Vad är ett intranät? - Är det relevant för ditt företag?

En verksamhet, ett team eller ett företag behöver en app för att organisera arbetsbelastningen och hantera de anställdas datakommunikation. Appar som tillhandahåller dessa funktioner och är användbara för att effektivisera arbetsbelastningen kallas intranät. Ett intranät är en plattform för intern kommunikation och samarbete som används av företag och organisationer i alla storlekar och branscher. Ett intranät är en metod för att dela information, kommunicera och samarbeta effektivt med betrodda partners. Om du är nyfiken på fördelarna med ett intranät som kommer att öka effektiviteten och därmed lönsamheten i ditt företag, läs vidare!

I den här artikeln kommer vi att förklara vad ett intranät är och undersöka dess bästa praxis!

Reay? Nu sätter vi igång!

TL; DR

• Intranätsappar är verktyg som företag och organisationer använder för att dela data, stärka kommunikationen och hantera kunskap.
• Intranät erbjuder nyckelfunktioner som säker informationsdelning, tydlig kommunikation, uppdateringar, nyheter och delning av meddelanden.
• Med intranät kan du kommunicera effektivt med företagets medlemmar och effektivisera alla arbetsflöden.
• Eftersom intranätsapparna också fungerar som dokument- och datalagringsverktyg kan medarbetarna snabbt hitta all information.
• Om du letar efter ett mer flexibelt och effektivt verktyg för kunskapshantering än intranät är ZenoChat utformat för dig med funktioner som gör att du kan slutföra dina kunskapshanteringsuppgifter med AI-driven hjälp.

Vad är ett intranät?

Ett intranät är ett privat nätverk som används av organisationer för att dela data, kommunicera och hantera uppgifter. Ett intranät fungerar som ett företags digitala högkvarter för att hålla de anställda informerade, så att varje anställd enkelt kan komma åt den information de söker. Ett intranät kan också användas för att hålla olika team i en organisation anslutna.

Intranätets viktigaste funktioner

Intranät håller både kontakt mellan team och underlättar kunskapsutbyte mellan anställda. Viktiga funktioner i ett intranät inkluderar:

• Dela information på ett tryggt och säkert sätt
• Tydlig kommunikation mellan ledare och medarbetare
• Hålla olika team uppdaterade genom att dela med dig av kunskap
• Gör det möjligt för organisationer att lagra viktiga data som riktlinjer, policyer och standardrutiner (SOP:er)
• Gör det möjligt för medarbetarna att snabbt få tillgång till de uppgifter de söker

Fördelar med intranät

Genom att uppgradera företag med ett intranät är det möjligt att både effektivisera arbetsflödet och öka medarbetarnas produktivitet. Effektiv användning av intranät är avgörande för företag eftersom det hjälper dem att utnyttja sin kunskapshantering och kunskapsdelning mellan anställda och ledare. Några av de viktigaste fördelarna med intranät är

• Förbättrad kommunikation: Intranät ger effektiv kommunikation om nyheter, uppdateringar och tillkännagivanden mellan organisationer, team, medarbetare och chefer.
• Samarbete: Intranät gör det möjligt för anställda att dela data, t.ex. gemensamma kalendrar, dokumentdelning, färdplaner för arbetsuppgifter och att arbeta tillsammans.
• Öka produktiviteten: Intranätverktyg ger en gemensam lagringsyta för information och resurser, vilket gör att medarbetarna snabbt kan komma åt data och utföra uppgifter snabbare.
• Förbättrad säkerhet: Intranätverktyg gör det möjligt för administratörer att ange åtkomstbehörigheter för känsliga data, vilket håller data säkra.
• Skalbarhet: Intranät kan göras mer användbara genom att utvecklas med nya data, användare, innehåll och funktioner.

Användningsfall för intranät

Ett intranät är ett mångsidigt och kraftfullt verktyg som kan förändra hur en organisation fungerar. Intranät kan hjälpa till med kommunikation, kunskapshantering, informationsdelning, uppgiftsspårning, datainsamling, samarbete, distansarbete och organisering av arbetsflödet. Här är några populära användningsområden för intranät:

• Intern kommunikation: Intranät gör det möjligt att dela med sig av nyheter, meddelanden och uppdateringar mellan organisationens medlemmar.
• Bibliotek för anställda: Intranät tillhandahåller en biblioteksfunktion där medarbetarna kan hitta de uppgifter de söker. Enligt studier spenderar en anställd i genomsnitt 18 minuter på att leta efter en fil, med intranät kan du minska den tid det tar för anställda att hitta filer till några sekunder.
• Lagring av dokument: Du kan ladda upp dokument som rör organisationens uppgifter till intranät och dela viktiga dokument med medarbetarna.
• Samarbete: Intranät hjälper team som arbetar med olika delar av organisationen att hantera sina gemensamma uppgifter.
• Utbildning: Med hjälp av intranät kan du erbjuda dina anställda onlinekurser och utveckla deras kompetens.

