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Las wikis y las bases de conocimiento son herramientas de empresa con contenidos y áreas de uso diferentes. A muchas empresas les cuesta entender las diferencias entre una wiki y una base de conocimientos, y cuál es la que mejor se adapta a sus necesidades. Si te preguntas si tu empresa necesita una biblioteca de datos, una wiki o una base de conocimientos, ¡nosotros te ayudamos!
En este artículo, compararemos las diferencias entre wikis y bases de conocimiento y sus usos previstos.
¿Preparados? ¡Vamos a sumergirnos!
TL; DR
- Los wikis corporativos permiten a tus empleados crear una base de conocimientos acumulativa y encontrar la información que buscan.
- Las bases de conocimiento te permiten crear un repositorio organizado de conocimientos y datos para los empleados y que éstos puedan acceder a la información que buscan con mucha más rapidez.
- Mientras que las wikis corporativas son útiles para crear un repositorio de conocimiento acumulativo para empleados y clientes, las bases de conocimiento te permiten crear información de datos categorizada y concisa para empleados y clientes.
- Las mayores diferencias entre una wiki y una base de conocimientos son su finalidad, formato y organización, y la velocidad de navegación entre ellas.
- Si buscas una solución eficaz de base de conocimientos para tus empleados, TextCortex es el camino a seguir con su asistente conversacional de IA ZenoChat, búsqueda web, múltiples LLM y su potente GAR.
¿Qué es una Wiki Corporativa?
Un wiki corporativo es una biblioteca de almacenamiento de datos e información compartida que sólo los empleados de tu empresa pueden editar, añadir o eliminar. Es una base de datos central en la que una comunidad de empleados puede aportar o editar contenidos relacionados con los proyectos, productos, servicios, avances y documentación de la empresa.
¿Qué incluir en un Wiki corporativo?
Un wiki corporativo debe contener documentos que tus empleados puedan editar y añadir, incluyendo información sobre proyectos, productos o servicios. Los tipos más comunes de datos que puedes incluir en un wiki corporativo incluyen:
- Visión
- Misión
- Cultura
- Manuales del empleado
- Manuales del personal
- Políticas de RRHH
- PNT (Procedimiento Operativo Estándar)
- Materiales de incorporación
- Preguntas frecuentes
- Guías prácticas
- Fuentes de los documentos del proceso
- Documentos anteriores
Beneficios de la Wiki Corporativa
Un wiki corporativo permite a los empleados compartir, editar, actualizar y buscar información rápida y fácilmente en toda tu empresa. Además, todos los empleados pueden contribuir a la wiki de tu empresa y hacerla más organizada o desordenada. Algunas de las ventajas de una wiki corporativa son:
- Ahorra tiempo
- Intercambio centralizado de información
- Conocimiento preservado
- Cultura de trabajo colaborativo
- Recursos acumulados
- Mejor Productividad
Desafíos de la Wiki Corporativa
Aunque la wiki corporativa tiene muchas ventajas, también tiene algunos inconvenientes, tanto porque cualquiera puede editarla como porque es accesible a todos los empleados. Algunos de los retos de la wiki corporativa son:
- Menos control sobre el contenido
- Menos estructuradas que las bases de conocimientos
- Falta de análisis
- Trabajo extra para los empleados
- Problemas de navegación y búsqueda de información
¿Qué es una Base de Conocimientos?
Una base de conocimientos es una biblioteca online de información a la que tu equipo puede acceder para saber más sobre la cultura de tu empresa, proyectos en curso, proyectos anteriores, políticas, servicios y guías.
Una base de conocimientos ayuda a una empresa a recopilar, organizar, gestionar, compartir y recuperar información de las operaciones. Existen principalmente dos tipos de bases de conocimiento que ofrecen diferentes ventajas y casos de uso.
¿Qué incluir en una base de conocimientos?
Las bases de conocimientos contienen la información que necesitan tus empleados o clientes. Las bases de conocimiento internas contienen la información que necesitan tus empleados, mientras que las bases de conocimiento externas deben contener la información que necesitan tus clientes. Algunos de los tipos de datos que puedes incluir en una base de conocimientos de la empresa son:
- Preguntas frecuentes
- Manuales
- Guías prácticas
- Guías de solución de problemas
- Runbooks
- Recursos del proyecto
- PNT
- Materiales de incorporación
- Informes de progreso
- Documentación
- Blog Puestos
- Instrucciones de productos y servicios
Ventajas de una base de conocimientos
Los sistemas basados en el conocimiento ofrecen diversas ventajas tanto a tus empleados como a tus clientes. Las bases de conocimiento son más completas en cuanto a funcionalidad y características que las wikis. Algunas de las ventajas de las bases de conocimiento sobre las wikis son:
- Función de búsqueda rápida y concisa
- Sistema de Categorización Fácil de Usar
- Función de Análisis de Datos
- Integración con los flujos de trabajo
- Fuente de información centralizada
Además, con herramientas como TextCortex , que potencian tus bases de conocimiento con IA, puedes completar tus tareas de análisis de datos en menos de un minuto y encontrar la información que buscas en un formato conversacional.
