Si vous lisez ceci, vous avez probablement l'intention d'écrire un courriel à quelqu'un que vous ne connaissez pas.

Soyons francs : la plupart des gens détestent recevoir des courriels de vente et de marketing. 

Et si le marketing par courriel reste un excellent moyen de développer une entreprise, il faut le faire de la bonne manière.

Envoyer un e-mail à un ami est facile, mais envoyer un e-mail à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré peut être un peu difficile et stressant. 

Après tout, vous ne connaissez pas la personne, vous ne connaissez pas ses préférences. 

Et vous ne savez pas s'il est préférable de vous présenter par téléphone ou en personne.

Même si les courriels peuvent être difficiles à rédiger, il existe une formule pour les rendre plus faciles.

Dans l'article d'aujourd'hui, nous allons passer en revue les 8 conseils pratiques sur la façon d'écrire un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas pour vous aider à le rendre plus inconfortable et à augmenter vos réponses.

Alors, plongeons-y.

1. Faites vos recherches

Vous voulez donc envoyer un e-mail à quelqu'un, mais vous ne savez rien de lui. 

C'est un excellent point de départ si vous connaissez le nom de la personne et l'entreprise pour laquelle elle travaille.

Ce qui a le mieux fonctionné pour moi lorsque je communiquais avec des inconnus avant de les connaître, c'est de prendre le temps de faire des recherches sur eux, leurs profils LinkedIn, leurs tweets ou articles passés, etc.

Vous avez peut-être pensé que vous ne connaissiez pas votre destinataire jusqu'à ce que je vous en fasse prendre conscience. 

Il est essentiel de faire des recherches avant d'envoyer un courriel froid. 

Comment pouvez-vous espérer qu'ils répondent si vous ne savez rien de la personne ?

Faire des recherches sur les gens est l'une des premières choses que nous faisons lorsque nous commençons une nouvelle campagne ou une relation d'affaires, mais nous omettons souvent de prendre le temps de réfléchir au moment où nous devons le faire.

Pour vous aider à mieux les rechercher et les rencontrer, mettez-vous à la place du destinataire. 

  • Qui sont-ils ? 
  • Comment pouvez-vous créer de la valeur ?
  • Quel est le meilleur objet d'un courriel pour attirer leur attention ?

Une fois que vous aurez trouvé toutes ces informations sur vos destinataires, il vous sera plus facile de commencer votre courrier électronique.

Voici donc un exemple qui peut vous aider :

Salut,
Je vous écris parce que j'ai lu votre blog post sur _____. J'aime la façon dont vous écrivez sur _____. Je pense que vous êtes une personne qui pense profondément à ______ et qui a des opinions fortes à ce sujet.
J'aimerais beaucoup discuter avec vous de _______, mais pour l'instant, voici mes réflexions sur le sujet :
J'ai également joint quelques articles qui, je pense, vous seront utiles.
Faites-moi savoir si nous pouvons travailler ensemble sur ce sujet !

Vous leur montrez ainsi que vous vous êtes bien renseigné et que vous savez de quoi vous parlez, ce qui peut augmenter vos chances d'obtenir une réponse.

2. Objet

Lorsque votre courriel apparaît dans la boîte de réception d'une personne, plusieurs signaux et éléments déclencheurs déterminent s'il sera ouvert ou non - et votre ligne d'objet en fait partie.

L'une des plus grandes erreurs que font les gens est de se laisser emporter par un trop grand nombre de détails génériques dans leur objet et leur corps. 

Vous voulez que votre premier courriel ait un objet mémorable, mais vous ne savez pas s'il sera ouvert.

Face à ce défi, par où commencer ?

Voici quelques conseils pour rédiger des lignes d'objet qui fonctionnent :

  • Soyez clair et concis - N'essayez pas d'être intelligent ou mignon - énoncez simplement le sujet de votre courriel en quelques mots faciles à comprendre sans avoir à lire le corps du message.
  • Rendez-le personnel - Ajoutez le nom du destinataire à la ligne d'objet si vous le pouvez. Cela montre que vous êtes attentif et que vous vous intéressez à lui en tant que personne.
  • Soyez créatif - N'ayez pas peur d'utiliser l'humour ou même le sarcasme pour attirer l'attention de votre lecteur. Veillez simplement à ce que cela corresponde à votre marque et à votre culture d'entreprise !

En veillant à ce que ces éléments figurent dans votre ligne d'objet et à ce que celle-ci ne soit pas générique, vos chances d'obtenir une réponse augmenteront considérablement.

Voici quelques exemples :

Subject line #1: Collaboration idea {{firstName}}?

Subject line #2: Question about {{companyName}}​ ​

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En veillant à ce que votre message soit court et clair et en le personnalisant, vous augmentez vos chances qu'il soit lu.

4. Saluez la personne

Les courriels doivent toujours commencer par une salutation et se terminer par une signature comprenant votre nom et vos coordonnées. 

