A contratação de novos empregados é um processo stressante tanto para a empresa como para os empregados. Os novos empregados não sabem o que fazer e precisam de alguém que os oriente. Para as empresas, os novos funcionários são inexperientes e precisam de se habituar à cultura da empresa. O onboarding é necessário para acelerar e facilitar o processo de integração para a empresa e para os empregados. De acordo com o relatório da Jobvite, os novos funcionários abandonam o emprego nos primeiros 90 dias, pelo que um processo de onboarding sólido é importante. Se não sabes como aumentar a eficiência do teu processo de onboarding, nós ajudamos-te!

Neste artigo, vamos explicar o que é o onboarding e apresentar o site templates para diferentes departamentos.

Estás pronto?

Vamos mergulhar!

TL; DR

  • O onboarding é um processo em que os teus novos empregados aprendem o conhecimento da empresa, conhecem a cultura de trabalho e desenvolvem as suas competências para serem empregados produtivos.
  • Uma lista de verificação de integração permite-te acompanhar a conclusão do processo de integração das tuas novas contratações.
  • Embora os pontos a abordar na lista de verificação de integração possam variar consoante os departamentos e as funções, existem também pontos comuns.
  • Se estás à procura de templates para os processos de onboarding da tua empresa, podes rever os exemplos gerados por ZenoChat.
  • Se quiseres criar listas de verificação de integração personalizadas para os teus empregados e departamentos, o ZenoChat é o teu salvador com as suas bases de conhecimento e vários LLMs.
  • Podes melhorar o desempenho dos teus empregados e aumentar a produtividade da tua empresa utilizando o ZenoChat e as suas bases de conhecimento.

O que é um Onboarding?

A integração é o processo através do qual os novos funcionários adquirem competências, se familiarizam com os conhecimentos da empresa, aprendem sobre a cultura de trabalho e aumentam as suas capacidades para se tornarem funcionários produtivos. O processo de onboarding é mais do que apenas receber formação e assinar contratos. Um processo de integração suficiente e de alta qualidade aumenta a fidelidade dos novos funcionários ao local de trabalho e garante que eles trabalhem a longo prazo. Além disso, um processo de integração bem sucedido faz com que os teus novos empregados tenham uma boa impressão da empresa e sintam que estão a trabalhar no sítio certo.

O que é um Onboarding?

O que é uma lista de verificação de integração?

A lista de verificação de integração é uma lista de tarefas que inclui orientar os novos contratados e formá-los organizacionalmente, familiarizando-os com o fluxo de trabalho e envolvendo-os no processo. A lista de verificação de integração garante que cada fase crítica do processo de integração do novo contratado é realizada. No entanto, uma lista de verificação de integração não significa que a tua empresa satisfaça as necessidades dos novos contratados. Com a ajuda da lista de verificação de integração, deves satisfazer as necessidades dos teus novos contratados, orientá-los e apresentá-los à cultura da empresa.

Lista de verificação de integração Templates para diferentes departamentos

Diferentes departamentos e empresas necessitam de listas de verificação de integração personalizadas para diferentes contratações. Seria ineficaz preparar a mesma lista de verificação de integração para um programador front-end e um funcionário de marketing. Podes criá-las manualmente ou incluir a IA no processo para satisfazer as necessidades das listas de verificação de integração dos diferentes departamentos.

Ao tirar partido de co-pilotos de IA como o ZenoChat, que pode ser integrado na sua base de conhecimentos interna, pode criar listas de verificação de integração personalizadas, adaptadas a departamentos específicos e até mesmo personalizadas para funcionários individuais. Esta abordagem garante que as tuas novas contratações se adaptam de forma mais eficiente à cultura e aos processos da tua empresa. Vamos explorar alguns exemplos de integração de departamentos específicos gerados pelo ZenoChat para ilustrar este conceito!