Bästa praxis för intranät

Om du vill implementera ett intranät i ditt företag men inte är säker på hur du ska använda det, så hjälper vi dig. Låt oss ta en närmare titt på bästa praxis för intranät för företag, organisationer och team.

Effektiv kommunikation

Den största fördelen med att implementera ett intranät i ditt företag är att det ger effektiv kommunikation. Till skillnad från e-post och chattappar gör intranät att du kan dela uppdateringar, meddelanden och nyheter med alla medlemmar i företaget på ett professionellt sätt. Särskilt om du har distans- eller hybridanställda i ditt företag är intranät ett effektivt och organiserat sätt att kommunicera med dem.

När ett intranät används på rätt sätt kan alla medlemmar och team i företaget samarbeta och utföra uppgifter självständigt. På så sätt kan du både öka den övergripande produktiviteten och höja den enskilda medarbetarens prestation. Enligt rapporten Worldmetrics 2024 uppger 57% av medarbetarna att de inte får tydliga instruktioner och 75% av medarbetarna är missnöjda med företagets kommunikation. För att förebygga detta problem kan du integrera intranät i ditt företag och övervinna den ineffektivitet som orsakas av bristande kommunikation genom att se till att medarbetarna följer och vet vad de ska göra.

Omedelbar information 

Du kan använda intranät för att ladda upp dokument som är relaterade till arbetsuppgifter och låta alla anställda få tillgång till dessa dokument. På så sätt kan en medarbetare med bara några få klick få tillgång till den information han eller hon söker och fortsätta med sin uppgift utan att tappa fokus.

En anställd kan distrahera både sig själv och sina kollegor för att hitta de uppgifter som de söker, vilket kan leda till en minskning av den totala produktiviteten. Forskning visar att människor som avbryter minst två personer för att hitta det de behöver upp till fem gånger om dagen leder till minskad produktivitet eftersom det gör det svårare för medarbetarna att fokusera. Med ett intranät kan du låta medarbetarna få tillgång till den information de söker utan att störa andra medarbetare.

Intranätsappar är användbara för att hitta data , men de är inte funktionella för att få fram relevant information från längre sökningar. Även om du kan lära dig information som den är med intranät, kan du inte skapa ny information efter att ha analyserat data. Om du vill förbättra din databehandling och informationsinhämtningsprocess är AI-drivna kunskapshanteringsverktyg som ZenoChats Knowledge Bases utformade för dig.

ZenoChat av TextCortex: Ett smartare sätt att hantera företagets kunskap än ett intranät

ZenoChat erbjuder en förbättrad intranätupplevelse tack vare funktionen "Knowledge Bases". Med ZenoChats kunskapsbaser kan du skapa en arbetsyta där du kan ladda upp och hantera alla dina företagsdata på ett tryggt och säkert sätt. Till skillnad från traditionella intranät erbjuder ZenoChat en interaktiv och anpassningsbar upplevelse av kunskapshantering för företag.

Medan traditionella intranätsappar bara tillhandahåller rådata till sina användare, kan ZenoChat också analysera deras frågor och förfrågningar och generera svar med insikter med hjälp av data i företagets kunskap. Medan du till exempel kan komma åt data i en veckolista med traditionella intranätsappar, kan du med ZenoChat komma åt antalet, typen och innehållet i uppgifterna och skapa sammanfattningar om varje uppgift, vilket leder till att medarbetarna använder ZenoChat mer flexibelt och mångsidigt.

ZenoChats Knowledge Bases-funktion gör det möjligt för användarna att ladda upp eller ansluta sina interna data. Med vår kunskapsbas integrations kan du importera dina befintliga datakällor som Google Drive, Microsoft OneDrive och Notion till ZenoChat med bara några få klick och effektivisera din datauppladdningsprocess i kontinuerlig synkronisering.

Se resultaten från en av våra fallstudier:

• TextCortex genomfördes för Kemény Boehme Consultants som en lösning för att ta itu med dessa utmaningar och idag rapporterar medarbetarna ökad effektivitet och produktivitet (igenomsnitt sparas 3 arbetsdagar per månad och medarbetare).
• AICX, en ekosystempartner till TextCortex, var en viktig del av onboardingen och bidrog till att teamet aktiverades till 70% under de första veckorna.
• Medarbetarnas förtroende för att använda och arbeta med AI ökade med 60%.‍

Implementeringen resulterade i en 28-faldig avkastning på investeringen (ROI).

Är du redo att utforska?

Klicka här för att prova ZenoChat och se vilken skillnad det gör för kommunikation och kunskapshantering!