Escrever um e-mail de agradecimento pode parecer simples, mas é um passo crucial na construção e manutenção de relações positivas com clientes, consumidores, parceiros, etc.
Além disso, oferece uma oportunidade para expressar gratidão, estabelecer confiança e reforçar a identidade da tua marca.
No entanto, muitos lutam para encontrar o tom certo, evitar clichés e frases genéricas e personalizar o conteúdo.
Se te encontras nas linhas acima, não te preocupes mais.
Vamos mostrar-te 6 passos para escreveres um e-mail de agradecimento para te ajudar a atingir os teus objectivos de comunicação.
Vamos mergulhar!
O que é um e-mail de confirmação?
Um e-mail de confirmação é um e-mail que escreves para confirmar que recebeste a mensagem, o documento, o pedido, etc. de um remetente.
É como um polegar digital que abrange vários cenários, incluindo transacções comerciais, candidaturas a empregos, apoio ao cliente e projectos de colaboração.
💡 Nota
Embora sejam muito semelhantes, não confundas um e-mail de confirmação de receção com um e-mail de confirmação.
Ambos são tipos de respostas à comunicação recebida, mas têm objectivos ligeiramente diferentes.
Assim, embora tanto os e-mails de confirmação como os de aviso de receção acusem a receção de informações ,
- Os e-mails de reconhecimento centram-se mais na expressão de gratidão e na manutenção de relações positivas.
- Por outro lado, os e-mails de confirmação confirmam a conclusão de uma transação ou tarefa, fornecendo detalhes relacionados com esse resultado.
Porque é que os e-mails de agradecimento são importantes?
Os e-mails de agradecimento desempenham um papel crucial numa comunicação eficaz, uma vez que ajudam
Cria confiança,
Incentiva a comunicação aberta
Gerir as expectativas,
Melhorar as relações profissionais e
assegura ao remetente que a sua mensagem chegou ao destinatário pretendido.
💡 Nota
Tenta enviar prontamente os e-mails de confirmação , porque uma resposta atempada mostra respeito pelo tempo do remetente e reforça uma sensação de eficiência e profissionalismo.
6 passos para escreveres um e-mail de agradecimento como um profissional
1. Define o tom do teu e-mail de agradecimento
O primeiro passo na elaboração do teu e-mail de agradecimento é verificar o tom e a natureza do e-mail que recebes para te orientares na direção e no tom em que vais escrever a resposta.
💡 ProTip
Sabias que com o assistente de IA totalmente personalizável da TextCortexo assistente de IA totalmente personalizável do Zeno Chatpodes decidir o tom desejado para o teu e-mail?
2. Cria uma linha de assunto sucinta
Deves manter a tua linha de assunto curta e doce e indicar claramente o objetivo do teu e-mail.
Por exemplo,
- "Confirma a receção: O teu e-mail datado de [data]".
- "Obrigado pelo teu [envio/mensagem/pedido]."
- "Confirmação: Recebemos o teu [documento/informação]".
- "Confirmação do teu recente [Inquérito/Feedback/Comunicação]."
- "Gratidão pelo teu [pedido/encomenda/apoio]."
- "Recebido: O teu [documento/mensagem/pedido] está em boas mãos".
- "Agradecemos o teu [envio/comentário/participação]."
- "Confirmação de e-mail: A tua [Mensagem/Documento/Pedido] foi recebida".
- "Confirmação: O teu [pedido de informação/encomenda/candidatura] está a ser processado".
Podes até personalizá-lo e inserir o nome do destinatário, se for caso disso.
💡 ProTip
Com o Zeno Chat, podes criar linhas de assunto apelativas, bastando introduzir uma pergunta.😎
3. Começa com uma saudação educada
Lembras-te do passo 1 sobre a definição do tom? Bem, isso também terá impacto na saudação do teu e-mail e no nível de formalidade.
Por exemplo, a tua saudação pode variar entre "Caro Sr. ou Sra.", "Olá" e "Saudações".
4. Escreve um corpo de e-mail
4.1. Começa com uma frase de abertura
A linha de abertura deve indicar que recebeste o e-mail do remetente.
Além disso, deves também agradecer ao remetente, expressar a tua gratidão e ser específico quanto ao motivo pelo qual estás grato - um documento, um pedido, apoio ou colaboração.
Por exemplo,
- "Obrigado por nos contactares! A tua [mensagem/documento/pedido] foi recebida e está a ser analisada."
- "Queríamos expressar a nossa sincera gratidão pelo teu recente [envio/comunicação]. Os teus esforços e a tua contribuição não passam despercebidos."
- "Queríamos reservar um momento para reconhecer e apreciar o [documento/inquérito] que recentemente partilhaste connosco."
- "A tua [mensagem/feedback/pedido] chegou à nossa caixa de entrada e não podíamos estar mais gratos. Obrigado por nos escolheres para [colaborar/apoiar/assistir] com as tuas [necessidades/tarefas]."
- "Muito obrigado pelo teu recente [pedido/encomenda]. Estamos muito satisfeitos por o teres recebido e estamos a processar os passos necessários."