Modelo de lista de verificação de integração para RH

Com o ZenoChat, podes criar um modelo de lista de verificação para gerir o processo de integração de RH e ajudar os teus novos empregados a adaptarem-se ao processo mais facilmente. Aqui está um exemplo de modelo curto para a integração de RH:

  • Carta de oferta e contrato de trabalho assinados
  • Formulários de imposto e de depósito direto preenchidos
  • Equipamento pronto (computador portátil, correio eletrónico, acesso a software)
  • Envia um e-mail de boas-vindas com informações sobre o primeiro dia

Primeiro dia

  • Reunião de boas-vindas com os RH
  • Visita ao escritório/apresentação da equipa
  • Visão geral da função e das políticas da empresa
  • Configuração da estação de trabalho

Primeira semana

  • Formação específica para o trabalho e para a conformidade
  • Reúne-te com o supervisor direto e com os principais membros da equipa
  • Define objectivos para 30, 60 e 90 dias

Primeiro mês

  • Formação contínua específica para o trabalho
  • Verifica quinzenalmente com o supervisor
  • Participa em actividades de formação de equipas

Primeiros 90 dias

  • Avaliações de desempenho a 30, 60 e 90 dias
  • Define objectivos de desenvolvimento a longo prazo

Modelo de lista de verificação de integração para gestores

Os gestores devem estar bem preparados para o processo de integração e adaptar as novas contratações à cultura da empresa. Apresentamos-te um exemplo de modelo de integração para gestores que inclui a pré-incorporação, o primeiro dia, a primeira semana, o primeiro mês e o primeiro trimestre.

Pré-embarque

  1. Pacote de boas-vindas:algum texto
    • Envia um e-mail de boas-vindas com os detalhes do início e a agenda.
    • Dá acesso a documentos e políticas importantes.
  2. Preparação do espaço de trabalho:algum texto
    • Prepara o posto de trabalho (computador, telefone, credenciais).
    • Configura contas de correio eletrónico e do software necessário.
  3. Preparação da equipa:algum texto
    • Informa a equipa sobre a nova contratação.
    • Designa um amigo/mentor.
    • Marca reuniões de apresentação com membros-chave.

Primeiro dia

  1. Boas-vindas e apresentação:algum texto
    • Cumprimenta e apresenta a equipa.
  2. Orientação:algum texto
    • Visita ao escritório e descrição geral dos procedimentos administrativos.
  3. Configuração de sistemas:algum texto
    • Ajuda na instalação de ferramentas e sistemas.
  4. Descrição geral da função:algum texto
    • Discute as responsabilidades e a agenda da primeira semana.

Primeira semana

  1. Reuniões e formação:algum texto
    • Marca reuniões e sessões de formação.
  2. Atribuição de tarefas:algum texto
    • Atribui tarefas iniciais com prazos claros.
  3. Verifica regularmente:algum texto
    • Faz check-ins diários para perguntas e apoio.
  4. Dá o teu feedback:algum texto
    • Incentiva o feedback sobre o processo de integração.

Primeiro mês

  1. Formação contínua:algum texto
    • Continua a formação necessária.
  2. Avaliações de desempenho:algum texto
    • Realiza revisões quinzenais ou mensais.
  3. Definição de objectivos:algum texto
    • Ajuda a definir objectivos a curto e a longo prazo.
  4. Actividades de integração:algum texto
    • Promove a participação em actividades de equipa.

Primeiro trimestre

  1. Revisão formal:algum texto
    • Conduzir a avaliação do desempenho, dar feedback.
  2. Plano de desenvolvimento de carreira:algum texto
    • Desenvolve objectivos de carreira e planos de crescimento.
  3. Envolvimento da comunidade:algum texto
    • Encoraja a participação em eventos de toda a empresa.
  4. Apoio contínuo:algum texto
    • Mantém contactos regulares e oferece orientação.

Modelo de lista de verificação de integração para equipas de vendas

Uma equipa de vendas tem uma cultura única que requer um processo de integração único. Podes utilizar o seguinte modelo de integração para as contratações da equipa de vendas.

Semana 1: Fundamentos

Dia 1: Orientação

  • Reunião de boas-vindas: Conhece a equipa e obtém uma visão geral da cultura da empresa.
  • Configuração de TI: Configura o teu computador, e-mail e ferramentas de vendas.
  • Papelada: Preenche os formulários de RH e a inscrição nos benefícios.