Les salutations font partie intégrante de tout courrier électronique professionnel, mais elles peuvent être délicates. 

  • Est-il possible d'utiliser leur prénom ? 
  • Devriez-vous vous adresser à eux par leur titre ? 

En cas de doute, utilisez la formule "Cher Monsieur/Madame/Mlle", qui est neutre et professionnelle. 

Et ne vous préoccupez pas de savoir si votre formule de politesse semble avoir été écrite par quelqu'un d'un autre pays - il vaut mieux être poli que soigné !

S'il y a plusieurs responsables dans l'entreprise et que vous n'êtes pas sûr de savoir qui doit recevoir l'e-mail, envoyez-le à chacun d'entre eux et indiquez le titre de chacun dans l'objet ("Objet : notre réunion de la semaine prochaine"). 

De cette façon, chaque personne saura qui doit répondre en premier.

Voici un exemple :

Chère Mme Smith,
Je vous écris pour me présenter et vous demander votre aide pour un projet qui me tient à cœur. Je travaille à la rédaction d'un livre sur l'écriture avec un sentiment qui aidera les gens à s'exprimer dans toutes leurs communications. Dans le cadre des recherches effectuées pour mon livre, j'aimerais savoir ce que vous pensez de l'affirmation suivante : "Écrire avec du sentiment, c'est être honnête quand on écrit".
Veuillez me faire part de vos réflexions en m'envoyant un courriel à l'adresse [email protected]. Merci beaucoup pour votre temps et votre considération !

4. Identifiez-vous dans votre phrase d'introduction

Vous avez une idée géniale, et vous voulez la partager. 

Vous y avez réfléchi toute la journée, et il est temps d'envoyer votre idée par courrier électronique. 

Mais qu'est-ce que tu dis ?

La première chose que vous devez faire est de vous identifier dans votre phrase d'introduction. 

Si la personne ne sait pas qui vous êtes, elle ne lira pas plus loin - ou pire encore, elle pensera qu'un robot spammeur lui a envoyé un message.

Si votre signature électronique indique clairement que vous êtes de [entreprise], il n'est pas nécessaire de le mentionner à nouveau dans votre ligne d'ouverture. 

Mais si vous voulez être sûr que le lecteur sait qui lui a envoyé un e-mail, alors quelque chose comme 

"Hey [nom] ! C'est[votre nom]", c'est bien.

En voici un exemple :

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je suis récemment diplômé de l'Université de X, où j'ai obtenu une spécialisation en [ce que vous avez obtenu]. Je travaille en tant que stagiaire dans mon entreprise actuelle depuis trois mois maintenant et je cherche à obtenir un poste à temps plein chez eux après l'obtention de mon diplôme.
J'ai adoré travailler chez [entreprise] pendant mon stage et je pense qu'elle me conviendrait parfaitement. Cependant, comme l'obtention de mon diplôme approche à grands pas, je voulais vous contacter pour voir si des postes ouverts pourraient me convenir. Je suis très intéressé(e) par [insérer les compétences pertinentes] et je suis impatient(e) de recevoir une réponse de votre part.
Merci de votre temps et de votre attention !

Maintenant que nous nous sommes identifiés, apprenons comment rédiger votre courriel pour que les gens aient envie de le lire !

5. Utilisez le corps en votre faveur

Le corps de votre courriel est l'endroit où vous pouvez vraiment briller. 

Vous devez utiliser cet espace pour montrer votre personnalité et établir un lien avec votre lecteur.

Vous pouvez leur parler un peu de vous et de la raison pour laquelle vous leur écrivez, et vous voudrez également inclure quelques détails sur ce que vous recherchez.

Ainsi, le destinataire saura s'il peut ou non répondre à votre demande.

Voici quelques conseils pour rédiger un bon corps d'e-mail :

  • Utilisez un ton amical - Votre objectif est de faire en sorte que la personne se sente suffisamment à l'aise pour répondre à votre courriel, alors n'ayez pas peur d'utiliser des émoticônes ou des points d'exclamation si cela vous aide à faire comprendre que vous êtes enthousiaste !
  • Soyez concis et clair - Si vous ne pouvez pas expliquer ce dont vous avez besoin en deux phrases ou moins, c'est probablement trop compliqué ou trop spécifique pour qu'une autre personne puisse vous aider.
  • Utilisez des puces et du texte en gras pour mettre en évidence les points clés de votre message.
  • Posez des questions sur le poste spécifique ou sur l'expérience et les qualifications de la personne.
  • Dites-leur comment vos compétences pourraient leur être utiles, à eux, à leur équipe ou à leur organisation, et quelle valeur vous apporteriez au poste.

Donnez quelques informations sur vous-même, afin qu'ils aient une idée de la personne à qui ils s'adressent (incluez peut-être même une photo).

