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自己紹介メールを書いたことがある人なら、その大変さがわかると思います。メールそのものを書くだけでなく、返事をもらうのも大変です。
平均開封率が23％弱であることを考えると、メールの返信が来るかどうかも疑問で仕方ありません。
そこで、私たちの出番です。高品質な自己紹介メールが持つべき要素と、メールでの自己紹介の仕方をご紹介します。
さらに、創造力を掻き立てるような例で説明し、AI ライティングツールを使ったスピードアップの方法を紹介します。
期待できそうですか？
それでは、メールでの自己紹介の3ステップをご紹介します。
自己紹介メールとは？
自己紹介メールは、自分の個人情報が記載されており、知らない人に送るものです。
このようなメールの目的は、仕事に関する情報を要求したり、商品やサービスを販売しようと したりするなど、依頼をすることであることが多いようです。
さらに、紹介メールは、相手の興味を引き、反応を引き出し、最終的に反応を得ることが必要です。
自己紹介メールの重要な要素とは？
また、自己紹介メールの書き方は様々ですが、必ずある重要な要素で構成されているはずです。
- サブジェクトライン
- ご挨拶
- ボディ
- サインオフ
- シグネチャー
しかし、開封されるメールを作りたいのであれば、これらの要素がそれぞれどのようなものでなければならないのか、もう少し詳しく見てみましょう。
メールでの自己紹介はどうする？
1.説得力のある件名にする
Webサイトにおけるビジュアルは、Eメールにおける件名と同じです。見込み客が最初に目にするものですから、クリックされるほど魅力的である必要があります。
簡潔でわかりやすく、最適な1～5文字程度にする。
メールの目的に応じて、これらのアイデアをさらに発展させることができます。
- つながりについて言及 する - 共通の連絡先がある場合、それを言及するのは素晴らしいことです。人は、つながりがあると感じれば、むしろメールを開くようになるものです。
- 質問する - 相手の興味をそそるような質問をする。
- 価値を提供する- 自分のサービスの価値を示す。
- FOMO(Fear of Missing out)に訴えかける - 人は見逃すということを嫌がるものです。これを利用して、切迫感を演出しましょう。
- 数字を入れる - 数字の入った件名は開封率が45%アップします。
件名に含めるべきものの他に、避けるべきもの、少なくとも使用時に注意すべきものがあります。
そのため、 CAPS文字は攻撃的、あるいは怒鳴るような印象を与えてしまうので避けましょう。
また、同じ理由で複数の感嘆符も避けてください。
これらはプロフェッショナルでないだけでなく、スパムのように見えます。
2.シチュエーションに合わせたあいさつを作る
状況や人物、業界などに特化した挨拶文を作成する必要があります。
よりフォーマルな表現が必要な場合は、Dear +Nameで始めるのがベストです。
ただし、技術系やファッション系など、あまり堅苦しくない業界の人に連絡する場合は、 "Hi "や "Hello"、あるいは"Hey "でメールを始めることができます。
名前に関しては、通常はファーストネームで十分です。
フルネームだと堅苦しく聞こえるかもしれませんし、Mr/Mrs/Ms + Nameだと、見込み客よりずっと若いと思われるかもしれません。
挨拶はメールの冒頭を飾るものですから、その使い方によってメールのトーンが変わり、パーソナライズレベルに影響します。
3.関連性のあるメール本文を作成する
適切なメール本文の作成は、いくつかの重要なステップで構成されています。
1.オープニングライン
Eメールの最も重要な要素の1つは、オープニングラインです。件名と同じように、関連性があり、見込み客に読み進めるよう促す必要があります。
そのための一つの方法として、「自分たちのことを 考える」ということがあります。
- 関連性があると思われる業績を褒める
- 最新のblog,post 等をご参照ください。
- 作品について感銘を受けたこと等を記載する。
例えば、以下のテンプレートは、あなたが会社の仕事に関して感動したことを「演じる」ものです。
例えば、次のようなテンプレートは、会社のラインを褒めるものです。
その会社の仕事に対する感謝の気持ちや感心を示すことで、見込み客がメールを読み続けてくれる可能性が高まります。
Hubspotによると、これらは最も人気のある冒頭のセリフの一部です。
- "あなたがY社のXチームの1つを管理していることは知っています。"
- "ちょうどあなたのpost を見ました..."