Dia 2-3: Introdução às vendas

  • Visão geral: Conhece a nossa estratégia de vendas e as principais métricas.
  • Formação sobre produtos: Compreende os nossos produtos/serviços e o posicionamento no mercado.
  • Formação em CRM: Introdução ao nosso sistema CRM.

Dia 4-5: Desenvolvimento de competências

  • Técnicas de venda: Aprende as nossas metodologias de vendas.
  • Acompanhamento: Observa representantes de vendas experientes.
  • Representa um papel: Pratica o teu discurso de vendas.

Semana 2: Mergulha fundo

Dia 6-7: Compreensão do mercado

  • Percebe o mercado: Mercado-alvo, personas de clientes, cenário competitivo.
  • Estudos de casos: Analisa histórias de vendas bem sucedidas.

Dia 8-9: Formação em ferramentas avançadas

  • Ferramentas de vendas: Formação avançada sobre as nossas ferramentas.
  • Dados e análises: Utiliza os dados para tomar decisões.

Dia 10: Pratica

  • Chamadas frias: Começa a fazer chamadas com o apoio de um mentor.
  • Geração de leads: Identifica e qualifica os contactos.

Semana 3: Integração

Dia 11-12: Personalização

  • Técnicas de adaptação: Adapta as técnicas de venda ao teu estilo.
  • Mentoria: Apoio contínuo de representantes seniores.

Dia 13-14: Construção de condutas

  • Prospeção: Cria e gere o teu pipeline de vendas.
  • Trabalha em rede: Dicas sobre como aproveitar os contactos.

Dia 15: Definição de objectivos

  • Objectivos de desempenho: Define objectivos a curto e a longo prazo.
  • Plano de desenvolvimento: Cria um roteiro de desenvolvimento pessoal.

Apoio contínuo

  • Verificações semanais: Analisa regularmente o progresso.
  • Reuniões de equipa: Mantém-te alinhado com os objectivos da equipa.
  • Materiais de formação: Acede a recursos contínuos.

Modelo de lista de verificação de integração para TI

O departamento de TI deve prestar apoio regular para evitar perdas de tempo e garantir uma integração sem problemas. Podes utilizar a seguinte lista de verificação para garantir que a equipa de TI fornece aos novos contratados uma conta de correio eletrónico da empresa, hardware e acesso ao sistema interno.

Lista de controlo antes da chegada

  1. Documentaçãoalgum texto
    • Assina e devolve a carta de oferta e o contrato de trabalho.
  2. Configuração da contaalgum texto
    • Cria contas de correio eletrónico e de TI.
    • Prepara o hardware (portátil, periféricos) e instala o software.

Dia 1: Orientação

  1. Reunião de boas-vindasalgum texto
    • Reúne-te com os RH para orientação sobre a empresa.
    • Apresentação da cultura e das políticas da empresa.
  2. Apresentação da equipa de TIalgum texto
    • Conhece a equipa e analisa a estrutura do departamento.
  3. Configuração do espaço de trabalhoalgum texto
    • Prepara uma estação de trabalho e configura o correio eletrónico/ferramentas.
  4. Revisão da políticaalgum texto
    • Analisa as políticas de TI e preenche a documentação necessária.

Semana 1: Começa a trabalhar

  1. Formação técnicaalgum texto
    • Panorama das infra-estruturas informáticas e dos sistemas internos.
  2. Formação em segurançaalgum texto
    • Introdução às práticas de segurança informática.
  3. Conhece os membros da equipaalgum texto
    • Agendou reuniões com os principais membros da equipa.
  4. Acesso ao sistemaalgum texto
    • Assegura o acesso aos sistemas e aplicações necessários.

Primeiro mês: Integração

  1. Atribuição de projectosalgum texto
    • Começa com projectos/tarefas introdutórios.
  2. Formação contínuaalgum texto
    • Continua a formação avançada do sistema.
  3. Verificações regularesalgum texto
    • Reuniões semanais com o teu supervisor.
  4. Mentoria entre paresalgum texto
    • Junta-te a um mentor para obteres orientação.

