Kunskapsbaser delas in i två kategorier beroende på deras syfte och användningsområde: interna och externa. Båda kunskapsbaserna har sina användningsområden, fördelar och nyttor. Interna kunskapsbaser är till exempel effektiva för att öka dina medarbetares prestation och för att de snabbt ska kunna hitta den information de söker. Om du undrar över skillnaderna mellan interna och externa kunskapsbaser, så har vi svar på det!

I den här artikeln ska vi titta närmare på skillnaderna mellan interna och externa kunskapsbaser.

Är du redo? Låt oss dyka in!

TL; DR

  • Interna kunskapsbaser är bibliotek där du lagrar den information och de data som dina medarbetare behöver.
  • Externa kunskapsbaser är bibliotek där du laddar upp de data och den information som du vill dela med dina kunder.
  • Interna och externa kunskapsbaser innehåller olika typer av data och har olika kategorier och målgrupper.
  • Medan du kan använda interna kunskapsbaser för att förbättra dina medarbetares prestationer, kan du använda externa kunskapsbaser för att öka kundnöjdheten.
  • Om du vill ta din kunskapshantering ett steg längre är TextCortex, som erbjuder AI-drivna funktioner, rätt väg att gå.

Vad är en intern kunskapsbas (IKB)?

En intern kunskapsbas samlar, lagrar och delar med sig av kunskap inom organisationen. Du kan skapa separata interna kunskapsbaser för varje avdelning i företaget, eller så kan du använda en gemensam kunskapsbas.

För bästa resultat rekommenderar vi att du delar upp dina interna kunskapsbaser i kategorier som IT, kundtjänst och ekonomi. På så sätt kan varje avdelning snabbt få tillgång till den strukturerade kunskap de behöver.

Vad är en intern kunskapsbas (IKB)?

Vem använder en intern kunskapsbas?

Hela organisationer eller företag kan dra nytta av interna kunskapsbaser. Kunskapsbaser är verktyg som lagrar information och data som alla dina anställda, från bloggaren till frontend-utvecklarna, behöver. Vissa avdelningar har dock störst nytta av interna kunskapsbaser, t.ex:

  • Callcenter
  • Human Resources
  • Marknadsföring
  • Försäljning
  • IT
  • Redovisning
  • Nya medarbetare

Fördelarna med interna kunskapsbaser

Att ha en intern kunskapsbas innebär många fördelar. Först och främst gör interna kunskapsbaser det möjligt för dina anställda att hitta den information de söker mycket snabbare, med andra ord kan de få tillgång till information snabbare. På så sätt kan medarbetarna fokusera på sina arbetsuppgifter istället för att ägna timmar åt att söka efter information. Andra fördelar med att ha en intern kunskapsbas är bland annat

  • Interna kunskapsbaser kan öka kommunikation och samarbete
  • Interna kunskapsbaser kan bidra till att minska kostnaderna genom tidsbesparingar
  • De kan öka den enskilda medarbetarens prestation
  • De kan anpassas för att uppfylla organisationens behov

Vad ska ingå i en intern kunskapsbas?

Vilka data och vilken information du laddar upp till interna kunskapsbaser beror helt och hållet på organisationens eller företagets mål och syften. De vanligaste typerna av innehåll som lagras i dina interna kunskapsbaser inkluderar dock:

  • Företagets policyer
  • Guider för hur man gör
  • Riktlinjer
  • Information om företagets produkter och tjänster
  • Kontaktuppgifter
  • Löpande projektdokumentation

Vad är en extern kunskapsbas (EKB)?

En extern kunskapsbas är data- och informationslagring som är allmänt tillgänglig och åtkomlig. Den samlar in, lagrar och delar kunskap med kunderna så att de enkelt kan hitta de svar de behöver utan att behöva vända sig till kundtjänst.

Vem använder en extern kunskapsbas?

Externa kunskapsbaser är det primära sättet att dela information och data med dina kunder. De kan dock även användas av anställda, intressenter och investerare. Den målgrupp som externa kunskapsbaser vänder sig till är bl.a:

  • Anställda
  • Kunder
  • Callcenter
  • Produktbaserade företag
  • Programvaruutvecklare

Fördelarna med externa kunskapsbaser

Den största fördelen med externa kunskapsbaser är att dina kunder kan få tillgång till den information de söker utan att det behövs någon personal. Låt oss ta en titt på de viktigaste fördelarna med externa kunskapsbaser:

  • Minskar antalet förfrågningar till kundsupport
  • Öka tillgången till information
  • Information levereras och organiseras på ett logiskt sätt
  • Kunderna kan lösa sina problem på egen hand
  • Öka synligheten och trafiken för ditt företag

Vad ska ingå i en extern kunskapsbas?

