Lorsque vous commencez un projet potentiel avec un client, avez-vous souvent du mal à le faire répondre à vos courriels ? Êtes-vous préoccupé par l'efficacité de vos courriels de suivi ?

Cela peut être frustrant au plus haut point.

Dans le même temps, vous voulez éviter de gâcher vos chances de collaboration à long terme avec vos prospects en vous montrant impoli, impatient ou peu professionnel dans vos efforts pour les convaincre.

La question reste donc de savoir comment relever ce défi sans compromettre le potentiel de coopération future.

Pour vous aider à comprendre pourquoi vos clients ne répondent pas et ce qu'il faut faire dans un tel scénario, ce site post aborde certains des pièges les plus courants et les meilleurs conseils pour envoyer des courriels de suivi à vos clients potentiels.

Nous vous montrerons ensuite quelques exemples de courriels de suivi et vous donnerons des conseils utiles pour vous aider à personnaliser vos propres courriels et à réduire le temps que vous consacrez à leur rédaction quotidienne.

Plongeons-y !

Que sont les courriels de suivi ?

Dans le monde des affaires, il est courant d'envoyer un courriel de suivi à un client après un premier contact.

C'est une technique que nous utilisons lorsque nous voulons ou avons besoin de quelque chose d'une autre personne.

En outre, les courriels de suivi sont principalement utilisés pour rappeler aux destinataires des actions en cours (comme le paiement d'une facture ou la communication d'un retour d'information).

Pourquoi les courriels de suivi sont-ils pertinents pour les entreprises ?

Lorsqu'on fournit un service à la clientèle, il est essentiel de maintenir des lignes de communication ouvertes avec le client pendant toute la durée du projet.

Le fait de devoir jongler avec plusieurs clients signifie que ce type de communication est souvent négligé, ce qui, en retour, peut ralentir l'avancement de vos projets. De plus, si vous n'envoyez pas d'e-mails de suivi, les clients risquent de se faire une fausse idée de vous et de votre entreprise.

L'objectif des courriels de suivi est de :

  • Rappelez aux clients potentiels de vous répondre
  • Maintenir les projets sur la bonne voie
  • Veillez à ce que les informations ne se perdent pas dans la masse.
  • donner un sentiment d'organisation et de dévouement aux projets
  • Dites à vos clients, nouveaux et anciens, que vous prenez leurs affaires au sérieux.

Raisons les plus courantes pour ne pas obtenir de réponse ?

La raison pour laquelle vous n'avez pas obtenu de réponse n'est pas toujours un manque d'intérêt pour votre offre. Vous n'obtenez probablement pas de réponses de vos clients parce que :

  • Ils sont trop occupés pour vous répondre.
  • Votre courriel peut s'être perdu dans leurs spams ou leurs boîtes de réception.
  • Ils peuvent avoir besoin de plus de temps pour examiner votre demande ou consulter d'autres personnes.

Nous hésitons tous lorsque de l'argent est en jeu, n'est-ce pas ? Pourquoi n'hésiteraient-ils pas ?

C'est exactement la raison pour laquelle nous utilisons des courriels de suivi - pour rassurer nos clients qu'ils sont entre de bonnes mains. 

Nous avons vu ce qu'ils sont, alors passons maintenant aux étapes promises pour rédiger des courriels de suivi qui obtiennent des réponses et vous permettent de vous démarquer.

Comment rédiger un courriel de suivi

Chaque situation présente des avantages et des inconvénients, et il est important de les reconnaître avant de passer aux étapes fondamentales d'un bon courriel de suivi.

Nous avons décomposé les étapes à suivre pour maîtriser cette méthode en ce qui concerne les choses à faire et à ne pas faire, afin que vous puissiez vous mettre rapidement à niveau.

C'est parti ! 

Courriel de suivi - À faire

1. Attention à votre ligne d'objet

La concision et la précision sont les meilleurs atouts de l'objet de vos courriels de suivi.

Indiquez clairement ce dont vous avez besoin et précisez la raison de votre démarche. Voici quelques exemples de bons sujets de suivi :

  • Étapes de la phase 1 de [nom du projet].
  • Facture en souffrance du [Date]
  • Nous avons besoin de votre aide sur [question].
  • Mises à jour des réunions du [Date]
  • Des questions ou des préoccupations ?

La ligne d'objet de votre courriel doit être directe et claire quant à ce que vous attendez du destinataire. Plus l'objet est naturel, plus le taux de réponse est élevé.

2. Faites en sorte qu'il s'agisse d'eux

Si vous avez un objectif clair à l'esprit pour le courriel de suivi, il est facile de se mettre à la place du client et de rédiger un contenu qui le valorise.