Voici un exemple de ce qu'il ne faut pas faire :

Salut ! 
Je m'appelle Sam, et je suis un rédacteur indépendant en herbe à la recherche d'un emploi dans le domaine du marketing de contenu. Je suis disponible pour des travaux de rédaction, de blogging et de gestion des médias sociaux à partir de 10 $/heure jusqu'à 30 $/heure, selon l'expérience. J'ai également une certaine expérience du codage HTML de base (par exemple, changer la taille et la couleur des polices) et des compétences de base en conception graphique (par exemple, créer des en-têtes). 
Si vous êtes intéressé par mon travail, faites-le moi savoir ! Sinon, ne vous inquiétez pas !

Cet email n'a pas de personnalité du tout. C'est ennuyeux, robotique et fade. 

La seule chose que cela me dit à propos de Sam, c'est qu'il est peut-être bon marché - ce qui n'est pas très professionnel de toute façon, puisque les indépendants doivent facturer en fonction de leur niveau d'expertise, et non du montant dont ils ont besoin pour chaque travail.

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez le faire :

Salut John,
Je suis un de vos grands fans, et j'aimerais beaucoup travailler avec vous sur un projet. J'ai joint mon CV à titre de référence. Si vous souhaitez en discuter plus avant, n'hésitez pas à m'indiquer la meilleure façon de vous joindre !
Meilleurs vœux,
{{YourName}}

6. Fournissez des détails supplémentaires si nécessaire

Même si votre courriel doit être court et clair, cela ne signifie pas qu'il doit rester inachevé et sans fournir d'informations au destinataire.

Veillez à inclure toutes les informations pertinentes et complémentaires afin que votre destinataire comprenne tout de vous. 

Voici quelques conseils :

  • Si vous écrivez au sujet d'une demande d'emploi, utilisez le mot "demande" ou "demande d'emploi" dans l'objet, afin que votre message ne se perde pas parmi les autres courriels dans leur boîte de réception.
  • Soyez aussi précis que possible si vous demandez une faveur ou des informations. 
  • Si vous cherchez une personne en particulier dans un bureau, mentionnez son nom, son titre et son service. 
  • Fournissez des informations supplémentaires telles qu'un CV, un portfolio, un site web ou tout autre élément pertinent par rapport à l'objet du courrier afin que le destinataire puisse les consulter après avoir lu le courrier électronique.

7. Inclure un appel à l'action

L'objectif de votre message doit être clair : que voulez-vous en retour ? 

Une réponse ? 

Une réunion ? 

Une opportunité ? 

Indiquez à vos destinataires ce qu'ils peuvent faire le plus rapidement possible, afin qu'ils n'oublient pas votre message.

Si vous demandez de l'aide, dites-leur ce dont vous avez besoin et pourquoi vous pensez qu'ils peuvent vous aider. 

Si vous proposez de l'aide, expliquez quel type d'expertise vous possédez et en quoi elle pourrait leur être utile.

Voici un exemple :

Hey [nom],

Je suis sûr que vous êtes occupé, mais je voulais vous envoyer un petit mot sur [sujet].

Je suis votre travail depuis un certain temps et j'ai toujours été impressionné par [votre travail]. J'espérais donc que nous pourrions prendre un café ou déjeuner ensemble au cours des prochaines semaines. J'aimerais en savoir plus sur ce que vous faites et comment cela peut s'appliquer à mon entreprise.

Si c'est quelque chose qui vous intéresse, faites-le moi savoir ! 

8. N'oubliez pas le suivi

Le courrier électronique est un excellent moyen d'atteindre les gens, mais ce n'est pas un moyen garanti d'obtenir une réponse.

En fait, seuls 20 % environ des courriels sont lus dans les 24 heures. 

N'attendez pas trop longtemps avant d'envoyer un autre courriel si vous n'avez pas encore reçu de réponse. 

Si cela fait plus d'une semaine que vous avez envoyé un courriel et que vous n'avez pas encore reçu de réponse, envoyez-en un autre !

Mais assurez-vous de le faire d'une manière qui ne donne pas l'impression que vous harcelez.

Voici quelques conseils :

  • N'utilisez pas de majuscules ou de points d'exclamation dans votre ligne d'objet - Ces éléments peuvent faire passer votre courriel pour du courrier indésirable ou du spam.
  • Soyez poli et respectueux dans votre corps de texte - Ne dites rien de négatif sur la personne ou son entreprise, et évitez d'être trop décontracté (par exemple, "Hey mec").
  • Soyez bref et n'incluez qu'une seule demande, si possible. Par exemple, "J'espère que nous pourrons fixer un moment pour nous rencontrer cette semaine."

Conclusion

J'espère que ces conseils vous aideront à résoudre vos doutes sur la façon d'écrire un courriel à un inconnu et à augmenter votre taux de réponse.

Sachez qu'il n'y a pas de règle universelle concernant la création de ce type d'e-mail, et que cela dépend en grande partie de la personne à qui vous écrivez et du secteur d'activité.

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