Siete stanchi di dover creare nuove e-mail da zero ogni volta che ne avete bisogno, ad esempio per la pianificazione di eventi?
Per ogni opportunità di business sono necessarie strategie e-mail diverse per campagne diverse.
Tuttavia, può essere una perdita di tempo e di motivazione comporre queste e-mail a mano.
Come forse saprete, uno dei fattori più importanti per convincere i potenziali partecipanti a iscriversi a un evento è il livello di personalizzazione delle e-mail di invito inviate.
Secondo le statistiche, circa il 78% dei marketer utilizza già le e-mail per comunicazioni personalizzate.
Oggi vi guideremo a conoscere i modi giusti per includere le e-mail di pianificazione degli eventi nella vostra strategia aziendale e cosa includere quando le create.
Inoltre, otterrete le 5 migliori email outreach per la pianificazione di eventi templates da utilizzare per le vostre future campagne email.
Iniziamo!
Che cos'è l'email outreach per la pianificazione di eventi?
L'email outreach è una strategia utilizzata nella pianificazione di eventi per raggiungere potenziali clienti, partner o altri stakeholder per promuovere un evento imminente.
Potete utilizzare questo tipo di email outreach per aumentare la consapevolezza dell'evento, generare interesse per la partecipazione e costruire relazioni con potenziali partecipanti o sponsor.
Inoltre, le e-mail di pianificazione degli eventi sono un modo eccellente per coordinare la logistica e confermare i dettagli con le persone coinvolte nell'evento.
La scrittura di queste e-mail include solitamente dettagli come la data, l'ora, il luogo e altre informazioni pertinenti relative all'evento.
Possono anche contenere richieste di preventivi, stime e altro.
Quando si inviano le e-mail di pianificazione degli eventi?
Quando si inviano le e-mail di pianificazione dell'evento, è necessario dare ai fornitori e alle sedi il tempo di prepararsi per l'evento e lasciare ai partecipanti tutto il tempo necessario per rispondere.
Per questo motivo sarebbe meglio inviare le e-mail di pianificazione dell'evento con almeno un mese di anticipo.
Quali sono i vantaggi dell'invio di e-mail per la pianificazione di eventi?
L'invio di e-mail per la pianificazione di eventi offre diversi vantaggi, tra cui:
🎯Maggiore efficienza - Permette di contattare rapidamente e facilmente più fornitori e sedi per trovare le tariffe e i servizi migliori.
🎯 Risparmio sui costi - Permette di confrontare i preventivi e di trovare la migliore offerta rivolgendosi a più fornitori.
🎯Miglioramento dell'organizzazione - Vi aiuta a rimanere organizzati e a tenere traccia di tutti i dettagli relativi all'evento.
🎯Miglioramento della comunicazione - Assicuratevi che tutti i partecipanti all'evento siano sulla stessa pagina e siano al corrente di eventuali modifiche o aggiornamenti.
E prima di passare alla nostra top 5 delle comunicazioni per la pianificazione di eventi templates , controlliamo innanzitutto cosa includere quando le scriviamo.
Lista di controllo delle e-mail per la pianificazione di un evento [+ esempi].
Per la maggior parte delle e-mail si applicano modelli standard. Ciò significa creare righe di oggetto che attirino l'attenzione, scrivere corpi di e-mail coinvolgenti e includere un chiaro invito all'azione.
In questa sezione parleremo dei dettagli più raffinati che dovreste incorporare nelle vostre e-mail di pianificazione di eventi, che variano a seconda del vostro rapporto con il destinatario dell'e-mail.
Nota: Inoltre, ogni sezione include un esempio della struttura dati appropriata per aiutarvi a creare rapidamente e facilmente il vostro templates.
Cominciamo!
1. Lo scopo dell'evento e le sue aspettative Outcome✔️
Quando si pianifica un evento via e-mail, è fondamentale delinearne gli obiettivi e i risultati. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d'onda e lavorino per un obiettivo comune.
