HR-software kiezen [Jouw kopersgids en checklist]

In de snelle zakenwereld van vandaag de dag wenden personeelsafdelingen zich steeds vaker tot technologie om hun activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te vergroten. HR-software is een essentieel hulpmiddel geworden voor organisaties van alle groottes en helpt bij het automatiseren en vereenvoudigen van verschillende HR-processen. 

Gartner stelt dat 76% van de HR-leiders gelooft dat als hun organisatie in de komende 12 tot 24 maanden geen AI-oplossingen, zoals generatieve AI, adopteert en implementeert, ze zullen achterlopen in organisatorisch succes ten opzichte van degenen die dat wel doen.

Of je nu een kleine ondernemer bent die voor het eerst HR-software wil implementeren of een grote onderneming die haar bestaande systeem wil upgraden, deze uitgebreide gids helpt je een weloverwogen beslissing te nemen om je HR-activiteiten te optimaliseren!

Wat is HR-software?

HR-software is een uitgebreide digitale oplossing die ontworpen is om verschillende HR-processen binnen een organisatie te stroomlijnen en te automatiseren. Het dient als een gecentraliseerd platform voor het beheren van personeelsgegevens, het automatiseren van routinetaken en het ondersteunen van HR-professionals bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Het helpt bedrijven om hun personeelsbestand efficiënter te beheren. Hoewel het een aantal overeenkomsten heeft met salarissoftware, biedt HR-software meestal een breder scala aan functionaliteiten die verder gaan dan alleen het beheren van betalingen en lonen.

Wat kan HR-software doen?

HR-software is een veelzijdig hulpmiddel dat een breed scala aan taken en processen aankan. De mogelijkheden strekken zich uit over verschillende aspecten van personeelsbeheer en bieden oplossingen die HR-activiteiten aanzienlijk kunnen stroomlijnen.

Beheer van werknemersgegevens

HR-software dient als centrale database voor alle werknemersinformatie. Het kan:

• Persoonlijke gegevens, arbeidsverleden en werkgerelateerde informatie opslaan en organiseren
• Personeelsdossiers veilig en efficiënt beheren
• HR-professionals eenvoudig toegang geven tot actuele personeelsgegevens

Automatisering van HR-processen 

Een van de belangrijkste functies van HR-software is het automatiseren van tijdrovende taken. Dit omvat:

• Verlofbeheer: Verlofaanvragen bijhouden en goedkeuren
• Aanwezigheidsregistratie: Werkuren en afwezigheden van werknemers bijhouden
• Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden: Beheer van employee benefits programma's en inschrijvingen

Salarisadministratie

Hoewel niet alle HR-software salarisfuncties bevat, doen veel uitgebreide oplossingen dat wel. Ze kunnen:

• Lonen, salarissen en inhoudingen berekenen
• Verwerk betalingen via verschillende methoden (directe storting, cheques, etc.)
• Loonstrookjes en belastingformulieren genereren 3

Nalevingsbeheer

HR-software helpt organisaties te blijven voldoen aan de arbeidswet- en regelgeving door:

• Actuele informatie verschaffen over wettelijke vereisten
• Noodzakelijke nalevingsrapporten genereren
• Ervoor zorgen dat de juiste documentatie wordt bijgehouden

Analytics en rapportage

De meeste HR-systemen bieden robuuste rapportagemogelijkheden, zodat HR-professionals:

• Standaardrapporten en aangepaste rapporten genereren over verschillende HR-gegevens
• Trends en patronen in het personeelsbestand analyseren
• Datagestuurde beslissingen nemen op basis van nauwkeurige, realtime informatie

Zelfbediening voor werknemers

Moderne HR-software bevat vaak selfserviceportalen waar werknemers terecht kunnen:

• Hun persoonlijke gegevens inzien en bijwerken
• Loonstrookjes en belastingdocumenten bekijken
• Verlof aanvragen en verlofsaldi controleren
• Deelnemen aan functioneringsgesprekken

Werving en inwerken

Veel HR-softwareoplossingen ondersteunen het hele wervingsproces, waaronder:

• Vacatures plaatsen en sollicitanten volgen
• Planning sollicitatiegesprekken en evaluatie kandidaten
• Inwerken en oriëntatie van nieuwe medewerkers

Prestatiemanagement

HR-software kan prestatiemanagement vergemakkelijken door:

• Werknemersdoelen stellen en bijhouden
• Functioneringsgesprekken voeren
• Identificeren van trainingsbehoeften en lacunes in vaardigheden

Voordelen van het gebruik van HR-software

Deze systemen bieden aanzienlijke voordelen voor zowel werkgevers als werknemers, wat leidt tot een efficiëntere HR-afdeling die zich kan richten op strategische, mensgerichte taken in plaats van administratieve lasten.

