効果的なコミュニケーションには、明確で簡潔な文章が欠かせません。
そのため、文章はどのような形（メール、レポート、研究論文）であっても、明確でわかりやすいものでなければなりません。
しかし、もちろん、理解しにくい段落も必ず出てきます。
というのも、自分の興味のあるテーマについて書くと、自分の言葉が読者に消化されやすいかどうかを考えずに、ついつい長々と書いてしまいがちだからです。
今回は、段落をシンプルに読みやすくするための言い換えの方法についてご紹介します。
伝えるべき情報を犠牲にすることなく、文章の明瞭さ、読みやすさ、トーンを向上させるための試行錯誤の方法を紹介します。
これらのガイドラインに従えば、どんな段落でも書き換えることができ、効率的に理解しやすくなります。
さあ、はじめましょう!
パラグラフを読みやすく言い換える方法
特に、ソースとなるパラグラフが密集していたり、絡み合っていたりすると、パラグラフのリフレーズは不可能に思えるかもしれません。
しかし、その能力は、ストーリーテラーにとって極めて重要です。
段落を言い換えることで、読みやすく、理解しやすく、記憶しやすくなります。
そこで、この段落をより読みやすくするために、以下のような言い換えの提案を考えてみましょう。
1.メインアイデアの特定
効果的に言い換えるには、まずパラグラフの中心的なアイデアを把握する必要があります。"著者は何を言おうとしているのか？"と自問自答してください。
中心的なアイデアを見つけることで、脇役をより直感的に表現することに集中できるようになります。
メインアイディアの例
"家から出られない "のは 大雨が降っていた."
メインアイデアの見極め方とは？
その文章が主に何について書かれているのかを自問自答することで、文章の主旨を判断することができます。主意とは、作者が文の中で伝えようとしている主要なメッセージのことです。
ここでは、パッセージの中のメインアイデアを見つけるためのポイントを紹介します。
⚡トピックセンテンスを探す- 段落のトピックセンテンスは、頻繁にメインアイデアを紹介する。通常、段落の冒頭文として登場します。
⚡主語を特定する- 文の主語は、それに関する物や人である。文の主語と主な考え方は、密接に関係していることが多い。
⚡支持する内容を探す - 主な考え方は、支持する内容によってさらに説明されます。それらは、主な考えを明確にし、定義し、または例証する。
2.言語の簡略化
原文が複雑で専門的な表現で書かれている場合は、より簡単な単語やフレーズを使って理解しやすくするよう心がける。
段落の言葉をわかりやすくすることで、より多くの人に親しんでもらうことができます。
特に、英語を母国語としない人や、複雑な言葉を苦手とする人には、その傾向が強いと思います。
複雑な文の例
文中に従属接続詞を多く入れすぎると、必要以上にわかりにくくなることがあります。
従属接続詞は、2つの節をつなぎ、一方の節が他方の節に依存するようにする言葉です。
ほとんどの場合、従属接続詞は、原因と結果、時間、条件など、2つの節がどのように関連しているかを示しています。
パラグラフの言葉をシンプルにする方法とは？
ここでは、段落の言葉をわかりやすくするための方法を紹介します。
⚡ 複雑な語彙を避ける- 理解しにくい言葉や専門的な言葉ではなく、よりシンプルで一般的な言葉を使用する。複雑な言葉を使う必要がある場合は、より簡単な言葉でその意味を説明する。
⚡ 専門用語や技術用語を避ける- 段落に専門用語や技術用語がある場合は、より簡単な単語を使うか、わからない単語を説明するように心がける。
⚡アクティブボイスを使う - 受動態の代わりに、アクティブボイスを使いましょう。能動態は理解しやすく、より明確です。
3.より短い文章で複雑さを軽減させる
長すぎたり複雑すぎたりする文章は、読み解くのが大変です。より短く、よりシンプルな文章を使い、複雑な構造を避けるようにしましょう。
不要な部分をカットして段落の長さを短くすることで、より簡潔でわかりやすい文章にすることができます。
不要な長文の例
"外は悪天候で、水平線には暗く恐ろしい雲が迫り、激しい風が吹き荒れ、雨は容赦なく降り注ぎ、歩道には深い水たまりができ、道路は滑りやすく危険な場所と化していました。"
この文章は長すぎて、情報量が多すぎます。そのため、読者は要点をつかむのが難しく、文章が終わる前に興味を失ってしまうかもしれません。
文の流れを追って、さまざまな句やフレーズがどのように組み合わされているのかを確認するのは難しいかもしれません。
文章を短くする方法とは？
ここでは、より意味のあるパラグラフを短くする方法を紹介します。
