Cosa è più difficile: scrivere una proposta a perfetti sconosciuti o ricostruire la comunicazione con lo stesso obiettivo?

Per la maggior parte delle persone ricostruire è molto più difficile che partire da zero.

Anche le attività quotidiane più banali sono più facili da portare a termine se hai una vasta rete di persone con cui interagire. 

In questo spirito, la familiarità con le altre persone deve essere mantenuta. Questo vale per la vita personale, ma ancora di più per quella professionale.

Tuttavia, per alcune persone questo tipo di comunicazione viene naturale, ma la maggior parte ha bisogno di promemoria e di un duro lavoro.

Se ti consideri un membro del secondo gruppo, l'articolo di oggi con le email "Tieniti in contatto" templates e i consigli pratici ti aiuterà a migliorare ancora di più in questo lavoro.

Entriamo subito nel vivo.

Cos'è un'email di mantenimento dei contatti e quando dovresti usarla?

Un'email di mantenimento dei contatti è un messaggio rivolto a un contatto professionale o a un conoscente personale per mantenere un rapporto di amicizia tra te e lui.

Monalisa richiede una manutenzione per mantenere i colori vivaci, in modo da poterla apprezzare anni dopo che Da Vinci l'ha dipinta. 

Lo stesso vale per i contatti personali: senza una regolare manutenzione, la loro importanza svanisce nel tempo.

Pertanto, l'invio periodico di e-mail contenenti brevi notizie sulla vita personale o professionale consentirà di mantenere la conoscenza di chi è chi e (in ambito professionale) il suo valore.

Allo stesso tempo, l'email "keep in touch" garantisce un certo livello di familiarità in ogni momento.

Quando è il momento giusto per scrivere un'email di mantenimento dei contatti?

Gli esperti nel mantenimento delle reti di connessione utilizzano generalmente due regole per aggiornare una relazione con una nuova e-mail:

  • Organico - quando si verifica un determinato evento per loro o per la loro controparte (promozione, cambio di posizione lavorativa, articolo rilevante per la situazione del contatto, ecc.)
  • Periodico: impostare un promemoria per mettersi in contatto dopo un certo periodo di tempo, anche se non c'è un'occasione speciale.

Le persone che inviano email per rinfrescare le relazioni possono essere suddivise in gruppi. Ecco alcuni dei più comuni:

  • Contatta una persona che hai conosciuto a un evento: Nel mondo del lavoro di oggi, le aziende e le associazioni di categoria si impegnano a fondo per organizzare eventi che permettano alle persone di ampliare la propria rete di contatti.
  • Per rimanere in contatto con un ex collega: Le persone con esperienze comuni creano relazioni strette.

Il tempo trascorso al lavoro o nella stessa scuola è una delle basi di questo legame. Un'email occasionale manterrà vivo questo legame anche dopo che le vostre strade si saranno separate.

  • Includere un conoscente personale nei tuoi contatti di lavoro: supponiamo che tu incontri un amico di un amico a una festa di compleanno e che lui lavori nel tuo stesso settore.

Una breve e-mail che gli ricordi il vostro incontro è un ottimo modo per iniziare una conversazione e ampliare la tua base di contatti.

  • Sviluppare un legame con una persona conosciuta online: Sempre più persone hanno un primo contatto online. 

Le persone si incontrano online mentre lavorano allo stesso progetto, sulle piattaforme sociali o persino nei giochi online. 

Le ricerche dimostrano che una persona media interagisce con più di 20 persone al giorno, numero che non include i social network.

numero medio di contatti per persona

Nei tempi moderni le persone non possono ricordare tutti i contatti e i dettagli delle interazioni.

Le email "Keep in touch" colmano questa lacuna e ti aiutano a mantenere un livello di comunicazione più elevato.

Ora che sappiamo "Perché" e "Quando" usare le email per mantenere la comunicazione, passiamo al "Come".

Quali sono le migliori pratiche per mantenere la rete di contatti con le e-mail?

L'email "Keep in contact" templates ti mostrerà come può essere la comunicazione nella vita reale, ma prima di tutto diamo un'occhiata ai punti chiave che rendono eccellente la comunicazione via email.

1. Pianifica il tuo tema

Non c'è bisogno di fare del "teniamoci in contatto" il punto centrale della tua email.

Ad esempio, se scrivi solo per parlare dei successi dei destinatari o di eventi recenti a cui hanno partecipato, puoi trasferire un messaggio importante e potente:

  • Seguo il tuo lavoro - Puoi seguire gli eventi della loro vita come una persona amichevole o che apprezza le loro competenze.
  • Ho una conoscenza del settore - Presenta la tua esperienza e il tuo valore quando riconosci lo sforzo o la differenza tra un prodotto medio e uno eccellente.

