Cuando empieza un proyecto con un cliente, ¿le cuesta conseguir que responda a sus correos electrónicos? ¿Le preocupa la eficacia de sus correos electrónicos de seguimiento?

Esto puede ser frustrante en grado sumo.

Al mismo tiempo, hay que evitar echar a perder la oportunidad de colaborar a largo plazo con sus clientes potenciales actuando de forma grosera, impaciente o poco profesional mientras intenta ganárselos.

La cuestión que se plantea es cómo abordar este reto sin dañar el potencial de una mayor cooperación.

Para ayudarle a averiguar por qué sus clientes no responden y qué hacer en tal situación, en este sitio post se exponen algunos de los errores más comunes y los mejores consejos sobre cómo enviar correos electrónicos de seguimiento a sus clientes potenciales.

A continuación, le mostraremos algunos ejemplos de correos electrónicos de seguimiento y le daremos consejos útiles para ayudarle a personalizar sus propios correos electrónicos y reducir el tiempo que dedica a escribirlos diariamente.

Vamos a sumergirnos.

¿Qué son los correos electrónicos de seguimiento?

En el mundo de los negocios, es una práctica habitual enviar a un cliente un correo electrónico de seguimiento tras el contacto inicial.

Es una técnica que utilizamos cuando queremos o necesitamos algo de otra persona.

Además, los correos electrónicos de seguimiento se utilizan principalmente para recordar a los destinatarios las acciones pendientes (como el pago de una factura o el envío de comentarios).

¿Por qué los correos electrónicos de seguimiento son importantes para las empresas?

Cuando se presta un servicio de atención al cliente, es esencial mantener líneas de comunicación abiertas con el cliente durante toda la duración del proyecto.

Tener que hacer malabares con varios clientes significa que este tipo de comunicación a menudo se pasa por alto, lo que a su vez puede ralentizar el progreso de sus proyectos. Además, no enviar correos electrónicos de seguimiento puede hacer que los clientes se lleven una impresión equivocada de ti y de tu empresa.

El objetivo de los correos electrónicos de seguimiento es:

  • Recuerde a los clientes potenciales que le respondan
  • Mantener el rumbo de los proyectos
  • Garantizar que la información no se pierda en la confusión
  • Dar un sentido de organización y dedicación a los proyectos
  • Diga a sus clientes, tanto a los nuevos como a los antiguos, que se toma su negocio en serio.

Razones más comunes para no recibir una respuesta?

La razón por la que no ha obtenido respuesta no es siempre la falta de interés en su oferta. Es probable que no reciba respuestas de sus clientes porque:

  • Están demasiado ocupados para responderte.
  • Es posible que tu correo electrónico se haya perdido en sus bandejas de entrada o de spam.
  • Es posible que necesiten más tiempo para estudiar su solicitud o consultar con otras personas.

Todos dudamos cuando hay dinero en juego, ¿verdad? ¿Por qué no lo harían?

Precisamente por eso utilizamos los correos electrónicos de seguimiento: para tranquilizar a nuestros clientes de que están en buenas manos. 

Ya hemos hablado de lo que son, así que ahora vamos a entrar en los pasos prometidos para escribir correos electrónicos de seguimiento que consigan respuestas y le hagan destacar.

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento

Hay pros y contras en cada situación, y es importante reconocer ambos antes de pasar a los pasos fundamentales de un buen correo electrónico de seguimiento.

Hemos desglosado los pasos necesarios para dominar este método en lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer para que puedas ponerte al día rápidamente.

¡Comencemos! 

Correo electrónico de seguimiento - Lo que hay que hacer

1. Cuidado con la línea de asunto

Ser conciso y preciso es la mejor manera de utilizar las líneas de asunto de sus correos electrónicos de seguimiento.

Sea claro con lo que necesita y señale el motivo por el que se pone en contacto con usted. Estos son algunos ejemplos de buenos asuntos de seguimiento:

  • Etapas de la fase 1 de [nombre del proyecto]
  • Factura vencida desde [fecha]
  • Necesitamos su ayuda en [tema]
  • Actualizaciones de reuniones de [fecha]
  • ¿Tiene alguna pregunta o duda?

La línea de asunto de su correo electrónico debe ser directa y clara en cuanto a lo que necesita del destinatario. Cuanto más natural sea el asunto, mayor será el índice de respuesta.

2. Haz que se trate de ellos

Si tienes un objetivo claro en mente para el correo electrónico de seguimiento, ponerte en el lugar del cliente y escribir un contenido que le haga sentirse valorado es muy fácil.

Los correos electrónicos de seguimiento son algo más que breves recordatorios. Son líneas abiertas para construir relaciones sólidas con sus clientes. Por tanto, hay que centrarse en ellos.

