Beste Gmail-tools om de productiviteit te verhogen

E-mails schrijven kan een tijdrovende klus zijn en als u het meeste uit uw tijd wilt halen, is het belangrijk om productief te zijn tijdens het schrijven ervan. Gelukkig zijn er verschillende manieren om uw productiviteit tijdens het schrijven van e-mails te verhogen.

In dit artikel hebben we de beste tools opgesomd die u in Gmail kunt gebruiken om uw dagelijkse productiviteit te maximaliseren. Deze tools zijn ontworpen om het voltooien van taken gemakkelijker, sneller en efficiënter te maken. Blijf lezen voor meer informatie!

Gebruik en voordelen

E-mails zijn ongelooflijk nuttige communicatiemiddelen: ze zijn een snelle, efficiënte manier om berichten, documenten en bestanden te verzenden en te ontvangen. E-mails zijn ook ideaal om gesprekken bij te houden, omdat ze een schriftelijk verslag vormen waarnaar op elk moment kan worden teruggegrepen.

Laten we eens kijken waarom e-mails zo'n cruciaal onderdeel van ons leven zijn!

Business

In de wereld van vandaag zijn e-mails een integraal onderdeel van vrijwel elk bedrijf, wat waarschijnlijk niemand zal verbazen.

E-mails stellen bedrijven in staat om snel en gemakkelijk te communiceren met een breed scala aan contacten, van collega's en klanten tot verkopers en klanten. Niet alleen kunnen e-mails in korte tijd een grote hoeveelheid informatie overbrengen, maar ze kunnen ook naar meerdere ontvangers tegelijk worden gestuurd, wat tijd en moeite bespaart. Door e-mails te gebruiken kunnen bedrijven hun personeel en klanten overal van op de hoogte houden!

Beveiliging

Het gebruik van e-mail als authenticatiemethode wordt steeds populairder voor bedrijven die platforms en diensten aanbieden. Met deze authenticatiemethode kunnen gebruikers hun identiteit bewijzen en toegang krijgen tot hun profiel zonder een complex wachtwoord te hoeven onthouden.

Door een unieke code naar het geregistreerde e-mailadres te sturen, kunnen bedrijven er zeker van zijn dat de gebruiker die toegang vraagt, ook daadwerkelijk degene is die daarvoor bedoeld is.

Promotie

E-mails zijn een krachtig hulpmiddel voor bedrijven om hun doelklanten te bereiken. Door e-mails naar hun klantenkring te sturen, kunnen bedrijven hun producten of diensten effectief aan die klanten verkopen en hen aanmoedigen een aankoop te doen.

Met deze vorm van communicatie kunnen bedrijven op een efficiënte en kosteneffectieve manier informatie over hun producten of diensten aan potentiële kopers verstrekken. Bovendien kunnen bedrijven e-mail gebruiken om klanten te herinneren aan komende verkoopevenementen of om hen eraan te herinneren een aankoop te doen.

Effectieve e-mails opstellen

Bij het opstellen van een effectieve e-mail gaat het om meer dan alleen het typen van woorden, het gaat erom dat u de tijd neemt om na te denken over wat u wilt communiceren en hoe u dat wilt doen.

Dit is vooral belangrijk als u een e-mail stuurt naar een leidinggevende of een belangrijk contact. Wij hebben een aantal tips voor u om op de hoogte te blijven!

Naar een klant

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het e-mailbericht dat u naar een klant stuurt professioneel, beleefd en duidelijk is.

Zorg er allereerst voor dat u een passende onderwerpregel voor het bericht gebruikt - iets dat duidelijk aangeeft waar het bericht over gaat.

Begin met na te denken over de behoeften van de klant en hoe u kunt helpen. Zorg ervoor dat u alle noodzakelijke informatie in de e-mail opneemt, zoals de contactgegevens van de klant, de details van de situatie en de oplossing die u kunt bieden. Controleer voordat u de e-mail verstuurt of alle details correct zijn en of de toon en het taalgebruik geschikt zijn voor de klant.

Neem ten slotte de tijd om de e-mail te proeflezen om ervoor te zorgen dat er geen grammatica- of spelfouten in staan.

