La mayoría de los empleados de las empresas han usado alguna vez una intranet. Sin embargo, son muchos menos los que dirían que su intranet funciona realmente bien. La idea es tener un único lugar donde encontrar información de la empresa, políticas y novedades del equipo. La realidad suele ser un sitio de SharePoint que nadie mantiene y una función de búsqueda que arroja 400 resultados al buscar «política de vacaciones».

En este artículo te contamos qué son las intranets, por qué son importantes y cómo la IA está cambiando lo que puede hacer una intranet que funcione bien.

En resumen: Una intranet es una red interna privada que conecta a los empleados con la información y las herramientas de la empresa, y entre ellos mismos. Las intranets tradicionales adolecen de una escasa visibilidad y de contenidos obsoletos. Las intranets basadas en IA permiten consultar el conocimiento de la empresa mediante lenguaje natural, muestran la información adecuada de forma proactiva y se integran con tus herramientas actuales. TextCortex las empresas TextCortex convertir su documentación actual en una capa de conocimiento basada en IA y consultable sin necesidad de reconstruir su intranet.

¿Qué es una Intranet?

Una intranet es una red privada e interna que utilizan las organizaciones para compartir información, herramientas y recursos exclusivamente con sus empleados. El acceso suele estar restringido a usuarios verificados dentro de la organización.

Las intranets modernas son plataformas web alojadas en servidores de la empresa o en la nube. Sirven como centro neurálgico desde el que los empleados acceden a noticias de la empresa, documentación de RR. HH., herramientas de proyectos, bases de conocimientos y comunicaciones internas. Una intranet también se puede usar para mantener conectados a los distintos equipos de una organización a través de espacios de trabajo compartidos y funciones colaborativas.

Tipos de intranets

Las intranets pueden adoptar diversas formas, dependiendo del tamaño y las necesidades de la organización:

  • Intranets tradicionales: repositorios de documentos estáticos y portales de noticias corporativas, normalmente creados en plataformas como SharePoint
  • Intranets sociales: añade funciones de colaboración como feeds de equipo, perfiles de empleados y mensajería en tiempo real (Slack, Teams)
  • Intranets basadas en IA: integra la búsqueda en lenguaje natural, la síntesis inteligente y la presentación proactiva de conocimientos en el contenido ya existente

Intranet frente a extranet

Una intranet solo es accesible para los empleados de la empresa. Una extranet amplía el acceso selectivo a terceros externos, como socios, proveedores o clientes. Ambas son redes privadas, pero una extranet cuenta con una capa controlada orientada al exterior para casos de uso específicos.

Por qué suelen fracasar las intranets

La mayoría de los fallos de las intranets se reducen a tres problemas. El contenido se queda obsoleto porque nadie se encarga de actualizarlo. La búsqueda se basa en palabras clave y arroja demasiados resultados irrelevantes. Y los empleados acaban dejando de confiar en lo que encuentran allí, así que le preguntan a un compañero, lo que va totalmente en contra del objetivo.

El resultado: una intranet con un buen presupuesto que los empleados evitan usar porque preguntar en un canal de Slack es más rápido que buscar en la intranet.

Cómo mejora la IA las intranets corporativas

La IA transforma las intranets de simples repositorios pasivos de documentos en sistemas activos de conocimiento. Así es como se ve esto en la práctica.

Búsqueda en lenguaje natural

En lugar de una búsqueda por palabras clave, que requiere que sepas exactamente lo que estás buscando, la IA permite a los empleados formular preguntas en lenguaje natural. Si preguntas «¿Cuál es nuestra política de reembolso para los contratos corporativos?», obtienes una respuesta sintetizada a partir de los documentos pertinentes, en lugar de una lista de 12 archivos PDF.

Extracción proactiva de conocimientos

La IA supervisa en qué están trabajando los empleados y muestra de forma proactiva documentos, actualizaciones o conocimientos del equipo que puedan serles útiles, sin necesidad de realizar una búsqueda. Los nuevos empleados reciben material de incorporación adaptado al contexto. Los comerciales reciben casos prácticos relevantes antes de una llamada de presentación.

