Ten tweede kunt u zich richten op specifieke journalisten en beïnvloeders van wie u denkt dat ze geïnteresseerd zijn in uw verhaal. 
  • Ten derde is het een persoonlijke manier van communiceren die kan helpen bij het opbouwen van relaties met belangrijke mediacontacten.

E-mail outreach kan een uiterst effectieve manier zijn om media-aandacht te krijgen voor uw bedrijf of organisatie. 

Indien correct gebruikt, kan het resulteren in positieve persaandacht, meer webverkeer en een betere positie in zoekmachines, wat kan leiden tot meer klanten en verkopen.

Welke stappen op te nemen bij het schrijven van een PR-e-mail?

Bij het schrijven van een PR outreach e-mail zijn er enkele stappen die u in gedachten moet houden als u een relevante outreach e-mail wilt maken.

Stap 1: Bepaal het type inhoud

Voordat u iets opschrijft, moet u bedenken welke boodschap u met uw inhoud wilt overbrengen.

Bovendien, voor wie is uw inhoud bedoeld? Het moet zinvol en relevant zijn voor je doelgroep. 

Wist je dat 80% van de uitgevers zegt dat de meest voorkomende reden waarom ze een pitch afwijzen is dat die niet relevant is voor hun beat?

Hier zijn de vragen die je op weg helpen:

  • Welke sociale media gebruikt uw publiek het meest?
  • Welke beïnvloeders of uitgevers zijn relevant voor u?
  • Waar vind je ze?
  • Brengt uw inhoud waarde, wat is er bijzonder aan, enz.

Dat wetende 57% van de belangrijkste uitgevers krijgt tussen de 50 en 500 pitches per week.kun je zien hoe belangrijk het is om een uitstekende pitch te maken. 

Stap 2: Vind relevante journalisten

Een van de beste manieren om relevante journalisten te vinden is het gebruik van sociale media. U hoeft niet op alle platforms aanwezig te zijn - dat is een verspilling van tijd en energie.

Richt u in plaats daarvan op de platforms die relevant zijn voor uw publiek en type bedrijf. Daarom is stap 1 essentieel - u moet weten waar u ze kunt vinden.

U kunt ook Google Search of Google News gebruiken om blogs en artikelen te filteren die lijken op het onderwerp van uw belangstelling. Uiteraard zullen ze een schrijversnaam hebben.

Zo kunt u topbloggers, verslaggevers, enz. vinden die relevant zijn voor uw branche.

Als je je onderzoek hebt gedaan, krijg je een lijst met potentiële leads.

Uw werk is echter nog lang niet gedaan. Je moet je leads doorlichten om er zeker van te zijn dat ze daadwerkelijk een goede match zijn.

Controleer daarom of hun publiek relevant is voor uw bedrijf en hoe invloedrijk deze leads zijn.

Hoeveel volgers hebben ze, wat is hun websiteverkeer, hoe geëngageerd is hun publiek, enz. 

Betrokkenheid is cruciaal. Iemand met miljoenen volgers betekent niets als zijn publiek niet betrokken is. 

Als je klaar bent met het doorlichten van je leads, is het de hoogste tijd om ze aan te spreken.

En dat brengt ons bij stap 3.

Stap 3: Uitreiken

Het belangrijkste om te doen bij het uitreiken van mails is ze te personaliseren. Generieke e-mails zullen geen open rate hebben.

Personalisering kan zelfs leiden tot 26% hogere open rates.

Je moet laten zien dat je de doelgroep van je contactpersoon begrijpt en laten zien dat je waarde kunt brengen en hen kunt helpen met hun pijnpunten.

Voor meer informatie over de beste manieren om jezelf voor te stellen in een e-mail, ga je naar ons artikel over Hoe jezelf voorstellen in een e-mail.

Top 9 PR Outreach E-mail Templates

Nu is het eindelijk tijd om onze top PR Outreach e-mail templates door te nemen .

1. Link Building Templates

Linkbuilding en het promoten van inhoud is lastig omdat je meestal veel e-mails moet sturen voordat je wordt opgemerkt.

