Wie man ein effektives Sitzungsprotokoll schreibt [+ kostenlose Vorlage für ein Sitzungsprotokoll]

Besprechungen sind wichtige Ereignisse für Unternehmen, bei denen wichtige Entscheidungen getroffen, Ideen geäußert und Brainstormings durchgeführt werden. Es ist wichtig, die Beiträge der Teilnehmer zu dokumentieren, Entscheidungen zu Themen festzuhalten, den Ablauf der Sitzung zu notieren und diese Details für künftige Referenzen und Entscheidungen aufzubewahren. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, sich Notizen zu wichtigen Themen zu machen, die in Ihren Sitzungen besprochen werden. Besprechungsprotokolle dienen als Aufzeichnung der wichtigsten Entscheidungen, der Ideen der Teilnehmer und anderer wichtiger Details. Wenn Sie die Effizienz Ihrer Besprechungen steigern und Ihre Gedanken besser artikulieren möchten, haben wir für Sie das Richtige!

In diesem Artikel erfahren Sie, was es mit Sitzungsprotokollen auf sich hat und wie Sie diese effektiv erstellen können.

Sind Sie bereit? Fangen wir an!

TL; DR

• Sitzungsprotokolle sind offizielle Aufzeichnungen einer Sitzung für die Teilnehmer und die Gesellschaft.
• Sitzungsprotokolle werden in der Regel von Sekretären angefertigt, aber auch andere Teilnehmer können sie anfertigen.
• Sitzungsprotokolle bieten Vorteile, wie z. B. die Rechenschaftspflicht und die Übersicht über die Sitzungsstruktur für das Unternehmen und die Teilnehmer.
• Ein grundlegendes Sitzungsprotokoll sollte Name, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, wichtige Themen, Dokumente und Ziele enthalten.
• Für ein effektives Protokoll können Sie eine Gliederung erstellen, eine Checkliste für die Teilnehmer anlegen und frühere Besprechungsnotizen verwenden.
• Bei effektiven Sitzungsprotokollen sollten Sie vermeiden, alles aufzuschreiben, wichtige Notizen nach der Aufzeichnung der Sitzung überprüfen und das gesamte Dokument Korrektur lesen, damit es fehlerfrei ist.
• Wenn Sie auf der Suche nach einem KI-Assistenten sind, der Sie bei allen Aufgaben im Unternehmen unterstützt, einschließlich der Erstellung von Sitzungsprotokollen, dann ist ZenoChat genau das Richtige für Sie.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind die offiziellen Aufzeichnungen einer Sitzung für deren Teilnehmer. Das Sitzungsprotokoll enthält Notizen darüber, wer an der Sitzung teilgenommen hat, was besprochen wurde, welche Maßnahmen daraus resultierten und welche Ideen zu den Themen geäußert wurden. Anders als der Name vermuten lässt, muss in einem Sitzungsprotokoll nicht jede Minute festgehalten werden; es reicht aus, wenn nur relevante und wichtige Informationen dokumentiert werden.

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Wer ist für die Protokollierung einer Sitzung verantwortlich?

Sekretärinnen und Sekretäre machen in der Regel Notizen bei Unternehmensbesprechungen und sind für das Protokollieren von Besprechungen zuständig. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine spezielle Rolle für diese Aufgabe gibt, übernehmen die Besprechungsteilnehmer, die es gewohnt sind, Besprechungsprotokolle zu schreiben, diese Aufgabe. Sie können auch die von KI-Assistenten erstellten templates verwenden, um Besprechungsprotokolle zu erstellen und die gesamte Besprechung zu erfassen. Die folgende Vorlage für ein Besprechungsprotokoll können Sie zum Beispiel für Besprechungen zu einem neuen Projekt verwenden.

Vorteile von Sitzungsprotokollen

Besprechungsprotokolle sind unglaublich praktische Hilfsmittel, die Ihrem Team und den Besprechungsteilnehmern eine ganze Reihe von Vorteilen bieten. Lassen Sie uns einige der Vorteile von Besprechungsprotokollen erläutern.

Sie machen Meetings umsetzbar

Besprechungsprotokolle helfen Ihnen, endlose Diskussionen zu vermeiden, und listen umsetzbare Entscheidungen auf, die in Besprechungen getroffen wurden, wie z. B. Aktionspläne, die Zuweisung von Kontaktpersonen und Listen mit Aufgaben und Unteraufgaben.