冗長な情報を取り除く- 同義語、類似のフレーズ、アイデアなど、段落内ですでに語られている情報を取り除く。
⚡関連性のない情報を取り除く- 段落の主旨や目的に直接関係のない情報を取り除く。こうすることで、段落の流れが良くなり、主な考え方がより明確になります。
⚡箇条書きやリストを使う- 箇条書きやリストで段落を区切ることで、読みやすくする。これは、段落の最も重要な部分に注意を向けさせるのにも役立ちます。
プロの技
AI 書き換えアドオンの中には、以下のようなものがあります。 TextCortex.文脈に傷をつけることなく、段落の文章を 素早く凝縮 するための要約機能を提供します。
要約」オプションを使用するには、テキストの修正したい部分をハイライトして、リライティングメニューから指定のオプションを選択するだけです。
4.文章を長くしてわかりやすくする
前項で「文章は短くすることで分かりやすくなる」と言っても、文章は長くすることで分かりやすくなることもあります。
人は、必要ないのに、短い文章を連続して使って主張することがあります。
これにより、段落での情報の紹介の仕方やまとめ方が変わり、混乱することがあります。
最も重要な情報が最初に来て、詳細が論理的な順序で続くように、文の順序を変えてみてください。
単純文と複文との比較例
ここでは、2つの単純な文を1つの複合文にすることで、より分かりやすくなる例を紹介します。
パラグラフを拡張することで、特定のトピックについてより詳細で明確な情報を提供することができます。
段落を伸ばすには？
ここでは、段落を 長くしてわかりやすくするためのアイデアを紹介します。
⚡ 例を挙げる- 主なポイントを裏付けるために、いくつかの例を入れましょう。そうすることで、段落がわかりやすくなり、読み物としても面白くなります。
⚡説明的な言葉を使う- 読者に目下の主題をよりよくイメージさせるために、鮮やかな言葉を使う。この段落は、より魅力的なものになるよう、その恩恵を受けるかもしれません。
⚡引用や引用を使う-パラグラフの論旨を裏付けるために、引用や引用を使う。このような証拠を含めることで、段落の主張の信憑性を高めることができます。
プロの技
要約」機能と同様に、TextCortex アドオンでは、2つの拡張機能で大いに支援します。
拡張」機能は、既存の文章に関連する情報を追加するために、日常的に使用することができます。
5.思考をつなげるために経過的なフレーズを使う
"however"、"nevertheless"、"on the other hand "などの経過的なフレーズを使うと、パラグラフはよりスムーズで効果的に流れるようになります。
アイデアや段落の切り替えに使われる言葉やフレーズは、読者があなたの論旨を理解し、興味を持ち続けられるようにします。
まとまりのある、わかりやすい文章が出来上がります。
トランジショナルフレーズの例
ここでは、よく使われる経過的なフレーズを表にまとめましたので、参考にしてください。
文章を書くときにトランジションをどう使うか？
ここでは、経過的なフレーズでアイデアをつなげるための提案を紹介します。
⚡段落間の移行フレーズ- ある段落から次の段落に移るときに、主題や焦点が変わることを示すフレーズを使用します。段落間では、"In addition"、"further"、"likewise "などの経過的なフレーズを使用することができます。
⚡段落内の移行フレーズ- 移行フレーズは、段落内のアイデアを結びつけ、文脈や追加の詳細を提供するために使用されます。段落では、"Moreover"、"Additional"、"Furthermore "などの移行フレーズを利用することができます。
⚡アイデアを対比するための経過的フレーズ- 経過的フレーズを使用することで、アイデア間の不一致を示すことができます。しかし、"on the other hand"、"yet"、"however "などは、アイデアを対比するために使用できる移行フレーズの例です。
⚡ 要約のための移行フレーズ- 移行フレーズを使って、主要なポイントを要約したり、結論を示したりする。in summary」、「to summarize」、「in conclusion」などは、要約の移行フレーズの例です。
プロの技
段落をつなぎ、文章の流れを良くするための経過的なフレーズを使用する場合は、リライト機能を利用することができます。
TextCortex は、与えられた入力テキストに対して、別の表現を提案する「リライティング」機能を備えています。
テキストを選択し、リライティングメニューからオプションを選びます。
6.メッセージのトーンを確認する
メッセージのトーンとは、読み手に伝わる根本的な雰囲気や観点のことです。あなたのメッセージがどのように受け取られるかに影響するため、重要なことです。