Les courriels de suivi sont plus que de brefs rappels. Ce sont des lignes ouvertes pour construire des relations solides avec vos clients. C'est donc sur eux qu'il faut se concentrer.

Voici quelques idées sur la façon d'attirer l'attention de vos clients d'une manière sophistiquée :

  • Demandez un retour d'information sur une proposition ou un point de vue.
  • Demandez un moyen d'améliorer vos offres.
  • Faites preuve d'excentricité en proposant une solution à leur problème le plus urgent.

Ils auront ainsi l'impression que non seulement vous vous souciez d'eux, mais que vous prenez également le temps de rechercher et d'envisager différentes options afin de répondre à leurs besoins spécifiques.

3. Soyez bref

Avez-vous déjà entendu parler de la règle des 12 secondes ?

La règle des 12 secondes est le temps moyen que les gens passent à lire les e-mails.

Et, surtout dans le monde des affaires, personne n'a beaucoup de temps à consacrer à des courriels approfondis qui prennent quelques minutes à lire.

La plupart des lecteurs ne font que survoler vos courriels. Il est donc préférable que les suivis soient aussi brefs que possible tout en couvrant toutes les bases.

4. Appelez vos clients à l'action

Chaque courriel de suivi doit comporter un appel à l'action, à moins qu'il ne soit strictement informatif. De nombreux spécialistes du marketing ne tiennent pas compte de ce détail crucial, ce qui explique en grande partie pourquoi les gens ne prennent pas leurs e-mails aussi sérieusement qu'ils le devraient.

En d'autres termes, si vous voulez que vos clients et prospects entreprennent une action spécifique, vous devez leur faire comprendre clairement cette action.

Voici quelques réflexions pour commencer :

  • Veuillez commenter.
  • Nous contacter.
  • Indiquez votre date préférée.
  • Parlons-en.

Remarque : pour mettre en place un CTA efficace, évitez de donner un sentiment d'insécurité. Par exemple, pouvez-vous remarquer une différence entre ces deux phrases :

  • "S'il vous plaît, si vous trouvez le temps, j'apprécierais de pouvoir organiser une réunion pour que nous puissions discuter des détails du projet", et
  • "Envoyez-nous une date et une heure préférées pour que nous puissions organiser notre prochaine réunion."

La différence est dans le dévouement et l'audace. N'hésitez pas à l'utiliser.

5. Apprendre à être patient

Nous voici arrivés au cœur du problème : combien de temps faut-il attendre avant d'envoyer un courriel de suivi ?

N'attendez pas trop longtemps. Selon les meilleures pratiques, vous pouvez vous attendre à recevoir une réponse de vos clients dans un délai d'un jour ou deux.

Il est bon d'accorder à vos clients ce laps de temps avant d'effectuer un suivi.

En fait, il est beaucoup plus judicieux de leur demander simplement à quel moment ils seraient le plus réceptifs pour avoir de vos nouvelles. De cette façon, vous établirez une bonne relation basée sur leurs propres décisions tout en évitant d'être trop ennuyeux.

Remarque : tenez compte du fait que vos clients peuvent ne pas consulter leurs courriels pendant les week-ends et les jours fériés.

Il est délicat de programmer vos suivis de manière à ne pas paraître trop insistant juste après avoir attiré leur attention.

Il est toujours préférable de leur donner plus d'espace que d'agir trop tôt.

Courriel de suivi à ne pas faire

Il est maintenant temps d'examiner les pièges les plus courants lors de l'envoi de courriels de suivi :

1. Chercher à blâmer - Même si vos clients n'ont pas envoyé les informations comme promis, un courriel de suivi doit se concentrer sur un rappel en douceur de cette action. En vous concentrant sur la collaboration future et les avantages du client, vous obtiendrez un autre jeu de cartes.

2. Un objet de mauvaise qualité - L'objet est la première chose que votre client voit, et un filtre primaire pour décider s'il est important ou non. Soyez concis sur ce que vous attendez de vos clients. Cela aidera vos clients à juger de la pertinence de vos messages.

3. Attendre une réponse trop longtemps - Si vous attendez trop longtemps, votre client risque de mettre votre projet au second plan ou de l'oublier. Le rappel n'est pas synonyme d'ennui s'il est bien fait. Ainsi, effectuez un suivi rapide.

4. Comportement pressant - Pour montrer à votre client qu'il s'agit d'un rappel amical, soyez poli et léger. Fixez des attentes en lui disant quand vous ferez le suivi s'il ne répond pas.

