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¿Encontrar un entorno de trabajo saludable es tan raro como un trébol de cuatro hojas hoy en día?
Admitámoslo, navegar por las complejidades de la dinámica del lugar de trabajo puede ser un verdadero reto.
Y apuesto a que has tenido tu buena ración de enigmas con compañeros de trabajo, igual que el resto de nosotros.
Aun así, la pregunta sigue siendo: ¿dimos los pasos adecuados para abordar el problema?
Abordar los conflictos y las quejas en el lugar de trabajo es esencial para tu propio bienestar.
Por no hablar de la satisfacción de todos los implicados, incluidos empleados, clientes y supervisores.
Con ese espíritu, este artículo ofrece orientación sobre cómo escribir un correo electrónico profesional para abordar las quejas sobre compañeros de trabajo.
Ofrece el lenguaje y las estrategias adecuadas para garantizar que tus preocupaciones se toman en serio en el lugar de trabajo.
Comencemos.
Definición de un correo electrónico de queja
Una reclamación por correo electrónico es un tipo de comunicación escrita que expresa el descontento con un producto, servicio o experiencia.
Un correo electrónico de queja contundente esbozará tu problema y el curso de acción que deseas de forma suave.
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Tienes más tiempo para considerar tu respuesta y elegir sabiamente tus palabras cuando utilizas este método de comunicación.
Tu correo electrónico de queja debe estar redactado de forma clara, sucinta y compuesta.
Motivos para presentar una queja Correo electrónico
No toda intimidación en el trabajo se califica por igual, por lo que a continuación se exponen ejemplos de acciones que se consideran acoso laboral:
- Lenguaje corporal amenazador - Un compañero de trabajo que muestre una expresión facial de enfado o una postura física agresiva puede provocarte ansiedad y aumentar tu nivel de estrés.
- Manipulación emocional - Una persona del trabajo que puede aprovecharse de tus inseguridades e intentar controlarte por medios deshonestos, engañosos o violentos.
- Abuso verbal - Un compañero de trabajo que siempre intenta debilitar el sentimiento de valor y autoconfianza de la víctima, independientemente de las palabras exactas que utilice.
- Abuso - Forma típica de acoso laboral que consiste en hacer que la víctima se sienta poco importante, avergonzada o indigna en un entorno de trabajo.
- Contacto físico - Puede consistir en tocar, besar, acariciar, abrazar o simplemente acercarse demasiado a un trabajador para que se sienta incómodo, y puede desembocar en acoso sexual.
- Agresión física - Amenazar o lesionar a otra persona se considera un tipo grave de agresión física en el lugar de trabajo.
Dada la naturaleza sensible de las situaciones comentadas anteriormente, utilizar el correo electrónico como medio de comunicación es profesional y adecuado, sobre todo en situaciones en las que:
✅ tienes que tratar un asunto grave que no puedes discutir en persona,
✅ necesitas algo de espacio para considerar tus acciones futuras, o
✅ te has distanciado de un colega y necesitas una manera formal y documentada de abordar el asunto.
Guía sobre cómo redactar un correo electrónico de queja contra un compañero de trabajo
Un problema puede resolverse más rápidamente si tu carta de reclamación se presenta adecuadamente.
1. Enmarca el tema
Antes de presentar una queja, asegúrate de que los motivos son válidos.
Si te molesta fácilmente mascar chicle, silbar o suspirar, lo más probable es que tu queja sea desestimada.
▶️If tus acciones han contribuido al problema, piensa en cómo podrías hacer un mayor esfuerzo para encontrar una solución por tu cuenta, al margen de la dirección.
2. Exponer las razones para escribir
Explica brevemente al principio de la carta por qué la escribes.
Explícale que crees que ha llegado el momento de presentar una queja oficial debido a varios sucesos que han ocurrido entre tú y el compañero de trabajo.
Incluye información si ya has intentado gestionarlo por tu cuenta.
Ejemplo:
Te escribo para comunicarte mi desacuerdo con [nombre del trabajador], un trabajador.
He intentado hablar con [nombre del trabajador] sobre el tema varias veces, pero no me escucha ni tiene en cuenta mis sentimientos.
3. Proporciona la cronología de los hechos
Escribe lo que ocurrió entre tú y el empleado. Añade las fechas de cada incidente en una lista aparte.
Al informar sobre lo ocurrido, mantente fiel a los hechos y habla con imparcialidad.
Además, asegúrate de apoyar tus afirmaciones con pruebas siempre que sea posible.
Los documentos justificativos pueden ser los siguientes
- Testigos
- Correspondencia textual
- Imágenes
- Capturas de pantalla
- Vídeos
- Grabaciones sonoras
Ejemplo:
El jueves de esta semana, hablé varias veces con [nombre de la trabajadora] sobre su forma de hablar en voz alta, sus risas estridentes y sus bromas ofensivas que interferían en mis llamadas telefónicas.
Esta mañana, mientras atendía un pedido telefónico, ocurrió lo mismo.
He vuelto a hablar de ello con [nombre del trabajador].
