¿Qué es una Intranet? - ¿Es relevante para tu empresa?

Un negocio, equipo o empresa necesita una app para organizar la carga de trabajo y gestionar la comunicación de datos de los empleados. Las apps que ofrecen estas funciones y son útiles para agilizar la carga de trabajo se llaman intranets. Una intranet es una plataforma interna de comunicación y colaboración utilizada por empresas de todos los tamaños y sectores. Una intranet es un método para compartir información, comunicarse y colaborar eficazmente con socios de confianza. Si tienes curiosidad por conocer las ventajas de una intranet que aumentará la eficacia y, por tanto, la rentabilidad de tu empresa, ¡sigue leyendo!

En este artículo, exploraremos qué es una intranet y examinaremos sus mejores prácticas.

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TL; DR

• Las aplicaciones de intranet son herramientas que los negocios, las empresas y las organizaciones utilizan para compartir datos, reforzar la comunicación y gestionar el conocimiento.
• Las intranets ofrecen funciones clave como compartir información de forma segura, comunicación clara, actualizaciones, noticias y anuncios.
• Con las intranets, puedes comunicarte eficazmente con los miembros de tu empresa y agilizar todos los flujos de trabajo.
• Como las aplicaciones de intranet también funcionan como herramientas de almacenamiento de documentos y datos, permiten a los empleados encontrar rápidamente cualquier dato.
• Si buscas una herramienta de gestión del conocimiento más flexible y eficaz que las intranets, ZenoChat está diseñada para ti, con funciones que te permiten completar tus tareas de gestión del conocimiento con la ayuda de la IA.

¿Qué es una Intranet?

Una intranet es una red privada que utilizan las organizaciones para compartir datos, comunicarse y gestionar tareas. Una intranet actúa como sede digital de una empresa para mantener informados a los empleados, de modo que cada uno de ellos pueda acceder fácilmente a los datos que busca. Una intranet también puede utilizarse para mantener conectados a los distintos equipos de una organización.

Características principales de las Intranets

Las intranets mantienen en contacto a los equipos y facilitan el intercambio de conocimientos entre los empleados. Las principales características de una intranet son:

• Compartir información de forma segura
• Comunicación clara entre dirigentes y empleados
• Mantener al día a los distintos equipos compartiendo conocimientos
• Permite a las organizaciones almacenar datos importantes, como directrices, políticas y Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT).
• Permite a los empleados acceder rápidamente a los datos que buscan

Ventajas de las Intranets

Al dotar a las empresas de una intranet, es posible tanto agilizar el flujo de trabajo como aumentar la productividad de los empleados. El uso eficaz de la intranet es crucial para las empresas, ya que les ayuda a potenciar la gestión y el intercambio de conocimientos entre empleados y directivos. Algunas de las principales ventajas de las intranets son:

• Comunicación mejorada: Las intranets proporcionan una comunicación eficaz sobre noticias, actualizaciones y anuncios entre organizaciones, equipos, empleados y directivos.
• Colaboración: Las intranets permiten a los empleados compartir datos como calendarios compartidos, compartir documentos, hojas de ruta de tareas y trabajar juntos.
• Aumenta la productividad: Las herramientas de Intranet proporcionan un área de almacenamiento común para la información y los recursos, lo que permite a los empleados acceder a los datos rápidamente y completar las tareas con mayor celeridad.
• Seguridad mejorada: Las herramientas de Intranet permiten a los administradores establecer permisos de acceso para datos sensibles, manteniendo los datos a salvo.
• Escalabilidad: Las intranets pueden hacerse más útiles evolucionando con nuevos datos, usuarios, contenidos y funciones.

Casos de uso de la Intranet

Una intranet es una herramienta versátil y potente que puede cambiar el funcionamiento de una organización. Las intranets pueden ayudar con la comunicación, la gestión del conocimiento, el intercambio de información, el seguimiento de tareas, la recuperación de datos, la colaboración, el trabajo a distancia y la organización del flujo de trabajo. He aquí algunos casos de uso populares de las intranets:

• Comunicación interna: Las intranets permiten compartir noticias, anuncios y actualizaciones entre los miembros de la organización.
• Biblioteca para empleados: Las intranets ofrecen una función de biblioteca donde los empleados pueden encontrar los datos que buscan. Según los estudios, un empleado pasa una media de 18 minutos buscando un archivo; con las intranets, puedes reducir el tiempo que tardan los empleados en encontrar archivos a unos segundos.
• Almacenamiento de documentos: Puedes subir documentos relacionados con las tareas de la organización a las intranets y compartir documentos importantes con los empleados.
• Colaboración: Las intranets ayudan a los equipos que trabajan en distintos aspectos de la organización a gestionar sus tareas comunes.
• Formación: Gracias a las intranets, puedes ofrecer cursos online a tus empleados y desarrollar sus habilidades.

