공식 이메일 작성을 위한 7가지 필수 팁

오늘날의 비즈니스 세계에서 공식 이메일은 커뮤니케이션에서 중요한 역할을 합니다.

중요한 정보를 전달하고, 요청을 하고, 비즈니스 관계를 구축하는 수단으로 사용됩니다. 

그러나 공식적인 이메일을 작성하는 것은 다른 형태의 서면 커뮤니케이션에는 필요하지 않은 수준의 정확성과 전문성을 요구하기 때문에 어려울 수 있습니다. 

이 도움말에서는 효과적이고 전문적인 공식 이메일을 작성하기 위한 7가지 필수 팁을 제공합니다. 

이 가이드라인을 사용하면 고객, 동료, 상사 등 누구와 소통하든 명확하고 설득력 있는 이메일을 작성할 수 있습니다.

그럼 지금 바로 시작하겠습니다!

공식 이메일 작성을 위한 7가지 팁

여기에서는 공식 이메일 작성을 위한 7가지 필수 팁을 살펴보고 이를 구현하는 방법에 대한 몇 가지 예를 제공합니다.

1. 제목 줄이 있는 후크

이메일 수신자가 요점을 파악하고 적절한 응답을 하도록 하려면 요점을 바로 파악할 수 있는 제목이 필요합니다.

제목을 잘 작성하면 이메일을 읽고 행동으로 옮길 가능성이 높아집니다.

효과적인 제목 줄의 예

이메일 제목은 명확하고 메시지 내용과 직접적으로 연관성이 있어야 합니다.

✒️ "미팅 요청: 5월 10일 월요일 오후 2시"

✒️ "채용 관련 문의"

✒️ "판매 제안에 대한 후속 조치"

공식 이메일의 제목을 작성할 때 유의해야 할 사항

이메일의 효과와 효율성을 높이려면 명확하고 간결한 제목을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

제작할 때 따라야 할 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다:

✔️ 간단하고 구체적으로 작성하세요.

✔️ 다음과 같은 키워드를 사용하세요. 요약 키워드를 사용합니다.

✔️ 모호하거나 일반적인 언어는 피하세요.

✔️ 신속한 응답을 위해 마감일 또는 클릭 유도 문안을 포함하세요.

예를 들어,"업데이트"라고 쓰는 대신"프로젝트 업데이트: 마감일 Extension 요청됨"이라고 씁니다. 

이 제목은 이메일의 목적에 대한 구체적인 정보를 제공하고 시기적절한 응답을 유도합니다.

2. 수신자에게 적절한 주소 지정

메시지 전반에 걸쳐 전문적인 어조를 유지하는 것은 신뢰할 수 있고 권위 있는 이미지로 인식되는 데 필수적입니다. 

이메일의 어조는 전체 이메일에 대한 내러티브를 설정하며 메시지가 수신되는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

전문적인 어조는 존중, 신뢰, 권위를 전달하며 메시지가 진지하게 받아들여질 수 있도록 합니다.

적절한 주소 지정의 예

누군가에게 공식적인 이메일을 작성할 때는 적절한 언어를 사용하고 존중하는 태도를 보여야 합니다. 

다음은 비즈니스 이메일에 사용할 수 있는 적절한 주소의 몇 가지 예입니다:

✒️ "우려되는 분께"

✒️ "채용 관리자님께"

✒️ "친애하는 선생님/부인"

공식 이메일에서 수신자에게 주소를 지정할 때 주의해야 할 사항

공식적인 이메일을 작성할 때는 속어, 전문 용어 또는 지나치게 일상적인 언어를 피하는 것이 중요합니다. 

"안녕하세요", " 무슨 일이세요" 또는"BTW"와 같은 문구는 공식 이메일에 적절하지 않습니다. 

또한 공격적이거나 비전문적으로 보일 수 있으므로 대문자나 과도한 문장 부호를 사용하지 마세요.

전문적인 톤을 얻으려면 다음과 같이 하세요:

✔️ 명확하고 간결한 언어를 사용하세요.

✔️ 예의와 존중을 가지고 행동하세요.

✔️ 적절한 인사말과 결재를 사용하세요.

✔️ 수신자의 이름과 적절한 직함으로 주소를 지정합니다.

3. 강력한 오프닝 라인 만들기

이메일의 첫 줄은 수신자가 나와 내 메시지에 대해 갖게 되는 첫인상입니다.

수신자의 관심을 끌고 계속 읽도록 동기를 부여합니다.

강력한 오프닝 라인의 예

강력한 첫 문장은 질문, 대담한 진술 또는 명확한 목적 진술이 될 수 있습니다:

✒️ "아직도 통화 예약에 관심이 있으신가요?"

✒️ "여러분이 관심을 가질 만한 새로운 제품 라인을 소개하게 되어 기쁩니다."

✒️ "새로운 마케팅 캠페인에 대한 후속 조치를 취하고 있습니다."