Dijo: "Debería aligerarme", en lugar de disculparse.
Aquí tienes una prueba del suceso [grabación sonora].
4. Indica la solución deseada
Escribe cómo se ve afectada tu capacidad de trabajo por las acciones de tus compañeros.
Enumera tus responsabilidades en el trabajo y tu objetivo de cumplirlas.
Describe cómo las actividades de tu compañero de trabajo impiden que alcances tus objetivos.
Además, expresa tu gratitud al empresario por su ayuda para poner fin a acciones inadecuadas para el lugar de trabajo.
Ejemplo:
He tenido que poner a mis clientes en espera varias veces para instar a [nombre del trabajador] a que dejara de hablar. Además, he tenido que pedir a los clientes que repitieran lo que decían porque no les oía bien.
Temo que sus acciones dañen la reputación de la empresa.
Si pudieras hacerle saber por qué debe cesar esta conducta, te lo agradecería.
5. Edita y corrige
Una vez que hayas terminado de escribir tu correo electrónico debe ser editado y corregido.
Primero, repásalo todo y tacha las frases demasiado sentimentales, groseras o que podrían haberse expresado de forma más concisa.
Verifica tu ortografía, gramática y puntuación.
6. Envía un correo electrónico de queja a tu empleador
Después de enviar un correo electrónico de queja a tu empleador, el último paso es reunirte con tu jefe para discutir formalmente el asunto.
En caso de que el empresario no pueda resolver tus problemas, asegúrate de escribir y dirigirte al departamento de RRHH.
Además, es importante que evites editar tu correo electrónico durante el intercambio, ya que alterar los hechos en esta fase podría socavar tu credibilidad y ser perjudicial para tu posición.
En caso de que tus técnicas de resolución no se solucionen y tu trabajo siga viéndose afectado, pide un traslado o dimite si tienes otra oferta de trabajo.
Plantilla de correo electrónico de queja formal sobre un compañero de trabajo
Estimado [Empresario/RRHH],
Me llamo [nombre] y soy [comercializadora] desde hace [5 años]. Me siento honrado y encantado de formar parte de este equipo.
Desgraciadamente, por culpa de un solo empleado: [nombre del empleado], esta fantástica experiencia se está echando a perder.
Antes de enviar esta carta, había agotado todas las demás opciones y me vi obligada a acudir al departamento de recursos humanos en busca de ayuda.
Es imposible lidiar con [Su] constante desobediencia y falta de conducta. Está afectando a mi rendimiento y me dificulta la realización de mis tareas. (Incluye ejemplos de lo que ocurrió, cuándo ocurrió y dónde ocurrió) Deben utilizarse números, fechas y hechos para respaldar tu afirmación.
Necesito tu ayuda urgente para resolver este asunto y establecer un entorno profesional, amistoso y productivo para todos nosotros.
Muchas gracias por tu consideración.
Saludos cordiales
Buenas prácticas al redactar un correo electrónico de reclamación
Hagamos un repaso de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta:
🔑Séclaro y específico - Evita la generalización y el lenguaje vago, sé específico sobre tu problema y cómo te afecta.
🔑Usaun lenguaje profesional - Evita utilizar palabras duras, insultantes o acusadoras, y ten en cuenta que tu correo electrónico debe representar que estás escribiendo a tu dirección.
🔑Proporcionapruebas - Aporta pruebas que respalden tus afirmaciones con datos, capturas de pantalla u otro tipo de documentación que pueda servir para representar el asunto.
🔑Enfócate en la solución - Es crucial llamar la atención sobre el problema, pero es igual de importante ofrecer posibles soluciones, ya que demuestra que estás comprometido a encontrar una solución.
🔑Manténla brevedad - La correspondencia por correo electrónico debe ser sucinta y directa, así que no escribas correos largos que puedan aburrir al destinatario.
🔑Usauna línea deasunto clara - Asegúrate de que tu línea de asunto indica claramente lo que reclamas.
🔑Dirígete ala persona por su nombre - Empieza el correo electrónico con un saludo amable y dirígete a tu jefe o compañero de trabajo por su nombre.
🔑Proofread - Comprueba que tu correo electrónico no contenga errores gramaticales ni ortográficos antes de enviarlo, porque la eficacia de tu mensaje puede verse mermada por un correo mal redactado.
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PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué ocurre si te quejas de un compañero de trabajo?
Tu relación con ese compañero de trabajo o jefe podría volverse tensa o incluso terminar por completo si te quejas de él.
Tu empresario se encarga de supervisar cómo os relacionáis tú y los demás empleados en el trabajo y de hacer los ajustes necesarios.
¿Cómo responderías a un correo electrónico descortés de un compañero de trabajo?
Asegúrate de que tu redacción y tono son adecuados para el nivel de formalidad del remitente.
Evita el humor, el sarcasmo y las críticas que puedan agraviar o insultar a alguien.
Utiliza un lenguaje optimista que desprenda competencia y confianza.
Expresa tu gratitud al remitente por su cooperación, paciencia o comentarios.
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