Herramientas de Comunicación Interna: Definición, ventajas y características principales

En el mundo empresarial actual, la línea que separa la comunicación física de la digital se ha hecho más delgada, y la comunicación digital se utiliza cada vez más. Para satisfacer esta necesidad se han ofrecido soluciones como intranets, aplicaciones de chat y herramientas de gestión del conocimiento. Las aplicaciones que permiten a las empresas compartir información con sus empleados se denominan herramientas de comunicación interna. Sin embargo, como la tecnología evoluciona constantemente, tus herramientas de comunicación interna deben actualizarse con las tecnologías en desarrollo. Si te preguntas qué son las herramientas de comunicación interna, ¡te lo explicamos!

En este artículo, te explicaremos qué son las herramientas de comunicación interna y sus características eficaces imprescindibles.

¿Preparados? ¡Empecemos!

TL; DR

• Las herramientas de comunicación interna son aplicaciones que facilitan la comunicación entre empleados de empresas y organizaciones o entre empleados y directivos.
• Las herramientas de comunicación interna permiten a los empleados comunicarse con mayor eficacia, centrarse en sus tareas y aumentar su productividad.
• Las herramientas de comunicación interna ofrecen ventajas como el ahorro de tiempo, la eliminación de barreras geográficas, la mejora de la eficacia y la colaboración.
• Algunas de las características principales de una herramienta de comunicación interna son disponer de filtros, admitir el uso compartido de archivos, agilizar la organización con sistemas como el etiquetado y ofrecer integración con distintos sitios web y aplicaciones.
• Si buscas un copiloto con IA que ofrezca todo lo que ofrece una herramienta de comunicación interna, además de funciones individuales y de colaboración, entonces TextCortex está diseñado para ti.

¿Qué son las herramientas de comunicación interna?

Las herramientas de comunicación interna son aplicaciones que ayudan a las empresas, negocios y organizaciones a gestionar la comunicación con los empleados. Con estas herramientas, puedes agilizar la comunicación entre jefes y empleados o entre los propios empleados. Las herramientas de comunicación interna también ayudan a tus empleados a ahorrar tiempo reduciendo las conversaciones cara a cara.

¿Por qué son importantes las herramientas de comunicación interna?

En el mundo empresarial digital actual, la clave del éxito de una empresa es la comunicación interna y externa. Según la encuesta de Spiceworks, el 57% de los empleados afirman que no reciben instrucciones claras. Es importante utilizar herramientas de comunicación interna para que tus empleados comprendan la estrategia de la empresa y sepan qué hacer. La comunicación interna permite a tus empleados intercambiar información de forma eficaz con los directivos o con otros equipos. Así, tus empleados pueden trabajar en colaboración y aumentar su productividad general.

Ventajas de las herramientas de comunicación interna

Sin una herramienta de comunicación interna, es probable que tengas problemas para coordinar el trabajo, mantener a todo el mundo informado y compartir conocimientos. Para evitar la pérdida de tiempo, la disminución de la productividad y un entorno de trabajo ineficaz, debes utilizar herramientas de comunicación interna. Entre las ventajas de las herramientas de comunicación interna se incluyen:

• Colaboración entre equipos
• Ahorra tiempo
• Eliminar las barreras geográficas
• Mejora la eficacia
• Aumenta la productividad
• Mantiene informados a los empleados
• Ofrece un Lugar de Trabajo Comprometido para Trabajadores Remotos/Híbridos

Tipos de herramientas de comunicación interna

Las herramientas de comunicación interna son de varios tipos según las necesidades de las empresas. Cada herramienta de comunicación interna ofrece ventajas y comodidades a las empresas en distintos aspectos. Los tipos de herramientas de comunicación interna más populares son:

• Aplicaciones de mensajería
• Intranets
• Herramientas de colaboración
• Espacios de trabajo
• Herramientas de gestión del conocimiento
• Apps de conferencias de voz o vídeo
• Herramientas para compartir archivos

Características principales de las herramientas eficaces de comunicación interna

Independientemente del tipo de herramienta de comunicación interna, hay ventajas y características fundamentales que debe ofrecer a sus usuarios y a la empresa. Estas características mejoran la comunicación interna y permiten a los empleados comunicarse más eficazmente y trabajar con más eficiencia. Echemos un vistazo a las características principales de las herramientas de comunicación interna eficaces.

Buscar y clasificar

Una de las características esenciales de una herramienta de comunicación interna es el historial de chat, que consiste en ordenar los mensajes y archivos según determinados parámetros, facilitar el acceso a datos antiguos y reforzar la comunicación. Las herramientas de comunicación interna se utilizan no sólo para la comunicación, sino también para el seguimiento de tareas y el almacenamiento de información. Los empleados deben poder acceder a antiguos registros de comunicación y examinar los puntos clave relacionados con las tareas que realizaron y las decisiones tomadas durante las conversaciones.

Organización

Las herramientas de comunicación interna permiten a los usuarios estructurar y organizar la información de la forma que mejor funcione para ambos. De este modo, los empleados pueden seguir y organizar eficazmente las tareas y conversaciones creando sus propios calendarios. Por ejemplo, muchas herramientas de comunicación, como Gmail, ofrecen funciones como la creación de etiquetas y el etiquetado.

Notificaciones, anuncios y noticias

Recibir notificaciones, anuncios y noticias de conversaciones o mensajes concretos es una de las características clave de las herramientas de comunicación interna.

Según TradePressService de TradePressServiceel 74% de los empleados creen que se pierden información y noticias de la empresa. Para evitar esta situación, puedes asegurarte de que tus empleados se mantienen al día siguiendo las notificaciones y noticias a través de las herramientas de comunicación interna. De este modo, será más fácil para los empleados seguir los cambios repentinos de tareas y las tareas prioritarias.

Compartir archivos

Las herramientas de comunicación interna de alta calidad permiten a los usuarios no sólo enviar mensajes de texto, sino también compartir diversos documentos como vídeos, archivos, presentaciones, vídeos, audio y PDF. Así, los empleados pueden compartir los archivos y documentos necesarios mientras se comunican entre ellos y acceder rápidamente a los archivos que necesitan. Además, la posibilidad de compartir PDF, documentos, imágenes, vídeos, audio, presentaciones y otros tipos de archivos puede facilitar mucho la colaboración de los equipos en los proyectos.

Seguimiento de tareas

Es una gran ventaja para los empleados y directivos hacer un seguimiento del historial de tareas y de lo que se ha dicho y hecho en los proyectos mediante herramientas de comunicación interna. Actúa como punto de referencia para que los empleados que trabajan en varios proyectos puedan ver su historial de tareas y hacer un seguimiento de los últimos cambios realizados en el proyecto. Así, aunque los empleados trabajen en varios proyectos al mismo tiempo, pueden seguir el progreso de cada proyecto y pasar al siguiente paso. Como resultado, en lugar de dedicar tiempo a determinar los cambios en el proyecto, los empleados pueden dedicar su valioso tiempo a completar las tareas.

Integrations

Cuanta más integración tenga una herramienta de comunicación interna, más oportunidades nuevas podrá abrir a sus usuarios. En primer lugar, la integración de una herramienta de comunicación interna con sitios web y aplicaciones significa que dará soporte a tus empleados en cualquier momento y lugar.

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