Nel mondo professionale di oggi, le email formali giocano un ruolo fondamentale nella comunicazione.

Servono a trasmettere informazioni importanti, a fare richieste e a stabilire relazioni commerciali. 

Tuttavia, scrivere un'email formale può essere scoraggiante, poiché richiede un livello di precisione e professionalità che spesso non è necessario in altre forme di comunicazione scritta. 

In questo articolo troverai 7 consigli essenziali per scrivere email formali efficaci e professionali. 

Puoi usare queste linee guida per creare email chiare e convincenti sia che tu stia comunicando con clienti, colleghi o superiori.

Quindi, tuffiamoci!

7 consigli per scrivere email formali

Di seguito ti illustreremo 7 consigli essenziali per scrivere email formali e ti forniremo alcuni esempi su come metterli in pratica.

1. Aggancio con l'oggetto

Se vuoi che il destinatario della tua email capisca il punto e risponda in modo appropriato, hai bisogno di un oggetto che vada dritto al punto.

Un oggetto ben scritto può aumentare la probabilità che la tua email venga letta e che si agisca di conseguenza.

Esempi di frasi efficaci per l'oggetto

L'oggetto delle tue email deve essere chiaro e riferirsi direttamente al contenuto del messaggio.

✒️ "Richiesta di incontro: Lunedì 10 maggio alle 14:00"
✒️ "Richiesta di informazioni sull'offerta di lavoro"
✒️ "Follow-up sulla proposta di vendita"

Cosa tenere presente quando si scrive un oggetto per le e-mail formali

Per migliorare l'efficacia e l'efficienza delle tue e-mail, è meglio utilizzare degli oggetti chiari e concisi.

Vediamo alcuni consigli da seguire per la loro realizzazione:

✔️ Sii breve e specifico.

✔️ Usa parole chiave che riassumono l'argomento principale dell'email.

✔️ Evita un linguaggio vago o generico.

✔️ Per una risposta immediata, includi una scadenza o un invito all'azione.

Ad esempio, invece di scrivere"Aggiornamento", scrivi"Aggiornamento del progetto: richiesta la scadenza Extension ". 

Questo oggetto fornisce informazioni specifiche sullo scopo dell'email e incoraggia una risposta tempestiva.

2. Rivolgiti al tuo destinatario in modo appropriato

Mantenere un tono professionale in tutto il messaggio è essenziale per essere percepiti come credibili e autorevoli. 

Il tuo tono definisce la narrazione dell'intera email e può influire notevolmente sul modo in cui il tuo messaggio viene recepito.

Un tono professionale trasmette rispetto, credibilità e autorità e farà sì che il tuo messaggio venga preso sul serio.

Esempi di indirizzi appropriati

È fondamentale utilizzare un linguaggio appropriato e mostrare rispetto quando si scrive un'email formale a qualcuno. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi di indirizzi corretti da utilizzare nelle e-mail aziendali:

✒️ "A chi di dovere".
✒️ "Caro responsabile delle assunzioni"
✒️ "Gentile signore/signora"

Cosa tenere presente quando ci si rivolge ai destinatari nelle e-mail formali

Evitare lo slang, il gergo o un linguaggio troppo informale è essenziale quando si scrive un'email formale. 

Frasi come"Hey", "Come va" o"BTW" non sono appropriate per le email formali. 

Inoltre, evita di usare TUTTE LE MAIUSCOLE o punteggiature eccessive, perché possono risultare aggressive o poco professionali.

Per ottenere un tono professionale assicurati di:

✔️ Usa un linguaggio chiaro e conciso.

✔️ Agisci con cortesia e rispetto.

✔️ Usa saluti e firme corrette.

✔️ Rivolgiti al destinatario con il suo nome e un titolo appropriato.

3. Crea una forte frase di apertura

La frase di apertura della tua email è la prima impressione che il destinatario avrà di te e del tuo messaggio.

Cattura l'attenzione del destinatario e lo motiva a continuare a leggere.

Esempi di una forte frase d'apertura

Una frase di apertura forte può essere una domanda, un'affermazione audace o una chiara dichiarazione di intenti:

✒️ "Sei ancora interessato a fissare una telefonata?".
✒️ "Sono entusiasta di presentarti una nuova linea di prodotti che credo ti interesserà".
✒️ "Sto dando seguito alla nostra conversazione sulla nuova campagna di marketing".

Cosa tenere presente quando si crea una forte frase d'apertura nelle e-mail formali

Per creare una frase d'apertura forte, considera lo scopo della tua email e cosa motiverà il destinatario a continuare a leggere.

✔️ Inizia con il motivo della tua email e perché è fondamentale per il destinatario.

✔️ Usa un'affermazione audace, fai una domanda o un'affermazione sorprendente.

✔️ Usa un linguaggio che sia accattivante e conciso.

✔️ Evita le frasi troppo lunghe o complicate.

✔️ Sii chiaro e diretto ma anche educato e professionale.

Ad esempio, invece di"Spero che tu stia bene", scrivi"Grazie per aver preso in considerazione la mia proposta". 

Questa frase di apertura dimostra l'apprezzamento per il tempo dedicato dal destinatario e stabilisce un tono professionale.

4. Colpisci l'obiettivo con una ragione valida

Quando si scrive un'email formale, è importante avere un motivo valido per contattare il destinatario. 

Questo non solo dimostra che hai uno scopo specifico per la tua email, ma dimostra anche rispetto per il tempo e l'attenzione del destinatario.

Esempio di motivo per cui ci si rivolge a te

Un motivo valido per contattarti può essere una richiesta di informazioni, un invito a un incontro, un aggiornamento su un progetto o un follow-up di una conversazione precedente. 