- "あなたの仕事に刺激を受けたのは、言うまでもありません・・・"
- "1つのコンテンツからこれほど多くのことを学んだことはない "など。
当然ながら、冒頭のセリフに関してもNGな点があります。相手のことを知らないということを強調しない。つまり、次のようなセリフは使わないでください。
- "初対面ですが..."
- "君は僕を知らないだろうけど..."
2.あなたが書く理由
最初の自己紹介が終わったら、次は「なぜ書くのか」を説明します。ここでも、見込み客に関連した内容にし、あなたと連絡を取ることで 得られる 価値を示しましょう。
例えば、 、有益な情報を提供したり、相手に関連するものを提案したりすることができます。さらに、相手が会うと得をすると思われる人物を提案する、など。
このような小さな心遣いが喜ばれ、感謝されるのが普通です。
その結果、彼らは恩返しをする必要性を感じるようになるのです。
もし、あなたが上記のようなメールを受け取ったとしたら、無視しますか？ほとんどの場合、感謝の気持ちを伝え、会話を続けるでしょう。
3.共通の利害を共有する
最近のテクノロジーの素晴らしいところは、見込み客のソーシャルメディアのプロフィールをチェックすることで、見込み客の共通の趣味を簡単に見つけることができることです。
共通基盤があれば、より簡単に（そしてより多く）接続することができます。
したがって、共通の趣味があれば、特にそれがより珍しい趣味や興味であれば、会話のきっかけになるかもしれません。
人は、より相手に共感しやすい方が、反応しやすい。そのため、共通の趣味を「利用」することで、有利に働くことがあります。
メールの本文を書き終えたら、いよいよグランドフィナーレ、メールのラッピングです。
4.CTAを利用する
CTAを常に使用することで、見込み客はあなたが何を期待しているのかを正確に知ることができます。これにより、コミュニケーションミスや誤解の可能性を減らすことができます。
また、より具体的に説明したい場合は、次のような例がよいでしょう。
上の例のように、あなたは行動を提案し、見込み客は自分たちに何が期待されているかを知っています。
もちろん、CTAにはいろいろな種類がありますが、原則として、必死さが伝わってくるような、自信がなさそうなCTAは避けましょう。
- "それは私にとって世界を意味する ..."
- "もし...なら...一生恩に着るよ"
- "お忙しいとは思いますが... "など。
代わりに以下のことを試してみてください。
- "あなたは......していただけませんか？ あなたならではの視点を持ってもらえると嬉しいです（と、会話を拾う）。"
- あなたは......に心を開いていますか？電話でもメールでも、都合のいいほうで構わないので、チャットしてくれるとうれしいです。"
- もしあなたが[何か]を考えているなら、ぜひ共有したいアイディアがあります。私のカレンダーへのリンクはこちらです。[リンク]"
ミーティングを予約したい場合は、必ずミーティング用のリンクを用意し、見込み客にいつミーティングができるかをすぐに知らせる。
このため、打ち合わせに最適な時間帯を探すためのメールのやり取りを省くことができます。
5.サインオフ
メールのサインオフの時間がやってきました。これまでの手順が正しく行われていれば、これ以上追加することはありません。
copy や全体的なメッセージに水を差すだけで、最適とは言えないかもしれません。
あなたの名前、役職、連絡先が書かれたメール署名があれば、あなたのメールクロージングはよりプロフェッショナルに見えます。
もう一つの大きな付加価値は、写真でしょう。メッセージの背後に顔があるとつながりやすいだけでなく、メールをよりパーソナライズすることができます。
自己紹介メールTemplates
自己紹介メールに抵抗がある方は、templates をご覧ください。
1.コールドアウトリーチ＆セールスメール
コールドアウトリーチやセールスメールは最も難しいものですが、上記のステップを踏めば、正しい道を歩むことができるでしょう。