Inoltre, il fattore più critico per determinare se i vostri destinatari sono interessati o meno a partecipare all'evento è la trasparenza delle informazioni fornite, come ad esempio lo scopo dell'evento.
2. La data, l'ora e il luogo di Event✔️
L'inclusione di informazioni pertinenti nell'invito via e-mail, come il luogo, la data e l'ora dell'evento, è il secondo aspetto cruciale delle e-mail di pianificazione degli eventi.
3. Un'agenda dettagliata delle attività e Speakers✔️
Quando si pianifica un evento, è essenziale includere un'agenda dettagliata delle attività e dei relatori in un'e-mail inviata a tutti i partecipanti.
Il programma stabilisce le persone che saranno presenti, gli argomenti che verranno trattati e gli orari in cui si svolgeranno i vari eventi.
Questo permette a tutti di pianificare di conseguenza e di garantire che l'evento si svolga senza intoppi.
Inoltre, aiuta a promuovere un senso di organizzazione e incoraggia la partecipazione attiva di tutti.
4. Un elenco delle forniture necessarie e Equipment✔️
Un'e-mail di pianificazione potrebbe trarre vantaggio dall'inclusione di un elenco delle forniture e delle attrezzature necessarie per diversi motivi.
Può aiutare a garantire che non si dimentichi nulla e che si tenga conto di tutto.
Può anche contribuire a snellire il processo di pianificazione dell'evento, perché tutti gli articoli necessari possono essere identificati e ordinati in anticipo.
Allo stesso modo, assicurandosi che vengano acquistati o noleggiati solo gli articoli essenziali, avere un elenco di forniture e attrezzature può aiutare a controllare i costi.
5. Il budget per l'evento e i dettagli su come sarà Funded✔️
Potete assicurarvi che tutti i partecipanti comprendano chiaramente i costi associati all'evento e la provenienza dei fondi includendo informazioni su come l'evento sarà finanziato.
L'inclusione di tali informazioni nelle e-mail può anche aiutare a prevenire eventuali malintesi o controversie.
6. Una timeline dei compiti e Deadlines✔️
È utile includere in un'e-mail per la pianificazione di un evento una tabella di marcia dei compiti e delle scadenze, in modo che le persone possano avere una visione d'insieme in anticipo.
Offre un quadro di riferimento per tutti e mantiene le persone in carreggiata.
Inoltre, può essere utilizzato per ricordare alle persone i loro obblighi e per delegare i compiti.
Inoltre, avere una tabella di marcia dei compiti e delle scadenze permette a tutti di vedere la progressione del processo di pianificazione dell'evento.
7. Informazioni di contatto per eventuali fornitori o partner coinvolti nel sito Event✔️.
Includere le informazioni di contatto di tutti i fornitori o partner coinvolti nella pianificazione dell'evento, in modo che tutti sappiano chi contattare per qualsiasi domanda o dubbio.
Queste informazioni aiutano anche a semplificare la comunicazione, in modo che tutte le parti ricevano gli aggiornamenti che possono verificarsi durante il processo di pianificazione.
Allo stesso modo, l'inclusione di informazioni di contatto assicura che tutte le parti coinvolte abbiano le informazioni necessarie e che qualsiasi problema si presenti venga affrontato in modo tempestivo ed efficiente.
8. Un invito all'evento con un invito a partecipare aAction✔️
Lo scopo dell'invito all'evento e della call-to-action nelle e-mail di pianificazione degli eventi è quello di convincere le persone a iscriversi all'evento.
Una "call-to-action" è una richiesta diretta al lettore di compiere una qualche azione, come visitare un link, iscriversi a qualcosa o acquistare qualcosa.
Includendo una call-to-action nelle vostre e-mail, potete aumentare la probabilità che le persone compiano l'azione desiderata.
Inoltre, può contribuire a incrementare il traffico verso il vostro sito web, con conseguente aumento delle vendite e dei ricavi.
