Scrivere un'e-mail al vostro capo vi rende nervosi e a disagio?

Siamo onesti. Se state inviando un'e-mail al vostro superiore, probabilmente è perché avete notizie importanti o un favore da chiedere.

Inoltre, è noto da tempo che i nostri superiori hanno un enorme potere sulla nostra vita professionale.

Hanno l'ultima parola su questioni come i permessi retribuiti, lo stipendio e la raccomandazione o meno di un impiego altrove.

Per questo motivo, le impressioni che facciamo sui nostri superiori sono importanti.

L'articolo di oggi è dedicato a coloro che si preoccupano di come scrivere un'e-mail al proprio capo.

Purtroppo, la portata di questi articoli ci impedisce di insegnarvi tutte le sfumature di una scrittura aziendale efficace.

Tuttavia, imparerete i 6 aspetti più importanti della comunicazione professionale, riceverete le linee guida per scrivere un'e-mail e vedrete alcuni esempi di e-mail da usare come modello.

Alla fine di questo articolo, troverete anche un suggerimento su come impressionare i vostri superiori con una semplice e-mail generata da AI.

Cominciamo!

L'essenza di una comunicazione professionale sul lavoro

La comunicazione aziendale, ovvero la condivisione di informazioni e idee tra colleghi, reparti e organizzazioni, è una parte essenziale di qualsiasi ambiente di lavoro di successo. 

Elementi come questi definiscono la comunicazione professionale nella sua essenza:

✔️Clarity - Il messaggio deve essere diretto e facile da capire.

✔️Accuracy - I dati condivisi devono essere affidabili e precisi.

✔️Relevance - La condivisione delle informazioni è efficace solo se viene adattata alle esigenze specifiche del destinatario e al contesto in cui viene utilizzata.

✔️Timeliness - L'urgenza della situazione richiede che l'informazione sia trasmessa senza indugio.

✔️Tone - Evitate di usare sarcasmo, insulti e altro linguaggio irrispettoso e scrivete in modo appropriato al lettore e al contesto.

✔️Professionalism - Comunicare in modo professionale e obiettivo, senza pregiudizi o emozioni.

✔️Confidentiality - Le informazioni di natura sensibile devono essere mantenute private e divulgate solo a chi ha una reale necessità di conoscerle.

✔️Active Ascolto - Ascoltare con attenzione e mettersi nei panni dell'altro è essenziale per il successo della comunicazione.

Una comunicazione professionale che tenga conto di questi elementi può contribuire a creare una cultura d'ufficio accogliente, ad aumentare la fiducia e la credibilità e a garantire un flusso di informazioni fluido, fondamentale per il successo professionale.

Usa questi 6 passaggi per scrivere un'email al tuo manager come un professionista

Se seguite questo processo in 6 fasi, scrivere un'e-mail al vostro manager sarà un gioco da ragazzi. 

1. Creare un oggetto chiaro

L'oggetto dell'e-mail deve essere descrittivo, ma allo stesso tempo deve trasmettere la sua importanza.

Le e-mail ai superiori, a differenza delle campagne di outreach, non devono essere appariscenti, ma devono andare dritte al punto e spiegare perché ci si rivolge a loro.

Non siate timidi nel dire perché state scrivendo questa e-mail:

2. Aprire un'e-mail con un saluto appropriato

Il secondo passo è salutare il destinatario in modo professionale. 

Anche se tra voi e il vostro capo c'è un rapporto informale, di solito ci si aspetta formalità quando si comunica via e-mail.

In parole povere, prima di scrivere qualsiasi altra cosa, assicuratevi di rivolgervi al vostro capo con il titolo e il cognome appropriati, come ad esempio:

Gentile Signor/Signora [Cognome]
Gentile dottor [cognome]

3. Siate diretti e al punto giusto 

A questo punto potete iniziare ad affrontare il motivo della vostra e-mail. Dovete arrivare al punto senza inutili preamboli.

Andate dritti al punto scrivendo un'introduzione concisa che riassuma il senso dell'e-mail.

