Recentemente, tive um pedido de reunião mensal de gestão ad-hoc. Passei a tarde inteira a vasculhar inúmeros e-mails e ligações SharePoint para encontrar as apresentações orçamentais do ano passado dos diferentes departamentos. Tive de navegar por todas aquelas pastas mal identificadas, telefonar a meia dúzia de colegas e, posteriormente, compilar manualmente a informação de quatro templates. Acabei de entregar 5 minutos antes do prazo. Obviamente, perdi o jantar de família. Acredita em mim, uma bebida não foi suficiente nessa noite.

- Sam, gestor de projeto de um cliente da S&P 500 TextCortex descreve a sua luta

Conhecimento - Uma luta empresarial muito dispendiosa

Todos os funcionários de uma empresa se identificam com a experiência de Sam, de uma forma ou de outra. De facto, 47% dos trabalhadores digitais têm dificuldade em encontrar os dados e as informações de que necessitam para realizar o seu trabalho. 

Conhecimento - Uma luta empresarial muito dispendiosa
fonte: https:textcortex

Em média, os empregados passam 9,3 horas por semana, ou seja, cerca de 25% do seu tempo, a vasculhar a informação. Considerando que as empresas geram 72% do PIB global, este problema de ineficiência equivale a uns impressionantes 15 triliões de dólares. Com os recentes avanços na IA generativa(Gen AI), pode haver agora um caminho viável para abordar e mitigar esta questão, oferecendo esperança de aumento da produtividade e redução da frustração entre os funcionários.

Como funciona a gestão do conhecimento atualmente

Atualmente, a gestão do conhecimento é uma tarefa difícil para a maioria das organizações. Os funcionários enfrentam frequentemente a pressão de manter tudo atualizado e bem estruturado, ao mesmo tempo que gerem as suas responsabilidades profissionais principais. Naturalmente, é claro o que é prioritário. A falta de uma governação eficaz, de estruturas de processos e de incentivos complica ainda mais a situação. Ou estes são inexistentes ou estão isolados, o que resulta em resultados inconsistentes e redundância. Ferramentas como o Google Drive, o Microsoft SharePoint, Notion, o Guru ou o Confluence gerem o armazenamento real, mas menos o desafio de tópicos de governação eficazes, como a autorização actualizada, a historização/arquivo, a estruturação lógica ou as funções de pesquisa eficazes.

Os números são a base deste quadro sombrio. 22% de todos os dados das empresas tornam-se irrelevantes todos os anos. Assim, em combinação com a ausência de uma governação eficaz, em média, cerca de 60% do total dos dados de uma organização estão desactualizados. Esta situação leva a uma falta de confiança nos dados da empresa, com 75% dos executivos a declararem baixos níveis de confiança. Este desafio só será acelerado se tivermos em conta que o volume médio de dados das empresas cresce 30% por ano. Consequentemente, sem uma solução tecnológica robusta, encontrar informações relevantes será cada vez mais semelhante a procurar uma agulha num palheiro.

Como é que a geração de IA pode ajudar?

As plataformas empresariais de IA de geração, como a TextCortexapresentam um avanço significativo na resolução deste problema de gestão do conhecimento. Estas ferramentas permitem uma integração perfeita entre diferentes soluções de armazenamento (por exemplo, Microsoft OneDrive (SharePoint), Google Drive).

Posteriormente, os empregados podem fazer os seus pedidos e receber resultados e respostas sintetizados, completados com referências que os conduzem diretamente aos documentos citados.

Esta solução não requer a introdução de novas soluções de armazenamento nem a necessidade de efetuar uma limpeza ou reestruturação completa dos dados. Além disso, todo o processo é totalmente compatível com o RGPD, os dados da empresa nunca são armazenados noutro local e também permite aproveitar a solução de gestão de acesso existente. Em última análise, estas ferramentas eliminam a frustração da procura de informações e permitem que os funcionários se concentrem em tarefas que acrescentam valor real ao negócio.

Vê os resultados de um dos nossos estudos de caso:

  • TextCortex foi implementado para Kemény Boehme Consultants como solução para enfrentar estes desafios e, atualmente, os funcionários relatam um aumento da eficiência e da produtividade(poupando, em média, 3 dias de trabalho por mês por funcionário).
  • A AICX, um parceiro do ecossistema de TextCortex, foi parte integrante da integração e ajudou a atingir uma taxa de ativação da equipa de 70% nas primeiras semanas.
  • A confiança dos funcionários na utilização e no trabalho com a IA aumentou 60%‍.
  • A implementação resulta num retorno do investimento (ROI) de 28 vezes.