이메일을 통해 답장을 받지 못하는 것에 지치지는 않으셨나요? 

이메일에서 정확히 무엇이 잘못될 수 있을까요?

놀랄 수도 있지만, 오늘날 이메일 사용자가 40억 명에 달하기 때문에 모든 것이 잘못될 수 있습니다.

받은 편지함의 다른 이메일과 경쟁하는 것 외에도 독자가 내 이메일을 클릭하도록 유도해야 합니다.

통계에 따르면 전체 이메일 수신자 중 거의 절반이 알 수 없는 발신자가 보낸 메시지를 삭제하는 것으로 나타났습니다.

이메일이 '허용 가능한' 형식인지 확인하기 위해 따라야 할 몇 가지 기본적인 규칙이 있다는 것은 의심할 여지가 없습니다.

사람들이 이메일에 답장할 만큼 관심을 갖도록 유도하는 방법은 완전히 다른 차원의 문제입니다.

이메일 작성 기술을 향상하고 이메일에 대한 독자의 참여를 높이는 효과적인 9가지 전략 목록을 정리해 보았습니다.

하지만 그 전에 이러한 '기본 사항'에 대해 간단히 살펴보겠습니다. 

쉘 우?

모든 이메일에서 수행해야 하는 4가지 필수 단계

이전에 이메일을 작성해 본 적이 있다면 항상 지켜야 할 몇 가지 규칙이 있다는 것을 알고 있을 것입니다.

혹시 모를 경우를 대비해 지금부터 살펴볼 테니 미리 준비하세요:

✔️ 명확한 제목으로 시작하기 - 이메일의 제목은 수신자가 가장 먼저 보게 되므로 짧고 명확하게 작성하세요.

✔️ 대화형 스타일 사용 - 독자와 대화하는 것처럼 전문적인 방식으로 글을 작성해 보세요.

✔️ 이메일은 간결하고 요 점만 전달하세요 - 이메일은 명확하고 간결하게 작성하세요. 장황한 내용은 피하세요.

✔️ 이메일 서식 지정 - 글머리 기호와 굵은 텍스트를 사용하면 이메일을 더 쉽게 읽을 수 있고 중요한 정보에 주의를 집중시킬 수 있습니다.

이러한 가이드라인은 이메일을 작성할 때 반드시 염두에 두어야 할 필수 사항입니다.

하지만 앞서 언급했듯이 이메일 작성 기술을 향상시키기에는 충분하지 않습니다.

다음 장에서 대부분의 전문가가 이메일을 작성할 때 사용하는 고급 전략에 대해 자세히 알아보세요.

이메일 작성 능력을 향상시키는 9가지 팁

이메일 작성 방식에서 가장 분명한 차이는 비공식적인 이메일을 보내는지 공식적인 이메일을 보내는지에 따라 달라집니다.

하지만 얼마나 많은 사람들이 내 이메일과 상호 작용하고 열어보는지에 영향을 미치는 문제가 있습니다.

모든 것이 의문으로 남습니다. 이메일이 얼마나 일반적인가?

따라서 이메일의 목적에 관계없이 더 나은 이메일을 작성하기 위해 따를 수 있는 방법을 간략하게 설명하겠습니다.

1. 수신자 파악하기

이메일 작성을 시작하기 전에 잠시 멈추고 "내가 이 사람을 얼마나 잘 아는가? "라고 자문해 보세요.

이는 응답을 받을 수 있는 효율적인 이메일을 작성하는 능력을 향상시키기 때문에 필수적입니다.

왜 그럴까요?

그 이유 중 하나는 수신자가 이메일 목록에 있는 숫자 이상의 존재라는 것을 보여주기 때문입니다.

둘째, 특정 사람에게 이메일을 보내면 이메일을 읽고 응답할 가능성이 높아집니다.

받는 사람에 대해 염두에 두어야 할 필수 사항

수신자의 이름 알기 - 당연해 보일 수도 있지만, 수신자의 이름을 사용하면 이메일을 더욱 흥미롭고 개성 있게 만들 수 있습니다. 상대방의 이름을 정확하게 철자하고 적절한 직함(예: 미스터, 미스, 닥터)으로 호칭하세요.

상대방의 입장 이해 - 업무상 이메일을 보낼 때는 상대방이 회사나 조직에서 어떤 일을 하는지 파악하는 것이 중요합니다. 이를 통해 메시지에서 상대방의 관심사를 구체적으로 다룰 수 있습니다.

상대방의 배경 조사 - 새 연락처에게 이메일을 보내기 전에 상대방에 대해 가능한 한 많은 정보를 알아두는 것이 좋습니다. 이를 위한 한 가지 방법은 LinkedIn이나 회사의 자기소개 페이지 등 온라인에서 상대방의 전문 프로필을 살펴보는 것입니다.

