In een projectplan worden alle fasen en stappen van een project gedetailleerd beschreven, zoals rollen en verantwoordelijkheden, budget, mijlpalen, tijdlijnen, taken, subtaken, projectdoelen enz. Projectplanning is essentieel voor belanghebbenden, investeerders en leden om het hele project te kunnen zien en begrijpen.

Volgens een onderzoeksrapport van het Project Management Institute (PMI) geeft 46% van de organisaties prioriteit aan projectplanning. De projectplanningsfase is de basis voor een succesvolle projectuitvoering. Als je je afvraagt hoe je een projectplan schrijft, dan kunnen we je helpen!

hoge prioriteit aan een cultuur die projectmanagement waardeert

In dit artikel leggen we uit wat projectplanning is en hoe je er een kunt maken.

Klaar? Laten we erin duiken!

TL; DR

  • Een projectplan is een document dat je gebruikt om je hele project op te delen en te bewaken in uitvoerbare stappen. 
  • Projectplanfasen omvatten initiatie, planning, projectuitvoering, controle en projectafsluiting. 
  • Om een projectplan te maken, moet je eerst een schets maken en vervolgens stappen zoals projectdoelstellingen en reikwijdte voltooien. 
  • Nadat je een projectplan hebt gemaakt, kun je een bijeenkomst organiseren met belanghebbenden en teamleden en het project uitvoeren. 
  • Als je op zoek bent naar een AI co-piloot om je te helpen een projectplan vanaf nul op te stellen of je bestaande projectplan te verbeteren, dan is ZenoChat voor jou ontworpen.

Wat is een projectplan?

Een projectplan splitst de onderdelen van je project op in werkbare grootten. Het is een formeel document dat je hele projectproces schetst, inclusief taken, stappen en mijlpalen. Een projectplandocument is een centrale kennisbank waar teamleden en belanghebbenden antwoorden op hun vragen kunnen vinden.

Projectmanagers controleren regelmatig het projectplandocument en werken de status ervan bij, waarschuwen teamleden bij mogelijke risico's en informeren belanghebbenden en investeerders van het project.

De gegevens van Pulse laten zien dat als het gaat om het leveren van waarde, organisaties die zeer volwassen zijn in hun capaciteiten beter presteren dan organisaties die dat niet zijn, op een aantal belangrijke projectgegevens:

De ROI van volwassenheid

Fasen van projectplan

Bij elk projectplan horen 5 verschillende onderwerpen die moeten worden uitgevoerd. Een project starten, afronden en de resultaten van het project analyseren maken allemaal deel uit van projectplanning. 

Fasen van projectplan

De fasen van het projectplan omvatten:

  • Concept en initiatie: Het eerste deel van je project is het brainstormen en ideeën inventariseren dat je met je teamleden gaat doen.
  • Definitie en planning: In deze fase moet je de doelen, tijdlijn en verantwoordelijkheden van je projectplan vaststellen.
  • Projectuitvoering: Dit is de fase waarin je je plannings- en brainstormfasen omzet in actie en je project actief start.
  • Controle: Dit is de fase waarin je de prestaties van je project evalueert en of het aan de verwachtingen voldoet.
  • Project afsluiten: Dit is de fase waarin je je project succesvol afsluit na het voltooien van alle projectfasen. In deze fase kun je alle informatie documenteren en een document maken dat de andere fasen van het project samenvat.

Hoe schrijf je een projectplan?

De projectplanningsfase en het documenteren ervan vergroten zowel de kans op succes van het project als maakt het voor teamleden en belanghebbenden gemakkelijker om het project te volgen. Als je je afvraagt hoe je een projectplan schrijft, hebben we een gids voor je gemaakt!

1-) Schets de projectdoelstellingen

De projectdoelen en -doelstellingen zullen een bron van informatie zijn die je gedurende het project zult controleren. Zowel belanghebbenden als teamleden zullen regelmatig naar de projectdoelen en -doelstellingen kijken en de huidige status van het project evalueren. Bij het schetsen van de projectdoelen is het belangrijk om mijlpalen te identificeren, benodigde middelen te bepalen en een planning te maken voor de tijdlijn van het project.

Nadat je de projectdoelen hebt bepaald, kun je ze opsplitsen in uitvoerbare stappen en kaders maken voor de taken om medewerkers efficiënter te laten werken. Je kunt ook aangeven hoe de doelen gemeten zullen worden om belanghebbenden effectief te informeren.

2-) De reikwijdte van het project bepalen

Het kopje projectscope dat je aan je projectplan toevoegt is handig om alle aspecten van je project in detail te beschrijven. In dit stadium moeten middelen, tijdlijnen, deliverables en andere gerelateerde documentatie aan dit onderdeel worden toegevoegd. Je kunt ook mijlpaalmarkeringen, documenten met betrekking tot taken en hulpmiddelen aan dit onderdeel toevoegen.

3-) Creëer het raamwerk van het projectplan

De belangrijkste stap in het proces van het schrijven van een projectplan is het documenteren ervan. In dit stadium moet je een projectplan maken met behulp van de metrics die je hebt verzameld voor je projectplan. Het eerste wat je moet doen in je projectplan is de deliverables bepalen. Deliverables kunnen ontwerpen, voorstellen, rapporten, analyses en technische beoordelingen zijn.