He aquí algunas ideas sobre cómo prestar atención a sus clientes de forma sofisticada:

  • Solicite opiniones sobre una propuesta o punto de vista.
  • Pida una forma de mejorar sus ofertas.
  • Evocar la rareza proponiendo una solución a su problema más acuciante

Esto les dará la impresión de que no sólo te preocupas por ellos, sino que también te tomas el tiempo de investigar y considerar varias opciones para satisfacer sus necesidades específicas.

3. Breve

¿Has oído hablar de la regla de los 12 segundos?

La regla de los 12 segundos es el tiempo medio que la gente pasa leyendo los correos electrónicos.

Y, sobre todo en el mundo de los negocios, nadie tiene mucho tiempo para dedicar a los correos electrónicos en profundidad que tardan minutos en leerse.

La mayoría de los lectores sólo ojearán sus correos electrónicos, por lo que es mejor que los seguimientos sean lo más breves posible sin dejar de cubrir todas las bases.

4. Llame a sus clientes a la acción

Todos los correos electrónicos de seguimiento deben tener una llamada a la acción, a menos que sean estrictamente informativos. Muchos vendedores no tienen en cuenta este detalle crucial, lo que contribuye en gran medida a que la gente no se tome sus correos electrónicos tan en serio como debería.

Dicho de otro modo, si quiere que sus clientes y prospectos realicen una acción específica, debe dejarles clara esa acción.

He aquí algunas reflexiones para empezar:

  • Por favor, comenten.
  • Póngase en contacto con nosotros.
  • Indique su fecha preferida.
  • Hablemos.

Nota: Para establecer una CTA eficaz, evite dar una sensación de inseguridad. Por ejemplo, ¿puede notar una diferencia entre estas dos frases?

  • "Por favor, si encuentra tiempo, le agradecería la oportunidad de programar una reunión para que podamos discutir los detalles del proyecto", y
  • "Envíanos una fecha y hora preferentes para que podamos programar nuestra próxima reunión".

La diferencia está en la dedicación y la audacia. No dudes en utilizarla.

5. Aprender a ser paciente

Ahora hemos llegado al quid de la cuestión: ¿cuánto tiempo debemos esperar antes de enviar un correo electrónico de seguimiento?

No esperes demasiado. Las mejores prácticas dicen que puedes esperar una respuesta de tus clientes en uno o dos días.

Es una buena idea conceder a sus clientes este margen de tiempo antes de hacer un seguimiento.

De hecho, es mucho más inteligente preguntarles simplemente cuándo estarían más receptivos a volver a saber de ti. De este modo, establecerás una buena relación basada en sus propias decisiones y evitarás ser demasiado molesto.

Nota: Considere que sus clientes pueden no revisar sus correos electrónicos durante los fines de semana y los días festivos.

Es complicado programar tus seguimientos para que no parezcas demasiado persistente justo después de haber captado su atención.

Siempre es mejor darles más espacio que actuar demasiado pronto.

Lo que no hay que hacer con el correo electrónico de seguimiento

Ahora, es el momento de ver las trampas más comunes al enviar correos electrónicos de seguimiento:

1. Buscar culpables - Incluso si sus clientes no enviaron la información como se había prometido, un correo electrónico de seguimiento debe centrarse en recordarles suavemente esa acción. Si te centras en la colaboración futura y en los beneficios del cliente, obtendrás otra serie de cartas.

2. Una línea de asunto pobre - La línea de asunto es lo primero que ve su cliente, y un filtro principal para decidir si es importante o no. Sea conciso sobre lo que necesita de sus clientes. Esto ayudará a sus clientes a filtrar sus correos electrónicos como relevantes.

3. Esperar una respuesta demasiado tiempo - Si esperas demasiado tiempo, tu cliente puede dejar tu proyecto en último lugar, u olvidarse de él. Recordar no es igual a molestar si se hace bien. Por tanto, haga un seguimiento rápido.

4. Comportamiento agresivo - Para mostrar a tu cliente que se trata de un recordatorio amistoso, sé educado y desenfadado. Establece las expectativas diciéndole cuándo harás un seguimiento si no responde.

5. No hay CTA - Si su cliente sólo escanea sus correos electrónicos, podría pasar por alto cualquier llamada a la acción y dejarla en suspenso. Proporciónale un esquema claro de los próximos pasos y un calendario para completar su proyecto.

6. Comunicación incorrecta - Debe conocer las preferencias de comunicación de sus clientes. La mayoría de los clientes prefieren los recordatorios suaves por correo electrónico, pero algunos prefieren las llamadas telefónicas breves. Si proporciona la información que necesita, ¡vale la pena!