9. Un sondaggio o un questionario di follow-up per misurare il successo del sito Event✔️.
L'inclusione di un sondaggio o di un questionario di follow-up fornisce un feedback ai partecipanti su come è andato l'evento e su cosa potrebbe essere migliorato per gli eventi futuri.
Il sondaggio o il questionario devono riguardare argomenti come la soddisfazione complessiva dell'evento, il grado di raggiungimento degli obiettivi dell'evento e gli aspetti da migliorare.
Questo feedback può essere utilizzato per pianificare meglio gli eventi futuri.
Inoltre, i risultati del sondaggio possono essere utilizzati per dimostrare il successo dell'evento a sponsor, finanziatori e altre parti interessate.
5 Top Email Outreach per la pianificazione di eventi Templates da utilizzare nel 2023
1. Promuovere il modello di e-mail Keynote
Se utilizzate le e-mail per promuovere il vostro keynote, assicuratevi di dare al vostro pubblico un motivo chiaro e convincente per partecipare.
Fornire dettagli sull'evento, come ad esempio chi parlerà e chi sponsorizzerà, nonché un link alla pagina di registrazione.
Inoltre, assicuratevi di includere una call-to-action nella descrizione dell'evento e incoraggiate i lettori ad agire e a iscriversi.
2. Modello di e-mail di annuncio della conferenza
Le e-mail di annuncio di conferenze sono un ottimo modo per informare le persone sui prossimi eventi.
Potete usare questo modello per inviare inviti, promemoria e aggiornamenti ai potenziali partecipanti.
3. Modello di e-mail per webinar
È possibile utilizzare un modello di e-mail per webinar per promuovere un webinar imminente ai potenziali partecipanti.
Fornite maggiori informazioni sul webinar, condividete l'agenda del webinar e incoraggiate le persone a registrarsi al webinar.
Potete anche utilizzare un modello di e-mail dopo il webinar per ringraziare i partecipanti, fornire informazioni di follow-up e offrire sconti speciali o bonus.
4. Modello di e-mail di invito esclusivo
Le e-mail di invito esclusivo sono un modo eccellente per rivolgersi a un gruppo specifico di persone che probabilmente sono interessate a ciò che offrite.
Inoltre, possono aiutarvi a creare un senso di urgenza e di esclusività intorno a un evento o al lancio di un prodotto.
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Rispetto a una campagna e-mail più generica, le e-mail di invito esclusive possono contribuire ad aumentare il coinvolgimento e i tassi di conversione.
5. Modello di e-mail di invito a un evento
Le e-mail utilizzate per gli inviti agli eventi possono essere utilizzate per invitare i destinatari a qualsiasi tipo di evento, tra cui un matrimonio, una conferenza aziendale, una presentazione di premi o una festa di compleanno.
Queste e-mail contengono in genere informazioni sull'evento, tra cui la data, l'ora, il luogo e qualsiasi altro dettaglio pertinente.
Inoltre, assicuratevi di includere una call-to-action e di chiedere al destinatario di RSVP o un link a un modulo di RSVP online.
Bonus: Scrivere e-mail fresche per la pianificazione di eventi senza Templates
Templates sono un ottimo modo per avere a portata di mano una versione pronta per l'invio delle e-mail di pianificazione degli eventi.
Ma che ne dite di generare automaticamente le e-mail di pianificazione degli eventi templates da un elenco puntato di informazioni rilevanti?
TextCortex Il componente aggiuntivo per la riscrittura offre questa funzionalità.
Tutto ciò che dovete fare è scrivere i vostri punti principali sotto forma di punti, evidenziarli e scegliere la funzione "Bullet to email" dal menu.
In pochi secondi otterrete la vostra bozza di e-mail pronta per l'invio, che potrete ulteriormente modificare combinando altre comode funzioni come la riscrittura, il tono, il completamento automatico, l'espansione e altro ancora.
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