Primeiros 3 meses: Avaliação e feedback

  1. Avaliação do desempenhoalgum texto
    • Avaliação de desempenho e feedback durante 60 dias.
  2. Desenvolvimento de competênciasalgum texto
    • Acesso a recursos de desenvolvimento profissional.
  3. Melhoria contínuaalgum texto
    • Recolhe feedback sobre o processo de integração.

Onboarding Templates para funcionários remotos

De acordo com o estudo da Forbes, 20% dos empregados trabalham remotamente. Isto significa que as empresas e as companhias precisam de proporcionar uma integração nova e única para os empregados remotos. Apresentamos-te um modelo de integração conciso e personalizável para trabalhadores remotos:

Semana 1: Começa a trabalhar

Dia 1: Introdução e instalação

  • Email de boas-vindas: Informações essenciais, horários e contactos.
  • Instalação de TI: Recebe e instala o hardware da empresa.
  • Conhece o teu gestor: Chamada de vídeo introdutória.

Dia 2: Orientação da empresa

  • Orientação de RH: Apresenta a missão, os valores e as políticas.
  • Configuração administrativa: Conclui o processamento de salários e configura as ferramentas de comunicação.

Dia 3: Apresentação das equipas

  • Visita virtual: Conhece os membros imediatos da equipa.
  • Visão geral do departamento: Compreende as principais funções e objectivos.

Dia 4: Formação e recursos

  • Formação específica da função: Acede aos materiais de formação.
  • Recursos da empresa: Introdução à base de conhecimentos e às FAQs.

Dia 5: Primeiras tarefas

  • Começa com pouco: Começa com as primeiras tarefas/projectos.
  • Faz o check-in: Reunião de fim de semana com o gestor para obter feedback.

Semana 2: Integração

Dias 6-7: Desenvolvimento de competências

  • Formação avançada: Participa em sessões de formação.
  • Acompanhamento: Observa colegas experientes.

Dias 8-9: Experiência prática

  • Colaboração em equipa: Participa em projectos e reuniões de equipa.

Dia 10: Feedback e reflexão

  • Reflexão semanal: Reflecte sobre as aprendizagens e identifica as necessidades de apoio.
  • Sessão de feedback: Recebe e dá feedback sobre o processo de integração.

Mês 1: Construir alicerces

Semanas 3-4: Integração contínua

  • Verifica regularmente: Reuniões quinzenais com o teu chefe.
  • Formação complementar: Continua a formação específica para a função.
  • Envolvimento: Participa nas actividades da empresa e em eventos virtuais.
  • Objectivos de desempenho: Estabelece objectivos iniciais com a tua chefia.

Melhoria contínua

  • Revisões mensais: Discute os progressos e a evolução da carreira.
  • Desenvolvimento profissional: Acede a oportunidades de aprendizagem.
  • Trabalha em rede: Participa em eventos e projectos virtuais entre departamentos.

Recursos

  • Manual do Empregado
  • Wiki da empresa/base de conhecimentos
  • Lista de contactos: RH, TI e membros-chave da equipa.
  • Protocolos de emergência

Apoia

  • Política de portas abertas: Horário de expediente virtual para esclarecimento de dúvidas.
  • Programa de Assistência ao Empregado (EAP): Recursos de bem-estar mental e emocional.

Como criar uma lista de verificação de integração com ZenoChat

Se precisar de criar listas de verificação de integração personalizadas para diferentes departamentos e novas contratações, o ZenoChat by TextCortex foi concebido para ti. Com os seus múltiplos LLM, a sofisticada RAG (Retrieval-augmented generation), a pesquisa na Web, as bases de conhecimento e as personas personalizáveis, o ZenoChat pode reduzir a sua carga de trabalho e criar um onboarding conciso e de alta qualidade templates. Além disso, ZenoChat pode acompanhar-te em qualquer lugar e em qualquer momento graças aos seus mais de 30.000 integrations!

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O ZenoChat vem com bases de conhecimento que permitem aos utilizadores empresariais integrar os seus dados internos. 

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