5. Pas d'appel à l'action - Si votre client se contente de parcourir vos e-mails, il risque de passer à côté d'un appel à l'action et de le mettre en veilleuse. Donnez-lui un aperçu clair des prochaines étapes et un calendrier pour mener à bien son projet.

6. Communication incorrecte - Vous devez apprendre les préférences de communication de vos clients. La plupart des clients préfèrent les rappels par courriel, mais certains préfèrent les appels téléphoniques brefs. Si cela fournit les informations dont vous avez besoin, c'est payant !

Courriel de suivi Templates 

1. Modèle d'e-mail "Just checking in

Si vous devez assurer le suivi de votre offre, ou rappeler à vos clients votre précédent courriel, évitez d'être dans le besoin.

Exprimez votre empathie pour leur emploi du temps chargé et proposez une rencontre s'ils sont intéressés.

Conseil de pro : Les solutions d'intelligence artificielle (AI) comme TextCortex peuvent vous aider à rédiger des courriels personnalisés et attrayants lorsque vous êtes trop occupé ou lorsque vous ne voulez tout simplement pas utiliser de modèle.

Par exemple, le module complémentaire TextCortex's Chrome comprend une fonction utile"Bullet to email" qui peut être utilisée pour composer rapidement des e-mails à partir de vos points les plus importants.

Il vous suffit de définir les principaux thèmes que vous souhaitez aborder dans votre message, de sélectionner les puces, de cliquer sur le logo et de cliquer sur l'option "Bullet to email".

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2. Modèle d'e-mail "Suivi du devis

Votre client potentiel peut être en train d'analyser plusieurs offres à la fois. Un courriel court démontre votre volonté de créer un lien.

De plus, ce type d'e-mail démontre également un certain dévouement au projet lui-même. Croyez-le ou non, c'est parfois tout ce qu'il faut pour convaincre vos clients.

3. Modèle d'e-mail "sentiment d'urgence".

L'effet FOMO (fear of missing out) a été et reste un puissant outil de marketing.

Le fait d'indiquer une date d'expiration sur votre offre peut encourager de manière subliminale les clients à répondre immédiatement à votre courriel.

Personne ne veut rater une bonne affaire, n'est-ce pas ?

Conseil de pro : Outre ses nombreuses fonctions de réécriture, l'extension Chrome de TextCortexpropose une option de changement de ton très utile qui permet de réécrire votre contenu sur un ton différent.

Pour l'utiliser, sélectionnez la phrase ou les paragraphes que vous souhaitez réécrire dans une variété de tons différents, cliquez sur le logo et choisissez la fonction "Tonalité" .

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Cliquez sur le lien du type de tonalité en bas de la fenêtre de suggestion et sélectionnez la tonalité"Urgent" pour ajouter un caractère d'urgence à votre message lorsque vous utilisez la fonction "Tonalité".

4. Modèle d'e-mail "Reconnectons nous".

Les hommes d'affaires sont des gens d'action. Cela dit, il est plus probable que vous obteniez une réponse à votre courriel de suivi si vous faites un appel direct.

Quel que soit le type de demande, vos clients ne s'y méprendront pas si vos courriels de suivi conservent le même degré de professionnalisme.

Conseil de pro : Quel que soit le sujet ou le public, la fonction "Paraphrase " de TextCortexpeut vous aider à maintenir un niveau élevé de qualité rédactionnelle.

Sélectionnez vos phrases ou paragraphes en vrac, cliquez sur le logo et choisissez l'option "Paraphrase" .

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5. Modèle d'e-mail de "suivi de réunion".

Après avoir rencontré des clients, il est recommandé d'envoyer un courriel de suivi. Il s'agit d'une étape mature qui pourrait conduire à de nombreuses relations fructueuses au fil du temps.

Cette forme de courriel de suivi n'est qu'un remerciement rapide pour le temps passé par le client.

Pour conclure

Il n'y a aucun doute sur la nécessité d'intégrer les courriels de suivi dans votre stratégie commerciale. 

Passer du temps à cultiver des relations est un investissement dans la santé de votre entreprise, qui vous rapportera des dividendes sous la forme d'un succès continu dans la conclusion d'affaires et le maintien des relations.

Cela ne les rend pas pour autant divertissants. Surtout si vous devez les écrire tous les jours.

Nous vous suggérons d'essayer TextCortex si vous êtes en panne d'inspiration, si vous en avez assez d'utiliser le même vieux templates ou si vous êtes simplement curieux de voir ce qui existe.

De plus, l'utilisation de TextCortex peut transformer votre pire journée d'écriture en une tâche existante.

Et ce n'est pas tout.

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