Conseils de productivité pour Gmail afin de booster votre jeu

Maîtriser la productivité des e-mails est une compétence clé pour tout travailleur.

Les e-mails sont l'un des principaux moyens utilisés par les travailleurs pour communiquer sur le lieu de travail moderne : il est donc essentiel de maîtriser la productivité des e-mails si vous voulez réussir dans votre travail.

Avoir des habitudes et des pratiques efficaces en matière de messagerie électronique peut vous aider à rester organisé, à économiser du temps et de l'énergie, et à faire en sorte que les messages importants ne soient pas noyés sous une avalanche de courriels.

Si vous avez l'impression d'avoir manqué de discipline ces derniers temps, cet article vous propose quelques conseils utiles pour améliorer votre productivité dans Gmail !

Que me manque-t-il ?

Vous arrive-t-il de lutter pour rester productif au travail ? Vous vous demandez peut-être pourquoi c'est le cas.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre productivité peut être faible, et il est important d'identifier les causes de ce problème afin de prendre des mesures pour améliorer votre efficacité. 

Débordé

L'une des causes les plus courantes du manque de productivité est le fait de se sentir dépassé ou de ne pas avoir d'objectifs clairs à l'esprit.

Lorsque vous ne savez pas exactement ce qui doit être fait ou comment vous devez vous y prendre, cela peut conduire à la procrastination et à des distractions qui peuvent vous empêcher de faire votre travail. Pour combattre ce problème, essayez de diviser les tâches importantes en petits morceaux, de fixer des délais spécifiques pour chaque tâche et de vous concentrer sur une tâche à la fois jusqu'à ce qu'elle soit terminée.

De plus, assurez-vous que vos objectifs sont mesurables et réalisables afin qu'ils vous incitent à terminer vos tâches à temps.

Répétitivité 

Une autre cause de manque de productivité est le fait de devenir trop à l'aise avec les tâches routinières ou de prendre trop de travail à la fois.

L'exécution de tâches répétitives sur de longues périodes peut devenir ennuyeuse ou monotone, ce qui peut entraîner une baisse de motivation et de concentration lors de la reprise de ces tâches à l'avenir.

Pour contrer ce problème, essayez de faire de petits changements de temps en temps, par exemple en changeant votre façon d'aborder une tâche spécifique ou en faisant des pauses tout au long de la journée pour pratiquer une activité physique ou des exercices de relaxation comme le yoga et la méditation, dont il a été prouvé qu'ils aident à augmenter les niveaux de concentration lors de la reprise du travail après leur achèvement.

Reposez-vous

L'une des causes les plus courantes d'une faible productivité est le manque de sommeil ou de pauses réparatrices au cours de la journée.

Lorsque nous ne dormons pas suffisamment, notre cerveau ne fonctionne pas aussi efficacement qu'il le devrait, ce qui peut rendre plus difficile la concentration et le maintien de l'attention sur nos tâches. De même, le fait de ne pas faire de pauses régulières tout au long de la journée peut conduire à l'épuisement et à une baisse des niveaux de productivité au fil du temps. 

Comment rédiger des courriels plus facilement

La rédaction d'e-mails peut être une tâche intimidante. Même si vous savez ce que vous voulez dire, il est facile de se perdre dans les détails et de se retrouver face à un écran vide.

Heureusement, il existe des stratégies simples qui peuvent vous aider à rédiger des courriels plus facilement et plus efficacement.

Prévoir à l'avance

Avant de commencer à taper, il est important de réfléchir à l'objectif de votre courriel et à la façon dont vous souhaitez le structurer.

Assurez-vous de bien comprendre qui est votre public et quel message vous souhaitez transmettre avant de commencer : prendre le temps de cette étape peut vous faire gagner du temps à long terme en vous assurant que vos courriels sont bien organisés et pertinents.

Restez simple

Tous les courriels n'ont pas besoin de complexité ou de langage fleuri ; parfois, il suffit de quelques phrases contenant des informations ou des instructions claires. Restez simple et évitez de compliquer les choses avec des détails inutiles ou du jargon - les lecteurs apprécieront la simplicité !

Soyez créatifs

Si la brièveté est importante, n'ayez pas peur de vous amuser avec les mots si cela convient à votre public ! Faites preuve de créativité avec les lignes d'objet ou utilisez l'humour lorsque c'est approprié - ces petites touches peuvent vraiment faire une impression sur les destinataires et ajouter de la personnalité à vos messages sans pour autant les détourner de leur objectif. 

Conseils de productivité pour Gmail

Gmail est l'un des services de messagerie électronique les plus populaires au monde, et il est facile de comprendre pourquoi. Il est rapide, fiable et doté de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de travailler davantage en moins de temps. Mais malgré ses nombreux avantages, il peut être difficile de maximiser votre productivité en l'utilisant.

Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre compte Gmail !

Confiez votre flux de travail à un outil AI

Un moyen utile d'accroître votre compétence et votre rapidité à rédiger des e-mails est d'en pré-rédiger certains afin de pouvoir les envoyer plus tard.

TextCortex est l'outil AI parfait pour atteindre le résultat souhaité !

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Non seulement il génère un courriel complet en quelques secondes à partir de quelques puces, mais il est également doté d'autres fonctionnalités utiles pour développer votre texte, le traduire dans plus de 25 langues et changer son ton afin que vous soyez sûr de toujours avoir un contenu qui sonne exactement comme vous le souhaitez.

Vous avez besoin d'idées sur la façon d'aborder un certain sujet dans un courriel ? Vous souhaitez disposer de quelques templates parmi lesquels choisir instantanément ? Demandez à votre nouvel assistant AI : ZenoChat!

Configurer plusieurs comptes

Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie professionnelle (par exemple, sales@mycompanyname), la configuration de plusieurs comptes dans Gmail vous simplifie la vie, car elle permet de gérer tous les messages entrants de chaque compte dans un emplacement central.

Cela signifie que vous pouvez facilement passer d'un compte à l'autre et accéder aux messages de différents comptes sans devoir vous connecter et vous déconnecter de différents comptes.

En outre, vous pouvez répondre rapidement aux messages de tous les comptes en un seul endroit, ce qui vous fait gagner un temps précieux. 

Integrations sont là pour aider

Gmail dispose également d'un large éventail de fonctionnalités conçues pour vous aider à rester plus organisé et plus productif.

Grâce à son intégration avec d'autres services Google tels que Google Drive et Agenda, le suivi de vos tâches est plus facile que jamais !

Tirez-en le meilleur parti : rédigez vos e-mails dans Google docs (cliquez sur "Fichier", puis "Email", et sélectionnez "Brouillon d'e-mail"), préparez votre message et enregistrez-le simplement pour plus tard ou cliquez sur l'icône bleue de Gmail pour le transférer dans Gmail en tant que brouillon. Il s'agit d'un excellent choix lorsque vous devez distribuer de nombreux courriels de façon régulière, tout en souhaitant les classer systématiquement ou les partager avec d'autres personnes.

Utilisez un chercheur d'emails

La recherche d'adresses électroniques peut être assez fastidieuse.

Si vous êtes un prospecteur et que vous souhaitez trouver rapidement l'adresse électronique d'une personne, vous pouvez vous fier à un outil de recherche d'adresses électroniques tel que Voila Norbert, qui est doté d'une interface très intuitive et d'un taux de précision de 98 %.