Come scrivere facilmente un'e-mail in giapponese nel 2024

Quando si tratta di ricerca di lavoro o di impiego, le e-mail sono la forma di comunicazione più efficiente in Giappone.

I giapponesi usano il ''sonkeigo'', che è un modo di parlare onorifico in cui si eleva il rango della persona a cui si sta parlando.

E probabilmente ti starai chiedendo cosa c'entra tutto questo con la scrittura di un'e-mail in giapponese!

Non tutto nelle email giapponesi riguarda la lingua. 

Ha anche molto a che fare con la comprensione della cultura giapponese.

In questo articolo analizzeremo i 6 passaggi essenziali da attuare per la creazione di queste email e ti offriremo una soluzione che ti aiuterà a crearle senza sforzo.

Vediamo come si fa nella terra del Sol Levante!

Come scrivere e-mail in giapponese in 6 passi

Ecco 6 passi da ricordare durante la composizione di un'email in giapponese. Ti forniremo anche alcuni esempi per aiutarti a crearle.

1. Inizia con il giusto formato di e-mail

Quando si scrive un'email in giapponese, esiste un formato appropriato, che può differire leggermente da quello della tua madrelingua inglese.

🎯 Composizione corretta delle email in giapponese:

• Oggetto
• Destinatario
• Mittente
• Corpo
• Parole conclusive
• Firma

Esempio generale:

Ti spieghiamo come funziona questa composizione nella pratica, passo dopo passo.

2. Crea un oggetto descrittivo

Le righe dell'oggetto delle email giapponesi sono in genere più lunghe e specifiche rispetto a quelle in inglese e contengono una descrizione dettagliata del contenuto dell'email. 

Questo approccio garantisce che il destinatario sappia esattamente cosa aspettarsi dalla tua email prima di aprirla.

Ecco alcuni degli esempi più comuni:

Un oggetto di un'email scritto male riduce notevolmente la probabilità che il destinatario apra l'email, perché potrebbe non sembrare importante o rilevante.

Seguiamo il passo successivo per conoscere il destinatario.

2. Indirizza l'e-mail al destinatario specifico

A causa del sistema onorifico giapponese di cui abbiamo parlato prima, la scelta del suffisso appropriato dipende dal livello di formalità e dallo status del destinatario.

"Sama" e "san" sono gli onorifici più comunemente utilizzati per rivolgersi a persone di rango superiore o meritevoli di rispetto.

Tuttavia, non è importante scrivere solo il nome e il suffisso corretto. Dovresti anche includere il nome dell'azienda e il dipartimento.

Esempi:

✒️[Nome del reparto] 部 = (bu)

✒️人事部 (Jinji-bu) - Dipartimento Risorse Umane

✒️財務部 (Zaimu-bu) - Dipartimento delle Finanze

✒️開発部 (Kaihatsu-bu) - Dipartimento Sviluppo

✒️営業部 (Eigyō-bu) - Ufficio vendite

Puoi utilizzare il nome del reparto seguito da "部" (bu) per indirizzare un reparto specifico nella tua e-mail.

Questo è un modo comune e appropriato di rivolgersi a un dipartimento nelle comunicazioni email giapponesi.

Ora, dopo aver imparato come rivolgersi al destinatario, dobbiamo prestare attenzione al mittente dell'email.

3. Popola correttamente le informazioni sul mittente dell'e-mail

Ricorda che non tutti i browser web o i telefoni cellulari visualizzano correttamente i tuoi dati personali e di occupazione quando gestiscono la tua email. 

Per questo motivo devi scrivere dettagliatamente chi sei al destinatario.

Un tipico schema di presentazione del mittente comprende:

• Nome e cognome
• Nome della tua azienda
• La tua attuale posizione/reparto

💡 Ricorda che lo schema delle informazioni richieste in ogni email giapponese, sia per il mittente che per il destinatario, rimane lo stesso.

4. Mantieni forte il tuo corpo e-mail

Il corpo dell'email deve spiegare le tue intenzioni e deve essere correlato all'oggetto.

La tua email è più forte e quindi più interessante se contiene informazioni chiare.

Assicurati di formularlo in modo formale e cortese.

Ecco alcuni esempi di come presentare il corpo della tua email in diverse situazioni:

💡 È preferibile scrivere "Mi dispiace molto disturbarla ma..."prima di rivolgersi a qualcuno di livello superiore per chiedere assistenza:

Quando contatti l'azienda per la prima volta, ti consigliamo di inserire una presentazione che includa il tuo settore di interesse e il motivo della tua candidatura.

Nota: Non dimenticare di annotare eventuali allegati all'interno dell'e-mail.

