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健康的な職場環境を見つけることは、最近では四つ葉のクローバーのように珍しいことなのだろうか？
正直なところ、職場の複雑な力学を操るのは本当に難しいことだ。
そして、あなたも私たちと同じように、同僚との難問を経験したことがあるに違いない。
それでも、問題は残る。我々はこの問題に対処するために正しい手段を講じたのだろうか？
職場での対立や不満に対処することは、あなた自身の幸福のために不可欠です。
従業員、顧客、上司など関係者全員が満足することは言うまでもない。
その精神に基づき、この記事では、同僚に関する苦情に対処するためのプロフェッショナルな電子メールの書き方についてガイダンスを提供します。
この本は、あなたの懸念が職場で真剣に受け止められるよう、適切な言葉と戦略を提供する。
さぁ、はじめましょう!
苦情メールの定義
電子メールによる苦情は、製品、サービス、または経験に対する不快感を表明する文書によるコミュニケーションの一種です。
強力な苦情メールは、あなたの問題と希望する行動の概要を穏やかに説明します。
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このコミュニケーション方法を使えば、返答を考える時間が増え、言葉を賢く選ぶことができる。
苦情のメールは、明瞭で簡潔な構成でなければならない。
苦情メールを提出する理由
職場での威嚇がすべて同等に評価されるわけではないので、以下は職場でのハラスメントとして認められる行為の例である：
- 威嚇的なボディランゲージ - 怒った表情や攻撃的な姿勢を見せる同僚は、あなたに不安を与え、ストレスレベルを高める可能性があります。
- 感情操作- 職場で、あなたの不安につけ込み、不正、欺瞞的、暴力的な手段であなたを支配しようとする人がいるかもしれません。
- 言葉による虐待- 言葉の正確さにかかわらず、常に被害者の価値観や自信を弱めようとする同僚。
- 蔑視 - 職場における典型的なハラスメントの一形態で、被害者が職場環境において重要でない、恥ずかしい、あるいはふさわしくないと感じるように仕向ける。
- 身体的接触- 触れたり、キスしたり、なでたり、抱きしめたり、あるいは労働者に近づきすぎて不快に感じたりすることで、セクシャルハラスメントにつながる可能性があります。
- 身体的暴行 -他人を脅したり傷つけたりすることは、職場における重大な身体的攻撃の一種とみなされる。
上述した状況のデリケートな性質を考慮すると、コミュニケーション手段として電子メールを使用することは、特に以下のようなシナリオにおいては、プロフェッショナルかつ適切である：
直接会って話せないような深刻な問題に対処する必要がある、
今後の行動を考えるためのスペースが必要である。
✅ 同僚と疎遠になっており、問題に対処するための正式な文書化された方法が必要である。
同僚への苦情メールの書き方に関するガイドライン
苦情の手紙が適切に提示されていれば、問題はより迅速に解決される。
1.問題の枠組み
ガムを噛んだり、口笛を吹いたり、ため息をついたりすることで 容易にイライラするようであれば、苦情は却下される可能性が高い。
▶️、自分の行動が問題の一因となっているのであれば、経営陣から離れて、自分自身で解決策を見出すためにどうすればもっと努力できるかを考える。
2.書く理由を述べる
手紙の冒頭で、なぜその手紙を書くのかを簡潔に説明する。
あなたとその同僚との間に起こったいくつかの出来事のために、正式な苦情を申し立てる時が来たと感じていることを説明する。
すでに自分で管理しようとしたことがある場合は、その情報も含めること。
例
労働者名]との意見の相違についてお知らせします。
労働者名]に何度もこの問題について話そうとしたのですが、話を聞いてくれませんし、私の気持ちを汲んでくれません。
3.出来事の年表を提供する
あなたとその従業員との間に起こったことを書き留めてください。各事件の日付と 、その別個のリストを追加 する。
出来事を報道するときは、事実に忠実に、公平に話すこと。
また、可能な限り根拠を示すこと。
添付書類には以下のものが含まれる：
- 目撃者
- テキスト通信
- 画像
- スクリーンショット
- ビデオ
- サウンド・レコーディング
例
今週の木曜日、［労働者の名前］の大声での話し声、騒々しい笑い声、不快なジョークが私の電話を妨害していることについて、［労働者の名前］と数回話をした。
今朝、電話で注文を受けているとき、同じことが起こった。
労働者名]ともう一度話し合った。
これがその証拠である。
4.希望する救済策
同僚の行動によって、あなたの仕事の能力がどのように影響を受けるかを書く。
仕事におけるあなたの責任と、それを果たすための目標を挙げてください。
同僚の行動が、あなたの 目標達成をどの ように妨げているかを説明してください。
さらに、職場にふさわしくない行為をやめさせるために雇用主が協力してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
例
ワーカー名]に話を止めるよう促すために、クライアントを何度も保留にしなければならなかった。さらに、クライアントの声がよく聞こえないため、クライアントにもう一度言ってもらわなければならなかったこともある。
私は彼の行動が会社の評判を下げているのではないかと心配している。
なぜこのような行為をやめる必要があるのか、彼女に伝えていただければありがたい。
5.編集と校正
書き終えたら メールの編集と校正が必要です。.