공식 이메일에서 강력한 첫 문장을 작성할 때 유의해야 할 사항

강력한 첫 문장을 만들려면 이메일의 목적과 수신자가 계속 읽도록 동기를 부여할 내용을 고려하세요.

✔️ 이메일을 보내는 이유와 수신자에게 이메일이 중요한 이유부터 시작하세요.

✔️ 대담한 문장을 사용하거나 , 질문을 하거나, 깜짝 놀랄 만한 발언을 하세요.

✔️ 매력적인 언어 사용 매력적이고 간결한 언어를 사용하세요.

✔️ 장황하거나 지나치게 복잡한 문장은 피하세요.

✔️ 명확하고 직접적이면서도 정중하고 전문적으로 작성하세요.

예를 들어,"잘 지내시길 바랍니다." 대신"시간을 내어 제 제안을 검토해 주셔서 감사합니다."라고 작성하세요. 

이 첫 문장은 수신자의 시간에 대한 감사를 표시하고 전문적인 분위기를 조성합니다.

4. 타당한 이유로 목표 달성

공식 이메일을 작성할 때는 수신자에게 연락을 취해야 하는 타당한 이유를 제시하는 것이 중요합니다. 

이는 이메일에 특정한 목적이 있음을 보여줄 뿐만 아니라 수신자의 시간과 주의를 존중한다는 뜻 이기도 합니다.

연락을 취하는 이유의 예

정보 요청, 미팅 초대, 프로젝트 업데이트, 이전 대화에 대한 후속 조치 등 연락을 취하는 타당한 이유가 있을 수 있습니다. 

✒️ "귀사의 제품 라인, 특히 가격 및 배송 옵션에 대한 정보를 요청하기 위해 이 글을 씁니다."

✒️ "지난주 컨퍼런스에서 여러분과 이야기를 나눌 수 있어서 좋았고, 후속 조치로 함께 일할 수 있는 가능성을 논의하고 싶었습니다."

✒️ "최근에 새로운 제품 라인을 출시하셨다고 들었는데, 마케팅 활동에 도움을 드리고 싶습니다. 저는 디지털 마케팅에 대한 폭넓은 경험을 가지고 있으며 귀사의 신제품을 홍보하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어를 기꺼이 제공할 수 있습니다."

공식 이메일에서 연락을 취하는 이유를 제공할 때 유의해야 할 사항

연락을 취하는 타당한 이유를 작성하기 위해 원하는 바를 매우 구체적으로 적으세요.

이메일 수신자가 메시지를 통해 어떤 혜택을 받을 수 있는지 정확히 알 수 있도록 하세요:

✔️ 자신을 소개하고 연락을 취한 목적을 설명하세요.

✔️ 무엇이 필요하고 왜 중요한지 명확히 파악하세요.

✔️ 해당되는 경우 수신자에게 이전 대화를 상기시킵니다.

✔️ 미팅 요청에는 사유와 미팅 날짜가 포함되어야 합니다.

✔️ 특정 사항(결과 달성, 문제 해결 등)을 지원하기 위해 무엇을 할 수 있는지 설명하세요.

5. 기억에 남는 문장으로 마무리하기

이메일을 마무리할 때는 연락을 취한 이유를 강조하는 기억에 남는 문장으로 끝내는 것이 중요합니다. 

이렇게 하면 수신자에게 기억에 남는 인상을 남기고 호의적인 응답을 받을 가능성을 높일 수 있습니다.

기억에 남는 요약의 예

기억에 남는 문장은 감사의 표현이 될 수도 있고 다음 단계에 대한 명확한 아이디어가 될 수도 있습니다. 

✒️ "시간을 내어 제 요청을 검토해 주셔서 감사합니다. 여러분의 답변을 기다리고 있습니다."

✒️ "이 문제를 해결하기 위해 추가 조치를 취할 수 있는지 알려주세요."

✒️ "추가 질문이 있거나 추가 정보가 필요한 경우 기꺼이 도와드리겠습니다. 시간과 배려에 다시 한 번 감사드립니다."

공식 이메일 작성 시 유의해야 할 사항

공식 이메일을 작성하기 전에 이메일을 보내는 이유와 수신자가 이메일을 통해 무엇을 얻기를 원하는지 생각해 보세요:

✔️ 진부한 표현을 사용하지 마세요.

✔️ 이메일의 목적에 맞는 어 조(친근감, 설득력, 단호함 등)를 사용하세요.

✔️ 마지막 단락에 후속 조치를 명시해야 합니다.

✔️ 적절한 경우, 시간이나 도움을 받은 사람에게 감사를 표현하세요 .

결론 문장은 받는 사람의 능력에 대한 감사와 자신감을 보여 주어야 합니다.

6. CTA 포함

이메일은 독자가 질문에 응답하거나 미팅을 요청하는 등 어떤 행동을 하도록 유도하는 클릭 유도 문안(CTA)으로 끝나야 합니다.

이메일에 CTA를 포함하면 메시지가 명확하게 전달되고 수신자가 다음에 해야 할 일을 알 수 있습니다.

