Nell'attuale contesto aziendale, le organizzazioni devono imparare a utilizzare in modo efficace il potere della loro conoscenza collettiva per essere all'avanguardia. Un'efficace gestione della conoscenza aziendale (EKM) va oltre l'archiviazione delle informazioni: trasforma i dati in preziose intuizioni che favoriscono l'innovazione e l'efficienza operativa.

Alla fine di questa guida, avrai una conoscenza completa della gestione della conoscenza aziendale e degli strumenti e delle tecnologie che la supportano. 

Iniziamo!

Che cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza aziendale è un processo che aiuta le organizzazioni a gestire in modo efficace il proprio patrimonio di conoscenze. È il processo di riconoscimento, organizzazione, archiviazione e condivisione delle informazioni all'interno di un'azienda. 

Se fatto bene, può offrire diversi vantaggi come una maggiore innovazione, un migliore processo decisionale e un più forte lavoro di squadra.

Organizzando i dati in modo efficace, le aziende permettono ai loro dipendenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie; questo non solo fa risparmiare tempo, ma aiuta anche a prendere decisioni migliori.

Tipi di gestione della conoscenza

La definizione di gestione della conoscenza comprende tre diversi tipi di conoscenza.

  • Conoscenza esplicita. Si tratta di conoscenze formali e codificate che possono essere facilmente comunicate e condivise. Include documenti, database, procedure, manuali e linee guida. Un esempio di questo tipo di conoscenza è un manuale aziendale che illustra le politiche e le procedure HR.
  • Conoscenza tacita. Si tratta di una conoscenza personale e specifica del contesto che è più difficile da formalizzare e comunicare. Include intuizioni, intuizioni e conoscenze basate sull'esperienza. Ad esempio, la comprensione istintiva del comportamento dei consumatori da parte di un esperto di marketing.
  • Conoscenza incorporata. Questo tipo di conoscenza è radicata nei processi, nei prodotti, nella cultura o nelle routine. Spesso si tratta di un mix di conoscenza esplicita e tacita, profondamente radicata nelle funzioni dell'organizzazione. Un esempio potrebbe essere il modo unico in cui un team di sviluppo software collabora per innovare nuove funzionalità.

Aspetti chiave

Una gestione della conoscenza di successo comporta diversi componenti cruciali per garantire che la conoscenza sia efficacemente catturata, archiviata, condivisa e utilizzata in tutta l'organizzazione. Alcuni di questi aspetti chiave sono:

  • Creazione e acquisizione di conoscenza. È il processo di generazione di nuove idee e di acquisizione di nuove conoscenze da varie fonti interne ed esterne all'organizzazione. Le aziende possono generare conoscenza impegnandosi in attività di ricerca e sviluppo, conducendo esperimenti e collaborando.
  • Archiviazione della conoscenza. Registrazione e archiviazione di informazioni e competenze. È fondamentale per garantire che un'organizzazione possa utilizzare il proprio patrimonio di conoscenze nel tempo.
  • Organizzazione della conoscenza. Organizza sistematicamente la conoscenza in modo che possa essere facilmente accessibile e recuperata quando necessario. Può essere realizzata attraverso archivi di conoscenza, database e sistemi di gestione dei contenuti.
  • Condivisione e diffusione delle conoscenze. Distribuire le conoscenze all'interno dell'organizzazione per garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste al momento giusto. L'utilizzo di piattaforme di collaborazione, sessioni di condivisione delle conoscenze, workshop e canali di comunicazione interni può essere utile.
  • Applicazione della conoscenza. Applicare le conoscenze immagazzinate e condivise per migliorare i processi organizzativi, innovare e prendere decisioni informate.
  • Conservazione della conoscenza. Garantire che le conoscenze essenziali non vadano perse, soprattutto durante l'avvicendamento dei dipendenti o i cambiamenti organizzativi. Alcune tecniche sono la pianificazione della successione, i programmi di mentorship, la documentazione dei processi critici e i colloqui di uscita.
  • Aggiornamento delle conoscenze. Mantenere le informazioni aggiornate e pertinenti.

Il ruolo dei sistemi di gestione della conoscenza nell'impresa

Una gestione efficace della conoscenza è fondamentale per le aziende, perché le aiuta a sfruttare le loro competenze collettive per migliorare l'efficienza, promuovere l'innovazione e mantenere un vantaggio competitivo. L'implementazione di pratiche efficaci di gestione della conoscenza non solo porta al successo operativo, ma garantisce anche la sostenibilità a lungo termine dell'azienda.

Un vantaggio fondamentale della gestione della conoscenza è il suo impatto sul miglioramento del processo decisionale. Evita le attività ridondanti organizzando e condividendo in modo efficiente le informazioni, con il risultato di processi aziendali più fluidi ed efficienti.

Inoltre, riduce i tempi e i costi di formazione: i nuovi dipendenti possono rapidamente aggiornarsi accedendo a conoscenze e best practice ben documentate, rendendo il processo di onboarding più efficiente.

