Come scrivere un'email di lamentele su un collega

Trovare un ambiente di lavoro sano è raro come un quadrifoglio al giorno d'oggi?

Ammettiamolo, navigare nelle complessità delle dinamiche del luogo di lavoro può essere una vera sfida.

E scommetto che anche tu, come tutti noi, hai avuto la tua parte di problemi con i colleghi.

Tuttavia, la domanda rimane: abbiamo fatto i passi giusti per affrontare il problema?

Affrontare i conflitti e le lamentele sul posto di lavoro è essenziale per il tuo benessere.

Per non parlare della soddisfazione di tutte le persone coinvolte, compresi dipendenti, clienti e supervisori.

In questo spirito, questo articolo fornisce indicazioni su come scrivere un'email professionale per rispondere alle lamentele dei colleghi.

Offre il linguaggio e le strategie giuste per garantire che le tue preoccupazioni vengano prese sul serio sul posto di lavoro.

Iniziamo!

Definizione di e-mail di reclamo

Un reclamo via e-mail è un tipo di comunicazione scritta che esprime il disappunto per un prodotto, un servizio o un'esperienza.

Un'email di reclamo efficace illustra il problema e la linea d'azione desiderata in modo delicato.

Con questo metodo di comunicazione hai più tempo per riflettere sulla tua risposta e scegliere le parole con saggezza.

La tua email di reclamo deve essere composta in modo chiaro, sintetico e composto.

Motivi per la presentazione di un reclamo Email

Non tutte le intimidazioni sul lavoro sono valutate allo stesso modo, quindi di seguito sono riportati alcuni esempi di azioni che si qualificano come molestie sul lavoro:

• Linguaggio del corpo minaccioso - Un collega che mostra un'espressione facciale arrabbiata o una postura fisica aggressiva può darti ansia e aumentare il tuo livello di stress.
• Manipolazione emotiva - Una persona al lavoro che potrebbe approfittare delle tue insicurezze e tentare di controllarti con mezzi disonesti, ingannevoli o violenti.
• Abuso verbale - Un collega che cerca sempre di indebolire il senso di valore e di autostima della vittima, a prescindere dalle parole esatte utilizzate.
• Abuso - Una tipica forma di molestia sul posto di lavoro che consiste nel far sentire la vittima non importante, imbarazzata o immeritevole in un ambiente di lavoro.
• Contatto fisico - Può comportare il toccare, il baciare, l'accarezzare, l'abbracciare o anche solo l'avvicinarsi troppo a un lavoratore per sentirsi a disagio, e può portare a molestie sessuali.
• Aggressione fisica - Minacciare o ferire qualcun altro è considerato un grave tipo di aggressione fisica sul posto di lavoro.

Data la natura delicata delle situazioni sopra descritte, l'uso dell'e-mail come mezzo di comunicazione è professionale e appropriato, in particolare nei casi in cui:

Devi affrontare un problema serio che non puoi discutere di persona,

✅ hai bisogno di un po' di spazio per riflettere sulle tue azioni future, oppure

✅ sei stato allontanato da un collega e hai bisogno di un modo formale e documentato per affrontare il problema.

Linee guida su come scrivere un'email di reclamo contro un collega di lavoro

Un problema può essere risolto più rapidamente se la lettera di reclamo è presentata in modo corretto.

1. Inquadra il problema

Prima di presentare un reclamo, assicurati che i motivi siano validi.
Se sei facilmente infastidito da gomme da masticare, fischi o sospiri, il tuo reclamo sarà probabilmente respinto.

▶️If Le tue azioni hanno contribuito al problema, pensa a come potresti impegnarti di più per trovare una soluzione da solo, lontano dalla direzione.

2. Dichiarare le ragioni per cui si scrive

Spiega brevemente il motivo per cui stai scrivendo la lettera all'inizio della stessa.

Spiega che ritieni sia giunto il momento di presentare un reclamo ufficiale a causa di diversi episodi che si sono verificati tra te e il collega.

Includi informazioni se hai già provato a gestirlo da solo.

Esempio:

Ti scrivo per comunicarti il mio disaccordo con [nome del lavoratore], un lavoratore.

Ho provato a parlare con [nome dell'operatore] di questo problema diverse volte, ma non mi ascolta e non prende in considerazione i miei sentimenti.

3. Fornisci la cronologia degli eventi

Scrivi quello che è successo tra te e il dipendente. Aggiungi le date di ogni incidente e un elenco separato degli stessi.

Quando riferisci ciò che è accaduto, rimani fedele ai fatti e parla in modo imparziale.

Inoltre, assicurati di sostenere le tue affermazioni con delle prove, quando possibile.

I documenti di supporto possono includere i seguenti:

• Testimoni 
• Corrispondenza testuale
• Immagini
• Screenshot
• Video
• Registrazioni sonore

Esempio:

Giovedì di questa settimana ho parlato più volte con [nome della lavoratrice] a proposito del suo parlare a voce alta, delle sue risate sguaiate e delle sue battute offensive che interferivano con le mie telefonate.

Stamattina, mentre prendevo un ordine telefonico, si è verificata la stessa cosa.

Ne ho parlato ancora una volta con [nome del lavoratore].

Ha detto: "Dovrei alleggerirmi", invece di scusarsi.
Ecco una prova dell'accaduto [registrazione audio].

