Synkron vs. asynkron kommunikation

I dagens affärsvärld är kommunikation avgörande för både medarbetare och ledare för att utbyta information och fastställa prioriterade uppgifter genom att organisera arbetsflödet. Kommunikationen bör dock ske ansikte mot ansikte eller synkront med möten enligt den traditionella arbetsmetoden. I och med spridningen av distans- och hybridarbetskulturer i dagens affärsvärld blir synkron kommunikation allt svårare och påverkar arbetsflödet negativt.

Enligt vissa undersökningar arbetar 35,50% av medarbetarna på distans och hemifrån, vilket försvagar effekten av synkron kommunikation. Om du undrar hur du ska kommunicera effektivt med alla anställda, så har vi lösningen!

I den här artikeln kommer vi att utforska synkron och asynkron kommunikation och ge dig tips för att öka dina medarbetares prestation.

Är du redo? Låt oss dyka in!

TL; DR

• Synkron kommunikation är en metod där två eller flera parter samtalar samtidigt.
• Alla deltagare i den asynkrona kommunikationen läser och svarar på meddelanden när de blir tillgängliga.
• De mest populära exemplen på synkron kommunikation är mötesappar, chattprogram och samtal ansikte mot ansikte.
• De mest populära exemplen på asynkron kommunikation är molntjänster, system för kunskapshantering och intranät.
• Asynkron kommunikation är det mest effektiva sättet att kommunicera med distans- och hybridmedarbetare i dagens affärsvärld.
• Du kan använda system för kunskapshantering för att förbättra den asynkrona kommunikationen och se till att alla har tillgång till dokumenten.
• Om du letar efter en AI-assistent som kan hålla alla dina data synkroniserade och använda dina data för att slutföra kunskapshanteringsuppgifter är ZenoChat rätt väg att gå.

Vad är synkron kommunikation?

Synkron kommunikation är en metod där två eller flera parter kommunicerar samtidigt. Vid synkron kommunikation lyssnar samtalsdeltagarna samtidigt på den som talar och gör sina meningar när det är deras tur. Exempel på denna typ av kommunikation är möten, digitala möten, dagliga samtal, telefonsamtal och konferenssamtal. Den viktigaste och mest utmärkande egenskapen för synkron kommunikation är möjligheten att svara direkt.

Vad är asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation innebär interaktion utan samtal i realtid och utan omedelbara svar. Asynkron kommunikation är en kommunikationsmetod där två eller flera parter lämnar meddelanden till varandra och mottagarna av meddelandet svarar när de är tillgängliga. Det bästa exemplet på asynkron kommunikation är e-post. E-post är en kommunikationsmetod som innebär att avsändaren skickar sitt meddelande, den information som ska förmedlas och arrangemangen till en eller flera mottagare, varvid varje mottagare tar del av informationen och ger ett fördröjt svar.

Exempel på asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation, som är den mest använda kommunikationsmetoden av både privatpersoner och företag i dagens digitala värld, har olika kommunikationskanaler och metoder. Låt oss ta en titt på några exempel på asynkron kommunikation.

• Programvara för meddelandehantering
• E-post
• Videoinspelning
• Samarbete i molnet
• Videobibliotek
• Programvara för kunskapshantering
• Intranät
• Digitala arbetsplatser
• Redigerbara SOP:er

Synkron vs asynkron kommunikation

Synkron kommunikation är en kommunikationsmetod där alla parter som skickar och tar emot meddelandet befinner sig på samma plats. Exempelvis är de vanligaste fallen där synkron kommunikation används att anställda kommunicerar med sina kollegor på kontoret eller att ledare förklarar uppgifter för teammedlemmar. Synkron kommunikation kan ske inte bara på fysiska platser utan även på digitala mötesplattformar som Google Meet och Teams. Vid synkron kommunikation måste alla parter vara tillgängliga och kunna svara omedelbart.

I den asynkrona kommunikationsmetoden granskar och svarar alla deltagare på avsändarens meddelande när de är tillgängliga. Den här metoden är den perfekta lösningen för distansarbete eller hybridarbete. Dessutom är de villkor som krävs för synkron kommunikation, t.ex. omedelbar respons och att alltid vara tillgänglig, inte obligatoriska i denna kommunikation. Den asynkrona kommunikationsmetoden har dessutom många fördelar, särskilt för företag.