Mantenimiento automático de contenidos

La IA hace un seguimiento de la antigüedad de los documentos y de los patrones de uso, señalando el contenido obsoleto para que se revise o actualizando automáticamente las secciones cuando cambian los sistemas de origen. Esto resuelve el problema de la responsabilidad que acaba con la mayoría de las intranets tradicionales.

TextCortex capa de intranet basada en IA

TextCortex una plataforma de IA empresarial con sede en la UE que se integra en el contenido de tu intranet actual y permite realizar búsquedas mediante lenguaje natural. No es necesario que reconfigures tu SharePoint ni que migres tus documentos. TextCortex a tus fuentes actuales y las convierte en una base de conocimientos en la que se pueden realizar búsquedas y obtener resúmenes.

Resultados de MAHLE, un proveedor automovilístico global y empresa del DAX, tras implementar TextCortex capa de IA en su entorno de SharePoint:

  • Un 65 % de adopción de la IA durante el primer mes de implementación
  • Más de 5 horas a la semana de ahorro por empleado gracias a una recuperación más rápida de la información
  • Agentes implementados directamente en SharePoint, lo que permite consultar al instante la documentación existente mediante lenguaje natural

TextCortex las certificaciones ISO 27001 y SOC 2, cumple plenamente con el RGPD y la Ley de IA de la UE, y presta servicio a clientes de las listas Fortune 500 y DAX 40 en todo el mundo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una intranet?

Una intranet es una red interna privada que las organizaciones utilizan para compartir información, herramientas y recursos exclusivamente con sus empleados. Para acceder a ella es necesario autenticarse. Las intranets modernas están basadas en la web y sirven como centro neurálgico para las noticias de la empresa, la documentación de RR. HH., las herramientas de proyectos y las comunicaciones internas.

¿Cuál es la diferencia entre una intranet e Internet?

Internet es de acceso público. Una intranet es privada y está restringida a los empleados verificados de una organización. La intranet utiliza las mismas tecnologías web (navegadores, HTTP), pero cuenta con controles de autenticación y acceso que impiden el acceso externo.

¿Por qué la mayoría de las intranets no logran aportar valor?

Los tres problemas más comunes son el contenido obsoleto (nadie se encarga de actualizarlo), una búsqueda deficiente (búsquedas por palabras clave que arrojan demasiados resultados irrelevantes) y la pérdida de confianza (los empleados dejan de usarlo cuando se han visto perjudicados por información desactualizada). La IA resuelve estos tres problemas al permitir consultas en lenguaje natural, el mantenimiento proactivo del contenido y la síntesis inteligente.

¿Qué es una intranet basada en IA?

Una intranet basada en IA añade búsqueda en lenguaje natural, resumen inteligente de documentos y presentación proactiva de conocimientos al contenido ya existente de la intranet. Los empleados pueden hacer preguntas en lenguaje coloquial y obtener respuestas sintetizadas, en lugar de resultados de búsqueda por palabras clave. TextCortex como una capa de IA sobre SharePoint, Google Drive o Notion necesidad de migrar los datos.

¿Cómo mejora la IA la búsqueda en la intranet?

La búsqueda tradicional en la intranet requiere conocer las palabras clave adecuadas y revisar una lista de resultados. La búsqueda basada en IA entiende la intención, sintetiza respuestas de varios documentos a la vez y ofrece una respuesta directa en lugar de una lista de enlaces. Los empleados de MAHLE pudieron consultar el contenido de SharePoint utilizando lenguaje natural tras implementar TextCortex .

¿Sigue siendo relevante una intranet para las empresas hoy en día?

Sí, pero la forma ha cambiado. Probablemente no merezca la pena mantener un portal de documentos estático. Una capa de conocimiento basada en IA que permita consultar el conocimiento institucional en tiempo real es una de las inversiones con mayor retorno de la inversión que una empresa puede hacer para mejorar la productividad de sus empleados. MAHLE logró una adopción del 65 % en el primer mes y un ahorro de más de 5 horas semanales por empleado.