クライアントと見込みのあるプロジェクトを始めるとき、しばしばメールの返信に困ることはないだろうか。フォローアップメールの効率に不安を感じていませんか？

これは最高度にイライラします。

同時に、見込み客を獲得するために、失礼な態度、せっかちな態度、プロ意識に欠ける態度をとって、見込み客との長期的な協力の機会を失うことも避けたいものです。

では、どのようにすれば、さらなる協力の可能性を損なうことなく、この課題に取り組むことができるのでしょうか。

なぜ顧客からの反応がないのか、そのような場合にどうすればいいのかを考えるために、このpost 、潜在顧客にフォローアップメールを送る方法について、よくある落とし穴と最善のヒントについて説明します。

そして、フォローアップメールのサンプルをお見せしながら、ご自身のメールをパーソナライズし、毎日のメール作成に費やす時間を短縮するのに役立つヒントを提供します。

飛び込んでみよう!

フォローアップメールとは？

ビジネスの世界では、最初の接触が行われた後、クライアントにフォローアップのメールを送ることが一般的です。

それは、私たちが他人から何かを求めたり、必要としたりするときに使うテクニックです。

さらに、フォローアップメールは主に、受信者に保留中のアクション（請求書の支払いやフィードバックの提供など）を思い出させるために使用されます。

なぜフォローアップメールはビジネスと関係があるのか？

顧客サービスを提供する上で、プロジェクトの期間中、顧客とのオープンなコミュニケーションを保つことは不可欠です。

複数のクライアントを抱えていると、このようなコミュニケーションは見過ごされがちで、その結果、プロジェクトの進行が遅れてしまうこともあります。さらに、フォローアップメールを送らないことで、顧客にあなたやあなたのビジネスについて間違った印象を与えてしまう可能性もあります。

フォローアップメールの目的は、以下の通りです。

  • 潜在顧客に返信を促す
  • プロジェクトを軌道に乗せる
  • 情報が漏れないようにする。
  • プロジェクトに組織と献身的な感覚を与える
  • 新旧のお客様に、あなたが真剣にビジネスを考えていることを伝えましょう。

返信が来ない理由で最も多いのは？

返信がない理由は、必ずしもあなたのオファーに興味がないとは限りません。あなたがクライアントから返信を得られないのは、おそらく次のような理由でしょう。

  • 忙しくて返事を書く暇がない。
  • あなたのメールは、相手の迷惑メールや受信トレイに紛れ込んでいる可能性があります。
  • お客様のご要望を検討したり、他の人に相談したりするために、より多くの時間が必要な場合があります。

お金がかかっているときは、みんな躊躇しますよね？なぜそうしないのだろう？

そのため、 お客様に安心してお任せいただけるよう、フォローアップメールを使用しています。 

その内容を説明したところで、次は反応が取れて目立つフォローアップメールを書くためのお約束のステップに入りましょう。

フォローアップメールの書き方

どのような状況にも長所と短所があり、その両方を認識した上で、良いフォローアップメールの基礎的なステップに進むことが重要です。

この方法をマスターするために必要なステップをDo'sとDon'tsに分類し、素早くスピードアップできるようにしました。

さあ、はじめましょう! 

フォローアップメール - DO'S

1.件名に気をつける

フォローアップメールの件名は、 簡潔でポイントを押さえた ものにするのがベストです。

必要なものを明確にし、連絡する 理由を指摘しましょう。以下は、良いフォローアップの件名の例です。

  • プロジェクト名】のフェーズ#1の段階。
  • 期限切れ請求書 [日付] から
  • 課題】について、ご協力をお願いします。
  • 日付】からのミーティング更新
  • ご質問やご相談はございませんか？

メールの件名は、受信者に何を求めているのかをストレートに、そして明確に伝える必要があります。件名が自然であればあるほど、高い反応率を期待することができます。

2.自分たちのことを考える

フォローアップメールのゴールが明確であれば、クライアントの立場に立って、価値を感じてもらえるようなコンテンツを書くことは簡単なことです。

フォローアップメールは、単なる注意喚起にとどまりません。顧客と強い関係を築くためのオープンラインなのです。従って、フォーカスを当てる必要があるのです。

ここでは、洗練された方法でクライアントの注目を集めるためのアイデアを紹介します。

  • 提案や指摘に対するフィードバックを求める。
  • 提供するものをより良くするための方法を求める。
  • 相手の最も切実な問題に対する解決策を提案することで、奇抜さを呼び起こす。

