Onlangs had ik een ad-hoc verzoek voor een maandelijkse managementvergadering. Ik ben de hele middag bezig geweest met het doorzoeken van talloze e-mails en SharePoint-links om de budgetpresentaties van vorig jaar van de verschillende afdelingen te vinden. Ik moest door al die slecht gelabelde mappen navigeren, een half dozijn collega's bellen en vervolgens handmatig de informatie uit vier verschillende templates samenvoegen. Ik had net 5 minuten voor de deadline ingeleverd. Uiteraard heb ik het familiediner gemist. Geloof me, één drankje was die avond niet genoeg.

- Sam, projectmanager van een S&P 500 TextCortex klant beschrijft zijn worsteling

Kennis - Een zeer kostbare ondernemingsstrijd

Elke bedrijfsmedewerker kan zich op de een of andere manier inleven in de ervaring van Sam. Het is zelfs zo dat 47% van de digitale werknemers moeite heeft om de gegevens en informatie te vinden die ze nodig hebben om hun eigenlijke werk uit te voeren. 

Kennis - Een zeer kostbare ondernemingsstrijd

Gemiddeld besteden werknemers 9,3 uur per week, oftewel ongeveer 25% van hun tijd, aan het doorzoeken van informatie. Als je bedenkt dat bedrijven 72% van het mondiale BBP genereren, komt dit inefficiëntieprobleem neer op maar liefst 15 biljoen dollar. Met de recente vooruitgang op het gebied van generatieve AI(Gen AI) is er nu misschien een haalbaar pad om dit probleem aan te pakken en te verminderen, wat hoop geeft op een hogere productiviteit en minder frustratie onder werknemers.

Hoe kennismanagement tegenwoordig werkt

Op dit moment is kennismanagement een ontmoedigende taak voor de meeste organisaties. Medewerkers staan vaak onder de druk om alles up-to-date en goed gestructureerd te houden en tegelijkertijd hun primaire werkverantwoordelijkheden te beheren. Natuurlijk is het duidelijk wat prioriteit krijgt. Het gebrek aan effectieve governance, processtructuren en stimulansen maken het nog ingewikkelder. Of ze bestaan niet of ze zijn in silo's ondergebracht, wat leidt tot inconsistente resultaten en redundantie. Tools als Google Drive, Microsoft SharePoint, Notion, Guru of Confluence beheren de feitelijke opslag, maar minder de uitdaging van effectieve governance-onderwerpen zoals actuele autorisatie, historisering/archivering, logische structurering of effectieve zoekfuncties.

De cijfers onderbouwen dit sombere beeld. 22% van alle gegevens binnen ondernemingen wordt irrelevant elk jaar. In combinatie met de afwezigheid van effectieve governance is dus gemiddeld zo'n 60% van alle gegevens binnen een organisatie verouderd. Dit leidt tot een gebrek aan vertrouwen in bedrijfsgegevens, waarbij 75% van de leidinggevenden aangeeft weinig vertrouwen te hebben. Deze uitdaging wordt alleen maar groter als je bedenkt dat het gemiddelde datavolume van ondernemingen jaarlijks met 30% groeit. Zonder een robuuste technologische oplossing zal het vinden van relevante informatie steeds meer lijken op het zoeken naar een speld in een hooiberg.

Hoe kan Gen AI helpen?

Gen AI-bedrijfsplatforms, zoals TextCortexbieden een aanzienlijke vooruitgang bij het oplossen van dit kennismanagementprobleem. Deze tools maken naadloze integratie mogelijk tussen verschillende opslagoplossingen (bijv. Microsoft OneDrive (SharePoint), Google Drive).

Vervolgens kunnen medewerkers hun vragen stellen en synthetische output en antwoorden ontvangen, aangevuld met verwijzingen die hen direct naar de geciteerde documenten leiden.

Voor deze oplossing hoeven geen nieuwe opslagoplossingen te worden geïntroduceerd en is het niet nodig om de gegevens volledig op te schonen of te herstructureren. Bovendien is het hele proces volledig GDPR-compliant, worden de bedrijfsgegevens nooit ergens anders opgeslagen en kan er gebruik worden gemaakt van de bestaande oplossing voor toegangsbeheer. Uiteindelijk elimineren deze tools de frustratie van het zoeken naar informatie en kunnen medewerkers zich richten op taken die echt waarde toevoegen aan het bedrijf.

Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

  • TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
  • AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
  • Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
  • De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.