Sie skizzieren die Struktur der Besprechung

Organisierte Besprechungsprotokolle schaffen eine Gliederung und eine Tagesordnung, die Sie für alle Ihre Besprechungen verwenden können und mit der die Teilnehmer mit der Zeit vertraut werden.

Alle auf dem Laufenden halten

Sie können alle Teilnehmer auf dem Laufenden halten, indem Sie Kopien der Sitzungsprotokolle über interne Kommunikationsmittel oder per E-Mail an alle Teilnehmer versenden.

Wichtige Themen hervorheben

Wenn Sie nach Besprechungen einige wichtige Themen vergessen oder wenn Teilnehmer es vergessen, können Besprechungsprotokolle Ihnen helfen, diese Situation zu vermeiden. Mit Besprechungsprotokollen können Sie wichtige Themen notieren und sie am Ende der Besprechung unter Bewertung wiedergeben.

Rechenschaftspflicht 

Besprechungsprotokolle sind die perfekte Lösung, um die während der Besprechung besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen in Listen festzuhalten. Auf diese Weise können Sie hervorheben, wer mit welcher Aufgabe betraut ist und welche Verantwortlichkeiten die Teilnehmer haben.

Was sollte ein Sitzungsprotokoll enthalten?

Der Inhalt von Besprechungsprotokollen hängt von den Bedürfnissen und den Besprechungsgewohnheiten in Ihrem Unternehmen ab. Auch wenn jedes Unternehmen andere Besprechungspläne und -bedürfnisse hat, gibt es bestimmte Informationen, die Sie in jedes Besprechungsprotokoll aufnehmen sollten, z. B.:

• Grundlegende Angaben zu einem Treffen wie Name, Ort, Datum und Uhrzeit
• Liste der Sitzungsteilnehmer
• Ziele der Sitzung
• Genehmigung der Tagesordnung
• Diskussionspunkte
• Aktionspunkte
• Nächstes Treffen
• Dokumente
• Anmerkungen/Kommentare

Wie erstellt man effektiv Sitzungsprotokolle?

Wenn Sie ein perfektes Sitzungsprotokoll anfertigen möchten, müssen Sie bereits vor der Sitzung mit der Vorbereitung beginnen. Wenn das Anfertigen von Sitzungsprotokollen neu für Sie ist und Sie noch keine Erfahrung mit dem Anfertigen von Notizen haben, haben wir einen Leitfaden für Sie vorbereitet!

Eine Gliederung erstellen

Wie bei jedem Unternehmensdokument ist es wichtig, eine Gliederung für das Sitzungsprotokoll zu erstellen, die die Tagesordnungspunkte enthält. Wir empfehlen, sich bei der Erstellung des Protokolls auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren und die Tagesordnung aufzulisten. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Gliederung benötigen, können Sie auf KI-Assistenten wie ZenoChat zurückgreifen.

Teilnehmer abhaken

Das Führen einer Liste mit den Teilnehmern des Besprechungsprotokolls und das Abhaken ihrer Namen auf der Liste, wenn sie hinzukommen, ist eine effektive Methode, um die Anwesenheit zu erfassen. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wer an Ihrer Besprechung teilnimmt, und Sie können das Besprechungsprotokoll an diejenigen senden, die nicht teilnehmen können, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Notizen zu früheren Sitzungen

In manchen Sitzungen kann es notwendig sein, auf Elemente aus früheren Sitzungen zu verweisen und diese zu verwenden. Zum Beispiel können Sie überarbeitete Aktionspunkte aus früheren Sitzungsprotokollen, Ideen aus früheren Sitzungen, die das aktuelle Thema unterstützen, eine Zusammenfassung früherer Sitzungsnotizen und Themen, die in die aktuellen Sitzungen einfließen, benötigen.

Vermeiden Sie es, alles zu schreiben 

Wenn Sie Besprechungsnotizen anfertigen, sollten Sie nur wichtige und relevante Informationen aufschreiben. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Ihre Besprechungsprotokolle zu einem Durcheinander werden, und Sie können besser organisierte und leicht verständliche Besprechungsprotokolle erstellen.

Meetings aufzeichnen

Sie können die Aufzeichnung von Besprechungen in Betracht ziehen, um Ihre Besprechungsprotokolle zu verbessern und zu überprüfen, ob Sie während der Besprechung Informationen verpasst haben. Sie können Meetings mit einem Aufnahmegerät oder Ihrem Mobiltelefon aufzeichnen und diese Dateien in der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens speichern.