✒️ "Vi scrivo per richiedere informazioni sulla vostra linea di prodotti, in particolare sui prezzi e sulle opzioni di consegna".
✒️ "È stato bello parlare con te alla conferenza della scorsa settimana e volevo approfondire la questione per discutere della possibilità di lavorare insieme".
✒️ "Ho notato che di recente avete lanciato una nuova linea di prodotti e vorrei offrirvi la mia assistenza per le vostre iniziative di marketing. Ho una vasta esperienza nel marketing digitale e sarei felice di fornirvi alcune idee su come promuovere i vostri nuovi prodotti."

Cosa tenere presente quando si fornisce un motivo per cui ci si rivolge a te nelle e-mail formali

Sii molto specifico su ciò che vuoi da loro per scrivere un motivo valido per contattarli.

Assicurati che il destinatario della tua email sappia esattamente come può trarre beneficio dal tuo messaggio:

✔️ Presentati e dichiara il motivo per cui ti sei messo in contatto con noi.

✔️ Sii chiaro su ciò che ti serve e perché è importante.

✔️ Ricorda al destinatario la tua conversazione precedente, se applicabile.

✔️ Le richieste di riunione devono includere il motivo e le date della riunione.

✔️ Spiega cosa puoi fare per aiutare in determinati punti (raggiungere risultati, risolvere problemi, ecc.).

5. Concludere con una frase memorabile

Quando concludi la tua email, è importante che tu concluda con una frase memorabile che rafforzi il motivo per cui ti sei rivolto a noi. 

In questo modo puoi creare un impatto memorabile sul destinatario e aumentare le possibilità di ricevere una risposta favorevole.

Esempio di riassunto memorabile

Una frase memorabile può essere una dichiarazione di apprezzamento o un'idea chiara dei passi successivi. 

✒️ "Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta. Attendo con ansia la tua risposta".
✒️ "Per favore, fammi sapere se posso prendere altre misure per risolvere questo problema".
✒️ "Se hai altre domande o desideri ulteriori informazioni, sarò lieto di assisterti. Grazie ancora per il suo tempo e la sua considerazione".

Cosa tenere a mente quando si conclude un'email formale

Pensa al motivo per cui stai inviando l'email e a cosa vuoi che il destinatario ne tragga prima di concludere la tua email formale:

✔️ Evita di usare i cliché.

✔️ Usa un tono che corrisponda allo scopo della tua email: amichevole, persuasivo o assertivo.

✔️ Assicurati di specificare le azioni successive nel paragrafo finale.

✔️ Se è il caso, esprimi la tua gratitudine al destinatario per il suo tempo o la sua assistenza.

La tua frase conclusiva deve mostrare apprezzamento e fiducia nelle capacità del destinatario.

6. Includi la CTA

La tua email dovrebbe concludersi con una call to action (CTA) che inviti il lettore a fare qualcosa, come rispondere a una domanda o richiedere un incontro.

Includere una CTA nella tua email può garantire che il tuo messaggio sia chiaro e che il destinatario sappia cosa fare dopo.

Una CTA ben scritta può anche aumentare la probabilità di una risposta positiva e aiutare a far progredire la conversazione. 

Esempio di CTA nelle e-mail formali

È fondamentale che la CTA sia chiara e specifica, in modo che il destinatario sappia esattamente quale azione compiere.

Esempi di CTA sono: 

✒️ "Potresti confermare se questo orario va bene per fissare una chiamata?". 
✒️ "Vorrei un tuo feedback sulla proposta entro la fine della settimana".
✒️ "Potresti inviarmi le informazioni richieste entro martedì?".

Cosa tenere presente quando si inserisce una CTA

Prima di scrivere la CTA, pensa all'obiettivo della tua email e a cosa vuoi che faccia il destinatario:

✔️ Rendilo facile da capire, non ambiguo e conciso. 

✔️ Includi le istruzioni su come agire. 

✔️ Fornisci un contesto sufficiente affinché il lettore sappia perché dovrebbe agire. 

✔️ Includi tutte le risorse o i link necessari per completare l'azione.

7. Chiudi con rispetto

È fondamentale concludere un'email di lavoro con una nota educata se vuoi mantenere un buon rapporto di lavoro con il destinatario.

Dimostra che rispetti il loro tempo e il loro impegno nel comunicare con te.

Esempi di chiusura in un'email formale

Esempi di chiusure rispettose sono:

✒️ "Cordiali saluti".
✒️ "Cordiali saluti,"
✒️ "Cordiali saluti,"
✒️ "Con rispetto,"
✒️ "Grazie".
✒️ "Con gratitudine".
✒️ "Saluti,"

Cosa tenere presente quando si chiude un'email formale

Per chiudere un'email formale con rispetto, segui queste linee guida:

✔️ Usa un linguaggio cortese e apprezzabile.

✔️ Tieni conto della posizione e del livello di formalità del destinatario.

✔️ Per un rapporto formale con un destinatario, usa "Rispettosamente" o "Fedelmente". 

✔️ Per una relazione più informale , puoi usare una chiusura più informale come "Grazie" o "Abbi cura di te".

Ad esempio, invece di"Ci vediamo più tardi", scrivi"Grazie per la tua attenzione a questo problema. Mi auguro di sentirti presto". 

Si tratta di un addio cortese e riconoscente che lascia spazio a ulteriori discussioni.

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Scrivere un'email formale può sembrare scoraggiante, ma seguendo questi 7 consigli essenziali potrai comunicare efficacemente il tuo messaggio in modo chiaro e professionale. 

Inoltre, puoi assicurarti che le tue email formali siano efficaci e ben accolte. 

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