Toch kunt u dit voorkomen als u de bovenstaande stappen en sjabloonvoorbeelden gebruikt die wij hebben opgesteld.

Linkbuilding templates is er in vele soorten en maten, dus laten we de meest voorkomende types eens bekijken.

1. Templates voor het creëren van partnerschappen

Een partnerschap is een van de belangrijkste aspecten van elk bedrijf. 

Het brengt meerdere waarden met zich mee, zoals het bereiken van een nieuwe markt en publiek, het vergroten van de klantentrouw of zelfs het versterken van zwakkere aspecten van uw bedrijf.

Wat dit een geweldig sjabloon maakt, is dat het een tastbare waarde biedt, concrete cijfers die aantonen dat u een expert bent op uw gebied, wat betekent dat u iemands bedrijf kunt helpen. 

Bovendien is er een eenvoudige en directe CTA.

2. Templates voor Link Building Outreach

Algoritmen van zoekmachines gebruiken links als een van de belangrijkste manieren om de relevantie van een webpagina te meten. Een groot aantal links naar een website suggereert dat de inhoud ervan de moeite waard is.

Daarom kan het beheersen van e-mail templates voor linkbuilding uw online aanwezigheid en geloofwaardigheid vergroten.

Door iemands werk te vermelden en oprecht te zeggen dat je het goed vindt en waardeert, kom je een heel eind. 

Bovendien bied je iemand een voordeel door te vragen het nieuws verder te verspreiden.

3. Gebroken Link Templates

Gebroken links kunnen uw conversiepercentages ernstig belemmeren en de SEO-ranking beïnvloeden. Daardoor kan een website als oud en achterhaald worden beschouwd. 

En dit is waar gebroken link templates te hulp schiet. Als u uw potentiële lead signaleert dat er een gebroken link is en een hoogwaardige vervanging aanbiedt, creëert u waarde voor hen. 

Het repareren van gebroken links is een populaire strategie, en daardoor reageren mogelijke leads misschien niet omdat iedereen het doet.

Het kan echter in uw voordeel werken als u uw onderzoek goed doet en relevante inhoud levert voor het merk in kwestie. 

Controleer bovendien de soorten links die een lead gebruikt-soms zijn er specifieke eisen, zoals het alleen accepteren van links van gezaghebbende sites. 

4. Gast Post Templates

Het hebben van een gast blog is zeer effectief in het opbouwen van uw online aanwezigheid en het verbeteren van uw website verkeer en SEO. Technisch gezien trek je verkeer terug naar hun website.

Het mooie van het bovenstaande sjabloon is dat het de artikelen geeft die iemand heeft geschreven. Dit is praktisch omdat uw potentiële lead meteen kan zien of u een match bent. 

Bovendien geeft het geloofwaardigheid.

Een van de belangrijkste dingen om te onthouden is het controleren van de schrijf- en technische richtlijnen van de contribuant.

5. Blogger Outreach Templates

Blogger outreach is nog een andere manier om je naamsbekendheid te vergroten en organisch verkeer te verhogen.

Hier vraagt u om samenwerking, maar u voegt er een element van plezier en hartelijkheid aan toe dat hoogstwaarschijnlijk een glimlach op het gezicht van een prospect zal toveren.

Natuurlijk werkt dit sjabloon niet voor elke gelegenheid, dus nogmaals, vergeet niet eerst uw onderzoek te doen.

2. PR-bereik Templates

Deze categorie is breed en heeft veel subcategorieën die we al behandeld hebben. Wat zijn enkele manieren waarop u deze templates kunt gebruiken?

1. Gefeliciteerd Templates

Felicitaties templates zijn geweldig omdat ze kunnen fungeren als conversatiestarters. Bovendien geven ze erkenning, maar ook dat je iemands werk volgt, wat goed is als je contact wilt leggen - je komt oprecht over.

Natuurlijk moet je iemand feliciteren met wat belangrijk lijkt, zoals een nieuwe release of promotie, enz.

2. Het aanbieden van uw diensten Templates

Als u het goed doet, zou het aanbieden van uw diensten templates voldoende informatie moeten bieden voor uw lead om te zien waarom uw aanbod het overwegen waard is.