Vanliga typer av data och information som du behöver lägga till i en extern kunskapsbas är t.ex:

  • Vanliga frågor
  • Blog
  • Installationsguider
  • Felsökning
  • Information om produkter och tjänster

Interna vs. externa kunskapsbaser: Viktiga skillnader

Interna och externa kunskapsbaser är olika resurser som var och en erbjuder unika fördelar, förmåner och innehåll. De vänder sig till olika målgrupper och har specifika egenskaper. Beroende på din organisations behov kan du välja att implementera en intern kunskapsbas, en extern eller båda. Låt oss utforska de viktigaste skillnaderna mellan dem mer i detalj.

Publik

Den främsta skillnaden mellan interna och externa kunskapsbaser ligger i deras målgrupp. Interna kunskapsbaser är utformade för anställda och innehåller information som är relevant för deras arbete. Externa kunskapsbaser är däremot till för både anställda och kunder. Om ditt mål är att effektivisera medarbetarnas tillgång till information och minska deras arbetsbelastning är en intern kunskapsbas ett bra val. För att ge kunderna möjlighet att lösa problem på egen hand och avlasta supportteamen är en extern kunskapsbas ett måste.

Data och information

En annan sak som skiljer interna och externa kunskapsbaser åt är skillnaderna i innehåll, information och data. Medan interna kunskapsbaser innehåller data och information som bara rör ditt företag och dina anställda, innehåller externa kunskapsbaser information och data, t.ex. instruktionsböcker, som rör dina kunder. Om du vill dela med dig av data och information till alla dina anställda är interna kunskapsbaser en lösning för dig. Om du vill överföra information till dina kunder är externa kunskapsbaser lösningen för dig.

Användningsfall

Interna kunskapsbaser används för att öka medarbetarnas prestationer och spara tid. Du kan också använda interna kunskapsbaser för att stödja pågående projekt och ge tillgång till en gemensam datakälla för alla som arbetar med projektet. Du kan också höja kvaliteten på dina medarbetares arbete med hjälp av AI-drivna kunskapsbaser. Kolla in resultaten från en av våra fallstudier:

  • Minskning av söktiden för intern expertis från minuter till sekunder
  • 10-12% effektivare förslagsframtagning
  • Medarbetarnas förtroende för att arbeta med AI förbättrades från 8/10 till 10/10
  • Medarbetarnas entusiasm för AI ökade från 25% till 67%.
  • 94% av medarbetarna uppger att AI förbättrar kvaliteten på deras arbete

Å andra sidan används externa kunskapsbaser för att överföra vanliga frågor eller information som kunderna behöver. Med externa kunskapsbaser kan du både öka kundnöjdheten och minska arbetsbelastningen på personalavdelningen.

TextCortex AI: Förbättra din kunskapshantering med hjälp av AI

TextCortex är en AI-assistent som erbjuder sina användare AI-drivna anpassningsbara kunskapsbaser. Med hjälp av TextCortex kunskapsbaser kan du integrera dina befintliga datakällor som Google Drive, Notion och Microsoft OneDrive och börja använda AI-drivna funktioner. TextCortex kunskapsbaser erbjuder ZenoChat, som kan fungera integrerat med all din data och information. Med ZenoChat kan du chatta med alla dina kunskapsdatabaser eller olika mappar i din kunskapsdatabas. Tack vare ZenoChats kraftfulla RAG-funktioner (Retrieval-augmented generation) kan den dessutom kortfattat och exakt återkalla den information du letar efter, oavsett om det är text eller en bild.

TextCortex erbjuder inte bara kunskapsbaser utan även andra avancerade AI-funktioner, t.ex:

  • Flera LLM:er, t.ex. Gemini 2.5 Pro och o3-mini
  • Flera AI-bildgeneratorer inklusive stabil diffusion 3
  • Webbsökning via citeringar
  • Hjälp med skrivande
  • Automatisering av arbetsflöden
  • Anpassad AI-agentbyggare

Låter det spännande? Klicka här för att skapa ditt TextCortex och automatisera dina arbetsuppgifter.

Vanliga frågor och svar

Vad är en intern kunskapsbas?

En intern kunskapsbas är ett arkiv där du arkiverar den information som du vill dela med dig av till företagets anställda och ge dem enkel tillgång till. Tack vare interna kunskapsbaser kan medarbetarna snabbt få tillgång till den information de söker och ägna mer tid åt sina huvuduppgifter. Tack vare AI-kunskapsbaser kan medarbetarna dessutom få tillgång till den information de söker i ett konversationsformat.

Vad är en extern kunskapsbas?

En extern kunskapsbas är ett bibliotek där du lagrar information som du vill dela med dig av till dina kunder. Det kan handla om vanliga frågor, informationssidor om produkter och tjänster, policyer, informationssidor om frakt, blog med mera. Med hjälp av externa kunskapsbaser kan dina kunder lösa sina egna problem.

Vad är skillnaden mellan en intern och en extern kunskapsbas?

Medan interna kunskapsbaser innehåller de uppgifter som dina anställda behöver, innehåller externa kunskapsbaser den information som dina kunder behöver. Medan interna kunskapsbaser endast är tillgängliga för medlemmar i din organisation, är externa kunskapsbaser tillgängliga för alla.