まず、すべてに目を通し、感傷的すぎる文章、失礼な文章、もっと簡潔に表現できたかもしれない文章を削除する。
スペル、文法、句読点を確認する。
6.雇用主に苦情メールを送る
雇用主に苦情のメールを送った後、上司と会って正式に問題を話し合うのが最後のステップです。
万が一、雇用主があなたの問題に対処できない場合は、 必ず手紙を書いて人事部に訴えましょう。
さらに、この段階で事実を変更すると、あなたの信頼性が損なわれ、立場が不利になる可能性があるため、やり取り中にメールを編集することは避けることが重要です。
万が一、解決方法が見つからず、仕事に支障が出続けるようであれば、転勤を願い出るか、他の仕事のオファーがあれば退職すること。
同僚に関する正式な苦情メールのテンプレート
雇用主/人事担当者]各位、
私の名前は[名前]です。過去[5年間]マーケターをしてきました。このチームの一員になれたことを光栄に思います。
残念なことに、一人の従業員のせいで：[従業員名]のせいで、この素晴らしい経験が台無しにされている。
この手紙を送る前に、私は他のすべての選択肢を使い果たし、仕方なく人事部に助けを求めた。
彼／彼女］の不服従や不行跡に対処することは不可能です。それが私のパフォーマンスに影響し、仕事を完遂するのが難しくなっています。(何が起きたか、いつ起きたか、どこで起きたかの例を含めて）数字、日付、事実を用いて主張を裏付けましょう。
この問題を解決し、私たち全員にとってプロフェッショナルで友好的、かつ生産的な環境を確立するために、早急な支援をお願いします。
ご配慮ありがとうございました。
よろしく
苦情の電子メールを作成する際のベストプラクティス
では、最も重要なことを概観してみよう：
🔑明確に、具体的に- 一般化や曖昧な表現は避け、あなたの問題とそれがあなたにどのような影響を及ぼしているのかを具体的に伝えましょう。
🔑プロフェッショナルな言葉を 使う - 辛辣な言葉、侮辱的な言葉、非難するような言葉は使わないでください。
証拠 🔑 データやスクリーンショットなど、問題を表現するのに使えそう な文書で、あなたの主張を裏付ける証拠を示す。
🔑解決策に焦点を当てる - 問題に注意を向けることは重要だが、解決策を見出すことに全力を注いでいることを示すため、解決策を提示することも同様に重要である。
メールのやり取りは簡潔かつ直接的であるべきなので、受信者を退屈させるような長いメールは書かないこと。
🔑明確な件名をつける - 件名には何を主張するのかを明確に書きましょう。
相手を名前で 呼ぶ - 親切な敬語でメールを始め、上司や同僚を名前で呼ぶ。
文法やスペルミスがないか、メールを送信する前に確認しましょう。
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職場でのハラスメントを食い止めるには、先手を打つことが最も効果的な戦略である。
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よくあるご質問
同僚に苦情を言うとどうなるか？
特定の同僚やライン・マネジャーとの関係は、あなたが彼らに文句を言うことでぎくしゃくしたり、完全に終わってしまう可能性もある。
雇用主は、あなたと他の従業員が職場でどのように関わっているかを監督し、必要な調整を行う責任があります。
同僚からの無礼なメールにどう返信する？
送り手の格式に合った言葉遣いやトーンにしましょう。
ユーモア、皮肉、批判など、相手を不快にさせたり侮辱したりするような言葉は避けましょう。
能力と自信を感じさせる明るい言葉を使う。
送り主の協力、忍耐、フィードバックに対して感謝の意を表す。
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