Che cos'è la gestione della conoscenza?

Le aziende generano ogni giorno grandi quantità di dati: interazioni con i clienti, report interni, documenti come le procedure operative standard (SOP) e le e-mail. Ogni dato generato dall'azienda viene caricato su intranet e servizi cloud, creando un archivio di dati in continua crescita. Per organizzare questo archivio e garantire che i dipendenti abbiano accesso alle informazioni che cercano, servono strumenti di gestione delle conoscenze.

In questo articolo scopriremo cos'è la gestione della conoscenza e vedremo come gli strumenti giusti possano migliorare le prestazioni della tua azienda.

In breve: La gestione della conoscenza (KM) permette a un'organizzazione di raccogliere, creare, utilizzare, condividere e organizzare i dati. Il processo di KM si articola in 3 fasi: creazione della conoscenza, organizzazione della conoscenza e condivisione della conoscenza. Tra i principali vantaggi figurano un processo decisionale più rapido, il lavoro collaborativo e una maggiore produttività dei dipendenti. Una ricerca di McKinsey dimostra che una gestione efficace della conoscenza può aumentare la produttività a livello aziendale del 20-25%. TextCortex una piattaforma di gestione della conoscenza basata sull'intelligenza artificiale che organizza i dati della tua azienda e permette ai dipendenti di ricavarne nuove intuizioni utilizzando il linguaggio naturale.

Che cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza (KM) è il processo di raccolta, creazione, utilizzo, condivisione con i dipendenti e organizzazione dei dati di un'azienda. Gli strumenti di gestione della conoscenza ti permettono di organizzare tutti i tuoi dati e le tue informazioni, evitando che queste diventino obsolete o che si verifichi un "inquinamento" dei dati. Dati organizzati e facilmente accessibili consentono ai tuoi dipendenti di trovare rapidamente le informazioni che cercano e di portare a termine i loro compiti senza perdere la concentrazione.

Processo di gestione della conoscenza

Il processo di gestione delle conoscenze mira a gestire, organizzare, produrre, condividere e utilizzare in modo metodico i dati e le informazioni della tua azienda. Il processo prevede 3 fasi fondamentali:

• Creazione di conoscenza: il primo passo consiste nel raccogliere i dati e le informazioni necessari per le fasi successive. Queste informazioni possono provenire da diverse fonti, come documenti, PDF, procedure operative standard (SOP), recensioni dei clienti, e-mail, report e chat del servizio clienti.
• Organizzazione delle conoscenze: le informazioni raccolte da diverse fonti dovrebbero essere organizzate in base alle esigenze della tua azienda, agli argomenti, ai reparti e alle date. In questo modo, quando i dipendenti vogliono accedere alle informazioni, possono trovarle più rapidamente grazie a una struttura categorizzata. Gli strumenti di gestione delle conoscenze offrono inoltre una sicurezza avanzata attraverso la gestione dei permessi di accesso ai dati.
• Condivisione delle conoscenze: grazie ai sistemi di gestione delle conoscenze, puoi condividere con i tuoi dipendenti i dati e le informazioni che raccogli e organizzi per vari scopi, ottimizzando così il loro flusso di lavoro. Gli strumenti di gestione delle conoscenze basati sull'intelligenza artificiale possono anche elaborare i tuoi dati esistenti e generare nuove conoscenze a partire da essi.

La gestione della conoscenza migliorerà le prestazioni lavorative?

Secondo una ricerca di McKinsey, le aziende possono aumentare la produttività dei propri dipendenti dal 20% al 25% utilizzando strumenti di gestione della conoscenza. Con l'aumento della produttività dei dipendenti, cresce anche la redditività dell'azienda.

I dipendenti perdono anche molto tempo a cercare le informazioni di cui hanno bisogno. Una ricerca del McKinsey Global Institute del 2024 ha rilevato che i dipendenti dedicano il 23% della loro giornata lavorativa a chiarire comunicazioni o a cercare informazioni, il che equivale a quasi due giorni interi alla settimana persi a causa delle difficoltà nel reperire le informazioni.¹ Gli strumenti di gestione delle conoscenze che facilitano l'accesso diretto ai dati da parte dei dipendenti riducono direttamente questo ostacolo.