Taken identificeren en verwachtingen stellen  

Tijdens het maken van het projectplan moet je taken toewijzen aan teamleden en leiders die betrokken zijn bij de operatie en verwachtingen opstellen die hun succes zullen meten. In dit stadium kun je een apart kader maken voor elk lid of een takenlijst maken die het hele team aanspreekt. 

4-) Projectmiddelen toewijzen

Voordat je aan een project begint, is het essentieel om je middelen te controleren en uit te zoeken of je de middelen hebt die nodig zijn om het project te voltooien. In dit stadium kun je onderzoeken of je bedrijf in het verleden een project heeft gedaan waar je naar kunt verwijzen om een lijst te maken van de middelen die je mogelijk nodig hebt.

Als je projectmiddelen ontoereikend zijn, kun je een budgetbeheerplan maken om toegang te krijgen tot de benodigde middelen. Ook als je middelen voldoende zijn, kun je je project succesvoller beheren door een projectmanagementplan te maken.

5-) Een tijdlijn voor het project opstellen

Nu de takenlijst, doelstellingen en middelen klaar zijn, is het tijd om de tijdlijn van het project te maken. Elk project heeft een bepaalde hoeveelheid tijd nodig om te worden afgerond en het is jouw verantwoordelijkheid als projectmanager om je medewerkers deze tijd te geven. In een projecttijdlijn moet je opnemen:

  • Duur van activiteiten of taken
  • Begin- en einddatum van projectactiviteiten en taken
  • Individuele rollen en verantwoordelijkheden
  • Mijlpalen en fasen
  • Routekaart project

6-) Bijeenkomst met team en belanghebbenden

Na het voltooien van de projectplanning moet je bijeenkomsten organiseren met zowel medewerkers als belanghebbenden om het plan te evalueren en hun meningen te verzamelen. Deze bijeenkomsten kunnen in groepsverband of als individuele sessies worden gehouden. Dit proces biedt belangrijke spelers de gelegenheid om vragen te stellen, suggesties te doen en feedback te geven voordat het project wordt uitgevoerd.

In dit stadium moet je de teamleden informeren door hun rollen, taken, verwachtingen en tijdlijnen uit te leggen, terwijl je ook luistert naar hun suggesties. Zoals op elk gebied van het bedrijf is communicatie van cruciaal belang bij projectplanning.

7-) Project uitvoeren

Als je de planningsfase hebt afgerond, hoef je het alleen nog maar uit te voeren. Als je het project eenmaal hebt uitgevoerd, is het belangrijk om de prestaties gedurende de hele levenscyclus van het project in de gaten te houden en de belanghebbenden te voorzien van prestatie-updates. Hiervoor kun je regelmatige check-ins gebruiken, prestatiemetingen als meetinstrumenten gebruiken en je budgetbeheerplan controleren.

ZenoChat - Creëer aangepaste projectplannen

Als je op zoek bent naar een AI-assistent die je begeleidt vanaf de projectplanningsfase tot aan de projectlevenscyclus, dan is ZenoChat van TextCortex iets voor jou. ZenoChat biedt zijn gebruikers functies zoals parafraseren, vereenvoudigd taalgebruik, samenvatten en tekstgeneratie, die het schrijfproces van het projectplan zullen verbeteren.

zenochat

Bovendien biedt ZenoChat zijn gebruikers kennisbanken waar ze interne documenten en gegevens kunnen uploaden en kennisbeheertaken kunnen vergemakkelijken. Met kennisbanken kun je al je projectgegevens in ZenoChat integreren en een breed scala aan documenten maken, van het maken van projectplannen tot projectbudgetbeheer. Met andere woorden, met ZenoChat kun je zowel projectplannen vanaf nul maken als bestaande projectplannen verbeteren.

ZenoChat biedt functies die niet alleen helpen bij het maken van projectplannen, maar ook de productiviteit van medewerkers verhogen door ze te helpen met al hun taken. Bekijk de resultaten van een van onze casestudies:

  • TextCortex werd uitgevoerd voor Kemény Boehme Consultants als oplossing om deze uitdagingen aan te pakken en vandaag de dag melden de medewerkers een verhoogde efficiëntie en productiviteit(gemiddeld 3 werkdagen per maand per medewerker bespaard).
  • AICX, een ecosysteempartner van TextCortex, was een integraal onderdeel van de onboarding en hielp bij het bereiken van een activeringspercentage van 70% van het team binnen de eerste weken.
  • Het vertrouwen van werknemers in het gebruik van en werken met AI is met 60% toegenomen.‍
  • De implementatie resulteert in een rendement op investering (ROI) van 28x.

Projectplan sjabloon

Laten we eens kijken naar een projectplansjabloon gemaakt door ZenoChat:

Projectplan sjabloon
Klik hier om de sjabloon te openen

Wil je gepersonaliseerde projectplannen maken?

Klik hier om je gratis TextCortex account aan te maken en gebruik te maken van de geavanceerde functies.