Buenas prácticas de Intranet

Si quieres implantar una intranet en tu empresa, pero no estás seguro de cómo utilizarla, te ayudamos. Echemos un vistazo más de cerca a las mejores prácticas de las intranets para empresas, negocios, organizaciones y equipos.

Comunicación eficaz

La mayor ventaja de implantar una intranet en tu empresa es que proporciona una comunicación eficaz. A diferencia del correo electrónico y las aplicaciones de chat, las intranets te permiten compartir actualizaciones, anuncios y noticias con todos los miembros de tu empresa de forma profesional. Especialmente si tienes empleados remotos o híbridos en tu empresa, las intranets son una forma eficaz y organizada de comunicarte con ellos.

Cuando se utiliza correctamente, una intranet permite a todos los miembros y equipos de tu empresa trabajar en colaboración y completar tareas de forma autónoma. De este modo, puedes tanto aumentar la productividad general como impulsar el rendimiento individual de los empleados. Según el informe worldmetrics 2024, el 57% de los empleados afirman que no reciben instrucciones claras y el 75% de los empleados no están satisfechos con la comunicación de su empresa. Para evitar este problema, puedes integrar intranets en tu empresa y superar la ineficacia causada por la falta de comunicación, asegurándote de que los empleados siguen y saben lo que tienen que hacer.

Información instantánea 

Puedes utilizar las intranets para subir documentos relacionados con las tareas y permitir que todos los empleados accedan a estos documentos. De este modo, un empleado puede acceder a la información que busca con unos pocos clics y continuar con su tarea sin perder la concentración.

Un empleado puede distraerse a sí mismo y a sus compañeros para encontrar los datos que busca, lo que puede provocar una disminución de la productividad general. Según las investigaciones, interrumpir al menos a 2 personas para encontrar lo que necesitan hasta 5 veces al día, provoca una disminución de la productividad al dificultar la concentración de los empleados. Con una intranet, puedes permitir que los empleados accedan a la información que buscan sin interrumpir a otros empleados.

Aunque las aplicaciones de intranet son útiles para encontrar datos, no son funcionales para adquirir información relevante a partir de consultas más largas. Aunque puedes aprender información tal cual con las intranets, no puedes crear información nueva después de analizar los datos. Si quieres mejorar tu proceso de procesamiento de datos y recuperación de información, las herramientas de gestión del conocimiento potenciadas por IA, como las Bases de Conocimiento de ZenoChat, están diseñadas para ti.

ZenoChat de TextCortex: Una forma más inteligente de gestionar el conocimiento de tu empresa que una intranet

ZenoChat ofrece una experiencia de intranet mejorada gracias a su función "Bases de conocimiento". Con las bases de conocimiento de ZenoChat, puedes crear un espacio de trabajo donde cargar y gestionar todos los datos de tu empresa de forma segura. A diferencia de las intranets tradicionales, ZenoChat ofrece una experiencia de gestión del conocimiento interactiva y personalizable para las empresas.

Mientras que las apps tradicionales de intranet sólo proporcionan datos en bruto a sus usuarios, ZenoChat también puede analizar sus preguntas o consultas y generar respuestas con perspectivas utilizando los datos del conocimiento de la empresa. Por ejemplo, mientras que con las apps de intranet tradicionales puedes acceder a los datos de una lista de tareas semanales, con ZenoChat puedes acceder al número, tipo y contenido de las tareas y crear resúmenes sobre cada una de ellas, lo que hace que los empleados utilicen ZenoChat de forma más flexible y versátil.

La función de Bases de Conocimiento de ZenoChat permite a sus usuarios cargar o conectar sus datos internos. Con nuestra base de conocimientos integrations, puedes importar tus fuentes de datos existentes, como Google Drive, Microsoft OneDrive y Notion , a ZenoChat con sólo unos clics y agilizar el proceso de carga de datos en sincronización continua.

Mira los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

• TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
• AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
• La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.

La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.

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