Vantaggi della gestione della conoscenza

I sistemi di gestione delle conoscenze offrono vantaggi fondamentali sia per i dipendenti che per le aziende:

• Processo decisionale più rapido
• Accesso più semplice a dati e informazioni
• Maggiore collaborazione
• Comunicazione migliorata
• Miglioramento della qualità dei dati
• Un lavoro più mirato

Perché la tua azienda ha bisogno di uno strumento di gestione della conoscenza?

I sistemi di gestione della conoscenza ottimizzano i dati e le informazioni aziendali, rendendoli accessibili e utilizzabili dai dipendenti. Uno strumento di gestione della conoscenza di alta qualità permette ai tuoi dipendenti di lavorare in modo più collaborativo ed efficiente. Ecco i motivi principali per cui la tua azienda ha bisogno di strumenti di gestione della conoscenza.

Aumenta la produttività e l'efficienza

Immagina che i tuoi dipendenti perdano ore a setacciare cronologie di chat, documenti ed e-mail alla ricerca di informazioni. Quando un dipendente trova ciò che cerca, interrompe un collega per verificarlo, con il risultato che le informazioni potrebbero non essere corrette e che due dipendenti hanno perso la concentrazione. Gli strumenti di gestione delle conoscenze impediscono che si verifichi questa situazione e aumentano la produttività e l'efficienza dei tuoi dipendenti.

Processo decisionale guidato dalle informazioni

I tuoi dipendenti e i tuoi responsabili potrebbero avere difficoltà a prendere decisioni relative alle attività o ai team senza una fonte unica e affidabile di informazioni. Grazie agli strumenti di gestione delle conoscenze, puoi creare procedure operative standard (SOP) o flussi di lavoro che fungano da guida decisionale per i tuoi dipendenti, evitando loro di perdere tempo a districarsi tra le catene di approvazione per decisioni di routine.

Informazioni affidabili e aggiornate

Quando i dipendenti riescono finalmente a trovare un documento dopo aver cercato per ore, sono sicuri che sia affidabile e aggiornato? Per risolvere questo problema, puoi integrare strumenti di gestione delle conoscenze che organizzano tutte le informazioni e i dati in base alle categorie da te specificate, con chiari timestamp di aggiornamento e controllo delle versioni.

Servizio clienti ottimizzato

Il modo più efficace per aumentare la redditività della tua azienda e creare una base di clienti fedeli è analizzare i dati relativi al servizio clienti e prendere decisioni basate su questi dati. Grazie agli strumenti di gestione delle conoscenze, puoi organizzare i dati del servizio clienti secondo criteri specifici e prendere decisioni che aumentano la soddisfazione dei clienti.

Comunicazioni e aggiornamenti interni

I tuoi dipendenti saranno più motivati e concentrati sul lavoro se riceveranno aggiornamenti regolari. Una ricerca condotta da Gallup nel 2025 dimostra che i dipendenti demotivati costano all'economia globale 438 miliardi di dollari in termini di perdita di produttività, e uno dei principali fattori alla base di questa demotivazione è una comunicazione interna inadeguata. Grazie agli strumenti di gestione delle conoscenze, puoi creare flussi di lavoro e canali di comunicazione regolari per i tuoi dipendenti e aumentare la loro motivazione, consentendo loro di lavorare in modo più efficiente.

TextCortex: Gestione delle conoscenze basata sull'intelligenza artificiale per le aziende

TextCortex una piattaforma di IA aziendale con sede nell'Unione Europea che offre una vasta gamma di funzionalità sia per gli utenti privati che per quelli aziendali: generazione di testi, templates basati sull'IA, IA conversazionale con ricerca sul web e basi di conoscenza che mantengono organizzati tutti i dati della tua azienda e generano risultati basati sull'IA a partire da essi.

Basi di conoscenza

Le basi di conoscenza TextCortex includono un'intelligenza artificiale multimodale con sofisticate funzionalità di generazione potenziata dal recupero (RAG), capacità di ricerca sul web e la possibilità di generare testi, codice e approfondimenti, rispondendo così a tutte le esigenze delle aziende in materia di gestione delle conoscenze.

TextCortex delle basi di conoscenza in cui puoi caricare o collegare tutti i dati della tua azienda. Per integrare i dati della tua azienda, basta seguire questi passaggi:

• Crea il tuo account gratuito su TextCortex
• Vai all'applicazione web TextCortex
• Seleziona "Basi di conoscenza" dal menu a sinistra

In questa schermata puoi caricare manualmente i tuoi dati o integrare i tuoi database (Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint e Notion) con un solo clic.