Het model voor het aanbieden van uw diensten draait om het wederzijdse belang dat voor beide partijen in kwestie gunstig kan zijn.

3. Een moeilijk publiek aanspreken Templates

Een bepaald publiek zal moeilijk zijn tenzij je vertrouwd bent geraakt met zijn gewoonten, gedragingen, voorkeur en afkeer, enz. 

Om een moeilijk publiek effectief te bereiken, moet je dus de tijd nemen om het te leren kennen.

Bekijk ons sjabloon hieronder als referentie.

Het bovenstaande model speelt ook in op de wederzijdse waarde en het voordeel van beide partijen, zodat hun gemeenschap kan bloeien.

Tot slot bereiken we de minst favoriete maar noodzakelijke templates - follow-upe-mails.

Deze templates zijn ook stap 4 in wat u moet opnemen bij het schrijven van een PR outreach e-mail.

Stap 4: Doe de follow-up plus Templates

U zult de follow-up vaker moeten doen. Als algemene regel geldt dat u drie tot vijf dagen na uw eerste e-mail een follow-up moet doen.

Volgens Forbes is er een kans van 90% dat je binnen 2 dagen na verzending een antwoord krijgt .

Bovendien, als je lead stil blijft na je twee follow-up e-mails, laat het dan.

Vergeet niet nieuwe feiten toe te voegen en maak de follow-up e-mail niet langer dan de oorspronkelijke.

Voor meer voorbeelden en details over follow-up e-mails, ga naar Hoe schrijf je een follow-up e-mail naar een potentiële klant?.

Hoe maak je een PR Outreach Email met TextCortex?

De 4 stappen die we hebben behandeld en de templates die we hebben verstrekt zouden meer dan genoeg moeten zijn om je op weg te helpen.

Als je je echter nog steeds onzeker voelt of niet weet waar je moet beginnen, kunnen veel AI-gestuurde schrijftools je enorm helpen.

Het beste? Uw copy zal authentiek en natuurlijk klinken, zodat het voor u gemakkelijk zal zijn om het nog meer te personaliseren.

Dus hoe kun je beginnen?

TextCortex, een schrijfprogramma op AI, maakt het maken van blog berichten, e-mails, productbeschrijvingen, advertenties en berichten op sociale media eenvoudig. 

Bovendien functioneert het op use-case modellen die meer nauwkeurigheid en kwaliteit aan de inhoud geven. 

Dus, hoe kun je TextCortex gebruiken om PR e-mails te schrijven?

Text Cortex heeft een groot aantal functies om uw schrijf- en marketingmateriaal te verbeteren.

Bovendien kunt u ze combineren in het insteekmenu binnen hetzelfde tekstvak.

1. Schrijf een e-mail met de functie 'Bullet to email'. 

Deze functie zet uw willekeurige ideeën om in e-mails. Je hebt slechts drie opsommingen nodig die worden omgezet in een e-mail.

‍

‍

Klik gewoon op het pictogram en kies uit meerdere opties.

2. Bewerk uw e-mails met de functie "Herschrijven".

Met deze functie kunt u de inhoud zo vaak aanpassen als nodig is. Met deze functie kunt u ook uw zinnen en paragrafen in bulk parafraseren. 

‍

‍

Het proces is eenvoudig - markeer een zin of een alinea en klik op het pictogram. Ook hier zijn er meerdere opties waaruit u kunt kiezen. 

Dit is slechts een voorproefje van TextCortex's robuuste functies.

Naast hulpmiddelen voor schrijven en parafraseren kunt u inhoud creëren binnen elk tekstvak op meer dan 30 verschillende platforms.

Bovendien kunt u meer dan 60 creatie templates gebruiken (e-mail templates is inbegrepen).

Kortom, aantrekkelijke e-mails maken die worden geopend is geen gemakkelijke opgave. 

U zult zelf veel onderzoek moeten doen, maar Text Cortex is er om tijd te besparen in uw schrijfproces en u te helpen moeiteloos kopieën van hoge kwaliteit te maken.

Klaar om het te proberen?

Download de gratis Chrome extension en begin met het maken van professionele e-mails die de aandacht en reacties krijgen die u zoekt.