このテンプレートは、見込み客に関連するコンテンツを作成し、見込み客の仕事に対する敬意を示すという、非常に多くの点で優れています。
さらに、見込み客が接触することで得られる価値を付加します。
上記のテンプレートは、わかりやすく、価値を提供し、あなたがサービスを宣伝したいのであれば、良いベースとなるものです。
2.ネットワーキング・メール
ネットワーキングのメールは、パートナーシップ、ターゲットオーディエンス、ピッチなどに関して貴重なものです。
メール本文にある重要な要素のいくつかにお気づきでしょうか？感嘆と尊敬の言及があり、明確で直接的なCTAがあります。
次のテンプレートを見てください。
このテンプレートを試す価値があるのは、関連する痛点に即座に取り組んでいる点です。さらに、可能な解決策を提案することで付加価値を高めています。
最後のテンプレートは秀逸ですね。
プロスペクトのblog 、純粋な褒め言葉への言及がある。さらに、コラボレーションを可能にする扉も開いています。
TextCortex を使ってメールで自己紹介をする方法とは？
上記の例は、成功する自己紹介メールの書き方に関するすべての項目、またはほとんどの項目を満たしていることが主な理由です。
そして、今度はあなたが挑戦する番です。もし、「自分には同じようなメールは無理だ」と思っても、もう心配はありません。
AI ライティングツールは、品質を落とさず、個人的なタッチを失うことなく、ライティングプロセスを自動化するのに役立ちます。
しかも、時間の節約にもなります。では、これらのツールをどのように活用すればよいのでしょうか。
TextCortex は、AI-poweredライティングツールで、blog 投稿、メール、製品説明、広告、ソーシャルメディア投稿などの作成と言い換えを支援します。
さらに、ユースケース・モデルに基づいているため、よりフィルタリングされた正確なコンテンツとなっています。
では、TextCortex を使った紹介メールの書き方はどうでしょうか？
TextCortex extension は、さまざまな文章やマーケティング資料の作成を支援する機能を誇ります。
さらに、プラグインメニューにあるすべての機能を同じテキストボックス内で組み合わせることができるのです。
1.箇条書きでメールを作成する」機能でメールを作成する
この機能は、あなたのランダムなアイデアをメールに変換するものです。3つの箇条書きから選んで、メールに変換することができます。
指定されたアイコンをクリックするだけで、複数の選択肢が表示されます。
気に入ったオプションを選択した後、以下のいくつかの機能を使用して、通常のテキストのように編集を続けることができます。
2.Rewrite」機能でメールコンテンツを微調整する
必要に応じて何度でも内容を変更したり、手を加えたりするのに役立ちます。また、この機能により、文章や段落を一括して言い換える ことができます。
やり方はとても簡単で、文章や段落をハイライトしてアイコンをクリックするだけです。
複数の選択肢が表示されるので、一番好きなものを選んでください。さらに、そのまま使うことも、編集を続けることも可能です。
TextCortex'のアドオンでは、すべてのライティングツールや言い換えツールに加え、 30以上の異なるプラットフォームで任意のテキストボックス内に書き込むことができます。
さらに、電子メールtemplates を含む60以上のクリエーションtemplatesを利用することができます。
もう一つの特典は、TextCortex 、読みやすさのスコアと、単語数、読書時間、文字数などの統計情報を提供してくれることです。
TextCortex のようなツールを使い、今回紹介した実践的なヒントをたくさん使えば、自己紹介メールを素早く、楽に書くことができます。
試してみたいというワクワク感？
ダウンロード Chrome Extension を使えば、開封率や反応率の高いメールを作成することができます。
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