Ecco alcune idee per iniziare:

Salve signor [cognome], spero che stia bene. Vorrei approfittare di questa occasione per chiedere la possibilità di un incontro per discutere del mio rendimento trimestrale.
Signor [cognome], spero che questo non sia un brutto momento. Speravo che potesse trovare un po' di tempo nella sua agenda per aiutarmi a risolvere una situazione scomoda.

Suggerimento professionale

Quando si cerca di far capire il proprio punto di vista e non si è sicuri di cosa tralasciare, può essere difficile sapere cosa è essenziale.

TextCortexLa funzione"Riassunto" di AI è solo un esempio di funzione di scrittura che può essere utilizzata a questo scopo - per condensare un lungo testo. un testo lungo, riducendolo all'essenziale. un testo lungo, riducendolo all'essenziale.

Per utilizzarla, è sufficiente evidenziare il testo e scegliere la funzione "Riassunto" nel menu di riscrittura.

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4. Utilizzare un linguaggio chiaro

Quando si scrive un'e-mail al proprio capo è estremamente importante mantenere un linguaggio diretto e facile da capire. 

Inoltre, evitate di usare termini tecnici a meno che non sia assolutamente necessario, e definiteli se vengono usati.

Semplificando le vostre e-mail, ridurrete il potenziale di confusione e fraintendimento.

Sostituire alcune parole snob con altre più semplici è un buon punto di partenza.

Suggerimento professionale

Il componente aggiuntivo TextCortex offre anche un modo semplice per rendere le frasi chiare e dirette.

È sufficiente evidenziare il testo e scegliere la funzione "Riscrittura" nel menu. Questo vi aiuterà a parafrasare i vostri pensieri senza cambiarne il significato.

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Inoltre, è possibile controllare il punteggio di leggibilità del testo in qualsiasi momento facendo clic sulla bolla lampeggiante.

5. Concludere con una chiamata all'azione

Indipendentemente dal motivo per cui dovete inviare un'e-mail al vostro capo, dovreste lasciargli un chiaro passo successivo dopo che ha finito di leggere il vostro messaggio.

Dovreste essere in grado di esprimere il vostro punto di vista in un'unica frase che assomigli a questa:

  • Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione.
  • Attendo con ansia la sua risposta.
  • Fatemi sapere se avete domande o dubbi.
  • Se avete bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.

6. Correggere le bozze prima di inviare 

Infine, ma non meno importante, assicuratevi che l'e-mail sia priva di errori di battitura e grammaticali prima di inviarla.

Se vi siete presi tutto il tempo necessario per far valere le vostre ragioni nell'e-mail, sembra inutile lasciare che una serie di errori di battitura vanifichi i vostri sforzi, giusto?

Suggerimento professionale

Sapete bene quanto possa essere noiosa la correzione delle bozze. Per verificare se la vostra e-mail è corretta, evidenziatela e fate clic sul pulsante "Testo in sintesi".

Leggerà l'intero messaggio ad alta voce, in modo che possiate concentrarvi sulla prima impressione.

Esempi di come scrivere un'email al manager

In questa sezione abbiamo elencato i 4 principali scenari in cui è necessario scrivere un'e-mail al proprio capo.

Ci auguriamo che vi siano utili come riferimento futuro.

1. Esempio di e-mail per il congedo

È normale trovarsi di fronte a problemi inaspettati che richiedono un'attenzione immediata. Se vi trovate in una situazione simile, ecco come convincere il vostro capo a lasciarvi prendere un po' di tempo libero:

Oggetto: Richiesta di ferie

Gentile [Nome del capo],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Le scrivo per richiedere un periodo di ferie dal lavoro. Vorrei prendere [numero di giorni] di ferie/personale/malattia a partire da [data di inizio] fino a [data di fine].
Mi rendo conto che questo potrebbe essere un periodo impegnativo per il team e sono felice di collaborare con voi per garantire una transizione agevole delle mie responsabilità durante la mia assenza. Sono anche disposto a completare eventuali compiti in sospeso prima della mia partenza o a prendere accordi per far sì che qualcuno mi sostituisca durante la mia assenza.
Vi prego di farmi sapere se avete bisogno di ulteriori informazioni o se c'è qualcos'altro che posso fare per sostenere questa richiesta. Apprezzerei molto la vostra considerazione.
Vi ringrazio per il vostro tempo e mi auguro di risentirvi presto.
Cordiali saluti,
[Nome]