1. Verbeterde werknemerservaring. HR-software verbetert de communicatie tussen afdelingen, waardoor werknemers gemakkelijk toegang hebben tot informatie over salarisstroken, vakantiedagen en andere HR-gerelateerde zaken.
2. Gecentraliseerde gegevensopslag. Het verzamelt alle verspreide gegevens op één toegankelijke locatie, waardoor papieren documenten overbodig worden en informatie efficiënt kan worden teruggevonden.
3. Gestroomlijnde workflows. Met geautomatiseerde workflows kunnen HR-afdelingen taken uitvoeren zonder knelpunten en de status van documenten effectief bijhouden.
4. Verbeterde besluitvorming. HR tools wijzen middelen efficiënter toe, waardoor nauwkeurige en tijdige zakelijke beslissingen op basis van gegevens mogelijk zijn.
5. Verbeterde gegevensbeveiliging. De software biedt belangrijke beveiligingsmaatregelen om gevoelige persoonlijke gegevens te beschermen.
6. Tijd- en kostenbesparingen. Door processen te automatiseren en nauwkeurige gegevens te leveren, helpt HR-software afdelingen efficiënter te werken.
7. Beter talentbeheer. Het vereenvoudigt het wervingsproces en helpt toptalent te behouden door onboarding- en wervingsprocessen te verbeteren.
8. Vereenvoudigd salarisbeheer. HR-oplossingen met salarisadministratie kunnen belastingen en loonstrookjes zonder gedoe afhandelen, waardoor de werkdruk afneemt en fouten worden voorkomen.

Hoe kies je de juiste HR-software?

Het kiezen van de juiste HR-software is een cruciale beslissing die de efficiëntie van je organisatie en de tevredenheid van je werknemers aanzienlijk kan beïnvloeden. Er zijn talloze opties op de markt, dus het is essentieel om een duidelijke strategie te hebben voor het kiezen van een systeem dat aansluit bij de unieke behoeften en doelen van je bedrijf. Hier zijn vijf belangrijke overwegingen om je te helpen bij het kiezen van de meest geschikte HR-software voor jouw bedrijf.

1. Beoordeel de behoeften van je bedrijf en stel de belangrijkste functies vast ✅

Voordat je HR-software kiest, moet je de specifieke vereisten van je organisatie zorgvuldig evalueren. Houd rekening met factoren zoals bedrijfsgrootte, bedrijfstak en unieke HR-processen. Zoek naar essentiële functies die aansluiten bij je behoeften, zoals tools voor werving en talentmanagement, salarisadministratiesystemen, secundaire arbeidsvoorwaarden, self-service portals voor werknemers en mogelijkheden voor prestatiemanagement.

2. Overweeg integratie en maatwerk ✅

Kies HR-software die goed integreert met je bestaande systemen en die je kunt aanpassen aan de unieke eisen van je bedrijf. Zoek bijvoorbeeld naar oplossingen die naadloos kunnen aansluiten op je huidige HRIS om één bron voor personeelsgegevens te creëren. Zorg ervoor dat de software kan worden aangepast aan je budget en bedrijfsdoelen.

3. Gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning evalueren ✅

Kies software die intuïtief en gebruiksvriendelijk is voor zowel HR-professionals als werknemers. Kijk naar de mate van klantenondersteuning en de trainingsmogelijkheden die de softwareleverancier biedt. Dit zorgt voor een soepele acceptatie en een voortdurend gebruik van het systeem.

4. Geef prioriteit aan beveiliging en compliance ✅

Gezien de gevoelige aard van HR-gegevens geef je de voorkeur aan software met robuuste beveiligingsfuncties om werknemersgegevens te beschermen. Zorg ervoor dat het systeem de fiscale wet- en regelgeving kan naleven, wat cruciaal is voor salarisadministratie en andere HR-functies.

5. Overweeg toekomstige behoeften en AI-mogelijkheden ✅

Kies software die kan meegroeien met je organisatie en zich kan aanpassen aan toekomstige behoeften. Met de toenemende populariteit van kunstmatige intelligentie kun je op zoek gaan naar HR-systemen die AI gebruiken om resource-intensieve processen en repetitieve taken te elimineren. Dit kan de efficiëntie en besluitvorming op de lange termijn helpen verbeteren.

Onthoud dat er geen pasklare oplossing bestaat. De juiste HR-software voor jouw organisatie hangt af van je specifieke behoeften, budget en langetermijndoelen. Neem de tijd om verschillende opties te onderzoeken en te vergelijken voordat je een beslissing neemt.

AI inzetten voor HR-activiteiten

Opleidingsmateriaal, functiebeschrijvingen en prestatieoverzichten maken

Stel je eens voor hoe je HR-afdeling communiceert en kennis beheert met behulp van kunstmatige intelligentie. TextCortex AI biedt een aantal prachtige mogelijkheden zoals schrijfondersteuning en workflowautomatisering die het werk van HR-professionals echt kunnen verbeteren. Het stelt je in staat om met gemak duidelijke, consistente en boeiende communicatie op te stellen - of het nu gaat om beleidsupdates of nieuwsbrieven voor medewerkers.

Een bedrijfswiki bouwen

Een opvallende functie is Knowledge Bases, waarmee je een bedrijfswiki kunt maken. Stel je een gecentraliseerde hub voor waar medewerkers gemakkelijk antwoorden kunnen zoeken en vinden op hun vragen over van alles en nog wat, van inwerkprocedures tot informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden. Met TextCortex AI kun je de organisatie en het bijwerken van deze wiki stroomlijnen, zodat je team altijd toegang heeft tot de meest actuele en relevante informatie. Om deze kennisbank te vullen, heb je de flexibiliteit om je bestaande documenten en gegevens te uploaden of te koppelen aan TextCortex's systeem. 

Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat je bestaande bronnen snel kunnen worden opgenomen in je nieuwe AI-aangedreven wikisysteem, waardoor de overgang naar een efficiëntere oplossing voor kennisbeheer soepel en moeiteloos verloopt.

Klinkt dit aantrekkelijk? 

Maak nu een account aan en ontdek de toekomst van human resources!