そうすることで、相手を気遣うだけでなく、相手のニーズを満たすために様々な選択肢を調べ、検討する時間があることを印象づけることができるのです。

3.簡潔であること

12秒ルールというのをご存知でしょうか。

12秒ルールとは、人がメールを読むのに費やす平均時間です。

また、特にビジネスの世界では、読むのに何分もかかるような深い内容のメールに時間を割ける人はあまりいないでしょう。

ほとんどの読者は、あなたのメールをざっと読むだけなので、フォローアップはできるだけ簡潔に、かつすべてのベースをカバーするようにするのがベストです。

4.クライアントに行動を呼びかける

すべてのフォローアップメールには、情報提供のみを目的とする場合を除き、コールトゥアクションを設定する必要があります。多くのマーケターがこの重要な点を考慮していないため、人々がメールを真剣に受け取らない大きな原因となっています。

別の言い方をすれば、顧客や見込み客に特定の行動を取ってもらいたいのであれば、その行動を明確にする必要があります。

ここでは、まずその感想をご紹介します。

  • コメントをお願いします。
  • お問い合わせはこちら
  • 希望日を伝える。
  • 話をしよう。

注）効果的なCTAを設定するためには、不安感を与えないようにすることです。例えば、この2つの文章の違いに気づくことができるだろうか。

  • "どうか、お時間があれば、プロジェクトの詳細について話し合う機会を設けていただければ幸いです。"、と
  • "次回のミーティングを予定するため、ご希望の日時をお送りください。"

その差は、ひたむきさと思い切りの良さ。迷わず使いましょう。

5.我慢することを学ぶ

さて、いよいよ問題の核心に迫ります。フォローアップメールを送るまで、どれくらいの期間を空けるべきか？

あまり長くは待たないでください。ベストプラクティスでは、1～2日以内にクライアントから返事が来ることを期待できるとされています。

フォローアップの前に、この時間的余裕を顧客に与えることは良いアイデアです。

むしろ、いつならまた連絡をくれるかと聞く方が、ずっとスマートです。そうすることで、迷惑にならないようにしながら、相手の意思に基づいた良い関係を築くことができます。

注：週末や休日に顧客がメールをチェックしない可能性があることを考慮してください。

相手の関心を引いた直後に、しつこいと思われないようにフォローのタイミングを計るのは難しいものです。

早すぎる行動より、余裕を持たせたほうがいいに決まっています。

フォローアップメールのDON'T

では、いよいよフォローアップメールを送る際によくある落とし穴について見ていきましょう。

1.非難に目を向ける - クライアントが約束通りに情報を送らなかったとしても、フォローアップメールはその行動を優しく思い出させることに焦点を当てるべきです。今後のコラボレーションやクライアントのメリットに焦点を当てると、もう一組のカードがもたらされます。

2.件名が悪い - 件名は、クライアントが最初に目にするものであり、重要かどうかを判断するための主要なフィルターです。クライアントから何を求められているのか、簡潔に伝えましょう。そうすることで、クライアントはあなたのメールに関連性があると判断することができます。

3.返事を長く待つ- あまりにも長く待つと、クライアントはあなたのプロジェクトを最後にするか、忘れてしまうかもしれません。正しい方法で行えば、思い出させることは迷惑行為とイコールではありません。このように、フォローアップは素早く行いましょう。

4.強引な行動- これはフレンドリーなリマインダーであることをクライアントに示すために、丁寧で軽快な態度で臨みましょう。返事がない場合、いつフォローアップするのかを伝え、期待を持たせましょう。

5.CTAがない- 顧客がメールをスキャンするだけだと、行動喚起を見逃し、休載にする可能性があります。次のステップの明確なアウトラインと、プロジェクトを完了するためのタイムラインを提供すること。