2. 방향 선택 

오늘날과 같이 바쁜 세상에서 이메일은 다른 많은 형태의 커뮤니케이션을 대체하고 있습니다. 

따라서 동료, 고객 또는 친구에게 이메일을 보내기 전에 해당 이메일을 통해 무엇을 달성하고자 하는지 파악하는 것이 중요합니다. 

이메일의 목적을 결정하면 수신자의 구체적인 우려 사항과 질문을 해결하여 수신자와 더 관련성 있는 이메일을 만들 수 있습니다.

이메일의 목표에 따라 고려해야 할 필수 사항

🎯 목표 정의하기 - 누군가에게 연락하여 질문을 하거나, 미팅을 주선하거나, 사업 제안서를 제시하거나, 그냥 인사만 해야 하나요? 메시지가 제대로 전달되고 이해되는지 확인하는 한 가지 방법은 명확한 목표를 염두에 두는 것입니다.

수신자 고려 - 이메일의 목적은 수신자와 관련이 있어야 합니다. 수신자의 잠재적인 우려 사항, 관심사 또는 메시지 내용에 영향을 미칠 수 있는 기타 요인을 고려하세요. 

🎯 간결하고 명확하게 작성 - 목적이 무엇이든, 문장은 명확하고 빠르게 생각을 전달해야 합니다. 전문 용어와 장황한 문장을 피하여 이메일을 읽고 이해하기 쉽도록 작성하세요.

3. 독보적인 접근 방식 확립

상황과 수신자에 따라 이메일을 작성할 때 사용할 수 있는 다양한 접근 방식이 있습니다. 

고객이나 잠재 고객에게 이메일을 작성하는 것은 동료에게 이메일을 작성하는 것과 다를 수 있습니다. 올바른 결정을 내리면 목표를 달성하고 연락처와의 관계를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이메일 접근 방식을 선택할 때 고려해야 할 필수 사항

이메일의 목적 결정 - 이전 단계에서 다룬 것처럼 이메일을 보내는 이유를 알면 최선의 접근 방식을 선택하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 미묘한 접근 방식과 설득력 있는 접근 방식 모두 수신자의 마음을 사로잡는 데 도움이 될 수 있습니다.

수신자와의 관계를 고려하세요 - 수신자와의 관계에 따라 접근 방식도 달라집니다. 수신자와 잘 아는 사이라면 좀 더 캐주얼하고 친근하게 다가갈 수 있습니다. 하지만 모르는 사람과 대화하는 경우에는 좀 더 격식을 갖춰야 할 수도 있습니다.

메시지의 어조를 고려하세요 - 이메일의 어조가 중요합니다. 긴급함이나 중요성을 전달하려면 직접적이고 권위적인 어조를 사용하세요. 공감을 표현하고 싶다면 좀 더 개인적이어야 합니다.

전문가 팁

TextCortex 애드온과 같은 고급 AI 작성 도구를 사용하면 다양한 음색으로 전환할 수 있습니다.

이렇게 하면 글에 가장 적합한 방향으로 메시지의 톤을 조정할 수 있습니다.

4. 이메일은 적당한 길이로 유지하세요.

이메일의 길이와 수신 방식, 그리고 이메일이 원하는 행동으로 이어지는지 여부 사이에는 직접적인 상관관계가 있습니다.

예를 들어, 사람들은 주의 집중 시간이 짧고 이메일과 기타 형태의 커뮤니케이션이 끊임없이 넘쳐납니다.

이메일이 길어지면 독자의 관심을 금방 잃을 위험이 있습니다.

또한 이메일이 길어지면 수신자가 메시지의 요점이나 목적을 파악하기 어렵게 되어 부담스럽고 혼란스러울 수 있습니다.

상황과 수신자에 따라 이러한 이메일이 비전문적이거나 부적절한 것으로 보일 수 있다는 것은 말할 것도 없습니다.

이러한 함정을 피하려면 다음 이메일을 작성할 때 다음과 같은 필수 사항을 고려하세요.

이메일 길이에 대해 고려해야 할 필수 사항

글머리 기호나 굵은 텍스트 등의 서식을 사용하여 큰 텍스트 블록을 나누어 메시지를 더 쉽게 읽을 수 있도록 하세요. 이렇게 하면 독자가 가장 중요한 세부 사항에 집중하는 데 도움이 됩니다.

간결함을 위해 명확성을 희생하지 마세요 - 이메일을 간결하게 유지하면서 명확성을 유지하세요. 맥락과 명확한 메시지를 제공하세요.

필요한 경우 첨부파일 사용 - 이메일에 모든 내용을 포함하지 말고 첨부파일을 사용하여 더 많은 정보를 보내세요. 이렇게 하면 간결한 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다.

전문가 팁

하고 싶은 말이 모두 메시지에 필수적인 경우, 불필요한 말을 잘라내는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다.

