Dicas de produtividade do Gmail para impulsionar o seu jogo

Dominar a produtividade do correio electrónico é uma competência chave para qualquer trabalhador.

Os e-mails são uma das principais formas utilizadas pelos trabalhadores para comunicar no local de trabalho moderno: como tal, é essencial dominar a produtividade do correio electrónico se quiser ter sucesso no seu trabalho.

Ter hábitos e práticas de correio electrónico eficazes pode ajudá-lo a manter-se organizado, poupar tempo e energia, e assegurar que mensagens importantes não sejam enterradas sob uma avalanche de e-mails.

Se sentir que ultimamente lhe falta tal disciplina, este artigo vem com algumas dicas úteis para aumentar a sua produtividade no Gmail!

O que é que me falta?

Alguma vez se encontra a lutar para se manter produtivo enquanto trabalha? Pode estar a perguntar-se porquê.

Há muitas razões pelas quais a sua produtividade pode estar atrasada, e é importante identificar o que pode estar a causar o problema para que possa tomar medidas para melhorar a sua eficiência. 

Desiludidos

Uma das causas mais comuns de falta de produtividade é sentir-se sobrecarregado ou não ter em mente um conjunto claro de objectivos.

Quando não se sabe exactamente o que precisa de ser feito ou como o deve fazer, pode levar a adiamentos e distracções que podem impedir que se faça o trabalho. Para combater esta questão, tente dividir grandes tarefas em pedaços menores, estabelecendo prazos específicos para cada tarefa, e concentrando-se numa tarefa de cada vez até à sua conclusão.

Adicionalmente, certifique-se de que os seus objectivos são mensuráveis e realizáveis para que sirvam de incentivo à conclusão das tarefas a tempo.

Repetitividade 

Outra causa da fraca produtividade é o facto de se tornar demasiado confortável com tarefas rotineiras ou de se assumir demasiado trabalho ao mesmo tempo.

A execução de tarefas repetitivas durante longos períodos de tempo pode tornar-se aborrecida ou monótona, o que pode levar a uma diminuição da motivação e da concentração quando se tenta novamente realizar estas tarefas no futuro.

Para contrariar este problema, tente fazer pequenas mudanças de vez em quando, tais como mudar a forma como se aborda uma tarefa específica ou fazer pausas ao longo do dia para a actividade física ou exercícios de relaxamento como o yoga e a meditação, que comprovadamente ajudam a aumentar os níveis de concentração quando se regressa ao trabalho após a sua conclusão.

Descanso

Uma das causas mais comuns da baixa produtividade é a falta de sono ou pausas para descansar ao longo do dia.

Quando não dormimos o suficiente, o nosso cérebro não funciona tão eficazmente como deveria, o que pode dificultar a nossa concentração e concentração nas nossas tarefas. Da mesma forma, não fazer pausas regulares ao longo do dia pode levar ao esgotamento e à diminuição dos níveis de produtividade ao longo do tempo. 

Como Escrever Emails mais Facilmente

Escrever e-mails pode ser uma tarefa intimidante. Mesmo que saiba o que quer dizer, é fácil ficar preso nos detalhes e dar por si a olhar para um ecrã em branco.

Felizmente, existem estratégias simples que podem ajudar a tornar a escrita de correio electrónico mais fácil e mais eficiente.

Planear com antecedência

Antes de começar a escrever, é importante pensar na finalidade do seu correio electrónico e na forma como pretende estruturá-lo.

Certifique-se de que tem uma compreensão clara de quem é o seu público e qual a mensagem que pretende transmitir antes de começar: dedicar tempo a este passo pode poupar tempo a longo prazo, certificando-se de que as suas mensagens de correio electrónico estão bem organizadas e bem encaminhadas.

Mantenha-o simples

Nem todos os e-mails precisam de complexidade ou linguagem floreada; por vezes tudo o que é necessário são algumas frases com informações ou instruções claras. Mantenha as coisas simples e evite complicar demasiado as coisas com detalhes ou jargões desnecessários - os leitores vão apreciar a simplicidade!

Seja criativo

Embora a brevidade seja importante, não tenha medo de se divertir com palavras, se apropriado para o seu público! Seja criativo com linhas temáticas ou use humor quando apropriado - estes pequenos toques podem realmente causar uma impressão nos destinatários e acrescentar personalidade às suas mensagens sem lhes retirar o propósito. 

Dicas de produtividade do Gmail

O Gmail é um dos serviços de correio electrónico mais populares do mundo, e é fácil de compreender porquê. É rápido, fiável e repleto de funcionalidades que o ajudam a ter mais trabalho feito em menos tempo. Mas apesar das suas muitas vantagens, pode ser difícil maximizar a sua produtividade enquanto o utiliza.

Aqui estão algumas dicas para o ajudar a tirar o máximo partido da sua conta Gmail!

Confie uma ferramenta AI ao seu fluxo de trabalho

Uma forma útil de aumentar a sua proficiência e rapidez na redacção de e-mails é pré-escrever alguns para que possa providenciar o seu envio mais tarde.

TextCortex é a ferramenta perfeita AI para alcançar o resultado desejado!

Não só irá gerar um e-mail completo em segundos a partir de apenas alguns pontos, como também vem com outras características úteis para expandir o seu texto, traduzi-lo em mais de 25 línguas e alterar o seu tom de modo a ter sempre um conteúdo que soe exactamente como você quer.

Precisa de ideias sobre como abordar um determinado tópico num e-mail? Quer algumas templates para escolher de imediato? Pergunte ao seu novo, muito próprio AI assistente: ZenoChat!

Estabelecer múltiplas contas

Se tiver múltiplas contas de e-mail relacionadas com negócios (por exemplo, sales@mycompanyname), então a criação de múltiplas contas no Gmail facilita a vida porque permite que todos os e-mails recebidos de cada conta sejam geridos num local central.

Isto significa que pode facilmente alternar entre contas e aceder a e-mails de diferentes contas sem ter de entrar e sair de diferentes contas.

Além disso, pode responder rapidamente a e-mails de todas as contas num único local, poupando assim tempo valioso. 

Integrations estão lá para ajudar

O Gmail tem também uma vasta gama de funcionalidades concebidas para o ajudar a manter-se mais organizado e produtivo.

Com a sua integração com outros serviços Google como o Google Drive e o Calendário, manter-se a par das suas tarefas é mais fácil do que nunca!

Aproveite ao máximo: escreva e-mails nos documentos Google (clique em "Ficheiro", depois em "E-mail", depois seleccione "Rascunho de e-mail"), prepare a sua mensagem e simplesmente guarde-a para mais tarde ou clique no ícone azul do Gmail para a transferir para o Gmail como um rascunho. Esta é uma excelente escolha para sempre que precisar de dispensar numerosos e-mails de forma consistente, e ainda assim desejar mantê-los organizados sistematicamente ou partilhá-los com outras pessoas.

Use um Localizador de Email

Descobrir endereços de correio electrónico pode ser bastante aborrecido.

Se for um prospector e quiser encontrar rapidamente o endereço de correio electrónico de alguém, pode contar com uma ferramenta de procura de correio electrónico como a Voila Norbert, que vem com uma interface muito intuitiva e uma taxa de precisão de 98%.