- "A tua [mensagem/documento/pedido] chegou à nossa caixa de entrada e queremos expressar a nossa gratidão pela tua comunicação rápida e atenciosa."
- Queremos agradecer-te pela tua recente [comunicação/pedido de informação]. O teu [contributo/contribuição] é muito apreciado e estamos ansiosos por [abordar/responder/assistir] em conformidade."
4.2 Fornecer informações de acompanhamento
A parte central do corpo do teu e-mail deve fornecer detalhes adicionais que dependerão da situação e das circunstâncias.
Assim, podem referir-se a:
Acusa a receção dos documentos,
✨ especificando os seguintes passos,
Fixa um prazo para um seguimento, etc.
Além disso, se existirem números de referência, números de encomenda, etc., associados ao artigo recebido, inclui-os no aviso de receção.
Desta forma, ambas as partes podem acompanhar a comunicação.
💡 ProTip
Se tiveres dificuldade em escrever um e-mail, a funcionalidade Bullet-to-Email doTextCortexpode ajudar-te a criar um e-mail a partir de apenas 3 pontos.
5. Termina o teu e-mail
Deves terminar o teu e-mail com uma nota positiva, expressar mais uma vez a tua gratidão e estar disposto a ajudar mais, se necessário.
Deves também incluir a tua assinatura, nome, título e informações de contacto.
Por exemplo,
- "Mais uma vez, obrigado por escolheres a [Sua Empresa/Organização]. Estamos ansiosos por [trabalhar com/assistir/apoiar] mais vezes."
- "Agradecemos a tua confiança em nós. Se tiveres mais alguma dúvida ou precisares de assistência adicional, estás à vontade para [contactar/entrar em contacto]."
- "Mais uma vez, obrigado pelo teu [envio/feedback/pedido]. Valorizamos a tua parceria e estamos ansiosos por [continuar/iniciar] esta viagem juntos."
6. Revê o teu e-mail de agradecimento
Antes de enviares a tua mensagem de correio eletrónico, revê-a cuidadosamente para garantir a sua clareza , tom, e correção para te certificares de que não tem erros.
Ao rever e editar o teu e-mail, minimizas o risco de parecer pouco profissional.
💡 ProTip
TextCortex' s extension revê os teus textos por ti e certifica-se de que são polidos em termos de gramática e ortografia.
🎁 Bónus: 3 Agradecimentos Templates que podes usar hoje
Modelo 1: Um e-mail de confirmação de encomenda do cliente
Linha de assunto: Recebemos a tua encomenda
Caro [Nome]
Obrigado pela tua encomenda de [produto]. A tua mercadoria estará pronta em [período de tempo] e será enviada exatamente em [período de tempo] a partir de agora.
Antes disso, gostaríamos de saber se queres que incluamos [vantagens] para os teus clientes e amostras de produtos de outras unidades. Podes escolher os produtos de amostra que desejas no catálogo que enviámos anteriormente.
O nosso [produto] foi concebido para oferecer os melhores resultados a um custo muito baixo. Temos a certeza de que os teus clientes ficarão encantados com este produto.
Mais uma vez, obrigado pela tua encomenda. Aguardamos com expetativa as tuas instruções para incluir os nossos [benefícios] e outros produtos de amostra.
Sinceramente,
[O seu nome]
Modelo 2: Um e-mail de agradecimento ao candidato a emprego
Linha de assunto: Obrigado pela tua candidatura
Caro [Nome],
Muito obrigado por te candidatares a [cargo] na [Nome da Empresa]. Irei analisar a tua candidatura juntamente com as outras que recebemos em [prazo]. Se fores selecionado para a fase seguinte do processo de recrutamento, serás contactado para uma sessão de entrevista.
Agradecemos o teu interesse pela nossa empresa e desejamos-te as maiores felicidades neste processo de seleção.
Sinceramente,
[O seu nome]
Modelo 3: Um e-mail de confirmação de pagamento
Linha de assunto: Confirmação: Recebemos o teu pagamento
Olá [nome do destinatário],
Estou a contactar-te para confirmar o teu pagamento de [montante]. É para [o produto ou serviço que compraste].
Podes esperar um recibo para ti em breve.
E como já recebemos o teu pagamento, estamos prontos para [mencionar os passos seguintes].
Obrigado pelo teu pagamento rápido - muito apreciado!
Os melhores votos,
[O seu nome]
Embrulha tudo
Os e-mails de agradecimento são vitais para uma comunicação eficaz, para o profissionalismo e para a construção de relações.
Além disso, contribuem para uma comunicação positiva, garantindo que recebeste e acusaste a receção das mensagens de forma rápida e cortês.
E embora os e-mails de agradecimento não sejam complexos de escrever, tens de prestar atenção ao estilolinguagem, tom e imagem geral.
E essa parte pode ser muito complicada.
Felizmente, existe uma solução que te pode ajudar com as nuances e melhorar o teu processo de escrita.
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Como é que TextCortex te pode ajudar a escrever um e-mail de agradecimento?
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