インフォーマルメールの書き方について、役に立つヒントを学びたいと思ったことはありませんか？

フォーマルなメールとインフォーマルなメールの主な違いは、文章に使われるトーンです。 

プロフェッショナルなメールではフォーマルで丁寧な言葉を使い、パーソナルなメールではよりカジュアルで会話的な言葉を使います。

この記事では、カジュアルなメールを作成するためのルールがあるのか、そのルールは何なのかを発見します。

さらに、フォーマルなメール文とインフォーマルなメール文の両方について、文章を改善するためのヒントが特典として用意されています。

というわけで、もう少しだけお付き合いください

フォーマルなEメールとインフォーマルなEメール

その前に、ビジネスメールとインフォーマルなメールの主な違いをいくつか指摘しておきます。

私たちは、次のような場合にフォーマルなメールを 使用します。

  • ビジネス・プロフェッショナル用途のライティングが必要です
  • フォルムが決まっている
  • フォーマルで丁寧な用語を使うことが必要です。
  • 長文

私たちは、以下のような場合にインフォーマルメールを使用します。

  • emailを使った個人的なコミュニケーション
  • 定型がない
  • 友だちや家族へのメール送信
  • へいぜい
  • 拙い文章ですが、よろしくお願いします。

カジュアルなメールであれば、気になることを雑談する程度で問題ありません。一方、公式なメールを送る場合は、 要点を絞って書くのがベストです。

また、仕事用とカジュアル用のメールには、いくつかの共通点があります。両者とも

  • わかりやすい用語を使用する。
  • 生産的な対話を促進するために重要な役割を果たす。
  • イントロダクション、メインボディ、サマリーというように、毎回同じ構成にする。

インフォーマルメールを書くには？

前述したように、私たちは家族や友人、あるいはよく知る人など、個人的な目的でインフォーマルメールを使用しています。

また、インフォーマルなメールでは、挨拶、本文、結びの言葉を入れることが多いのですが、これは一概に決められるものではありません。

メールはカジュアルなものなので、複雑な文章はほとんど使わず、短縮されたフレーズや頭文字を使うのも安全です。

また、インフォーマルなメールであれば、短文で済ませることも、多くの詳細や情報を盛り込むことも許されています。

また、内輪のメールを書いているとはいえ、中には悪い癖が出てしまうものもありますよね？

ここでは、メールを作成する際に避けるべきことをいくつか紹介します。

  • 不完全な文章
  • ランオンセンテンス
  • 長い文章、複雑な文章
  • 文法上の誤り

インフォーマルメールを作成する際に、避けるべき落とし穴だけでなく、考慮すべき要素もあります。それらを確認してみましょう。

1.件名を書く

すべてのメールに件名が必要です。カジュアルなメールは、あまり考える必要のない内容なので、よりシンプルになります。つまり、件名の口調は気になったものを自由に 使うことができます。

  • 以下はそのプランです。
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2.カジュアルな挨拶で始める

インフォーマルなメールを始めるときは、「こんにちは」または「ちょっと」の一言があれば、フレンドリーなメールの会話を始めることができます。あまりフォーマルでない挨拶の場合は、選ぶ言葉についてあまり気にする必要はありません。

また、熱意や親しみやすさを加えるために、感嘆符や顔文字を多用することもできます。

  • やあ、【名前】さん。
  • こんにちは、【名前】です。
  • どうも、お久しぶりです。
  • こんばんは！(*^_^*)
  • ねぇ！？

3.手を差し伸べる理由を指摘する

フォーマル、インフォーマルを問わず、すべてのメールには、その理由を指摘する必要があります。

  • "お望みのPDFです。"
  • "今日は間に合わないので、お知らせします"
  • "午後5時頃にお会いできるお時間はございますでしょうか？"

同様に、知覚者に何らかのアクションを起こしてもらう必要がある場合は、それをできるだけ明確にするようにします。

  • 私のアイデアや提案について、どう思われるか聞いてもいいですか？
  • 来週、お会いできる時間を教えていただけませんか？
  • 次回の会議までに、以下の添付資料をご確認ください。
  • 会議の議題をご確認の上、ご意見をお聞かせいただけますでしょうか。

しかし、連絡する理由を書くときは、実用的な観点から読み手を意識してください。メールはなるべく簡潔な方が、誰にとっても有益です。

4.クロージング・ステートメントで締めくくる

インフォーマルメールの締めくくりは、オープニングラインと同様、フレンドリーなトーンでサインオフすることです。

  • それでは、またお会いしましょう。
  • お気をつけください。
  • それでは、またお会いしましょう。
  • ありがとうございます。
  • ハッピーフライデー
  • 良い週末をお過ごしください。

インフォーマルメールテンプレート

もし、インフォーマルメールがどのように見えるかわからない場合は、このテンプレートを使って次のメールを作成してみてはいかがでしょうか。

実際には、メールはこのような形になります。

"ハイ トーニャ "です。

ご忠告ありがとうございます。いつかまた、ぜひお会いしましょう。明日のお昼はどうでしょう？お暇ですか？

お気をつけください。

ビリー"

しかし、それはあなたを助けることができるものの一部に過ぎません。AI-powered tools likeTextCortex は、あらゆる電子メールを書くためのいくつかの機能を開発しています。

例えば、TextCortex'の 「Bullet to email」機能を使ってメールを書く場合、必要なのは、箇条書きの形で重要なポイントを明確にして、それをハイライトしてロゴをクリックすることです。 

指定された機能を選択すると、TextCortex アドオンは、メール出力のいくつかのバリエーションで提案ウィンドウを促します。

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最適なアウトプットを選んだら、リライターextension は、より良い文脈のためにコンテンツをさらに微調整するのに役立つ、より多くのリライティングオプションを提供します。

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まとめ

このように考えると、インフォーマルメールを作成する際に守るべきガイドラインはないと考えてよいでしょう。

正式なメールに比べれば、はるかに短時間で書けるし、労力もかからない。しかし、だからといって、書くのが楽しいとは限りません。

しかし、適切なキットを使用することで、それらは面白いものになります。

これこそが、TextCortex の真の目的です。文章を書く作業を代行しつつ、文章力を向上させ、その作業全体を苦痛に感じないようにする。

TextCortex とは？

TextCortex は、強力なアルゴリズムとベストプラクティスのビッグデータベースを使用して、テキストを生成し、オリジナルで魅力的な素材にリライトするモジュールベースのAI ツールです。

AI ライターは、パターン認識により、お客様の文章を高い精度で推敲・修正し、最も信頼性の高い結果を出すことに注力しています。

TextCortex は、WebベースのアプリケーションとChrome のアドオンとして提供されます。

当社のリライトextension 、できるようになります。

  • Google Docs、Gmail、LinkedIn、Facebookなど、30以上のオンラインプラットフォームでコンテンツを微調整することができます。
  • テキストボックスの中で、 AI-generationと高度なリライト機能を即座に利用することができます。
  • 安定した文章品質を保ちながら、素早くライティングスキルを向上させることができます。

同時に、TextCortex のウェブアプリケーションでは、以下のことが可能です。

  • 20+AI templates を活用して、 blog 投稿、商品説明、メール、広告、ソーシャルメディア投稿などを生成します。
  • 同じ編集可能なキャンバス内で、手書きとAI-生成のライティングを同時に使用 することができます。
  • リアルタイムでコンテンツを編集し、フォーマットすることができます。
  • 作成したプロジェクトは templates として保存し、今後使用することができます。

今すぐ Chrome extension をダウンロードして、あらゆるコンテンツタイプのライティングのエキサイティングな側面を楽しんでください。