Fördelar med asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation är en kommunikationsmetod där avsändaren och mottagaren av meddelandet inte befinner sig på samma plats och är tillgängliga, så att alla mottagare kan granska meddelandet med fullt fokus när de är tillgängliga. Asynkron kommunikation innebär många fördelar för både mottagare och avsändare, t.ex:

• Flexibilitet att svara: Medarbetarna kan ta del av och svara på meddelanden när de är som mest produktiva under dagen. Eftersom meddelanden som skickas till anställda på företag vanligtvis är relaterade till arbetsuppgifter kan de anställda planera sin arbetsdag.
• Högkvalitativa svar: Eftersom mottagaren har mer tid på sig att tänka och granska meddelandet kan kreativa idéer och tydligare svar produceras i den asynkrona kommunikationsmetoden.
• Öppenhet och transparens: Eftersom de applikationer som används för att överföra meddelandet vid asynkron kommunikation erbjuder en chathistorik kan alla meddelanden och allt innehåll användas för senare referens.
• Inga fler problem med tidszoner: Asynkron kommunikation är en förutsättning för regelbunden kommunikation mellan medarbetare och kollegor som bor i olika tidszoner.
• Tidsbesparing: Enligt statistik från Wifitalents lägger medarbetarna ner cirka 18 timmar per vecka på möten, som är en synkron kommunikationsmetod . Genom att använda asynkrona kommunikationsmetoder kan du sätta stopp för tidsslöseriet och öka produktiviteten hos dina medarbetare.
• Ökad produktivitet: Medarbetarna kommer att öka sin produktivitet eftersom de kan undvika att slösa bort tid och läsa meddelanden vid den mest produktiva tiden på dagen.

Hur kan man förbättra asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation, precis som alla andra kommunikationsmetoder, behöver förbättras och övas för att kunna användas effektivt. Om du vill öka effektiviteten i ditt företag, göra dina medarbetare mer produktiva och stärka din kommunikation finns det några metoder som du bör implementera.

• Skriv ner dina tankar och förfina dem
• Undvik att överkommunicera
• Dela upp dina arbetsuppgifter i dokument
• Planera i förväg
• Se till att alla har tillgång till rätt dokument
• Använd trådar och rubriker
• Skapa en tydlig kommunikationsprocess
• Definiera vad som är brådskande
• Schemalägg incheckningar

Betydelsen av interna system för kunskapshantering för asynkron kommunikation

Den mest effektiva metoden för att etablera asynkron kommunikation mellan medarbetare och ledare eller mellan olika team är interna system för kunskapshantering. Interna system för kunskapshantering gör det möjligt att lagra stora mängder data och information genom att kontrollera vilka filer som alla anställda på företaget har tillgång till. Du kan också ladda upp interaktiva dokument som SOP:er, att-göra-listor och dokument med godkännandeavsnitt till kunskapshanteringssystem så att dina anställda alltid kan hålla kontakten.

Enligt en undersökning från Owllabs anser 48% av medarbetarna att deras företag har för många kommunikationsplattformar.

Genom att flytta all intern data och asynkron kommunikation till kunskapshanteringssystem kan du se till att dina medarbetare håller sig till ett fåtal kommunikationsplattformar. På så sätt kan dina medarbetare fokusera på sina arbetsuppgifter genom att kontrollera ett fåtal grundläggande plattformar som e-post och kunskapshanteringssystem istället för att kontrollera dussintals plattformar för att kommunicera. Genom att reducera företagets interna kommunikation till ett fåtal plattformar förhindrar man också att meddelanden missas eller förbises.

TextCortex - Gör information lättillgänglig och handlingsinriktad

TextCortex är en AI-co-pilot som du kan använda för att slutföra både individuella uppgifter och företagsuppgifter, hantera all din kunskap och fokusera asynkron kommunikation på en enda plattform. TextCortex erbjuder sina användare funktioner som skapande av flera kunskapsbaser, dataanalys, flera LLM och webbsökning, med integrations till över 30.000 webbplatser och appar.

ZenoChat - Kunskapsbaser

TextCortex kommer med konversations-AI som säkert kommer att effektivisera hela företagets arbetsbelastning och öka din produktivitet, ZenoChat. ZenoChat är en konversationsbaserad AI-assistent som låter dig använda innovativa LLM:er som GPT-4o och Claude 3.5 Sonnet, generera text/kod/bild, generera citatbaserade webbsökningsresultat och skapa anpassade kunskapsbaser.

Med ZenoChats kunskapsbaser kan du ladda upp alla dina interna data till ZenoChat och integrera dina databaser som Notion, Google Drive och Microsoft OneDrive med bara några enkla steg. Med ZenoChats Notion -integration kan du dessutom hålla alla dina data samordnade och stärka din interna kommunikation. På så sätt kan du öka dina anställdas produktivitet genom att skapa flera kunskapsbaser för olika anställda och team. Se resultaten från en av våra fallstudier:

• TextCortex genomfördes för Kemény Boehme Consultants som en lösning för att ta itu med dessa utmaningar och idag rapporterar medarbetarna ökad effektivitet och produktivitet (igenomsnitt sparas 3 arbetsdagar per månad och medarbetare).
• AICX, en ekosystempartner till TextCortex, var en viktig del av onboardingen och bidrog till att teamet aktiverades till 70% under de första veckorna.
• Medarbetarnas förtroende för att använda och arbeta med AI ökade med 60%.‍
• Implementeringen resulterade i en 28-faldig avkastning på investeringen (ROI).