6.誤ったコミュニケーション- あなたはクライアントのコミュニケーションの好みを学ぶ必要があります。ほとんどのクライアントは、穏やかな電子メールによるリマインダーを好みますが、中には簡潔な電話を好む人もいます。必要な情報が得られるなら、それは報われるのです

フォローアップメールTemplates 

1.Just checking in」メールテンプレート

提供した商品のフォローアップが必要な場合、または前回のメールについて顧客に思い出させる必要がある場合は、必要以上にアピールすることは避けましょう。

相手の忙しさに共感し、興味を持ったら会うことを提案する。

プロからのアドバイス 人工知能(AI)ソリューションTextCortex は、忙しすぎるときや、単にテンプレートを使いたくないときに、魅力的でパーソナライズされたEメールを書くのに役立ちます。

例えば、TextCortex'のChrome アドオンには便利な「箇条書きメール」機能があり、最も重要なポイントから素早くメールを作成するのに使うことができます。

メールに掲載する主な内容を設定 し、箇条書きを選択し、ロゴをクリックして「メールに箇条書き」オプションを押すだけです。

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2.見積書のフォローアップ」メールテンプレート

見込み客は、一度に複数のオファーを分析しているかもしれません。短いメールでも、つながりを持ちたいという気持ちが伝わります。

さらに、このようなメールを送ることで、プロジェクトそのものに対する献身的な姿勢を示すことができます。信じられないかもしれませんが、それだけでクライアントを魅了することもあるのです。

3.'Sense Of Urgency'メールテンプレート

FOMO効果(fear of missing out)は、これまでも、そしてこれからも、強力なマーケティングツールであり続けるでしょう。

有効期限を設定することで、お客様にすぐにメールに返信してもらうよう、サブリミナル的に促すことができます。

誰だって、お得な情報を見逃したくはないですよね。

プロからのアドバイス： TextCortexのChrome アドオンには、数多くのリライト機能に加えて、コンテンツを異なる声のトーンでリライトできる、非常に便利なトーンチェンジャーオプションがあります。

使い方は、さまざまなトーンで書き直したい 文章や段落を選び 、ロゴをクリックして「トーン」 機能を選びます。

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サジェストウィンドウの下部にあるトーンタイプのリンクをクリックし、「トーン」機能を使用する際に、メールに緊急性を持たせるために「緊急」のトーンタイプを選択します。

4.再接続しよう」メールテンプレート

ビジネスパーソンは行動力のある人です。とはいえ、直球でアピールした方がフォローアップメールに反応がある可能性は高くなります。

どのような依頼であっても、フォローアップのメールが同じ程度のプロフェッショナリズムを保っていれば、クライアントは誤解することはないでしょう。

プロからのアドバイス トピックや読者に関係なく、TextCortex'の「言い換え」 機能を使えば、高い水準の文章品質を維持することができます。

文章や段落を一括で選択し、ロゴをクリックして「言い換え」 オプションを選びます。

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5.ミーティングフォローアップ」メールテンプレート

クライアントと会った後、フォローアップのメールを送ることをお勧めします。それは、時間の経過とともに多くの実りある関係につながる可能性のある、成熟したステップなのです。

この形のフォローアップメールは、あくまでもクライアントの時間を割いてもらったことに対する簡単なお礼のメールです。

まとめへ

ビジネス戦略においてフォローアップメールを活用すべきかは、間違いありません。 

人脈の育成に時間を費やすことは、ビジネスの健全性への投資であり、取引を成立させ、関係を維持するための継続的な成功という形で配当を得ることができるのです。

それでも、これでは娯楽にならない。特に、毎日書く必要があるのならなおさらです。

もし、あなたがインスピレーションに困っていたり、同じようなtemplates を使うことにうんざりしていたり、あるいはただ単に他のものを見てみたいと思っているのであれば、TextCortex を試してみることをお勧めします。

さらに、TextCortex を活用することで、最悪の執筆日を既存のタスクにすることができます。

しかも、それだけではありません。

で利用できる書き換え機能に加えて、さらに、その書き換え機能を利用することができます。 Chrome extension,TextCortex にアクセスすることができます。

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