이러한 목표를 달성하기 위해 대부분의 AI 작성 도구는 요약 기능을 사용합니다.

이 옵션을 선택하면 말하고자 하는 내용의 의미를 바꾸지 않고 글에서 가장 중요한 부분을 추출하는 데 도움이 됩니다.

긴 텍스트를 간결하게 요약하려면 extension (예: TextCortex )를 사용하고'요약' 옵션을 선택하면 됩니다.

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5. 개인화 균형 맞추기

개인화가 참여도를 높이는 가장 효과적인 방법 중 하나로 간주된다는 사실을 알고 계셨나요? 가장 성공적인 이메일 마케터 중 60%가?

이메일에서 적절한 개인화의 정도는 상황과 수신자에 따라 달라질 수 있습니다.

이메일에서 균형 잡힌 개인화는 수신자와의 관계를 구축하는 동시에 전문성을 유지하는 데 도움이 될 수 있으므로 중요합니다.

이메일에서 균형 잡힌 개인화를 유지해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다:

✔️It 수신자의 참여도를 높이고 더 강한 유대감을 형성할 수 있는 잠재력이 있습니다.

✔️It 은 연결에 관심이 있고 효과적으로 소통하려는 의지가 있음을 보여줍니다.

✔️It 을 통해 수신자의 개인 공간에 접근 하지 않도록 하여 불안감을 방지할 수 있습니다.

✔️Upholds 전문성 수준.

이메일에 개인화 기능을 포함할 때 고려해야 할 필수 사항

수신자와의 관계 - 수신자를 알고 있는 경우 이메일을 더 맞춤 설정할 수 있습니다. 그러나 상대방을 모르거나 좀 더 공식적인 맥락에서 작성하는 경우에는 개인화를 피하세요.

🎯 이메일의 목적 - 개인화는 이메일의 목적에 따라 달라집니다. 잠재 고객의 이름을 사용하여 마케팅 이메일을 개인화하면 더 많은 관심을 끌 수 있습니다. 공식적인 비즈니스 이메일의 개인화는 비전문적일 수 있습니다.

🎯 문화적 고려 사항 - 개인화는 문화에 따라 달라질 수 있습니다. 일부 문화권에서는 친한 사이가 아니라면 상대방의 이름을 부르는 것이 무례한 행동입니다. 개인화할 때는 문화적 차이를 고려하세요.

6. 비주얼을 포함할 것인가 말 것인가?

동영상이 포함된 이메일의 클릭률이 클릭률을 300%까지?

그렇다면 이메일에 시각 자료를 포함할지 여부는 어떻게 결정할까요? 

이메일에 이미지를 포함하면 상호 작용이 향상되고 수신자가 메시지를 읽을 가능성이 높아지며 커뮤니케이션이 개선됩니다.

하지만 비주얼은 단순히 사람들의 관심을 끄는 것 이상의 역할을 할 수 있습니다. 이해를 돕고, 브랜드 이미지를 높이고, 메시지를 사람들의 머릿속에 각인시킬 수 있습니다.

이메일에 시각 자료를 포함할 때 고려해야 할 필수 사항

관련성 - 이메일의 비주얼이 일치해야 합니다. 제품을 홍보하는 경우 제품의 특징과 이점을 보여주는 이미지를 포함하세요. 또한 뉴스를 공유할 때는 관련성 있는 이미지를 사용하세요.

🎯 품질 - 선명도와 시각적 호소력을 확보하려면 고품질 이미지와 동영상을 사용하세요. 시각적 품질이 좋지 않으면 메시지의 전달력이 떨어지고 브랜드가 손상될 수 있습니다.

🎯 크기 - 이메일 로딩 속도를 높이려면 이미지 크기를 최적화하세요. 적절한 크기의 이미지와 동영상을 사용하여 서식 문제를 방지하세요.

7. 수신자에게 해야 할 일 알려주기

콜투액션 버튼의 가장 높은 클릭률이 클릭률이 거의 70%?

클릭 유도 문안(CTA)은 모든 이메일 마케팅에서 중요한 부분입니다. 이메일 마케팅 전략의 중요한 부분이며 캠페인의 성공과 실패를 결정할 수 있습니다. 

사람들이 제품을 구매하거나 newsletter 에 가입하고, 미팅 초대를 수락하거나, 웹사이트를 확인하도록 하려면 클릭 유도 문안(CTA)이 필요합니다. 

하지만 이메일의 클릭 유도 문안(CTA)이 효과적인지 어떻게 알 수 있을까요? 

가장 중요한 요소 몇 가지를 아래에 나열해 보았습니다.

이메일에 CTA를 작성할 때 고려해야 할 필수 사항

🎯 명확하고 간결한 C TA - 명확하고 간결한 CTA가 가장 좋습니다. 행동 지향적인 단어를 사용하여 메시지를 전달하고 혼란스럽거나 모호한 언어는 피하세요. 오디언스가 원하는 바를 쉽게 이해할 수 있다면 행동으로 옮길 가능성이 높아집니다.