잘 작성된 CTA는 긍정적인 반응의 가능성을 높이고 대화를 진전시키는 데 도움이 될 수 있습니다. 

공식 이메일의 CTA 예시

수신자가 어떤 조치를 취해야 하는지 정확히 알 수 있도록 CTA를 명확하고 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다.

CTA의 예는 다음과 같습니다: 

✒️ "지금이 통화 예약이 가능한 시간인지 확인해 주시겠습니까?" 

✒️ "이번 주말까지 제안에 대한 피드백을 보내주시면 감사하겠습니다."

✒️ "화요일까지 요청된 정보를 보내주시겠습니까?"

CTA 포함 시 유의해야 할 사항

CTA를 작성하기 전에 이메일의 목표와 수신자가 무엇을 하기를 원하는지 생각해 보세요:

✔️ 이해하기 쉽고, 모호하지 않고, 간결하게 작성하세요. 

✔️ 조치 방법에 대한 지침을 포함하세요. 

✔️ 독자가 조치를 취해야 하는 이유를 알 수 있도록 충분한 맥락을 제공하세요. 

✔️ 조치를 완료하는 데 필요한 리소스나 링크를 포함하세요.

7. 존중하는 마음으로 닫기

수신자와 좋은 업무 관계를 유지하려면 비즈니스 이메일을 정중하게 마무리하는 것이 중요합니다.

이는 귀하와 소통하는 데 소요되는 시간과 노력을 존중한다는 것을 보여줍니다.

공식 이메일의 마감 예시

정중하게 마감하는 예는 다음과 같습니다:

✒️ "진심으로"

✒️ "안부인사"

✒️ "친절한 안부"

✒️ "정중히"

✒️ "감사합니다."

✒️ "감사하는마음으로"

✒️ "안부"

공식 이메일을 닫을 때 주의해야 할 사항

정중하게 공식 이메일을 종료하려면 다음 가이드라인을 따르세요:

✔️ 예의 바르고 감사하는 언어 사용

✔️ 받는 사람의 직위와 격식 수준을 염두에 두세요.

✔️ 수신자와의 공식적인 관계에 대해서는 "정중하게" 또는 "당신의 성실하게"를 사용합니다. 

✔️ 보다 비공식적인 관계의 경우 "고마워요" 또는 "잘 지내세요"와 같이 좀 더 캐주얼한 마무리 멘트를 사용할 수 있습니다.

예를 들어"나중에 뵙겠습니다" 대신"이 문제에 관심을 가져 주셔서 감사합니다. 곧 연락을 드리겠습니다."라고 작성하세요. 

이것은 더 논의할 여지를 남기는 은혜롭고 감사한 작별인사입니다.

TextCortex의 Chrome Extension 를 사용하여 설득력 있는 문단 작성하기

공식적인 이메일을 작성하는 것이 어렵게 느껴질 수 있지만, 다음 7가지 필수 팁을 따르면 메시지를 명확하고 전문적으로 효과적으로 전달할 수 있습니다. 

또한 공식 이메일이 효과적이고 잘 수신되도록 할 수 있습니다. 

하지만 글쓰기를 자동화하고 적절한 어조와 스타일을 사용하여 다양한 대상과 효과적으로 소통할 수 있는 단일 솔루션을 찾고 있다고 가정해 보겠습니다. 

이 경우 TextCortex 는 고려할 만한 가치가 있는 도구입니다. 

글쓰기 프로세스를 간소화하고 워크플로우 속도를 높이는 데 도움이 됩니다.

TextCortex 란 무엇인가요?

TextCortex 는 머신 러닝과 방대한 데이터 저장소를 사용하여 사용자가 SEO 친화적이고 고품질의 독창적인 콘텐츠를 생성할 수 있도록 지원하는 글쓰기 솔루션입니다.

프랑스어, 독일어, 루마니아어, 포르투갈어 등 25개 이상의 언어를 지원합니다.

TextCortex 소셜 미디어( post ) 작성부터 전문 이메일에 이르기까지 모든 목적에 맞는 콘텐츠를 제작할 수 있습니다.

TextCortex 특징

✒️재작성 toolbar - TextCortex 애드온을 사용하면 재작성, 확장, 요약, 어조 변경, 글머리 기호 변환 등 다양한 기능을 이메일에 자유롭게 사용할 수 있습니다.

✒️Creator Suite - 또한 60개 이상의 AI- 생성된 templates 을 다양한 콘텐츠 형식으로 제공합니다.

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또한 TextCortex extension 에서 다음과 같은 기능에 액세스하여 글쓰기 잠재력을 넓힐 수 있습니다:

🤖가독성 검사기 -가독성 점수와 단어 수에 대한 피드백을 받을수 있습니다.

제노 모드 - AI 에서 초안을 기반으로 가장 적절한 결과물을 예측합니다.

🤖콘텐츠 브레인스토밍 - 키보드에서 CTRL+SHIFT+K를 눌러 콘텐츠에 대한 아이디어를 생성하는 기능을 실행할 수 있습니다.

어떻게 사용하나요?

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