Melhores ferramentas Gmail para Aumentar a Produtividade

Escrever e-mails pode ser uma tarefa demorada e se quiser tirar o máximo partido do seu tempo, é importante ser produtivo enquanto os escreve. Felizmente, há várias formas de ajudar a aumentar a sua produtividade enquanto escreve e-mails.

Neste artigo, listamos as melhores ferramentas que pode utilizar no Gmail para maximizar a sua produtividade diária. Estas ferramentas são concebidas para tornar a conclusão das tarefas mais fácil, rápida e eficiente. Continue a ler para saber mais!

Usos e Vantagens

Os e-mails são ferramentas incrivelmente úteis para a comunicação: são uma forma rápida e eficiente de enviar e receber mensagens, documentos, e ficheiros. Os e-mails são também excelentes para manter um registo das conversas, pois fornecem um registo escrito que pode ser reenviado em qualquer altura.

Vejamos porque é que os e-mails são uma parte tão crucial das nossas vidas!

Empresas

No mundo actual, os e-mails são parte integrante de praticamente qualquer negócio, o que provavelmente não constitui surpresa para ninguém.

Os e-mails permitem às empresas comunicar rápida e facilmente com uma vasta gama de contactos, desde colegas de trabalho e clientes a vendedores e clientes. Os e-mails não só são capazes de transmitir uma grande quantidade de informação num curto período de tempo, como também podem ser enviados para múltiplos destinatários em simultâneo, poupando tempo e esforço. Ao utilizar os e-mails, as empresas podem manter o seu pessoal e clientes actualizados sobre tudo!

Segurança

A utilização do correio electrónico como método de autenticação está a tornar-se cada vez mais popular para as empresas que oferecem plataformas e serviços. Este método de autenticação permite aos utilizadores provar a sua identidade e aceder ao seu perfil sem terem de se lembrar de uma senha complexa.

Ao enviar um código único para o endereço de correio electrónico registado, as empresas podem ter a certeza de que o utilizador que solicita o acesso é aquele que está realmente destinado a tê-lo.

Promoção

Os e-mails são uma ferramenta poderosa para as empresas utilizarem a fim de atingirem os seus clientes alvo. Ao enviar e-mails à sua base de clientes, as empresas podem efectivamente comercializar os seus produtos ou serviços a esses clientes e encorajá-los a fazer uma compra.

Esta forma de comunicação permite às empresas fornecer informações sobre os seus produtos ou serviços a potenciais compradores de uma forma eficiente e rentável. Além disso, as empresas podem utilizar o correio electrónico para lembrar os clientes dos próximos eventos de vendas ou para os lembrar de fazer uma compra.

Criação de Emails Eficazes

Criar um correio electrónico eficaz envolve mais do que apenas escrever palavras, implica ter tempo para pensar no que se quer comunicar, e como o quer comunicar.

Isto é especialmente importante se estiver a enviar um correio electrónico a um superior ou a um contacto importante. Temos algumas dicas sobre como se manter no topo do seu jogo!

A um cliente

É importante certificar-se de que a mensagem de correio electrónico que envia a um cliente é profissional, cortês e clara.

Antes de mais, certifique-se de utilizar uma linha de assunto apropriada para a mensagem - algo que descreva claramente o conteúdo da mensagem.

Comece por considerar as necessidades do cliente e como pode ajudar. Certifique-se de incluir todas as informações necessárias no e-mail, tais como as informações de contacto do cliente, os detalhes da situação, e a resolução que pode fornecer. Antes de enviar o e-mail, reveja-o para se certificar de que todos os detalhes estão correctos, e que o tom e linguagem utilizados são apropriados para o cliente.

Finalmente, dedique algum tempo a rever o e-mail para se certificar de que não existem erros gramaticais ou ortográficos.

A um professor

Escrever um e-mail a um professor pode parecer intimidante, mas não tem de ser. Com algumas dicas e truques simples, pode certificar-se de que a sua mensagem é clara e eficaz.