Naar een leraar

Een e-mail schrijven aan een leraar kan intimiderend aanvoelen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met een paar eenvoudige tips en trucs kun je ervoor zorgen dat je boodschap duidelijk en effectief is.

Stel jezelf eerst voor en leg uit waarom je schrijft. Dit kan zijn waarom je de hand reikt of in welke klas je zit. Vermeld zeker je naam en alle relevante informatie over jezelf die de leraar kan helpen begrijpen wie je bent.

Vermeld vervolgens in de eerste twee zinnen duidelijk en beknopt het doel van uw e-mail. Je wilt hier niet te veel schrijven; net genoeg zodat ze weten waar je bericht over gaat zonder dat ze het hele ding hoeven door te lezen. 

Zodra dit is gebeurd, verstrekt u alle aanvullende gegevens die nodig zijn om de context van uw verzoek of vraag te begrijpen. 

Sluit af met een beleefde afsluiting voordat u uw naam en eventuele contactgegevens vermeldt.

Aan je baas

Het schrijven van een e-mail aan je baas kan een ontmoedigende taak zijn. Om u te helpen slagen, volgen hier enkele tips en trucs!

Begin met een formele begroeting - Begin de e-mail met een formele begroeting zoals "Beste [naam]," of "Goedemorgen/middag [naam]". Dit zet de toon voor de rest van het bericht en getuigt van respect.

Kom vervolgens meteen ter zake, vertel hen wat u nodig hebt in zo weinig mogelijk woorden, zodat zij een weloverwogen beslissing kunnen nemen over wat u van hen verlangt. 

Zelfs als uw verzoek dringend is, zorg ervoor dat u geen overdreven veeleisende of opdringerige taal gebruikt; in plaats daarvan moet u beleefd en hoffelijk blijven om een goede werkrelatie met uw baas te behouden en toch efficiënt en effectief gedaan te krijgen wat u nodig hebt. 

Sluit af door dank te zeggen voor hun tijd of door hulp aan te bieden als ze vragen hebben.

Gmail Productiviteitstools

Gmail is een ongelooflijk krachtig hulpmiddel om georganiseerd en productief te blijven. Het zit vol met functies die u kunnen helpen uw tijd te beheren, uw taken bij te houden en elke dag meer gedaan te krijgen.

In het volgende gedeelte zetten we een aantal van de handigste Gmail-productiviteitstools op een rij die u kunt gebruiken om het meeste uit uw e-mailervaring te halen. 

TextCortex - Browser Extension

Productief zijn zonder aan kwaliteit in te boeten, betekent dat u sneller moet kunnen schrijven en toch e-mails moet opstellen die geopend en gelezen worden.

TextCortex is de ideale tool om dat te doen! Het vertrouwt op machine learning processen om de meest relevante output te voorspellen op basis van parameters zoals trefwoorden, tekstlengte, creativiteitsniveau en meer.

U kunt experimenteren met onze functie bullet point to email of kijken naar de categorie e-mail schrijven binnen onze creator suite. Vergeet niet om ook te spelen met onze toonveranderingsfunctie en uitvoerlengte om een perfect resultaat op maat te krijgen!

EmailAnalytics

EmailAnalytics is een tool waarmee u de e-mailactiviteiten van uw team kunt bijhouden en de e-mailstatistieken in Gmail kunt visualiseren. Met behulp van deze gegevensanalyse kunnen marketeers voordelige inzichten verwerven en effectieve plannen bedenken voor betere e-mailprestaties. 

Mailstrom

Deze tool houdt uw Gmail-inbox schoon en georganiseerd. U kunt uw berichten filteren op basis van verschillende criteria, zoals onderwerp, afzender, abonnementen of tijdstip van verzending.

Zodra u de juiste verzameling e-mails hebt, kunt u ze in bulk verwijderen of ze per categorie laten organiseren.

Sorteer

Met deze Gmail-tool kunt u uw e-mails organiseren door ze te categoriseren in thematische lijsten, met een extra scrumbord om ervoor te zorgen dat u de voortgang van elke afzonderlijke e-mail bijhoudt.