Una volta completata l'integrazione, potrai ottenere nuove informazioni e approfondimenti che miglioreranno l'efficienza della tua azienda selezionando la base di conoscenza da cui desideri generare i risultati nelle impostazioni della chat TextCortex.

Guarda i risultati di MAHLE, fornitore automobilistico globale e società quotata nel DAX che ha implementato TextCortex la gestione delle conoscenze aziendali:

• Il 65% delle aziende adotta l'IA entro il primo mese dall'implementazione
• Risparmio di oltre 5 ore a settimana per dipendente grazie a un recupero più rapido delle informazioni
• Agenti integrati direttamente in SharePoint, che rendono la documentazione esistente immediatamente consultabile tramite il linguaggio naturale

TextCortex certificata ISO 27001 e SOC 2, è pienamente conforme al GDPR e alla legge UE sull'IA e serve clienti Fortune 500 e DAX 40 in tutto il mondo. Iscriviti e scopri come TextCortex migliorare la gestione delle conoscenze nella tua azienda.

Domande frequenti

Cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza (KM) è il processo di raccolta, creazione, utilizzo, condivisione e organizzazione dei dati di un'organizzazione, in modo che i dipendenti possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e preciso. Un sistema di KM ben funzionante riduce i tempi di ricerca delle informazioni, migliora la qualità delle decisioni e mantiene disponibile il patrimonio di conoscenze dell'organizzazione anche quando i team crescono e cambiano.

Quali sono le 3 fasi del processo di gestione della conoscenza?

I 3 passaggi fondamentali sono la creazione di conoscenza (generare e raccogliere dati da documenti, e-mail, procedure operative standard e interazioni con i clienti), l'organizzazione della conoscenza (classificarla e strutturarla in modo che i dipendenti possano trovarla rapidamente) e la condivisione della conoscenza (diffonderla in tutta l'organizzazione affinché i team possano metterla in pratica). Le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale gestiscono tutti e 3 questi passaggi e ne aggiungono un quarto: sintetizzare la conoscenza esistente in nuove intuizioni su richiesta.

Quali sono i vantaggi della gestione della conoscenza per le aziende?

I vantaggi principali sono un processo decisionale più rapido, un accesso più facile a informazioni accurate, una maggiore collaborazione, una comunicazione più efficace, una migliore qualità dei dati e un lavoro più mirato. A livello organizzativo, una ricerca di McKinsey dimostra che le aziende con una gestione efficace della conoscenza aumentano la produttività dei dipendenti del 20-25%.

In che modo l'intelligenza artificiale migliora la gestione delle conoscenze?

L'intelligenza artificiale va ben oltre l'archiviazione e il recupero dei documenti. Sintetizza le informazioni provenienti da più fonti, risponde alle domande in linguaggio naturale, genera nuove conoscenze dai dati esistenti e segnala automaticamente i contenuti obsoleti. L'architettura basata su RAG TextCortex garantisce che le risposte si basino sui dati reali della tua azienda, anziché su conoscenze generiche del modello.

Qual è la differenza tra gestione della conoscenza e gestione dei dati?

La gestione dei dati si concentra sulla raccolta, l'archiviazione e la protezione dei dati grezzi (numeri, record, file). La gestione della conoscenza si concentra invece sul rendere quei dati significativi e accessibili, organizzandoli in modo che i dipendenti possano trovare risposte, comprenderne il contesto e agire di conseguenza. Le piattaforme di gestione della conoscenza basate sull'intelligenza artificiale fanno da ponte tra le due: archiviano i dati e consentono ai dipendenti di consultarli in modo intelligente.

Come faccio a scegliere lo strumento giusto per la gestione delle conoscenze?

Inizia con 4 criteri: si integra con le tue fonti di dati esistenti (SharePoint, Google Drive, Notion)? Supporta il recupero in linguaggio naturale, non solo la ricerca per parole chiave? Applica controlli di accesso basati sui ruoli? Soddisfa i tuoi requisiti di conformità (ISO 27001, SOC 2, GDPR)? TextCortex tutti questi criteri e include un programma di onboarding strutturato per favorire l'adozione fin dal primo giorno.

¹ McKinsey Global Institute. "L'economia sociale: sbloccare valore e produttività attraverso le tecnologie sociali." 2024. mckinsey.com