Sistemi utilizzati per la gestione della conoscenza a livello aziendale

I sistemi di gestione della conoscenza a livello aziendale si presentano in varie forme, ognuna delle quali è progettata per affrontare aspetti diversi dell'acquisizione, dell'archiviazione e della diffusione della conoscenza. Esistono diversi sottotipi:

  • Sistemi di conoscenza strutturata. Questi sistemi organizzano le informazioni in un formato altamente strutturato, come i database o le tassonomie.
  • Sistemi di conoscenza semi-strutturati. Gestiscono le informazioni che non rientrano in categorie predefinite, come gli archivi di posta elettronica o i sistemi di gestione dei documenti.
  • Sistemi di rete della conoscenza. Questi si concentrano sul collegamento tra le persone e sulla facilitazione della condivisione delle conoscenze attraverso i social network e gli strumenti di collaborazione.
  • Sistemi di lavoro della conoscenza. Si tratta di postazioni e sistemi specializzati che consentono a scienziati, ingegneri e altri lavoratori della conoscenza di creare e scoprire nuove conoscenze.

Esistono anche sistemi di conoscenza alimentati dall'AI che utilizzano l'intelligenza artificiale per migliorare la scoperta e l'applicazione della conoscenza.

Come iniziare con la gestione della conoscenza

Intraprendere il viaggio della gestione della conoscenza aziendale può sembrare scoraggiante all'inizio, ma con un approccio strutturato la tua organizzazione può catturare, archiviare e condividere efficacemente la conoscenza.

Definisci i tuoi obiettivi

Prima di implementare un sistema di gestione della conoscenza, è fondamentale comprendere gli obiettivi della tua organizzazione. 

Vuoi migliorare la collaborazione interna, migliorare il servizio clienti, ottimizzare i processi o innovare lo sviluppo dei prodotti? Definire chiaramente i tuoi obiettivi ti aiuterà ad adattare la strategia di gestione della conoscenza alle specifiche esigenze aziendali.

Conduci una verifica delle conoscenze

Un audit della conoscenza valuta lo stato attuale della conoscenza all'interno della tua organizzazione. Identifica le risorse di conoscenza esistenti, le loro fonti e le modalità di gestione. Questo processo prevede:

  • Inventario. Elenco di tutte le risorse di conoscenza disponibili, come documenti, database e competenze dei dipendenti.
  • Valutazione. Valutare la rilevanza, la qualità e l'accessibilità di queste risorse.
  • Analisi delle lacune. Identificare le lacune di conoscenza e le aree da migliorare.

Questa verifica fornisce una base di partenza per la tua iniziativa di gestione della conoscenza, aiutandoti a stabilire le priorità delle risorse di conoscenza che richiedono un'attenzione immediata.

Identificare gli stakeholder chiave

La gestione della conoscenza è uno sforzo collaborativo. Coinvolgi i principali stakeholder, tra cui:

  • Dirigenti. Garantire il supporto e l'allineamento con gli obiettivi aziendali.
  • Dipartimento IT. Per il supporto tecnico e l'integrazione del sistema.
  • Dipartimento Risorse Umane. Per la formazione e la promozione di una cultura di condivisione delle conoscenze.
  • Dipendenti. Poiché sono i principali utenti e collaboratori del sistema KM.

Coinvolgere le parti interessate fin dalle prime fasi assicura un'accettazione e un'implementazione più agevole.

Scegli gli strumenti e le tecnologie giuste

La scelta degli strumenti e delle tecnologie giuste è la chiave di volta di una strategia di gestione della conoscenza aziendale di successo. Questi strumenti facilitano l'acquisizione, l'archiviazione, il recupero e la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione.

Con i progressi della tecnologia, in particolare dell'intelligenza artificiale, la gestione della conoscenza ha visto cambiamenti trasformativi.

Incorporare l'intelligenza artificiale per migliorare la gestione della conoscenza aziendale

L'integrazione dell'intelligenza artificiale nei sistemi di gestione della conoscenza aziendali offre numerosi vantaggi che possono trasformare il modo in cui le organizzazioni gestiscono i propri asset di conoscenza. Dal miglioramento dei processi di ricerca e recupero all'automazione della generazione di contenuti e alla fornitura di analisi avanzate, l'intelligenza artificiale migliora ogni aspetto della gestione della conoscenza.

Uno studio di IBM suggerisce che circa il 42% delle aziende di dimensioni enterprise sta sfruttando l'IA nelle proprie strategie aziendali

Sfruttando l'intelligenza artificiale, le organizzazioni possono assicurarsi che la conoscenza venga acquisita in modo efficiente, documentata con precisione e condivisa in modo efficace. Allo stesso tempo, possono assicurarsi di promuovere continuamente l'innovazione, migliorare la produttività e mantenere la competitività dell'azienda nel suo complesso.

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