Em primeiro lugar, apresente-se e explique porque está a escrever. Isto pode incluir a razão pela qual está a estender a mão ou em que aula ensinam que está a frequentar. Certifique-se de incluir o seu nome e qualquer informação relevante sobre si que possa ajudar o professor a compreender quem você é.

A seguir, indique o objectivo do seu e-mail de forma clara e concisa na primeira frase ou duas. Não quer escrever muito aqui; apenas o suficiente para que saibam do que se trata a sua mensagem sem ter de ler tudo o que está escrito. 

Uma vez feito isto, forneça quaisquer detalhes adicionais que possam ser necessários para compreender o contexto do seu pedido ou questão. 

Finalmente, termine com um encerramento educado antes de assinar com o seu nome e informações de contacto, se aplicável.

Ao seu chefe

Escrever um e-mail ao seu chefe pode ser uma tarefa assustadora. Para ajudar a garantir o sucesso, aqui estão algumas dicas e truques!

Comece com uma saudação formal - Comece o e-mail com uma saudação formal como "Caro [Nome]," ou "Bom dia/tarde [Nome]". Isto irá definir o tom para o resto da mensagem e demonstrar respeito.

A seguir, vá directo ao assunto, diga-lhes o que precisa no menor número de palavras possível para que possam tomar uma decisão informada sobre o que lhes está a pedir. 

Mesmo que haja urgência com o seu pedido, não use linguagem demasiado exigente ou insistente; em vez disso, concentre-se em ser educado e cortês durante todo o processo, a fim de manter uma boa relação de trabalho com o seu chefe enquanto ainda consegue o que precisa ser feito de forma eficiente e eficaz. 

Concluir expressando gratidão pelo seu tempo ou oferecendo assistência caso tenham alguma dúvida.

Ferramentas de Produtividade Gmail

O Gmail é uma ferramenta incrivelmente poderosa para se manter organizado e produtivo. Está repleto de funcionalidades que o podem ajudar a gerir o seu tempo, a manter-se no topo das tarefas e a fazer mais a cada dia.

Na secção seguinte, listaremos algumas das ferramentas de produtividade do Gmail mais úteis que pode utilizar para tirar o máximo partido da sua experiência de correio electrónico. 

TextCortex - Browser Extension

Ser produtivo sem reduzir a qualidade significa que precisa de ser capaz de escrever mais rapidamente enquanto ainda elabora e-mails que serão abertos e comprometidos.

TextCortex é a ferramenta ideal para fazer exactamente isso! Baseia-se em processos de aprendizagem de máquinas para prever os resultados mais relevantes com base em parâmetros tais como palavras-chave, comprimento do texto, nível de criatividade e muito mais.

Pode experimentar o nosso ponto de venda por e-mail ou verificar a categoria de redacção de e-mails no nosso creator suite. Não se esqueça também de brincar com a nossa funcionalidade de mudança de tom e comprimento de saída para obter um resultado perfeito adaptado às suas necessidades!

EmailAnalytics

EmailAnalytics é uma ferramenta que lhe permite acompanhar a actividade de correio electrónico da sua equipa e visualizar as métricas de correio electrónico no Gmail. A utilização desta análise de dados permite aos profissionais de marketing adquirir conhecimentos vantajosos e elaborar planos eficazes para um melhor desempenho do correio electrónico. 

Mailstrom

Esta ferramenta irá manter a sua caixa de entrada do Gmail limpa e organizada. Com ele, poderá filtrar as suas mensagens com base em diferentes critérios, como assunto, remetente, subscrições ou tempo enviado.

Uma vez que tenha a colecção certa de e-mails, pode eliminá-los em massa ou ter a, organizada por categoria.

Sortd

Esta ferramenta de Gmail permite-lhe organizar os seus e-mails classificando-os em listas temáticas, com um quadro de escrúpulos adicional para se certificar de que irá acompanhar o seu progresso em cada e-mail individual.