パラフレーズする際には、元のパラグラフのトーンを意識して、 新しい言葉やフレーズが自然に聞こえるようにすることが重要です。
例えば、原文がシリアスなトーンで書かれている場合、リフレーズ・パラグラフでは同じレベルのフォーマルさを維持するように注意する。
会話調であれば、その状態を維持する。
メッセージの声のトーン例
以下は、カジュアルとフォーマルの声のトーンの違いを説明したもので、それぞれ異なる語り口で同じ全体の状況を伝えています。
文章のトーンを変えるには？
パラグラフ全体を通して一貫したトーンにするために、次のようなヒントを考えてみましょう。
⚡段落の目的を確認する- この段落で何を言いたいのかを把握し、トーンは主題に合っているかを確認する。
⚡適切な言葉を使う- 言葉やフレーズの選択は、常に聴衆やメッセージの性質に合わせる。
⚡感情的な言葉をチェックする - ネガティブに受け取られかねない、過度に感傷的な言葉がないかを確認することです。非難する」「判断する」「怒る」などの言葉がこれに該当します。
⚡文脈を考える - このメッセージがどこに届けられるかを考えてください。書き手と受け手の関係や全体の文脈から、メッセージのトーンを変える必要があるかもしれません。
プロの技
TextCortex'の「トーン」機能を使って、別の物語を素早くジャンプすることができます。
最大10種類の音声を使い分けることができ、それぞれの音声をコピー＆ペーストして簡単に比較することができます。
7.プルーフリーディング
段落をリフレーズしたアウトプットに満足したら、もう一度、誤字脱字や分かりにくさがないかチェックします。
声に出して読むだけで、読みやすいかどうか、自然に流れるかどうかがわかります。
ここでは、段落校正のアドバイスを紹介します。
⚡チェックリストを使う- 典型的な文章の誤りをリストアップして、校正を指示する。スペルミス、文法ミス、句読点ミス、フォーマットミスを発見して修正するのに役立ちます。
⚡声に出して読んでみる - 文法的な間違いや使いにくい表現など、黙読ではわからない問題を発見するのに役立ちます。
⚡一貫性を確認する- 段落の書式、大文字、スタイルが全体的に一貫していることを確認します。こうすることで、あなたの文章が洗練され、専門的であることを確認することができます。
⚡後ろから読む -気づかなかったスペルミスや文法ミスを見つけるには、段落を後ろから読むとよいでしょう。
スペルチェックと文法チェックの使用 ⚡ 見逃した間違いを見つけるには、ワープロのスペルチェックと文法チェックの機能を使用します。
プロの技
長時間の執筆作業では、疲れを感じたり、集中力が切れたりするのが普通です。
そのために、TextCortex'の「音声合成」機能を利用することができます。
この機能は、書き換えメニューの中にあります。
また、読みやすさチェッカーも搭載しているので、自分の文章が読者にとってどの程度の流れになっているかを確認することができます。読みやすさのスコアや単語数などの情報がここに表示されます。
アクセスするには、選択したテキストの下にある点滅しているバブルをクリックします。
振り返ってみよう
段落の言い換えには多少の手間がかかりますが、読者の読みやすさを向上させるのであれば、十分な時間と言えるでしょう。
どんな段落でも、よりシンプルな言葉、短い文章、情報の並べ替え、経過的なフレーズなどを使うことで、読みやすく、理解しやすくすることができます。
今度、難しい段落に出会ったら、これらの戦略を適用して、読みやすくしてみましょう。
また、人工知能を使ったライティングソフトに仕事を依頼することもできます。
また、TextCortex のアドオンは、あなたの文章をサポートすることだけを目的としています。
TextCortex とは？
TextCortex は、人工知能を活用したライティングソリューションで、これまでのすべてに加え、次のようなことも可能です。
✒️、テキストを 10以上の異なる言語に翻訳 することができます。
✒️弾丸を メールに変換します。
✒️、5語のプロンプトから最大 300語のblog ポストを 作成することができます。
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さらに、60以上の異なるAI-generatedコンテンツtemplates、キーワードと組み合わせて使用することで、想像しうるほぼすべてのコンテンツ形式を作成することができます。
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