Überarbeiten Sie Ihre Notizen und lesen Sie sie Korrektur

Wenn Sie Ihre Notizen nach der Besprechung noch einmal durchlesen, können Sie Rechtschreibfehler korrigieren und sicherstellen, dass alle Informationen deutlich geschrieben sind. Auf diese Weise können Sie die schriftlichen Aufzeichnungen all Ihrer Besprechungen speichern und sicherstellen, dass sie perfekt und fehlerfrei sind.

ZenoChat - Ihr persönlicher KI-Assistent für Sitzungsprotokolle

Wenn Sie auf der Suche nach einem KI-Copiloten sind, der Sie bei allen Aufgaben im Unternehmen unterstützt, einschließlich der Protokollierung von Besprechungen, dann ist ZenoChat von TextCortex genau das Richtige für Sie. ZenoChat unterstützt Sie bei allen Unternehmensaufgaben mit mehreren LLMs, leistungsstarker RAG, Websuche, trainierten Daten, Wissensdatenbanken und anpassbaren Personas.

ZenoChat unterstützt Sie bei der Protokollierung von Besprechungen:

• Erstellen von personalisierten Sitzungsprotokollen templates,
• Korrigieren Sie die Grammatik und Rechtschreibung Ihres Sitzungsprotokolls in weniger als einer Minute,
• Speichern Sie Ihre Sitzungsprotokolle mit Wissensdatenbanken,
• Analyse Ihrer Sitzungsprotokolle mit Hilfe von Wissensdatenbanken und Generierung von Outputs unter Verwendung dieser Datenbanken.

Wenn Sie Ihre Besprechungsprotokolle hochladen oder mit den Wissensdatenbanken von ZenoChat verbinden, kann ZenoChat alle Notizen analysieren und Antworten auf Ihre Fragen generieren. Mit der leistungsstarken Retrieval-augmented Generation (RAG) kann ZenoChat Informationen aus Ihren Notizen fehlerfrei abrufen. Darüber hinaus können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter durch die Nutzung der Wissensdatenbanken und anderer Funktionen von ZenoChat steigern. Sehen Sie die Ergebnisse aus einer unserer Fallstudien:

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Häufig gestellte Fragen

Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind die offizielle Aufzeichnung darüber, welche Entscheidungen getroffen wurden, wer ernannt wurde, welche Maßnahmen daraus resultierten, welche Ideen zum Thema diskutiert wurden und alle anderen damit verbundenen Ereignisse, die während der Sitzung stattfanden. Mit TextCortex können Sie einen KI-Assistenten beauftragen, für Sie ein Besprechungsprotokoll nach der von Ihnen gewünschten Vorlage zu erstellen.

Wie schreibe ich das Protokoll einer Sitzung?

Wenn Sie ein Sitzungsprotokoll verfassen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Abschnitte aufzunehmen:

• Grundlegende Angaben zu einem Treffen wie Name, Ort, Datum und Uhrzeit
• Liste der Sitzungsteilnehmer
• Ziele der Sitzung
• Genehmigung der Tagesordnung
• Diskussionspunkte
• Aktionspunkte
• Nächstes Treffen
• Dokumente
• Anmerkungen/Kommentare

Die Sitzungsprotokolle, die Sie mit TextCortex erstellen, enthalten diese Überschriften und andere wichtige Überschriften, die Ihre Organisation benötigt. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit mit dem Entwurf der Struktur des Sitzungsprotokolls, sondern können direkt zur Tat schreiten.

Was ist die Regel für Sitzungsprotokolle?

Das Sitzungsprotokoll ist ein sachliches und offizielles Geschäftsprotokoll. Vermeiden Sie es, Meinungen, Urteile, Aussagen wie "ein gut gemachter Bericht" oder kritische Sätze über Mitglieder, Themen und Ideen, ob gut oder schlecht, aufzunehmen. Wenn Sie möchten, dass Ihr Sitzungsprotokoll gut strukturiert und professionell ist, können Sie Ihre Notizen mit TextCortex in einen professionellen Tonfall bringen.

Was sind Sitzungsprotokolle von Unternehmen?

Sitzungsprotokolle sind Notizen, die während einer Konferenz oder Sitzung eines Unternehmens oder einer Organisation gemacht werden. Sie dokumentieren Diskussionen, Entscheidungen, Ergebnisse, Ideen, Notizen und Aktionspunkte. Unternehmen benötigen Sitzungsprotokolle, um ihre Sitzungen zu organisieren und die Ergebnisse früherer Sitzungen auszuwerten.