Un altro esempio di non porre l'accento sul mantenimento del contatto è quello di parlare delle tue novità, ma anche in questa situazione devi includere il lettore come elemento cruciale dell'email.

Puoi usare un approccio come questo:

Il motivo per cui te lo chiedo è che la mia azienda produce [Prodotto] e [Prodotto]. Quindi cerco sempre di trovare nuove applicazioni e di imparare nuovi approcci per il nostro lavoro.Sono interessato a sentire le tue opinioni.

2. Rendi i tuoi saluti amichevoli

Sarebbe meglio se iniziassi con un saluto amichevole ma formalmente strutturato prima di passare alla stesura del corpo principale della lettera.

Una sezione così piccola ha il potere di dare il tono all'intera email, quindi presta attenzione.

A seconda del tuo rapporto con il lettore, puoi utilizzare una delle varianti come queste:

‍Ciao, [Nome]

o

Caro [Nome],

Spero che questa lettera ti trovi bene.

3. Promemoria dell'ultima/prima riunione

Come abbiamo detto prima, una persona media comunica con molte persone ogni giorno, quindi non puoi aspettarti che tutti si ricordino subito di te.

Sì, questo può ferire il tuo ego, ma questo è lo stato del mondo di oggi.

Quando ricordi il tuo incontro, aggiungi un altro livello di familiarità con le esperienze condivise.

Uno dei modi per giocare facilmente su entrambi i fronti lo puoi vedere in questo esempio:

È stato bello incontrarti nel [luogo e occasione in cui vi siete incontrati].
Incontri come questo ti permettono di conoscere persone e di avere conversazioni interessanti che lasciano il segno.

4. Usa il tuo e il nostro

L'adulazione non fa mai male se sottile (a volte anche quando non è sottile), quindi usala a tuo vantaggio.

La tua email aumenterà leggermente l'ego del lettore se ti riferisci costantemente all'intera azienda come alla sua squadra.

Inoltre, evita di usare frasi come "io e te" e sostituiscile con "noi" o trasferiscile completamente in "tu".

Un esempio in cui è possibile individuare un modello di comunicazione di questo tipo è il seguente:

Stamattina ho scoperto che il tuo team ha lanciato una nuova linea di prodotti. Tu e il tuo team dovreste essere orgogliosi del nuovo progetto.

5. Chiedi informazioni importanti.

Quando ti rivolgi a un destinatario con un'idea specifica, fai domande importanti, ma non limitarti a fare un elenco di richieste. 

Le richieste non sono un modo amichevole di comunicare.

Pertanto, combinare la tua domanda con altre che non sono in cima alla tua lista è una delle strategie migliori.

Ad esempio, nella prima domanda puoi fare leva su una combinazione dell'ego dei lettori e del tuo interesse generale, mentre nella seconda la tua "vera" domanda ti aiuterà a decidere. 

Esempio:

Sono davvero impressionato e vorrei saperne di più su come la vostra R&S sia riuscita a incorporare strutture così complesse in segmenti stampati in 3D. Molti concorrenti hanno problemi con i costi di manutenzione di questi prodotti. In che modo la vostra azienda affronta queste spese? 

Blocchi come questo presentano la tua esperienza e lodano i progressi dell'azienda del lettore nello sviluppo, ma il tuo interesse principale è quanto pagherai per un prodotto del genere.

6. Condividere le conoscenze gratuitamente

Quando condividi la conoscenza gratuitamente, stai giocando su un paio di livelli diversi:

  • Metti in mostra la tua esperienza : se le conoscenze che condividi sono riconosciute dal lettore come una valida soluzione a un problema.
  • Considerazione - si manifesta quando ti fai in quattro per aiutare il destinatario.
  • Esperienza condivisa - legame creato Se comunichi che le conoscenze che hai condiviso ti hanno aiutato nella stessa situazione che il lettore sta vivendo. 

Dovresti anche prestare attenzione al modo in cui realizzi la condivisione delle conoscenze:

  • In genere alle persone non piace che qualcuno dica loro che non sanno qualcosa.
  • Sentirsi vulnerabili può far sì che i lettori si allontanino da te.

Una delle opzioni per trasmettere le conoscenze in modo positivo è l'esempio che segue:

La scorsa settimana ti ho inviato un articolo dell'Economist su [dinamica di cambiamento del settore] perché ci ha aiutato a risolvere una situazione simile a quella che stai affrontando ora.