4. Indica il rimedio desiderato

Scrivi in che modo la tua capacità di lavorare è influenzata dalle azioni dei tuoi colleghi.

Elenca le tue responsabilità sul lavoro e il tuo obiettivo di adempierle.

Descrivi in che modo le attività del tuo collega ostacolano la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi.

Inoltre, esprimi la tua gratitudine al datore di lavoro per averti aiutato a porre fine ad azioni inappropriate per il luogo di lavoro.

Esempio:

Ho dovuto mettere in attesa i miei clienti più volte per chiedere a [nome dell'operatore] di smettere di parlare. Inoltre, ho dovuto chiedere ai clienti di ripetersi perché non riuscivo a sentirli bene.

Temo che le sue azioni stiano danneggiando la reputazione dell'azienda.

Se puoi farle sapere perché questo comportamento deve cessare, te ne sarei grato.

5. Modifica e correzione di bozze

Una volta che hai finito di scrivere, la tua email deve essere modificata e corretta.

Per prima cosa, esamina tutto e cancella le frasi troppo sentimentali, scortesi o che avrebbero potuto essere espresse in modo più conciso.

Verifica l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura.

6. Invia un'e-mail di reclamo al tuo datore di lavoro

Dopo aver inviato un'e-mail di reclamo al tuo datore di lavoro, l'incontro con il tuo responsabile per discutere formalmente del problema è l'ultimo passo.

Se il datore di lavoro non è in grado di risolvere i tuoi problemi, assicurati di scrivere e di rivolgerti all'ufficio risorse umane.

Inoltre, è importante evitare di modificare l'email durante lo scambio, poiché alterare i fatti in questa fase potrebbe minare la tua credibilità e danneggiare la tua posizione.

Se le tecniche di risoluzione non vengono risolte e il tuo lavoro continua a risentirne, chiedi un trasferimento o dimettiti se hai un 'altra offerta di lavoro.

Modello di email di reclamo formale per un collega di lavoro

Caro [Datore di lavoro/HR],

Mi chiamo [nome] e sono un [marketer] da [5 anni]. Sono onorato e felice di far parte di questo team.

Purtroppo, a causa di un singolo dipendente: [nome del dipendente], questa fantastica esperienza è stata rovinata.

Prima di inviare questa lettera, avevo esaurito tutte le altre possibilità e sono stato costretto a rivolgermi al dipartimento delle risorse umane per chiedere aiuto.

È impossibile far fronte alla [sua] costante disobbedienza e alla mancanza di comportamento. Questo ha un impatto sul mio rendimento e mi rende difficile portare a termine i miei compiti. (Includi esempi di ciò che è successo, quando è successo e dove è successo) Per avvalorare la tua affermazione è necessario utilizzare numeri, date e fatti.

Ho bisogno della tua assistenza urgente per risolvere questo problema e creare un ambiente professionale, amichevole e produttivo per tutti noi.

Grazie mille per la tua considerazione.

Cordiali saluti

Migliori pratiche per la redazione di un'e-mail di reclamo

Facciamo una panoramica degli aspetti più importanti da tenere in considerazione:

🔑 Siichiaro e specifico - Evita le generalizzazioni e il linguaggio vago, sii specifico sul tuo problema e su come ti riguarda.

🔑Usa unlinguaggio professionale - Evita di usare parole dure, offensive o accusatorie e tieni presente che la tua email deve rappresentare che stai scrivendo alla tua direzione.

🔑 Fornireprove - Fornisci prove a sostegno delle tue affermazioni con dati, screenshot o altri tipi di documentazione che possono essere utilizzati per rappresentare il problema.

🔑 Siifocalizzato sulla soluzione - È fondamentale attirare l'attenzione sul problema, ma è altrettanto fondamentale offrire potenziali soluzioni, perché dimostra che ti stai impegnando a trovare una soluzione.

🔑 Mantienila brevità - La corrispondenza via e-mail deve essere sintetica e diretta, quindi non scrivere e-mail lunghe che potrebbero annoiare il destinatario.

🔑Utilizzaun oggetto chiaro - Assicurati che l'oggetto del tuo messaggio indichi chiaramente la tua richiesta.

🔑Indirizzala persona per nome - Inizia l'email con un saluto gentile e rivolgiti al tuo manager o collega per nome.

🔑Proofread - Verifica che la tua email non contenga errori grammaticali e di ortografia prima di inviarla, perché l'efficacia del tuo messaggio potrebbe essere ridotta da un'email mal formulata.

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FAQ

Cosa succede se ti lamenti di un collega?

Il tuo rapporto con quel determinato collega o responsabile potrebbe diventare teso o addirittura finire del tutto se ti lamenti di lui.

Il tuo datore di lavoro ha il compito di controllare il modo in cui tu e gli altri dipendenti interagite sul lavoro e di apportare le modifiche necessarie.

Come risponderesti a un'e-mail maleducata di un collega?

Assicurati che la formulazione e il tono siano adeguati al livello di formalità del mittente.

Evita l'umorismo, il sarcasmo e le critiche che potrebbero aggravare o insultare qualcuno.

Utilizza un linguaggio vivace che emani competenza e sicurezza.

Esprimi gratitudine al mittente per la sua collaborazione, pazienza o feedback.