5. Termina con una conclusione educata

Questo è il momento giusto per usare un linguaggio educato (Keigo) per concludere la tua email. 

Ecco alcuni brevi esempi di come chiudere la tua email:

✒️どうぞよろしくお願いいたします。 (Douzo yoroshiku onegaishimasu)

Traduzione: Cordiali saluti / Gentili saluti

✒️よろしければ、お知らせください。 (Yoroshikereba, oshirasukudasai)

Traduzione: Per favore fammi sapere se puoi / Se sei disposto, per favore informami

✒️お世話になっております。(Osewa ni natte orimasu)

Traduzione: Grazie per il tuo continuo supporto.

Queste frasi brevi e semplici possono essere utilizzate per concludere le tue email in giapponese, a seconda del livello di formalità e del tuo rapporto con il destinatario.

6. Includi la tua firma prima di inviarlo

Per concludere la tua email in giapponese, devi firmarla scrivendo queste informazioni:

• L'azienda per cui lavori
• La posizione della tua azienda
• Nome e cognome e indirizzo a cui sei disponibile
• Numero di telefono personale
• Il tuo indirizzo e-mail completo 

Esempio:

Cosa tenere a mente quando si scrivono email in giapponese?

Oltre ai passi che ti abbiamo fornito, ci sono alcuni "do's" e "don't" da tenere in considerazione quando crei queste email. Ne sottolineiamo alcuni che sono estremamente importanti.

FARE

✔️ Sii puntuale e rispondi prontamente alle e-mail per dimostrare professionalità.

✔️ Usa un linguaggio formale e termini onorifici in caso di dubbio per mantenere il rispetto.

✔️ Fai due chiacchiere per dimostrare attenzione e gentilezza nella tua comunicazione.

✔️ Considera la posizione del destinatario e adatta il tuo tono di conseguenza per avere un approccio più informale con gli amici o i colleghi.

NON FARE     

🚫 Non dimenticare di elevare il tuo livello di formalità quando mandi un'email a persone anziane, sconosciute o a chi ti sta chiedendo un favore.

🚫 Evita di usare eccessivamente gli onorifici, perché potrebbero risultare forzati.

🚫 Ignora frasi come"Caro" e"Cordiali saluti", perché sono più adatte alle lettere che alle e-mail.

🚫 Fai attenzione quando selezioni Cc o Bcc, perché le aziende giapponesi spesso aderiscono alla legge sulla protezione dei dati personali.

🚫 Limitati a un'email per argomento per garantire chiarezza e organizzazione nella tua comunicazione.

Conclusione

In conclusione, padroneggiare l'arte di scrivere email in giapponese richiede attenzione alle sfumature culturali, alla formalità e al rispetto.

Seguendo i passi e le linee guida di questa guida ti sarà molto più facile destreggiarti con sicurezza tra le complessità del galateo giapponese delle e-mail.

Che tu stia comunicando con colleghi, clienti o amici, scrivere email di alta qualità in giapponese è essenziale.

È qui che diversi software di traduzione assistita possono aiutarti drasticamente.

Ti presentiamo TextCortex.

TextCortex è un potente strumento di scrittura AI e di automazione delle attività che può aiutarti:

🎖️Automate compiti di scrittura con oltre 100 AI templates.

🎖️Translate qualsiasi tipo di testo in oltre 25 lingue diverse(compreso il giapponese).

🎖️Rewrite frasi e paragrafi senza sforzo.

🎖️Summarize contenuti per renderli più brevi e facili da leggere.

🎖️Expand idee in testi dettagliati.

🎖️Write frasi utilizzando diversi toni di voce.

🎖️Integrate con diverse piattaforme come NotionCanva, Zendesk, Slack, Zapier, ecc.

Inoltre, l'assistente AI conversazionale di TextCortex, chiamato ZenoChat, può aiutarti a creare qualsiasi tipo di contenuto semplicemente fornendogli suggerimenti basati sulle tue esigenze.

Ecco come funziona:

Perché utilizzare TextCortex?

Oltre ai numerosi benefici offerti da TextCortex , ecco quali sono quelli da considerare per provarlo:

🎀 Ti fornisce un account freemium.

🎀 Non è necessario fornire i dati della carta di credito.

🎀 Ti permette di testare le sue funzionalità e caratteristiche utilizzando 20 creazioni gratuite al giorno.

🎀 Ti offre piani tariffari flessibili se decidi di sfruttare tutte le sue potenzialità.

Sembra interessante?

Iscriviti e ottieni il tuo account gratuito oggi stesso per iniziare a scrivere email convincenti in giapponese in pochi secondi.