2. Esempio di e-mail di richiesta di raccomandazione

Le lettere di raccomandazione sono utili quando si cambia lavoro o si cercano nuove opportunità professionali.

Per capire come chiedere una raccomandazione al vostro manager, considerate questo esempio:

Oggetto: Richiesta di lettera di raccomandazione

Gentile [Nome del capo],
Spero che questa e-mail la trovi bene. Le scrivo per chiederLe di aiutarmi a scrivere una lettera di raccomandazione per me. Attualmente sono alla ricerca di nuove opportunità e credo che una sua lettera aumenterebbe notevolmente le mie possibilità di successo.
Mi sono trovato molto bene a lavorare con voi e apprezzo le opportunità che mi avete offerto durante il mio periodo di lavoro presso [Nome dell'azienda]. Credo che le competenze e l'esperienza che ho acquisito lavorando sotto la vostra guida saranno preziose per i futuri datori di lavoro.
Se siete in grado di scrivere una lettera di raccomandazione per me, sarei più che felice di fornirvi ulteriori informazioni e materiali, come il mio curriculum e un elenco dei miei risultati durante il periodo di lavoro presso [Nome della società].
Vi ringrazio per il vostro tempo e il vostro sostegno. Apprezzerei molto la vostra considerazione favorevole di questa richiesta.
Cordiali saluti,
[Nome]

3. Chiedere una riunione per la valutazione delle prestazioni Esempio di e-mail

In ogni azienda arriva un momento in cui ogni dipendente ha bisogno di una sorta di valutazione delle proprie prestazioni. Inoltre, questo è un ottimo modello per presentarsi in modo responsabile e professionale ai superiori.

Considerate il seguente esempio di e-mail per richiedere una valutazione delle prestazioni:

Oggetto: Richiesta di riunione per la valutazione delle prestazioni

Gentile [Nome del capo],
Spero che questa e-mail vi trovi bene. Le scrivo per chiederle un incontro di valutazione delle prestazioni per discutere dei miei progressi e del mio sviluppo presso [Nome della società].
Ho lavorato diligentemente nell'ultimo [periodo di tempo] e vorrei avere l'opportunità di discutere i miei risultati e le aree di miglioramento. Credo che questo incontro mi fornirà un feedback prezioso e ci permetterà di fissare obiettivi raggiungibili per il futuro.
Vi prego di farmi sapere se nelle prossime settimane avete date e orari disponibili per un incontro di valutazione delle prestazioni. Sarò lieto di lavorare in base ai vostri impegni.
Vi ringrazio per il vostro tempo e la vostra considerazione. Non vedo l'ora di avere l'opportunità di discutere con voi i miei progressi e le mie potenzialità future.
Cordiali saluti,
[Nome]

Scrivete un'e-mail al vostro capo con TextCortex Add-On

Come potete vedere, scrivere un'e-mail al vostro capo non è così intimidatorio, vero?

E dato che stiamo per concludere, vi risparmierò tutti quei consigli generici su come dovreste essere voi stessi quando li scrivete.

Invece, vorrei sfruttare questa opportunità per fornirvi una soluzione solida che creerà per voi email convincenti e professionali: il componente aggiuntivoTextCortex .

Cos'è il componente aggiuntivo TextCortex ?

TextCortex è una soluzione di scrittura alimentata da AI che, oltre a tutte le possibilità che avete visto finora, ha anche la capacità di

Abbiamo già menzionato alcune delle sue funzionalità, ma ecco l'elenco completo:

✒️Rewrite frasi per migliorarne la chiarezza e la leggibilità.

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