Qué pasaría si una empresa supiera lo que sabe una empresa: un problema de ineficacia de 15 billones de dólares

Hace poco me pidieron una reunión de gestión mensual ad hoc. Me pasé toda la tarde rebuscando entre innumerables correos electrónicos y enlaces de SharePoint para encontrar las presentaciones del presupuesto del año pasado de los distintos departamentos. Tuve que navegar por todas esas carpetas mal etiquetadas, llamar a media docena de colegas y, posteriormente, recopilar manualmente la información de cuatro templates diferentes. Lo presenté 5 minutos antes de que acabara el plazo. Obviamente, me perdí la cena familiar. Créeme, una copa no fue suficiente aquella noche.

- Sam, jefe de proyecto de un cliente de S&P 500 TextCortex describiendo su lucha

Conocimiento - Una lucha empresarial muy costosa

Todos los empleados de empresa pueden identificarse de una forma u otra con la experiencia de Sam. De hecho, el 47% de los trabajadores digitales tienen dificultades para encontrar los datos y la información que necesitan para realizar su trabajo real. 

Por término medio, los empleados dedican 9,3 horas a la semana, o aproximadamente el 25% de su tiempo, a buscar información. Teniendo en cuenta que las empresas generan el 72% del PIB mundial, este problema de ineficiencia equivale a la asombrosa cifra de 15 billones de dólares. Con los recientes avances en la IA generativa(Gen AI), ahora puede haber una vía viable para abordar y mitigar este problema, lo que ofrece esperanzas de aumentar la productividad y reducir la frustración de los empleados.

Cómo funciona hoy la gestión del conocimiento

Actualmente, la gestión del conocimiento es una tarea de enormes proporciones para la mayoría de las organizaciones. Los empleados se enfrentan a menudo a la presión de mantener todo al día y bien estructurado, al tiempo que gestionan sus responsabilidades laborales principales. Naturalmente, está claro qué se prioriza. La falta de gobernanza eficaz, estructuras de procesos e incentivos complican aún más las cosas. O bien son inexistentes o están aislados, lo que da lugar a resultados incoherentes y redundancia. Herramientas como Google Drive, Microsoft SharePoint, Notion, Guru o Confluence gestionan el almacenamiento real, pero menos el reto de los temas de gobernanza eficaz, como la autorización actualizada, la historización/archivo, la estructuración lógica o las funciones de búsqueda eficaces.

Las cifras subyacen a este sombrío panorama. El 22% de todos los datos de las empresas se vuelven irrelevantes cada año. Por tanto, combinados con la ausencia de una gobernanza eficaz, una media del 60% de los datos totales de una organización están obsoletos. Esto conduce a una falta de confianza en los datos de la empresa, con un 75% de los ejecutivos que informan de bajos niveles de confianza. Este reto sólo se acelerará si se tiene en cuenta que el volumen medio de datos empresariales crece un 30% anualmente. En consecuencia, sin una solución tecnológica sólida, encontrar información relevante será cada vez más parecido a buscar una aguja en un pajar.

¿Cómo puede ayudar la IA Gen?

Las plataformas empresariales de IA de última generación, como TextCortexpresentan un avance significativo para resolver este enigma de la gestión del conocimiento. Estas herramientas permiten una integración perfecta entre distintas soluciones de almacenamiento (por ejemplo, Microsoft OneDrive (SharePoint), Google Drive).

Posteriormente, los empleados pueden solicitar sus peticiones y recibir salidas y respuestas sintetizadas, completadas con referencias que les llevan directamente a los documentos citados.

Esta solución no requiere introducir nuevas soluciones de almacenamiento ni la necesidad de hacer una limpieza o reestructuración completa de los datos. Además, todo el proceso cumple plenamente la GDPR, los datos de la empresa nunca se almacenan en otro lugar, y también permite aprovechar la solución de gestión de accesos existente. En última instancia, estas herramientas eliminan la frustración de buscar información y permiten a los empleados centrarse en tareas que añaden valor real a la empresa.

Consulta los resultados de uno de nuestros casos prácticos:

• TextCortex se realizó para Kemény Boehme Consultores como solución para afrontar estos retos, y hoy los empleados informan de una mayor eficacia y productividad(ahorro de 3 días de trabajo al mes por empleado de media).
• AICX, un socio del ecosistema de TextCortex, fue parte integrante de la incorporación y ayudó a conseguir una tasa de activación del equipo del 70% en las primeras semanas.
• La confianza de los empleados en el uso y el trabajo con IA aumentó un 60%‍.
• La implantación da como resultado un retorno de la inversión (ROI) 28 veces superior.