🎯 이메일 콘텐츠와 일치하는 CTA - CTA는 이메일 콘텐츠와 일치해야 합니다. 신제품을 홍보하는 경우 CTA는 고객이 구매하거나 더 자세히 알아보도록 유도해야 합니다. 뉴스를 공유하는 경우 독자가 웹사이트를 방문하거나 newsletter 에 가입하도록 유도할 수 있습니다.

🎯 긴박감을 조성하는 CTA - 잠재고객이 빠르게 행동하도록 하려면 긴박감을 불어넣는 것이 도움이 될 수 있습니다. '기간 한정 혜택' 또는 '지금 바로 행동하세요'와 같은 문구를 사용하여 긴박감을 조성하여 잠재고객이 빠르게 행동하도록 유도하세요.

8. 신뢰성을 위한 서명 통합

이메일 하단에 서명을 하는 것은 업무에 진지하게 임하고 있음을 보여줄 수 있는 좋은 방법입니다. 

또한 수신자는 직책, 연락처 정보, 소셜 미디어 프로필 등 서명을 보고 본인에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

따라서 신뢰할 수 있고 인상적인 이메일 서명은 수신자에게 좋은 인상을 남기는 데 도움이 될 수 있습니다.

이메일에 서명을 추가할 때 고려해야 할 필수 사항

간결하게 작성 - 서명은 간결하고 직관적으로 작성하는 것이 좋습니다. 이름, 직위, 회사명, 연락처, 이메일 주소만 필수 정보로 포함해야 합니다.

🎯 전문적인 글꼴 사용 - 신뢰성을 위해 서명을 깔끔하고 가독성 있게 유지하세요. Arial 또는 Times New Roman과 같은 간단한 글꼴을 사용하세요.

🎯 소셜 미디어 프로필 포함 - 이메일 서명에 LinkedIn, Twitter 등의 전문 소셜 미디어 프로필 링크를 포함하세요.

9. 오류 없는 콘텐츠를 통한 신뢰성 유지

수신자의 신뢰를 얻고 유지하려면 이메일에 항상 오류가 없는지 확인해야 합니다. 

예를 들어, 통계에 따르면 가장 흔한 이메일 작성 실수 상위 3가지는 다음과 같습니다:

  • 오타 및 문법 오류 64%
  • 불완전한 이메일 63%
  • 수신자가 메시지를 잘못 이해함 50%

결과적으로 부정확하거나 부실하게 작성된 콘텐츠는 전문성과 신뢰성이 부족하다는 인상을 줄 수 있습니다.

이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 콘텐츠 교정 시 다음 단계를 확인하여 콘텐츠에 오류가 없는지 확인하세요.

이메일 교정 시 고려해야 할 필수 사항

🎯 문법 검사기 사용 - 문법 검사기를 사용하여 작문 실력을 향상하세요.

🎯 사실 확인 - 참고 자료와 데이터를 다시 한 번 확인합니다.

스타일 가이드 따르기 - 특정 대상을 대상으로 글을 작성할 때는 적절한 글쓰기 스타일을 사용합니다.

🎯 소리 내어 읽기 - 콘텐츠를 소리 내어 들으면 글의 오타나 기타 오류를 발견할 수 있습니다.

전문가 팁

교정에 어려움이 있다면 콘텐츠를 대신 읽어주는 텍스트 음성 변환 기능을 제공하는 도구를 검색하세요.

TextCortex 는 재작성 메뉴에서 '텍스트 음성변환' 기능이라는 옵션을 제공합니다. 텍스트를 강조 표시하고 '재생' 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.

요약해 보겠습니다.

이메일 작성 능력을 향상하는 방법에 대해 나열한 9가지 팁 중에서 어떤 패턴이 나타나는 것을 발견하셨나요?

한 가지가 제자리를 잡으면 다른 것들도 그에 따르거나 영향을 받습니다.

이 가이드라인을 따르면 이메일 작성 기술을 확실히 마스터할 수 있습니다. 안타깝게도 이것이 항상 빠르고 쉬운 일은 아닙니다. 

수작업으로 진행해야 하는 경우에는 더욱 그렇습니다.

이러한 점을 고려하여 이메일 작성 소프트웨어(예: TextCortex)를 사용하여 작성에 소요되는 시간을 줄이는 동시에 커뮤니케이션의 품질과 효과를 높이는 것이 좋습니다.

왜 TextCortex?

TextCortex 플러그인이 제공합니다:

✔️ 재작성 기능 을 사용하여 더 나은 품질을 위해 콘텐츠를 조정할 수 있습니다(재작성, 요약, 어조, 번역 등).

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