Templates Puoi usarlo in scenari di vita reale

Le e-mail di "Mantenersi in contatto" templates che ti proponiamo in questo articolo sono quelle che utilizziamo nella maggior parte delle situazioni.

Quindi condividiamo qualche parola per ognuno di loro.

1. Modello per persona incontrata ad un evento

Una pratica comune nel mondo del lavoro di oggi è quella di ampliare il più possibile il proprio bacino di contatti.

In ogni evento di networking riceverai e condividerai diversi biglietti da visita, templates come questo può aiutarti a fare un uso effettivo di questi biglietti.

Caro [Nome della persona],
È stato un piacere incontrarti a [nome dell'evento]! Mi è piaciuta la nostra conversazione su [argomento trattato] e ho apprezzato le tue intuizioni su [punto specifico].
Ho voluto seguire e rimanere in contatto. Penso che ci possa essere un potenziale di collaborazione o semplicemente di networking in futuro. Forse potremmo prendere un caffè o un pranzo la prossima settimana per continuare la nostra discussione ed esplorare le opportunità?
Se sei interessato, fammi sapere la tua disponibilità e potremo coordinare un orario e un luogo che vada bene per entrambi. Mi auguro di sentirti presto!
Cordiali saluti, [Il tuo nome]

2. Modello per ex colleghi

L'esperienza condivisa per un lungo periodo di tempo crea un forte legame tra le persone, solo perché si scelgono direzioni diverse nella vita non significa che si debba perdere questo legame.

Caro [nome dell'ex collega],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. È passato un po' di tempo dall'ultima volta che ci siamo sentiti e volevo salutarti e aggiornarti.
Dall'ultima volta che abbiamo lavorato insieme a [nome dell'azienda], ho [menziona brevemente i tuoi attuali impegni professionali]. Sono curioso di sapere cosa stai facendo anche tu. Come se la passa [nome della precedente azienda]? Hai cercato nuove opportunità?
Inoltre, mi chiedevo se potessi avere qualche consiglio o intuizione su [argomento o sfida specifica]. Sto lavorando a [progetto o obiettivo correlato] e so che la tua competenza ed esperienza potrebbero essere preziose.
Se hai un po' di tempo a disposizione, mi piacerebbe organizzare una telefonata o un incontro per approfondire il discorso. Fammi sapere se per te va bene e possiamo concordare un orario e una data.
Non vedo l'ora di sentirti presto!
Cordiali saluti, [Il tuo nome]

3. Modello per la conoscenza personale

L'amicizia che condividi con una persona è un ottimo punto di partenza per costruire un contatto duraturo, poiché hai esperienze comuni e puoi superare la fase di presentazione.

E il nostro modello può aiutarti ancora di più.

Caro [nome del conoscente],
Spero che questa e-mail ti trovi bene! È passato un po' di tempo dall'ultima volta che ci siamo sentiti e volevo salutarti per sapere come stai.
Mi sono tenuto occupato con [cita brevemente le tue attività o progetti attuali], ma ho anche pensato alla nostra ultima conversazione su [argomento discusso]. Sarebbe bello poterti incontrare e conoscere eventuali aggiornamenti o sviluppi su questo fronte.
Inoltre, volevo farti sapere che ho intenzione di [menzionare brevemente i prossimi eventi o progetti] e sarebbe fantastico se potessi unirti a me. Sarebbe bello ritrovarsi e passare un po' di tempo insieme.
Fammi sapere se sei disponibile e se sei interessato a incontrarci. Non vedo l'ora di sentirti presto!
Cordiali saluti, [Il tuo nome]

4. Modello di persona online

Con lo sviluppo delle applicazioni di comunicazione online, e non solo dei social media, le relazioni possono nascere ed esistere tra persone che si trovano ai lati opposti del globo.

Prova il nostro modello in queste situazioni.

Caro [Nome della persona],
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Volevo salutarti e sapere come stai dall'ultima volta che ci siamo sentiti online. Mi sono tenuto occupato con [cita brevemente le tue attività o i tuoi progetti attuali], ma ho anche pensato alla nostra ultima conversazione su [argomento trattato].
Sono interessato a rimanere in contatto e ad essere aggiornato sulle tue ultime iniziative. Potremmo programmare una telefonata o una videochiamata per aggiornarci su ciò che sta accadendo nelle rispettive vite e scambiare idee e approfondimenti su [argomento di interesse comune]?
Mi piacerebbe anche conoscere i prossimi eventi o progetti a cui stai lavorando o le nuove opportunità che hai trovato.
Fammi sapere se sei interessato a collegarti presto. Non vedo l'ora di sentirti!
Cordiali saluti, [Il tuo nome]

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