Bases de conocimiento Retos
Aunque las bases de conocimiento ofrecen muchas ventajas, también tienen aspectos negativos. Algunos de los retos de las bases de conocimiento son
- Menos colaboración
- Requiere mantenimiento
- Requiere actualizaciones periódicas
Wiki vs. Base de conocimientos: Comparación
Los wikis y las bases de conocimiento tienen sus propios propósitos y patrones de uso. Si tienes curiosidad por conocer las diferencias y características específicas de ambas herramientas, ¡sigue leyendo!
Propósito
El objetivo de las wikis corporativas es que los empleados creen un fondo común de conocimientos y que todos puedan añadir, editar y cambiar información. Aumenta la colaboración en equipo y la calidad de la lluvia de ideas. Sin embargo, como los wikis de empresa no están estructurados, no proporcionan a los empleados un acceso rápido a la información. Los wikis de empresa son accesibles y editables por todos los empleados.
El objetivo de las bases de conocimiento es proporcionar un acceso rápido a la información necesaria. Las bases de conocimiento internas proporcionan a los empleados un acceso rápido a los datos que necesitan, mientras que las bases de conocimiento externas permiten a los clientes encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas. Aunque normalmente todos los empleados pueden acceder a la información de una base de conocimientos, los privilegios de edición suelen estar restringidos.
Formato y organización
Los wikis de empresa no tienen normas ni estructuras específicas porque cualquiera puede editarlos. Buscar información o datos en un wiki de empresa es un proceso laborioso y que lleva mucho tiempo. En cambio, las bases de conocimiento están organizadas por categorías porque las gestiona una o pocas personas y permiten a los empleados acceder rápidamente a la información que buscan. Mientras que las wikis de empresa contienen información que transmite investigaciones y experiencias, las bases de conocimiento contienen datos que se están analizando o pueden analizarse.
Búsqueda y navegación
Las wikis de empresa suelen estar formadas por bloques desorganizados de información, lo que dificulta la navegación y la recuperación de información. Esto se debe a que carecen de categorías definidas y de una organización sistemática. Las bases de conocimiento, en cambio, clasifican los datos y la información en categorías estructuradas que se actualizan periódicamente. Esta estructura hace que las bases de conocimiento sean más eficaces para los empleados y clientes que buscan datos específicos. Además, las bases de conocimiento impulsadas por IA permiten una rápida recuperación de la información, lo que permite a los usuarios encontrar lo que necesitan en segundos y transformar los datos brutos en información perspicaz.
TextCortex AI: Mejora tu juego de gestión del conocimiento
TextCortex ofrece a sus usuarios una gran variedad de funciones, así como bases de conocimiento personalizables impulsadas por IA. Puedes cargar tus datos internos en TextCortex o integrar tus fuentes de conocimiento existentes, como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion, en TextCortex.
Las bases de conocimiento de TextCortex te permiten recuperar rápidamente información específica de tu conjunto de datos. Gracias a la robusta tecnología RAG (Recuperación-Generación Aumentada) de TextCortex, puedes acceder incluso al texto dentro de las imágenes. Otra ventaja es la mayor eficacia a la hora de realizar tareas de análisis de datos. Más allá de las bases de conocimiento, TextCortex ofrece funciones como la automatización del flujo de trabajo, la búsqueda web, múltiples LLM (Large Language Models), múltiples generadores de imágenes y la posibilidad de crear agentes de IA personalizados. Aprovechando estas herramientas, puedes aumentar tanto el rendimiento general de la empresa como la productividad individual de tus empleados. Comprueba los resultados de uno de nuestros casos prácticos:
- Reducción del tiempo de búsqueda de experiencia interna de minutos a segundos
- Un 10-12% más de eficacia en la creación de propuestas
- La confianza de los empleados en el trabajo con IA mejoró de 8/10 a 10/10
- El entusiasmo de los empleados hacia la IA aumentó del 25% al 67%.
- El 94% de los empleados afirman que la IA mejora la calidad de su trabajo
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre base de conocimientos y wiki?
Mientras que las bases de conocimiento son sistemas organizados regularmente que facilitan a los empleados o clientes el acceso a la información, las wikis son bibliotecas que cualquiera puede editar, y los usuarios pueden perderse entre bloques de información.
¿Cuál es la finalidad de una wiki?
Una wiki es una biblioteca colaborativa en la que los usuarios pueden añadir, editar o eliminar contenido. Una wiki de empresa es una biblioteca donde todos los empleados pueden editar y acceder a información relacionada con la empresa. Una wiki de empresa puede incluir contenido escrito, documentos, vídeos, voces e imágenes.
¿Qué es una base de conocimientos wiki?
Una base de conocimientos es similar a una wiki interna en el sentido de que es un repositorio centralizado de información y datos. Sin embargo, a diferencia de un wiki, una base de conocimientos puede clasificarse por departamento, proyecto y fecha. La base de conocimientos se actualiza periódicamente, y la información se añade a medida que los empleados la necesitan. Los empleados pueden acceder a la información que necesitan para completar las tareas mucho más rápidamente a través de la base de conocimientos.
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