Correo electrónico de seguimiento Templates 

1. Plantilla de correo electrónico "Just checking in

Si tiene que hacer un seguimiento de su oferta, o recordar a sus clientes su correo electrónico anterior, evite ser necesitado.

Exprese su empatía por su apretada agenda y proponga una reunión si está interesado.

Consejo profesional: Las soluciones de inteligencia artificial (AI) como TextCortex pueden ayudarle a escribir correos electrónicos atractivos y personalizados cuando esté demasiado ocupado o cuando simplemente no quiera utilizar una plantilla.

Por ejemplo, el complementoChrome de TextCortexincluye una útil función"Bullet to email" que puede utilizarse para redactar rápidamente correos electrónicos a partir de sus puntos más importantes.

Sólo tiene que establecer los puntos principales que desea cubrir en su correo electrónico, seleccionar las viñetas, hacer clic en el logotipo y pulsar la opción "Viñeta a correo electrónico".

‍

‍

2. Plantilla de correo electrónico para el seguimiento del presupuesto

Su posible cliente puede estar analizando varias ofertas a la vez. Un correo electrónico breve demuestra su deseo de crear una conexión.

Es más, este tipo de correo electrónico también demostrará un sentido de dedicación al propio proyecto. Lo creas o no, a veces eso es todo lo que hace falta para ganarse a tus clientes.

3. Plantilla de correo electrónico "Sense Of Urgency" (sentido de urgencia)

El efecto FOMO (fear of missing out) ha sido y sigue siendo una poderosa herramienta de marketing.

Poner una fecha de caducidad en su oferta puede animar subliminalmente a los clientes a responder a su correo electrónico de inmediato.

Nadie quiere perderse una buena oferta, ¿verdad?

Consejo profesional: Además de las numerosas funciones de reescritura, el complemento Chrome de TextCortextiene una opción de cambio de tono bastante útil que puede reescribir su contenido en un tono de voz diferente.

Para utilizarla, seleccione la frase o los párrafos que desee reescribir en una variedad de tonos diferentes, haga clic en el logotipo y elija la función "Tono" .

‍

‍

Haz clic en el enlace del tipo de tono en la parte inferior de la ventana de sugerencias y selecciona el tono de voz"Urgente" para añadir urgencia a tu correo electrónico cuando utilices la función "Tono".

4. Plantilla de correo electrónico "Volvamos a conectar".

La gente de negocios es gente de acción. Dicho esto, es más probable que obtengas una respuesta en tu correo electrónico de seguimiento si haces un llamamiento directo.

Independientemente del tipo de solicitud, sus clientes no lo entenderán mal si sus correos electrónicos de seguimiento mantienen el mismo grado de profesionalidad.

Consejo profesional: Independientemente del tema o el público, la función "Parafrasear" de TextCortexpuede ayudarte a mantener un alto nivel de calidad en la redacción.

Seleccione sus frases o párrafos en bloque, haga clic en el logotipo y elija la opción "Paráfrasis" .

‍

‍

5. Plantilla de correo electrónico para el seguimiento de la reunión

Después de reunirse con los clientes, se recomienda enviar un correo electrónico de seguimiento. Es un paso maduro que puede llevar a muchas relaciones fructíferas con el tiempo.

Esta forma de correo electrónico de seguimiento es sólo un rápido agradecimiento por el tiempo del cliente.

Para terminar

No hay duda de que debe aprovechar los correos electrónicos de seguimiento en su estrategia comercial. 

Dedicar tiempo a cultivar las conexiones es una inversión en la salud de su negocio, que le reportará dividendos en forma de éxito continuado a la hora de cerrar tratos y mantener relaciones.

Aun así, esto no los hace entretenidos. Sobre todo si tienes que escribirlas todos los días.

Le sugerimos que pruebe TextCortex si no encuentra inspiración, está harto de usar el mismo templates o simplemente tiene curiosidad por ver qué más hay en el mercado.

Es más, utilizar TextCortex puede convertir tu peor día de escritura en una tarea existente.

Y eso no es todo.

Además de las funciones de reescritura disponibles en Chrome extension, TextCortex le da acceso a:

  • Acceso a más de 20 páginas preconstruidas AI templates en línea.
  • Cree contenidos en más de 72 idiomas con esta herramienta multilingüe AI .
  • Lienzo que puede editarse en tiempo real para dar cabida a contenidos generados tanto por humanos como por AI.
  • Modificación y renderización de contenidos en tiempo real
  • Puedes acceder a tu propio asistente personal de escritura AI en más de 30 plataformas web, como Docs, Gmail, Linkedin, etc., todo desde un único panel.

Descargue hoy mismo TextCortex Chrome extension y regálese un asistente personal de redacción AI que puede hacer maravillas con sus contenidos.